ATANDO CABOS

César Gutiérrez Muñoz *

Archivero de la Universidad Pontificia 

Católica del Perú

En realidad, si un archivo no está ordenado ni catalogado 

es como si no existiera,  pues no serviría para nada. 

 Un archivo es  en la medida en que 

está ordenado y descrito.

Gunnar Mendoza L.

La descripción es una tarea medular en el quehacer archivístico. Eso lo saben los archiveros, aunque todavía no se ponen de acuerdo cómo y bajo qué pautas llevarla a cabo, pese a que ya existen normas internacionales, muy publicitadas en congresos, cursos y otras reuniones. 

La diversidad de maneras descriptivas no es gratuita. Obedece a que los archivos no son iguales ni siquiera parecidos. Comenzando por el personal, que hace las cosas según sus conocimientos y experiencia. Últimamente he visto catálogos preparados y editados “a la antigua” que son utilísimos a quienes los consultan, siendo preferidos a los discos compactos. Estoy seguro de que esta práctica seguirá por mucho tiempo más, pero me gustaría que haya un mayor acercamiento con la ISAD (G), por ejemplo, para unir propósitos y criterios.

Es verdad que siempre hubo algún tipo de norma para describir, dada por el uso y la costumbre. Para comprobarla basta ver algunos registros virreinales sumamente prolijos y orientadores en la búsqueda. La razón es obvia: sin descripción un archivo no es tal. Sin ella no es fácil –¡es casi imposible!– encontrar los documentos solicitados o, en los tiempos actuales, acceder a la abundante información que conservan sus folios. Siempre asocio la descripción con la magia porque facilita que algo que es físicamente uno, ubicado en un espacio concreto, pueda estar en tantos lugares a la vez.

“La descripción –he señalado en otra parte– refleja el contenido y el aspecto físico de los documentos archivísticos, identificándolos y permitiendo su conocimiento, su localización y su control. Va desde la unidad documental hasta conjuntos más grandes y completos, dependiendo su realización de las necesidades y de las posibilidades existentes en una circunstancia determinada.”

Hay muchas opiniones sobre la descripción, como la que presenta Víctor Hugo Arévalo Jordán (Cochabamba, 1946) en esta ocasión, motivado por su vieja inquietud intelectual que no tiene freno ni pausa. Ni tampoco poco atrevimiento. Acrecentando la ya larga saga de sus títulos bibliográficos, a este nuevo aporte lo llama La descripción colectiva de los archivos, cuyo contenido desborda el tema anunciado tratando de posesionarlo en el contexto natural en el que se desarrolla. Es un manual destinado principalmente a los que aprenden o quieran seguir aprendiendo, con un lenguaje propio no fácil de entender ni compartir por todos y con una avalancha de conceptos, datos y noticias que adensa la lectura si no se hace con atención y sentido crítico. El texto se convierte así en un interlocutor válido para la discusión y el cambio de ideas, pues dará mucho de qué hablar. Sin duda, hay ingredientes para un amplio debate.

Para adentrarse en las páginas de La descripción colectiva... hay que conocer a Víctor Hugo, hombre que sabe lo que dice por ciencia y experiencia. Su trajinar humano desde joven, en diferentes faenas y países, lo ha dotado de una especial lucidez para comprender las cosas de su profesión, tan rica y tan variada como la vida misma, compleja, con una materia no siempre sencilla de expresar ni menos de explicar. Es docente, archivero, paleógrafo, conferenciante, asesor, publicista, patrocinador de iniciativas, gremialista y más.

Me pregunto a menudo por qué las obras de Arévalo Jordán no son bien conocidas y estudiadas en el ámbito archivístico latinoamericano. Quizá desidia, tal vez desconocimiento, a lo mejor falta de difusión. Pero la carencia es, afortunadamente, subsanable. A modo de reseña, alguien debe presentarla en su conjunto para que se tenga una aproximación cabal de ella. Sobre todo ahora que sale a la luz, después de múltiples revisiones y correcciones, este novedoso libro suyo.

La descripción colectiva consiste –precisa Víctor Hugo– en la redacción de registros colectivos para uso práctico, en los cuales aparecen unidos en un solo instrumento de descripción los títulos de todos los fondos, o de colecciones seleccionadas, depositadas en uno o más archivos. La propuesta es clara: en la época de las redes y de la interconexión el archivero debe abrirse al mundo y ofrecer a los demás sus hechos. En este caso, los resultados de su esfuerzo descriptivo. Así se va atando cabos de lo que hace uno con lo que hacen los otros, así surge la solidaridad informativa, así se forma un todo imprescindible para seguir viviendo.

Lima, 25 de mayo del 2005.

* Don Cesar Gutiérrez Muñoz es actualmente docente y Archivero de la Pontificia Universidad Católica del Perú. El hecho de haber dedicado toda una vida al ámbito archivístico (siendo entre otros importantes cargos ex Jefe del Archivo General de la Nación en el período 1986-1988) y además como miembro de número de la Academia Nacional de la Historia del Perú hacen que sea considerado como voz autorizada para referirse al tema de los Archivos Peruanos. Maestro de varias promociones de archiveros en el Perú, es reconocido por su indesmayable lucha por el desarrollo de la archivística. Gran impulsador de publicaciones, seminarios, reuniones profesionales y, esencialmente, maestro por encima de todo, César Gutiérrez es responsable, dentro de las muchas cosas de las que es responsable, ejecutor y patrocinador, del emilio archivístico, un boletín electrónico que da cuenta de las últimas noticias sobre archivística, archivos y archiveros peruanos.

Fuentes: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=documentos&accion=ver&id=357 publicado el Sábado, 15 de Septiembre de 2012.
http://summahistoriae.blogspot.com.ar/2010/01/cesar-gutierrez-munoz-la-desmembracion.html
http://www.reporterodelahistoria.com/2006/09/la-tijera-los-25-aos-de-melecio-tineo.html
Véanse nuestras entradas del 19/8/12 y del 2/9/12

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