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Portal Europeo de Archivos

http://www.archivesportaleurope.eu/Portal/

Bienvenido al Portal Europeo de Archivos

El Portal Europeo de Archivos proporciona acceso a la información de los documentos de archivos de diferentes países europeos así como información de archivos de todo el continente. En los próximos años, este Portal se desarrollará tanto técnicamente como con nuevos contenidos.

El Portal Europeo de Archivos es uno de los principales hitos conseguidos por los participantes del proyecto APEnet respaldado por la Comisión Europea del programa eCotentplus. Acualmente el consorcio del proyecto consiste en doce archivos nacionales y sus administraciones, todas representados en la instalación con parte de su material de archivo disponible para la búsqueda en línea, así como información adicional de los propios archivos. Además, cinco miembros asociados se han unido al proyecto en sus dos primeros años y están también contribuyendo al crecimiento de esta Red de Buenas Prácticas. Son bienvenidas las sugerencias y comentarios en la plataforma, y se pueden enviar a través del formulario de contacto. Aquellos interesados en más información o en la posibilidad de participar en el proyecto se pueden dirigir a la página web del proyecto www.apenet.eu.

Acceso a los archivos Europeos

Las fronteras entre los países europeos han cambiado a menudo durante el curso de la historia. Los Estados se han fusionado y separado y son estos patrones cambienates los que forman la base de un terreno común, así como las diferencias en su desarrollo. Es esta tensión entre su historia compartida y diversidad que hace aún más interesante sus respectivas historias. Al recopilar material de archivo que se ha creado durante estas evoluciones históricas y políticas, el Portal Europeo de Archivos tiene como objetivo proporcionar la oportunidad de comparar los desarrollos nacionales y regionales y comprender su unicidad, mientras simultáneamente los coloca dentro del contexto europeo más amplio. 

El portal ayudará a los visitantes no sólo a profundizar más en sus campos de interés, sino también a descubrir nuevas fuentes dando una visión general de los rompecabezas que son los archivos en toda Europa con toda su diversidad.

Qué ver en el Portal Europeo de Archivos: presentación de contenido archivístico

Los fondos archivísticos y colecciones están ordenados de acuerdo con el principio de procedencia: se custodian en archivo y su organización interna es fruto de la persona física o jurídica que produjo los documentos (a diferencia de la organización temática que a menudo encontramos en las bibliotecas). Los documentos y expedientes reflejan la manera en que la administración funciona y están organizados en diferentes colecciones, grupos de fondos, fondos, series etc. Los instrumentos de descripción, las guías de fondos y las guías de fuentes son las herramientas creadas para ayudar al usuario a entender este orden y para permitirle encontrar y entender qué está buscando en los archivos.

Los instrumentos de descripción

Aunque los archivos crean instrumentos descriptivos específicos para sus usuarios internos y externos, y aunque el contenido de los instrumentos descriptivos puede diferir dependiendo del tipo de material que se esté describiendo, los instrumentos de descripción que encontramos en la mayoría de los archivos siguen reglas comunes (y generales) para facilitar el acceso al propio material custodiado. Normalmente, un instrumento de descripción, contextualiza los documentos tanto en su origen como en su uso por la institución que o bien los produjo o bien los custodia, dando información como la siguiente:

- Procedencia, incluye información histórica, administrativa o biográfica;

- Adquisición y tratamiento;

- Organización (clasificación y ordenación), incluyendo las relaciones con otros fondos o documentos;

- Descripción multinivel;

- Alcance y contenido, incluyendo volumen y soporte.

Condiciones de uso o acceso a los documentos

De este modo, los instrumentos de descripción proporcionan descripciones detalladas y jerarquizadas tanto del propio material archivístico como de los datos necesarios para consultar un documento en un archivo. Por otra parte, algunos instrumentos de descripción incluyen copias digitales del material custodiado en el archivo, igualmente accesibles a través del Portal Europeo de Archivos.

En el Portal Europeo de Archivos, gracias a pequeños iconos, se puede localizar el material digitalizado tanto en los instrumentos de descripción como en los resultados de búsqueda, iconos que simbolizan material textual, imágenes, sonidos o vídeos. La visión completa de dichos instrumentos de descripción también puede contener la imagen en miniatura del documento de archivo digitalizado. Pulsando el icono de la imagen o de la miniatura te conducirá a la vista completa del documento tal y como se muestra en su propia página.

Las guías de fondos

Así como los instrumentos de descripción contienen información detallada acerca de grupo de fondos, fondo, colección o (sub)serie específica, la guía de fondos ofrece una visión general de todos los fondos, grupos de fondos o colecciones conservadas en un archivo. La guía de fondos proporciona descripciones genéricas para cada grupo de fondos, fondo o colección, como son su título, alcance y contenido, fechas extremas y volumen; al mismo tiempo remiten al usuario a los instrumentos de descripción más detallados.

En las guías de fondos publicadas en el Portal Europeo de Archivos, los vínculos a los instrumentos de descripción están indicados o bien con un pequeño icono de la imagen de ordenador o bien con un texto tal como "Instrumento de descripción en linea" (en el idioma del servidor). Dependiendo de cada archivo, la guía de fondos puede ser tanto una simple lista de los diferentes grupos de fondos, fondos y/o colecciones, como documento más elaborado y jerárquicamente estructurado. En este último caso, se puede seguir un orden cronológico o uno administrativo (por ejemplo por procedencia) o bien pueden ser una combinación de ambos.

Las guías de fuentes

La guía de fuentes es un tipo concreto de instrumento de descripción. Su objetivo es buscar un tema específico en diferentes fondos y colecciones conservados en un único archivo o en varios, en uno o diferentes países, y reunir todas las descripciones con el objetivo de facilitar la búsqueda y el acceso a los archivos. La guía de fuentes presenta los resultados de la misma manera que los instrumentos de descripción. Normalmente contiene una breve presentación del archivo(s), así como información del tema seleccionado.

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Facilidades para la búsqueda combinada

Dentro del Portal Europeo de Archivos, la sección de búsqueda avanzada permite búsquedas combinadas de material nacional y regional. Además de la búsqueda sencilla de contenido definido, el portal ofrece una opción de búsqueda avanzada centrada en aspectos concretos del material como la fecha de creación o uso. Además, una búsqueda navegada permite a los usuarios navegar a través del material de archivo y por tanto detectar y explorar contenidos de los que, de otra manera, no hubieran tenido conocimiento.

Los usuarios pueden aprovechar las tres opciones de búsqueda (búsqueda simple, búsqueda avanzada y búsqueda con navegador) en combinación o separadamente, dependiendo de las necesidades de búsqueda.

Los usuarios tienen la misma flexibiliadad a la hora de visualizar los resultados de sus búsquedas que pueden ser mostrados de acuerdo con la estructura jerárquica de los propios documentos o como un resumen de resultados. Ambas opciones muestran los mismos resultados y llevan a descripciones más detallas en sus correspondientes archivos dentro del contexto de los instrumentos de descripción.

Presentación del contenido archivístico

Se pueden consultar los intrumentos de descripción siguiendo la búsqueda navegada dentro de sección de búsqueda avanzada. Se comienza a nivel de países y de los propios archivos, representados por sus guías de fondos que proporcionan una perspectiva general de fondos y colecciones guardados en un archivo.

A partir de ahí los instrumentos de descripción son más detallados, ofreciendo descripciones jerarquicamente estructuradas del materia incluyendo vínculos a las digitalizaciones en los propios servidores de los archivos. 

La búsqueda navegada proporciona acceso a los correspondientes Instrumentos de descripción y permite al usuario seleccionar y recopilar instrumentos de descripción concretos para búsquedas posteriores.

Detalles de contacto y servicios

Cuando se ha identificado el material de archivo interesante para una investigación y se prepara una visita al lugar original del archivo para su consulta, la sección Directorio del Portal Europro de Archivos -que recoge detalles de contacto y servicios ofertados por los diferentes archivos-se puede consultar. El directorio no sólo incluye aquellas instituciones cuyo material está inluído en el Portal, sino también otros archivos de los países partipantes aunque su contenido no esté incluído en el portal.

Detalles técnicos

La administración central y común de datos y la presentación del contenido visualizado a través del Portal Europeo de Archivos se realiza a través de procesamiento de datos (des)centralizado. Los archivos participantes pueden decidir ellos mismos si les gustaría utilizar las herramientas para la preparación de datos (es decir, conversión y validación contra los formatos de datos utilizados) localmente, como aplicaciones de escritorio, o como parte de la aplicación del portal central, el panel de control. Las herramientas se han desarrollado - y evolucionarán - en estrecha colaboración con los socios del proyecto, a quienes ya se les ha distribuido. Las herramientas y los manuales correspondientes pueden descargarse a través de la sección de Herramientas. 

Las normas de archivos internacionales conforman las bases para el procesamiento de datos, los instrumentos de descripción y las guías de fondos están codificados de acuerdo con la EAD (Descripción archivística codificada) mientras que las descripciones de los propios archivos se hacen de acuerdo con la EAG (Guía archivística codificada). Con la expansión del Portal, la descripción de los instituciones, personas y familias que crearon el material de archivo serán añadidas con EAC-CPF (Encoded Archival Context. Corporate Bodies, Persons, Families).

Además, el uso común de EAD facilita la interoperabilidad con Europeana, haciendo posible que los archivos participantes envien sus contenidos, si lo desean, a Europeana a través de las herramientas centralizadoras proporcionadas por el Portal Europeo de Archivos.

Herramientas

Para presentar la información de los diferentes archivos que conforman el portal de la manera más coherente posible, el consorcio del proyecto ha desarrollado herramientas que permiten a las instituciones participantes preparar los datos que quieren mostrar usando un entorno central en linea. Estas herramientas pueden usarse a través del panel de control del portal, al cual todos los participantes pueden acceder con su registro personal, pero las versiones autónomas de estas herramientas están disponibles para preparar la información a nivel local. Estas aplicaciones autónomas junto con sus correspondientes manuales pueden descargarse más abajo. Las herramientas serán mejoradas en el futuro para ajustarse a las necesidades de los usuarios, por éso las sugerencias son bienvenidas a través del formulario de contacto.

Localmente diferentes, centralmente unidos

El ámbito de los archivos hace tiempo que entendió y apreció el valor de la estandarización: La primera norma de estandarización de las descripciones archivísticas , ISAD (G) nació en 1994, y desde entonces ha sido adoptada por numerosas instituciones y archivos. El formato EAD (Descripción archivística codificada) que le siguió en 1998, ha sido igualmente exitoso como un método útil para las descripciones de archivos en internet. Sin embargo, la flexibilidad que permite al EAD cubrir las necesidades y practicas de cada archivo nacional o local también ha sido una base para la heterogeneidad dentro de los límites de la norma. De ahí, la variedad de modos de producción, indexación y visualización, cuando se utiliza el formato EAD.

El objetivo principal del Portal Europeo de archivos es satisfacer las expectativas de los usuarios proporcionándoles acceso transparente a diversos archivos por toda Europa. Para lograrlo, el equipo de proyecto desarrolló un esquema Europeo común EAD-XML, que actuará como un formato fundamental permitiendo al Portal Europeo de Archivos mandar datos normalizados a Europeana.

El principio es simple: cada participante convertirá sus datos a este formato común antes de integrarlo en el portal, utilizando la herramienta específica descargable aquí. La realización de esta herramienta de conversión y validación está basada en los datos existentes proporcionados por los participantes, que están ya estructurados en EAD locales o incorporados de bases de datos (etc) de acuerdo con las ISAD (G).

Por tanto, la herramienta descansa sobre normas internacionales y ha desarrollado una normalización accesible y útil para todos. Además de EAD e ISAD(G), se tienen en cuenta las normas EAC-CPF (basadas en ISAAR-CPF) para describir a los creadores de documentos de archivo asi como EAG e ISDIAH para describir a los propios archivos.

Como preparación para Europeana

El proyecto no sólo tiene como propósito construir el Portal Europeo de archivos, además coopera con Europeana para hacer que los documentos de archivo sean susceptibles de ser buscados y encontrados dentro de este enfoque de dominios cruzados de presentación de objetos de patrimonio de bibliotecas, archivos, museos y colecciones audiovisuales online. Por ello se ha desarrollado una herramienta para transformar Instrumentos de descripción a formato EAD, el utilizado en el Portal Europeo, para convertir unidades digitales codificadas en formato ESE (Europeana Semantic Elements) actualmente en uso en Europeana. Esta herramienta, en un furuto, se adaptará para soportar el nuevo modelo Europeana (EDM Europeana Data Model) que será utilizado en futuras actualizaciones del portal.

Para lidiar con el enfoque orientado a objetos de ESE en comparación con el enfoque jerárquicamente estructurado y orientado al proceso de EAD, la herramienta ofrece diferentes posibilidades para heredar la información de mayores niveles de descripción dentro de los instrumentos de descripción a los niveles más bajos de sus componentes. 

Además, la herramienta prepara los pasos necesarios que crean el vínculo entre la presentación de los archivos con su representación digital en la página original. 

Antes de proporcionar los datos transformados a Europeana, el usuario puede comprobar su futura presentación utilizando la herramienta "función de vista previa", copiando la pantalla HTML de Europeana sin conexión. De este modo, el proveedor de contenido mantiene un control total sobre el proceso de transformación, hasta que esté satisfecho con el resultado.

Condiciones de uso

El Portal Europeo de Archivos está concebido como soporte y estímulo de la investigación de archivos. Reúne múltiples fuentes documentales proporcionadas por diferentes instituciones de archivísticas públicas, cada una de las cuales es responsable de la información que aporta. Estas son las instituciones participantes. La información del Portal Europeo de Archivos puede reproducirse siempre que se cite la fuente. En el caso de España, es necesario firmar un acuerdo con la institución que custodia los fondos de archivo correspondiente. Se ruega no utilizar la información con fines comerciales sin la autorización explícita de sus propietarios. El Portal Europeo de Archivos no se hace responsable de los contenidos de las páginas web a las que se puede acceder desde sus páginas. Errores u omisiones no intencionadas serán subsanados en el futuro. Los comentarios pueden enviarse empleando el formulario de sugerencias.

El Portal Europeo de Archivos está financiado por la Comisión Europea a través del programa eContentplus - © 2012 APEnet project

Alojado en el Ministerio de Cultura

(El destacado nos pertenece)

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