LOS SERVICIOS DE ARCHIVO CENTRALES Y LOCALES Y LA SOCIEDAD

Por MICHAEL COOK (fragmentos)

El éxito de un programa de archivos depende de la aplicación balanceada de sus dos funciones: la administrativa a la cual está dirigida, y que es usada y juzgada por los administradores en ejercicio de su autoridad, y la investigativa, a la cual está dirigida y que es usada y juzgada por el cuerpo académico. Estas dos funciones son interdependientes, y la segunda, aunque tiene primacía por cuanto el objetivo principal de un servicio de archivos debe ser definido en términos de su valor para la investigación y la consulta, también depende de la primera para la provisión del material. Un servicio de archivos es una estructura de investigación construida dentro de un marco administrativo. Para que ambas funciones se ejecuten adecuadamente, la oficina de archivo debe formar parte de una organización que reconozca a las dos, lo cual le permite operar como debe, en ambas esferas, como un servicio administrativo común y como un instituto de investigación.

Sin embargo, la sociedad como un todo debe considerar la oficina de archivos como una de sus instituciones culturales y no se le debe censurar si le coloca rótulos tales como "cultural", "amenidades" o aún "descanso". Las oficinas de archivos, como los museos o las bibliotecas tienen un objetivo más serio que las instituciones que son puramente recreativas, pero aquellas comparten con estas la característica de estar hechas por la sociedad como lugares donde las personas pueden ir, si lo desean y son libres para seguir sus intereses personales. La investigación es vital para la sociedad- vital para su planeación y gobierno en condiciones modernas, pero también vital como una actividad de "descanso", un complejo de intereses personales.

Tampoco debe definirse pobremente la palabra "investigación". La diseminación en un sentido histórico, del interés en los ancestros y la experiencia pasada, es esencial para la salud de las sociedades modernas, dominadas como lo son por las construcciones y los aparatos de los últimos años del siglo XX. Las oficinas de archivo tienen un lugar inevitable en esto y no deben menospreciar su unión esencial con las demás instituciones dedicadas a la información, la consulta y el aprendizaje.

La naturaleza esencial de una oficina de archivos como institución cultural se ve más claramente en un país en desarrollo, donde la enorme complejidad y variedad de las instituciones especializadas evidentes en muchos países desarrollados no ocultan su visión. Un país que haya tenido que establecer por sí mismo las principales estructuras culturales (y administrativas) en las últimas décadas, demostrará que estas estructuras son muy simples en esencia. En un país en desarrollo, los Archivos Nacionales formarán parte de un grupo de cuatro servicios paralelos o asociados donde los otros son la Biblioteca Nacional, el Museo Nacional y el Centro Nacional de Documentación. Cada uno de estos tiene un fuerte carácter individual y un programa individual de servicio y expansión. Al igual que los archivos, la Biblioteca Nacional tendrá dos facetas en contraste, la de investigación/consulta y la de atención al público. Probablemente tendrá un plan para servicios a provincias o ramas y se relacionará con muchas otras organizaciones: departamentos gubernamentales para la provisión de bibliotecas técnicas; universidades; el sistema educativo; para la provisión de bibliotecas escolares; administración de la ciudad, etc. Igualmente, el Museo Nacional establecerá relaciones y programas como servicios especiales, ramas de provincia, el sistema educativo, universidades, investigaciones en progreso. El Centro de Documentación se relaciona con el gobierno, universidades, educación, investigación e industria. Dentro de éstos, los Archivos Nacionales administran y concentran los archivos del gobierno, desarrollando su uso en universidades, en el sistema educativo, en los institutos de investigación y entre el público. También considerará probablemente un programa para extensiones provinciales y para promover la investigación.

En algunos países es posible encontrar al menos tres de estos cuatro -el Museo, la Biblioteca y los Archivos- ocupando edificios en el mismo recinto. El valor de tal concentración es obvia desde el punto de vista de la sociedad. El usuario de estos servicios, ya sea un investigador profesional, un aficionado entusiasta, o un profesor en busca de ayudas de clase, probará su eficiencia por medio de una serie de criterios: la información que le presenten y las facilidades que le ofrezcan. Al hacer sus juicios, el usuario considerará, por un lado, el contenido y los archivos de la institución y la manera como se hacen accesibles por medio de ayudas de búsqueda y de información explicativa; y por el otro lado, la comodidad y conveniencia de su diseño físico, las horas de atención, la actitud del personal, la eficiencia de las relaciones entre varias instituciones de investigación. En todos estos temas, cada servicio es capaz de reducir su valor para la sociedad si su desempeño es pobre. En los archivos, cada punto es de crucial importancia.

El archivo debe contener todos los archivos principales de la nación. Debe custodiar cada documento o serie de archivos no actualizados, y esto es importante -no importa qué tan secreto, qué tan delicado, o qué tan "importante" sea. Para esto son los servicios de archivo, para retener y manejar los documentos importantes. Este principio es válido tanto para las oficinas de archivo locales o privados como para las nacionales.

La documentación de un archivo nacional debe ser entonces lo más completa posible. Pero mientras que una biblioteca puede completar sus colecciones por medio de su política de compra, y un centro de documentación depende esencialmente de la calidad de las adquisiciones dentro de su área temática, la oficina de archivos no puede completar la documentación en este mismo sentido. Puede y debe aceptar como un objetivo, la adquisición de documentos importantes que aparezcan en cada aspecto de la actividad de su gobierno, y puede también si lo desea, extender la clase de información que tiene obteniendo archivos complementarios de otra parte. Pero como último recurso, ya sea que tenga o no la evidencia documentaria sobre un tema dado, depende de si el tema ha sido tratado por una autoridad o por su fuente. La misma limitación se aplica, "mutatis mutandis", a las colecciones de un museo. El usuario de estos servicios, al profundizar en alguna de estas áreas de conocimiento, probablemente se encontrará con estas limitaciones de las colecciones. Para superarlas, irá a otras fuentes: del archivo irá a la biblioteca, o al museo, o viceversa. Como material de referencia o de investigación, las colecciones de todas las instituciones culturales son interdependientes. Donde se emprenda una enseñanza o se fomenten estudios por medio de divulgación o promoción, aún existirán estas limitaciones, y la misma interdependencia es de vital importancia. El significado de esto para la sociedad es claro. Esta tiene el derecho de esperar una cooperación completa entre todos sus servicios de referencia, y esta cooperación debe originarse en sus finanzas y control, y en las actitudes y entrenamiento de su personal. Cada institución debe mantener su carácter individual y hacer su trabajo especializado. Para esto debe tener el gobierno, poderes y recursos apropiados. Pero todas las instituciones de referencia deben también, en un sentido real, formar un recurso común de la sociedad. Deben trabajar visiblemente unidas, usar juntas su material, y considerarse a sí mismas una sola.

La planeación de los servicios al público y de las áreas de acceso -salas de investigación en el caso de los archivos- debe hacerse a la luz de qué facilidades se ofrecen en otras partes. Igualmente la planeación de las ayudas de búsqueda y los instrumentos de investigación -el manejo de la información que se encauce al uso de materiales- debe también tenerse en cuenta, si es posible, al igual que los puntos de acceso a tal duplicación de información. Las horas de atención son de gran interés para el usuario. El horario de atención depende del tamaño del personal; pero este personal puede estar disponible en un servicio común, cuando no lo es para uno independiente. Muchos otros servicios técnicos en favor de las necesidades de los usuarios están sometidos a la misma limitación, y posiblemente puedan prestarse en común, cuando no es posible que puedan prestarse aislados; servicios fotográficos, servicios de conservación, servicios de impresión y publicación, servicios de despliegue y de educación; y la promoción de investigaciones por medio de unidades internas de investigación.

Ya sea que las instituciones culturales nacionales se planeen como unidades distintas o que se planeen como servicios asociados, dependen igualmente de qué tan adecuados son los recursos que la nación les asigne. También dependen de la efectividad con que puedan expresar sus necesidades y obtener el reconocimiento de sus políticas a un alto nivel. Por estas razones, el gobierno y control de las instituciones culturales nacionales es de interés para la sociedad y deben ser responsabilidad de cuerpos o personas apropiadas en el gobierno: esencialmente un ministro y su despacho. Sería difícil discutir sobre la proposición de que las principales instituciones culturales nacionales pudieran constituir un portafolio eficiente para al menos un despacho o agencia ministerial. Al determinar lo que esta agencia debiera ser, se deben tomar algunas decisiones adicionales sobre los objetivos generales de los archivos y otros servicios culturales. Una posible elección, por ejemplo, sería entre la información y las ciencias históricas. Si los archivos son considerados ante todo, como un componente de los servicios de información de la nación, entonces las estructuras ministeriales tenderían a ser de interés para los servicios comunes, el manejo de la información y la documentación. Si los archivos son considerados como un elemento en el desarrollo de los recursos nacionales del material histórico de investigación, las estructuras de control se dirigirán hacia el sector educativo y se interesarán en reunir el museo, las actividades arqueológicas y otras actividades de investigación. La  elección sería difícil de hacer, y cualquier estructura de control debe ser lo suficientemente flexible para permitir a los archivos, así como a los archivos paralelos, expresar su propia individualidad y desarrollo. Pero ésta debe ser lo suficientemente bien definida para permitir el uso común de recursos, de instalaciones y de planeación. La planeación debe evitar el riesgo de subordinar una parte del programa total a otra, y de desanimar a un grupo de trabajadores en relación al resto.

En el pasado, se ha encontrado que la cooperación entre los profesionales en los diferentes servicios -museos, bibliotecas archivos- ha sido difícil de lograr y que muchos la han rechazado. En parte, esto ha sido el resultado natural de las condiciones de trabajo en las primeras etapas de desarrollo- para todos estos servicios, al menos en su escala moderna, ha habido un desarrollo rápido y se han formado actitudes nuevas en las dos últimas décadas: son efectivamente servicios nuevos. En las primeras etapas de un nuevo desarrollo, el personal está ocupado solucionando problemas iniciales, reuniendo el material básico, estableciendo su control, educando su público, adquiriendo una estructura de carrera y una estructura de control. Durante esta fase no existe una demanda apremiante de cooperación fuera de cada grupo profesional inmediato. Pero también en parte, la falta de cooperación y aún cierta hostilidad mutua han sido causadas por la competencia por recursos, y en algunas circunstancias, por la subordinación de un grupo a otro. Esta subordinación, o su amenaza, ha sido una razón importante para la generalmente mala relación entre los archivistas y los bibliotecarios. Visto desde el punto de vista de la sociedad y del público usuario, es muy leve la diferencia entre las bibliotecas y los archivos. Los archivos contienen libros, las bibliotecas contienen documentos, y las investigaciones en algún tema pueden cobijarlos a ambos. A pesar de esto, es claro que los servicios de biblioteca y de archivo tienen objetivos y métodos distintos, deben tener distintos programas, instalaciones y recursos, deben tener personal entrenado en los diferentes principios, y deben tener diferentes estructuras administrativas internas apropiadas a sus funciones. Con todo lo anterior, cada uno debe poder ofrecer a su personal oportunidades de trabajo y desarrollo profesional que sean apropiadas y satisfactorias. Hasta que esto se haga, no será posible superar las dificultades y barreras que se generen de las envidias y temores de los diferentes grupos profesionales. Aunque esto parezca insignificante, puede hacer que haya fallas en muchos servicios culturales en muchas partes del mundo, y debe tomarse en cuenta con seriedad.

Muchos de los servicios culturales aquí mencionados son pequeños, teniendo en cuenta las normas de la mayoría de las instituciones públicas. El tamaño es de gran importancia para establecer el carácter y efectividad de un servicio. Esto es más obvio en niveles distintos al nacional, ya que todos pueden ver que el Archivo Nacional por sí mismo, trabajando con el gobierno central y con una clientela establecida de usuarios, es una razón para construir una colección de investigación basada en el proceso o institución original. Al igual que con los otros archivos, el manejo del material debe ser acorde con una buena práctica profesional. Pero la práctica profesional no distingue y no sabe distinguir entre los servicios de archivo (u otros) que se basen en la administración de un área territorial y aquellos que se basen en una industria o una institución especializada. Lo que se requiere es que el material se maneje adecuadamente, y que haya recursos adecuados en el personal y en las instalaciones. Para asegurar esto, es deseable que haya algún grado de coordinación en la creación de nuevas colecciones especializadas, que haya un medio de centralizar información sobre éstas, y que haya normas reconocidas nacionalmente a las que deben ajustarse.

[...]

Los museos, las bibliotecas, la documentación y los archivos son todos susceptibles de dividirse en renglones especializados.

Las colecciones especiales de libros, objetos, documentos técnicos y archivos crecen ya sea con base en su forma, o con base en su tema. Las colecciones que se basan en la forma son una característica particular de los archivos, aunque también pueden presentarse en el campo de las artes y los museos. Los desarrollos más obvios en esta área han sido los archivos de películas, y se ha reconocido en la mayoría de los países -en Inglaterra fue recomendado por el Comité Grigg en 1954- que tanto el material de películas como el audiovisual sea manejado por especialistas del servicio de archivo. Los archivos de películas demandan mayores recursos técnicos que los ordinarios. No sólo las películas requieren normas más altas de almacenamiento y más equipo de restauración y de mantenimiento, sino que también solamente pueden ser "leídos" en un equipo costoso. Sin embargo, el reconocimiento público del valor de los archivos compensa este costo extra, y los archivos de las películas llegan al público general de una manera que no lo harían los archivos ordinarios. El futuro crecimiento de los archivos de películas y de audio está asegurado, a medida que se desarrollan las disciplinas de la historia contemporánea y la colección de evidencias orales. El crecimiento de archivos especializados basados en un tema será algo aún más espectacular. Hay dos tipos de éstos.

Los primeros son colecciones artificialmente creadas sobre un tema predeterminado. En los últimos años en Inglaterra se han montado colecciones especiales sobre temas tales como la historia militar o naval, política, administración social, historia agrícola, historia educacional, publicidad, teatro, folklore y otros temas. En muchos casos, estas colecciones están centralizadas en universidades y son la continuidad de una práctica a largo plazo de la universidad y de otras bibliotecas con el fin de fijar un tema sobre el cual coleccionarán su material. Sin embargo, hay muchas instituciones nacionales especializadas y entre el número total de instituciones especializadas es posible distinguir dos tipos: aquellas que recogen materiales originales y aquellas que han optado por ser "centros de documentación". En estos últimos, no se busca la custodia del material original, ya sea de archivo o de otro tipo, sino que se crea una biblioteca de microfilmes o de otras copias, apoyada en las listas e índices del material que poseen en otro sitio, o en descripciones publicadas de éstos. La aparición del segundo tipo de colección ha aliviado las sospechas de los funcionarios de museos y de archivistas, ya que ambos han sufrido la rivalidad de los coleccionistas especializados, y ambos están interesados en proteger la integridad de las series o grupos de archivo o de elementos que surjan dentro de sus áreas. [...] Su campo especial de actividad es asegurar que su información sea tan completa como lo permitan las circunstancias, y desarrollar los medios técnicos de acceso a la información. Sus responsabilidades diarias son la indización, la compilación de listas seccionales y brindar ayuda en las consultas que se hagan. De hecho, es un servicio complejo entre los servicios comunes de las instituciones de referencia que deben aparecer inevitablemente para complementar su trabajo.

En todo esto que se ha dicho hasta ahora sobre el tema de las instituciones culturales nacionales, tanto generales como especializadas, se ha supuesto que estarán apoyadas por una red de instituciones culturales locales que tengan un aspecto similar. Las principales divisiones territoriales de una nación deben tener al menos, al trío común de biblioteca, museo y archivo. Sus funciones dentro de sus sociedades serán diferentes de aquellas de las instituciones nacionales debido a su accesibilidad relativa y a su importancia para las comunidades locales más que para las generales de la nación. Por lo tanto, estarán más cerca al público no especializado, y su uso, determinado por su contenido, será más doméstico y local, y aunque también tendrán en cuenta a los investigadores profesionales, estarán menos dedicados a la investigación académica. Por otra parte tendrán las mismas características, relaciones y funciones, de las instituciones nacionales del mismo tipo. Estarán divididas entre funciones técnicas (o administrativas) de referencia y de atención; todas se relacionarán con los servicios educativos, todas serán usadas por los mismos usuarios, quienes expresarán sus juicios sobre las facilidades que se ofrecen y las actitudes del personal.

Pero, igual que al nivel nacional, cada institución cultural tiene esencialmente su propio carácter, sus propios problemas y su propio sistema para resolver estos problemas. Cada una debe tener su propia organización, sus propios objetivos y programas, y sus recursos para llevar a cabo todo lo anterior. Si no tienen estos requisitos esenciales, el servicio fallará y la sociedad reconocerá cooperación efectiva y el trabajo común de unos con otros. Puede haber algo de duda en cuanto al interés de la sociedad a la cual sirve, cuyo ideal deberá ser un servicio cultural cooperativo y asociado: común, con interdependencia planeada pero con partes iguales y diferentes que sean efectivas.

Un problema particular de los servicios locales o de provincia es el tamaño. Las áreas más pequeñas están más cerca al público, y representan lo que la gente ve como su comunidad, y están accesibles para visita. Las áreas mayores tienen más recursos y poderes, pero están localizadas en lugares no siempre accesibles para visitarlos. [...] Aquí el carácter esencial del trabajo de archivos se complica por una segunda dicotomía de función. Para el servicio local de archivos esta segunda duda es importante y debe solucionarse. Además, los servicios de archivo necesitan recursos adecuados, y en vista del tamaño y la naturaleza de los mismos, no pueden ser provistos sino por una autoridad de mayor tamaño. Una autoridad pequeña y pobre no puede tomar recursos de sus compromisos principales, y asignarlos a lo que consideran como trabajos pequeños y periféricos; y si lo hace encontrará antieconómica su inversión.

Hay un tamaño mínimo para un servicio de archivos: necesita un gran depósito, facilidades de acceso, un programa activo, oficinas, facilidades de conservación y personal para todo esto. En términos de rentabilidad al igual que en términos de posibilidades prácticas, todo esto sólo pueden proporcionarlo autoridades mayores y más ricas. Desde este punto de vista, los servicios de archivo sólo podrían, en general, ser atendidos por el nivel más alto del gobierno local. Pero por el otro lado, los fondos de las oficinas locales de archivo estarían basados en los documentos del gobierno local y en las colecciones de archivos creadas localmente y de origen no oficial, que son esencialmente el material para estudios locales. Una de sus funciones más importantes es la de fomentar estos estudios locales cuyo valor es considerable desde el punto de vista de la sociedad. Es innegable la necesidad de profundizar las raíces de un sentido histórico en la comunidad, y el desarrollo de tales temas como estudios del medio ambiente en la educación, es una de sus manifestaciones. Desde este punto de vista, una oficina de archivos debe ser tan accesible y local como sea posible, y debe asignarse al nivel más bajo del gobierno local. Una consideración más es que los fondos y la esfera de acción del servicio local de archivos deben ser comprensibles para el público usuario: su contenido debe estar muy relacionado con el área a la cual sirve, y debe ser tan completo y tan sin rival en la acumulación de material, como sea posible. Una vez más, el público estará listo para juzgar sobre este punto, y a los usuarios no les gustará visitar varias instituciones en el curso de una investigación.

El dilema que se planteó en los párrafos anteriores, entre el servicio local y pobre, y el regional y (relativamente) rico, lo resuelven fácilmente en algunos lugares donde la unidad de la población (la ciudad) corresponde muy de cerca a la comunidad histórica. Ciudades antiguas con gran acumulación de archivos y una relativa conciencia histórica (y donde sin duda la explotación de esta conciencia es importante), tratan de retener y de desarrollar servicios de archivo adecuados aún cuando no sean las principales unidades del gobierno local. Pero en otros lugares, la situación no es tan alentadora, y los países industrializados tienen muchas áreas que no se relacionan físicamente con los centros históricos, pero que son urbanos y que por lo tanto tienen una gran acumulación de documentos. También nos estamos aproximando al hecho, que por mucho tiempo no existió, que los nuevos pueblos de la era post-industrial son por sí mismos "históricos" y que su historia desde finales del siglo XIX hasta hoy, no es solamente valiosa para los investigadores, sino que en un sentido es vital para su supervivencia como comunidades.

[...] Los servicios locales de archivos se dividen en cinco componentes, cada uno dependiente del otro, pero cada uno capaz de separarse en cuanto a localización y operación dentro de un esquema planeado.

(a) Administración de archivos. Cada unidad del gobierno local necesita administrar sus propios archivos. Sólo las autoridades mayores pueden emplear profesionales y su mayor organización para proporcionar servicios de consultoría.

El objetivo general es el de velar porque su propia documentación se conserve en forma utilizable y pase al archivo en condiciones óptimas, en donde de nuevo se encuentre en forma utilizable. La asesoría y la supervisión de autoridades mayores, respaldadas en algunos casos por acuerdos entre agencias y trabajo concurrente, pueden ser utilizados para resolver este problema en las autoridades menores, en la misma forma que las directivas de los Archivos Nacionales en el gobierno central ejercen vigilancia y dan asesoría a las organizaciones subordinadas a los ministerios centrales.

(b) Recolección de archivos no oficiales. El estudio de los archivos privados y su aceptación en depósito en casos especiales ha sido siempre una de las funciones más importantes de los servicios locales de archivo. Este es uno de los servicios "locales", que depende del conocimiento que tenga el archivista de la localidad y de sus principales personalidades. Si están disponibles los recursos, el estudio y (donde sea posible) la adquisición de archivos privados de interés local, se llevan a a cabo mejor en un nivel más local. [...]

(c) Almacenamiento. Es claro que el almacenamiento es el problema que más probablemente, puede ser resuelto por arreglos ad hoc en cualquier caso. Aún donde se ha dado un edificio especialmente diseñado al servicio local de archivos y (esto no es usual) puede decidirse en cuanto a lo económico, dividir las colecciones en áreas de almacenamiento centralizadas y descentralizadas. Al menos en las áreas urbanas, se evitará el gravamen financiero (con sus problemas asociados de tráfico) del gran almacenamiento central, y se buscará mantener la mayoría de archivos y de documentos posibles fuera de las áreas de alto costo y más congestionadas, ya que éstas serán las más polucionadas. Por consiguiente, dados los problemas de la administración de archivos -transferirlos en uso activo, y recuperarlos para obtener información, producirlos para consulta- puede resolverse adecuadamente si, el lugar donde se almacenen los archivos se selecciona ajustándose a las situaciones locales. Existe la posibilidad de dividir el almacenamiento entre las autoridades mayores y las menores, tal como lo permiten los recursos y como sea conveniente. Sin embargo, las áreas de almacenamiento deben planearse con relación a lo siguiente:

(d) Facilidades de acceso y de consulta. La consulta administrativa es uno de los problemas de la administración de archivos. Además, el acceso a los archivos con fines investigativos, de consulta o para cualquier objetivo cultural o educativo, será más fácil si se hace a un nivel local. Los estudios locales se organizarán a nivel de comunidad, tal como son los colegios y los centros de profesores. Sin embargo hay una excepción, la cual está bien ilustrada por las colecciones nacionales especializadas: cuando una colección es muy completa y está muy bien organizada, se piensa que vale la pena viajar para visitarla. Sin embargo, se recomienda que las instalaciones de los archivos locales queden lo más cerca posible a los centros de población, especialmente si también se encuentran allí instituciones culturales (especialmente bibliotecas). esta solución puede adoptarse si las facilidades de acceso pueden unirse a las áreas de almacenamiento que las sirven.

(e) Conservación y restauración. Esta es una de las funciones centrales que sólo pueden llevar a cabo apropiadamente, autoridades que tengan un taller dentro de las normas nacionales con especialistas entrenados que lo manejen. En el pasado, se tuvo en cuenta negativamente por las autoridades urbanas que intentaron dar alguna clase de servicio de archivo pero que no contaban con una sección de restauración; positivamente por las pocas autoridades que acordaron cooperar para mantener en conjunto un taller de conservación. Tanto el servicio de conservación que trabaja para la asociación de dos o más autoridades locales, como la unidad de conservación que trabaje para una autoridad mayor y que sea usada por otras autoridades pequeñas, son posibilidades prácticas. El taller y sus funcionarios serán planeados dentro de una escala adecuada y podrán localizarse en una área de bajo costo que sea conveniente para el transporte, pero que esté fuera de la congestión y del costo de los centros de las ciudades. El pago de los funcionarios o el pago por el trabajo hecho, puede asignarse proporcionalmente a las necesidades y requisitos de cada autoridad participante.

Fuera de las cinco funciones mencionadas, también es necesario considerar el control global y la planeación del servicio y de sus componentes. Esta es una función más apropiada para la autoridad mayor que posee mayores recursos y que es la que puede emplear profesionales con un nivel satisfactorio de experiencia. El control y la planeación son parte esencial del servicio de archivo, ya sea que las diferentes funciones estén divididas físicamente o no. El control efectivo y la coordinación son las claves para el éxito del todo. Es aquí donde el archivista ejercitará sus habilidades profesionales y tendrá una estructura administrativa -un comité para decisiones de política, responsabilidad del presupuesto, un lugar en la cadena de mando que lo ayudará adecuadamente.

En la práctica, ningún servicio de archivos, ya sea a nivel nacional o local, será igual a los modelos discutidos anteriormente. Ningún servicio de archivos se parecerá a un modelo teórico en ningún caso. Como otros servicios, tanto culturales como administrativos, un servicio de archivos, tendrá que hacerse según las circunstancias de la autoridad empleadora o nación. [...]

PGI-85/WS/32 - Original: inglés

La Administración Moderna de Archivos y la gestión de Documentos: El Prontuario RAMP. Recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos. Programa General de Información y UNISIST - Organización de las Naciones Unidas para la| Educación, la Ciencia y la Cultura. París. Diciembre de 1985.

El autor

Michael Cook MA (Oxon), PhD (Liverpool), RMSA

Ha trabajado como archivista y administrador de registros desde 1955. Las características especiales de esta experiencia son: (a) el servicio en el extranjero (como Director de los Archivos Nacionales de Tanzania 1964-6 y director y fundador de la escuela de formación de Archivos para el África de habla Inglés en la Universidad de Ghana 1975-7), (b) el desarrollo de las normas nacionales e internacionales de la profesión (a través del Consejo Internacional de Archivos, la Unesco y la Sociedad de Archivistas).

Líneas de Investigación: Historia de los registros y archivos, aplicaciones de archivos de países en desarrollo, la ética, las normas archivísticas. 

Intereses: Enseñanza. Archivística, gestión de registros, desarrollo internacional, las normas profesionales. 

Funciones administrativas: Archivero en Newcastle upon Tyne 1958-68, y en la Universidad de Liverpool, 1968-1994, Director de los Archivos Nacionales de Tanzania, 1964-6, Director de Archivos de la Universidad de Ghana, 1975-7.

Libros 

• Procter, MR y Cook, MG (2000) Manual de Descripción Archivística. Tercero Gower, Ashford.

• Cocine MG (1999) La gestión de la información de los archivos. 2 Gower, Aldershot y Vermont Brookfield.

• Cocine MG (1993) Gestión de la información y de los datos de archivo. Library Association Publishing, Londres.

• Cocine MG (1986) Archivos y el ordenador. 2 Butterworths, London.

• Cocine MG (1977) Archivística: manual para organizaciones intermedias y menores y para el gobierno local. Wm Dawson & Sons, Folkestone.

Participación en Congresos (Contribuciones) 

• Cocine MG (2006) Avanzando hacia lo desconocido: nuevos temas en la educación de ARM en el Reino Unido. Segunda Conferencia Asia-Pacífico para educadores e instructores archivísticos. Consejo Internacional de Archivos, Sección de Formación de Archivo, Tokio pp 144-150.

Libros 

• Procter M, Cook MG, Williams C. ed (s) (2006) Presiones políticas y el registro de archivo. Sociedad de Archivistas Americanos, Chicago.

Artículos de revistas, Informes, Distinciones Personales y otras actividades, véase el detalle en:

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(El destacado nos pertenece)

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