Panorama europeo (1973)

LA FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS

LA MISIÓN DE LOS ARCHIVOS Y LAS TAREAS DE LOS ARCHIVISTAS

por Robert Henri Bautier 

Profesor en la Escuela Nacional de Archivos

INTRODUCCIÓN

1922-2010

Veinte años después de la creación del Consejo Internacional de Archivos, cuando el número de Estados que disponen de un servicio de archivos se ha acrecentado notablemente por todo el mundo, y con ocasión de la duodécima sesión de la conferencia internacional de la Mesa redonda de Archivos (Table Ronde des Archives), parece importante y oportuno examinar si la concepción que se tiene de la misión de los archivos y de las tareas del archivista es la misma en todos los países o, en caso contrario, anotar las diferencias que se presentan en una u otra parte.

Esto permitirá subrayar las prioridades que, de hecho o por derecho, nuestros colegas o sus gobiernos tienden a asignar a competencias de índole diversa. También así se podrá conocer el sentido en que parece evolucionar la concepción de los archivos. Al hacer este examen no olvidaremos que la función constante de la Table Ronde ha sido despejar las grandes líneas de la doctrina archivística, guardando siempre el respeto debido a las prácticas en uso en cada uno de los países.

CONCEPCIONES TRADICIONALES

Es evidente que en el lapso de una generación, las cosas han evolucionado notablemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la mayor parte de los países europeos, fieles a la concepción que lentamente se había elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores y en considerar sus depósitos como centros de conservación de fondos de archivo de valor permanente al servicio de la investigación histórica. Sus relaciones con la administración pública eran juzgadas como secundarias y en muchos casos, las incitativas de entrega y de eliminación se dejaban al arbitrio de las entidades administrativas. En muchos países los documentos no llegaban a los archivos sino después de plazos más o menos largos (cien o cincuenta años) como en Alemania, Bélgica, los Países Bajos, etc. Los documentos antiguos eran tratados con privilegio en comparación con los papeles contemporáneos, y los inventarios y ediciones de documentos medioevales gozaban de elevado prestigio a los ojos de los archivistas paleógrafos diestros en las técnicas de la erudición. Aunque no necesariamente se dejaba de lado el suministro de información a los servicios administrativos, ante todo se trabajaba con miras a facilitar la investigación histórica, aún era frecuente que algunos archivistas cedieran a la tendencia de conceder favor especial en su trabajo profesional a los documentos relacionados con sus investigaciones personales, encubriendo, de tal modo, el aspecto cultural más general de su misión.

Por otro lado, algunos estados que no contaban con fondos de archivos ni tan antiguos ni tan ricos fueron montando servicios de archivo con vocación administrativa acentuada. El personal de estos servicios, carente de información histórica, era reclutado en los cuadros de funcionarios de la administración, o entre bibliotecarios y documentalistas, y luego entrenado específicamente para asegurar la documentación de las autoridades.

En estas condiciones cabría preguntarse si no se hallaba próximo a un divorcio entre dos concepciones del oficio del archivista; entre la del archivista historiador, ajeno a la administración, y la del archivista administrador sin verdadera perspectiva histórica.

De todos modos, una y otra de estas concepciones estaban de acuerdo en poner el acento sobre el hecho que la primera tarea de un archivista del estado es ocuparse esencial, si no exclusivamente, de los documentos originados en el funcionamiento de los servicios del Estado y de las colectividades públicas: lo que no eran archivos públicos quedaban abandonados a las bibliotecas o a las instituciones culturales, como ajenos a los depósitos de archivos públicos.

EVOLUCIÓN

La evolución que sobre todos estos puntos se ha producido es muy notable, y parece indispensable subrayarla, desde las líneas iniciales de este informe. El archivista de hoy, sin dejar de considerarse al servicio de la historia, ha establecido o restablecido, vínculos particularmente estrechos con las entidades de donde emanan los documentos, adelantándose en ocasiones a los documentos mismos. Además ya no se limita exclusivamente a los documentos escritos, ni sólo a la documentación de origen público, ni siguiera a la que parece de valor permanente. Una nueva concepción de archivos totales se ha abierto camino, y el archivista del tiempo presente ha hecho público, de la manera más extensa posible, el caudal creciente de las riquezas que se le confían y asegura su total aprovechamiento.

Es verdad que aunque la evolución que anotamos se hace evidente en todos los países, no se cumple en todas partes de manera completa, porque sus realizaciones dependen de la importancia material de los depósitos de archivos, de su carácter (archivos centrales, regionales, locales), de las fuerzas de resistencia que les opone las concepciones tradicionales de las autoridades y de los archivistas mismos. Sin contar las dificultades para obtener el aumento necesario de personal, y los medios de financiamiento indispensables para el desarrollo de las tareas.

LA FUNCIÓN HISTÓRICA DE LOS ARCHIVOS Y EL PROBLEMA DE LOS DOCUMENTOS CONTEMPORÁNEOS.

Actualmente se insiste sobre la vocación de los archivos a incorporarse a la administración, a situarse en el corazón mismo de ella, para gestionar sus papeles, para organizarlos y asegurar, de algún modo, la documentación permanente de las autoridades públicas. No obstante, cabe preguntarse si ciertamente ¿este es el campo por donde debe enrutarse la misión misma de los archivos?

De hecho, son muy fuertes las reticencias ante esta concepción que, para muchos, significa una desviación de la verdadera función de los servicios de archivo. Así, si bien es cierto que en la República Federal de Alemania los archivos Federales y los de algunas regiones (Renania del Norte, Westfalia) sienten que les concierne el problema global de los documentos administrativos contemporáneos, la mayoría de las Regiones sólo aceptan tomar a su cargo los archivreife o archivwürdige, es decir aquéllos que por su interés para la historia o por la utilidad del contenido jurídico merecen ser conservados definitivamente o por largo tiempo. Esta concepción se halla muy cercana a la manifestada por los archivos de la República Democrática Alemana, los de Austria o los de la gran mayoría de los cantones suizos. Igual cosa acontece en los Países Bajos, donde, por principio, los Archivos del Estado solamente reciben documentos de más de cincuenta años, y excepcionalmente, algunos de más de veinticinco.

En otros países los archivos no rehusan extender la función de los archivistas frente a los documentos contemporáneos; pero, en el fondo mantienen subyacente su función histórica. Así en Gran Bretaña, la finalidad del trabajo de los archivos del "Public Records Office" es asegurar, mediante la administración, la supervisión de los archivos producidos por las cortes y la mejor selección de los documentos que le han de ser transferidos para su conservación definitiva. La situación en Francia es la misma: allí la recolección de documentos contemporáneos se hace con la perspectiva lejana de conservar todo material útil para la investigación. Bajo una formulación diferente, la respuesta italiana no se aleja mucho de esta concepción: pues, si bien es cierto que insiste -al igual que los países escandinavos- en la unicidad de esencia de los documentos de archivo, ya sean conservados en la oficina o llevados a los depósitos, no por ello deja de definir al archivista, antes que todo, como un "investigador científico". En cuanto a los archivistas rumanos, ellos recuerdan, en su respuesta, que la legislación de su país se señala a sus archivos "fines científicos y culturales-educativos".

Pese a las afirmaciones de principio según las cuales el archivista debe sentirse responsable por la gestión de archivos, se hace evidente que la mayoría de nuestros colegas interpretan de modo totalmente inexacto esta expresión que propiamente responde a una práctica norteamericana que por su naturaleza, no parece que logre hacer carrera fuera de las realidades fundamentalmente americanas.

Son, pues, razones de regularidad en las entregas; razones del clasificación de los legajos en forma que permita su adecuado tratamiento ulterior en los archivos; en fin, razones de facilidad para la eliminación, las que, cada vez más, persuaden a los archivistas de la necesidad de establecer, lo más pronto posible, su control sobre los documentos, y así han llegado a reivindicar un derecho de supervisión de los "archivos en formación". Pero, desde el punto de vista de la doctrina archivística, importa mucho preguntarse en qué momento o estado de esta formación puede o debe intervenir el archivista.

A nuestro modo de ver el archivista no debería intervenir sino después del nacimiento de los documentos, es decir, no al nivel de cada uno de los documentos sino en el momento en que se constituye el expediente, y sobre todo, en el momento en que se trata de organizar los legajos relacionando los unos con los otros. Contra esta opinión, la gestión de archivos, tomado en el sentido pleno del término, extiende su injerencia desde el origen de cada documento tomado individualmente, al formulario administrativo, al número de ejemplares, a su recorrido a través de los servicios, hasta la concepción, la redacción y la dactilografía del documento. Es decir que la gestión de archivos toma en sus manos el documento de trabajo en su conjunto, mirándolo desde el punto de vista de la organización de las oficinas administrativas, y de modo especial, bajo el ángulo de la normalización del trabajo y del material, incluso la formación del personal administrativo.

Aceptemos que el archivista debe tener el derecho a conocer el proceso de nacimiento de los documentos. Pero así y todo, nos preguntamos, si también le corresponde el deber de extender su interés hasta su fase prenatal.

Por nuestra parte creemos que los archivos no están llamados, bajo ninguna forma, a absorber los servicios de organización y de métodos que, bajo nombres diversos, existen en la mayoría de los países, a los cuales corresponde la función pública o las reformas administrativas. Se trata de dos profesiones netamente diferentes, así tengan fronteras comunes. Creemos que es altamente deseable establecer una colaboración más estrecha que la hoy existe entre los servicios administrativos y los archivos. Pensamos, sobre todo, que la voz de los archivistas debe escucharse en el seno de las diversas comisiones competentes en materia de métodos administrativos. Ir más allá sería desbordar la misión propia de los archivos.

Nos parece pues oportuno, que se ponga freno, sobre este punto, a una evolución que, si bien es deseada por algunos, no la creemos sana en el plano de la doctrina y de las realidades. Con la adopción de tal concepción se corre el riesgo comprometer los fines propios de los archivos y de malgastar el formidable potencial científico que encierra su personal. Todavía nos queda por definir aquí, con alguna precisión, en qué consiste esta misión de los archivos.

Agradecemos a los treinta y seis colegas de veinticinco Estados que respondieron al largo cuestionario que les enviamos. Gracias a sus respuestas hemos podido establecer este informe general:

Alemania (República Democrática): Archivos del Estado.

Alemania (República Federal): Archivos Federales (presidente. Dr. Mommsen; Archivos de los Estados de Sade-Wurtemberg, de Baviera, de Hamburgo, de Hesse, de Renania-Palatinat, de Renania del Norte, de Sarre, de Baja Sajonia, de Schleswig-Holstein. Informe de síntesis para Alemania (Dr. Mommsen).

Australia: Commonwealth Archives Office (K. Penny)

Austria: Dirección General de Archivos del Estado (Dr. Mikoletzky).

Bélgica: Archivos Generales del Reino (C. Wyffels).

Camerún: Dirección de Archivos Federales y de la biblioteca Nacional (M. Etende).

Canadá: Archivos públicos (B. Weilbrenner, Dirección de archivos históricos).

Costa de Marfil: Dirección de Archivos Nacionales (Dr. Kessé, director adjunto).

Dahomey: Instituto de Investigaciones Aplicadas (J.A. Djivo, director jefe del Servicio de los archivos nacionales)

Finlandia: Archivos Nacionales (M. Kerkkonen).

Francia: Dirección General de Archivos (G. Duboscq, Inspector General)

Gran Bretaña: Archivo Nacional.

Grecia: Archivos Nacionales (A. Diamantis, director suplente).

Hungría: Dirección de Archivos (J. Varga).

Israel: A. Bein, archivista del Estado.

Italia: Dirección General de Archivos del Estado (G. Antonelli, Director del Servicio de Asuntos Archivísticos-técnicos).

Malasia: Archivos Nacionales (Dato Alwi Jantan, director).

Noruega: Dirección General de Archivos Nacionales (D. Mannsaker).

Países Bajos: Archivos Generales del Reino (A. E. M. Ribberink) y la Asociación Neerlandesa de Archivistas (R.A.D. Renting)

Polonia: Dirección General de Archivos del Estado (A. Ptasnikowa. Servicio de Investigaciones).

Rumania: Dirección General de Archivos.

Suecia: Archivos Nacionales (O. Jägerskiöld).

Suiza: Archivos de la Confederación (L. Hass); Asociación de Archivistas Suizos (B. Meyer).

Checoeslovaquia: Administración de Archivos Checos (V. Sykora); Administración de Archivos eslovacos.

Yugoeslavia: Archivos Federales (F. Siljan).

LA MISIÓN DE LOS ARCHIVOS

Son raros los textos legislativos reglamentarios que formulan con precisión y en detalle las funciones asignadas en los servicios de archivo. Esto sólo se encuentra en leyes recientes de algunos países, principalmente de la Europa Oriental y África. Pero aún allí los textos son bastante flexibles, y permiten eventuales extensiones de la noción de archivo y de la misión atribuida a los servicios que están a su cargo.

DEFINICIÓN GENERAL DE LA MISIÓN DE LOS ARCHIVOS

Cabe preguntarse si, con base en todas las definiciones dadas en las respuestas que recibimos, se puede encontrar una línea que tenga en cuenta los distintos puntos de vista y que sea aceptable por todos. Creemos que ello es posible a menos que se nos demuestre la imposibilidad en las discusiones que tendrán curso en la Conferencia de la Table Ronde.

Definiremos un depósito de archivo, ante todo, como un establecimiento de carácter científico, encargado de funciones administrativas. En efecto, parece difícil separar este doble aspecto que representa las dos caras de una misma institución. La posición húngara, a este respecto, es bien clara. Otros, sin embargo, (Francia, Rumania y Yugoeslavia principalmente), desearían completar esta definición con una referencia a la función cultural - educativa de los archivos. Nuestra opinión es la de que esta función, por importante que sea, debe considerarse como secundaria o derivada de la vocación científica de los archivos.

Nadie puede negar la existencia de un depósito o servicio de archivo, por el hecho que no esté en capacidad de organizar exposiciones, de recibir visitas escolares, o de publicar documentos. Estas actividades son simplemente consecuencia de la misión primaria de los archivos, o mejor, de su doble misión: responsabilidad por la conservación del material archivístico y vocación para facilitar todos los medios de acceso a esa mesa documental.

LA NOCIÓN DE CONSERVACIÓN Y SUS CONSECUENCIAS

Por conservación ha de entenderse no solamente el hecho material de guardar documentos, sino el conjunto de operaciones que permitan asegurar sus salvaguardia; es decir, la recolección del material, por una parte; y por otra, la selección de lo que debe estimarse como de valor permanente y de lo que debe eliminarse.

La noción de material archivable también ha evolucionado hoy no se puede limitar sólo a documentos escritos; hay que extender la noción y aplicarla al conjunto de documentos, ligados con la actividad de los servicios administrativos, cualquiera que sea su forma material: impresos, mecanografiados, sonoros, fotográficos, cinematográficos, planos y diseños técnicos.

Esta responsabilidad de conservación del patrimonio documental del país, de la región y de la ciudad, implica para el archivista la obligación de no limitar su campo de acción a los documentos originados en las administraciones públicas, sino también de ocuparse de los provenientes de entidades parapúblicas, comunidades, empresas económicas, de familiar y de individuos. Es decir que la responsabilidad del archivista de hoy se ha extendido a todo el conjunto del patrimonio archivístico - histórico, sin consideraciones de fecha, de naturaleza material o de estado jurídico. La evolución de la legislación y de las realizaciones en el plano internacional en este respecto es neta e indiscutible, pese a que razones de carácter social y económico hayan impedido, en algunos países, el desarrollo natural de esta tendencia. De todos modos, los hechos son tan patentes que sobra insistir. Tanto más cuando tiene en cuenta que estos problemas ya han sido objeto de intercambio de ideas en Congresos Internacionales de Archivos y en nuestras conferencias de la Table Ronde.

Digamos solamente que, en el plano de los principios, la cuestión ha sido ya perfectamente definida en Francia mediante el Decreto de 1.945 que asigna a la División de Archivos todo lo que a ellos se refiere, "tanto públicos como privados". Lo mismo se observa en la definición de poderes del Director de Archivos en Malasia y Camerún. En Italia la ley establece con precisión las condiciones en que se ejerce esta vigilancia. No cabe duda de que se trata de un problema de actualidad en muchos países. Algunos, como Gran Bretaña, que anteriormente y por principio, había reservado sus cuidados para los archivos públicos, hoy reconoce la legitimidad de su conservación de los depósitos públicos.

Así mismo conviene señalar que la necesidad de la conservación impone a los servicios de archivo tareas particulares de control sobre la gestión de los documentos de servicio público, principalmente en lo que concierne a su transferencia final. Precisamente con el propósito que ésta se cumpla en las mejores condiciones posibles, los archivistas han sido llamados para que cooperen con las administraciones para ayudarlas a conservar debidamente aquellos documentos que, habiendo dejado de ser útiles para el servicio cotidiano, no por ello pueden ser eliminados ni transferidos a un depósito de archivo. Tampoco insistiremos sobre este problema que es bien conocido por los archivistas y que ha sido objeto de discusiones en todas las instancias nacionales e internacionales de la profesión.

LA NOCIÓN DE APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS

Es evidente que este potencial documentario, destinado a la concentración en manos de los archivistas, no podría ser simplemente almacenado: los archivos no son solamente almacenes de documentos, "graneros de la historia" como de modo poético pero inexacto se les ha llamado. El archvista debe asegurarles el más completa aprovechamiento por el mayor público posible.

El acceso a los documentos se obtiene mediante cuidadosa selección de los documentos y la elaboración de instrumentos prácticos de trabajo (guías, inventarios, catálogos, ficheros). Justamente estas operaciones de tratamiento de los documentos constituyen esencialmente el trabajo técnico del archivista.

El aprovechamiento de los archivos exige la publicación de inventarios y demás instrumentos de trabajo y facilidades de acceso a los documentos. También en estos aspectos y exigencias cabe señalar, con mucha satisfacción, que en muchos países se han realizado notables esfuerzos para el desarrollo de esta actividad, que algunos consideran como esencial, ya que por su mediación se abren las puertas de los archivos a los investigadores. Si bien esta cuestión no figura en el orden del día de nuestra conferencia, no se la puede eludir aquí: sin pretender elaborar una lista de agraciados, no podemos dejar de mencionar el conjunto impresionante de instrumentos de trabajo que se han publicado en los últimos veinte años en Francia, Hungría, Italia, Rumania, Checoslovaquia.

El aprovechamiento de los materiales se facilita mediante la edición de volúmenes de fuentes. En algunos países se piensa que esto constituye una de las tareas más importantes de los servicios de archivo. Igual eficacia se atribuye a publicaciones de estudios sobre la historia de las instituciones cuyos fondos se conservan en los archivos; algunos los consideran como introducción indispensable a la utilización de los fondos. En ninguna forma podríamos minimizar el valor de estos aspectos de la actividad de los archivos. Sin embargo, debemos declarar que no se les puede tomar absolutamente como ediciones de textos y de tales estudios: solas o en cooperación con los archivos. Estos deben otorgar prioridad a los instrumentos de trabajo que aseguren el acceso más rápido posible a los volúmenes y apliquen todos sus esfuerzos a la edición, con grandes costos de colecciones de documentos o de inventarios analíticos, mientras que la casi totalidad de sus fondos permanece inaccesible, por carencia de instrumentos adecuados de trabajo. Solamente aquellos archivos que dispongan de personal y recursos abundantes podrían consagrar alguna parte de sus esfuerzos a la realización de tal programa.

La vocación de los archivos, como bien lo expresa la respuesta israelí, es servir a quienes utilizan su documentación lo cual implica que su actividad debe encaminarse en tres direcciones, según los usuarios. Primero, deben proporcionar a las autoridades gubernamentales, toda la documentación relacionada con sus legítimos intereses, y expedirle las copias de piezas y certificados que demande. Finalmente, y por razón de su propia naturaleza, los archivos tienen obligaciones especiales frente a los institutos de investigación científica y los investigadores individuales, sobre todo en el dominio de la historia. A lo anterior se añade (puede añadirse) que también han de llevar su interés a iniciativas en el campo de la educación escolar y popular (conferencias, exposiciones, etc.) en cuanto sean compatibles con los recursos de personal y locativos que dispongan. Sobre este último punto volveremos más adelante.

PRIORIDADES

Los archivos de muchos países se niegan a establecer una prioridad entre el aspecto administrativo y el aspecto científico de sus actividades; entre su función de conservación y sus tareas en materia de utilización. Ya hemos visto que estas funciones se encuentran ligadas, hasta el punto que no son más que las dos caras de una sola y misma actividad.

Esta concepción fue expresada con claridad en la respuesta sueca y que podemos resumir así: la concepción total de los archivos, según la cual los documentos recientes y los fondos archivados no son más que dos aspectos de un solo problema, exige también una concepción global de las tareas del archvista. No puede establecerse prioridad para los trabajos de investigación científica o para los de carácter administrativo. La finalidad de los archivos es servir los intereses de la investigación, en el sentido más amplio del término, y la condición fundamental para lograrla es que se encuentren perfectamente organizados desde su comienzo. Por ello, la formación, la gestión y la selección de los archivos activos de la administración merecen importancia y tratamiento similar a los que se otorgan a los documentos ya entregados.

Compartimos plenamente la anterior opinión, expresada con tan fuerte motivación. También la comparten, y es bueno destacarlo, países relativamente nuevos que sólo disponen de escasos documentos antiguos (Australia, Israel, Malasia) o Estados donde tradicionalmente se han tenido los archivos como la prolongación de la Registratur de la cancillería (Suecia, Noruega).

Conviene, sin embargo, señalar que esta concepción de indispensable equilibrio entre archivos históricos y archivos contemporáneos ha hecho progresos enormes en el curso de las dos últimas décadas. Algunos países como Francia y Gran Bretaña, que en un reciente pasado habían otorgado evidente prioridad a los archivos ya entregados y al aspecto histórico de sus materiales, tienden actualmente a colocar en el rango primero de sus preocupaciones la colaboración con los servicios administrativos, con miras a asegurar la debida selección de los documentos destinados a su conservación definitiva. En Francia, tanto en los Archivos Nacionales como en numerosos servicios de archivos departamentales, se trata de constituir archivos intermedios, de elaborar listas de documentos de las diversas administraciones y de fijarles plazos de conservación. En Londres, el "Public Record Office", transformado en un servicio común dentro del departamento del Lord Chancelier, coopera con los servicios especializados de organización y métodos de las diversas divisiones de la administración civil, para efectos de una selección definitiva de los materiales. En los Países Bajos, la ley de Archivos de 1962, puesta en vigencia el 1º de Mayo de 1968, asigna a los archivos la responsabilidad en la conservación y la eliminación de los documentos corrientes de la administración paralela a su tarea tradicional en materia de archivos históricos. La misma tendencia se advierte en Alemania Federal: tanto en los Archivos Federales como en los de algunas Regiones. Se comprende que estos hechos influyan actualmente sobre ciertas orientaciones del oficio del archivista.

No obstante, si bien es cierto que casi todas las direcciones de archivo se hallan dispuestas a prestar ayuda a la administración en la gestión de sus archivos activos, esencialmente lo hacen con el fin de establecer la mejor selección del material destinado a conservación definitiva, lo cual, según se observa en la gran mayoría de las repuestas, es considerado como la absoluta prioridad de la misión de los servicios de archivos. En la medida en que el volumen de documentos generado por los organismos de la administración crece de modo desmesurado, se acrecienta la importancia que las operaciones técnicas se cumplan en los archivos con facilidad y sin retardo. Así lo expresa claramente la respuesta yugoslava. Baviera apunta, con muy buen juicio, que si después de todo, "existe una prioridad absoluta para los archivos, ésta no puede ser otra que la de salvaguardar toda la sustancia cuya conservación se impone".

Ya hemos aludido en la introducción al problema de saber de qué finalidad buscan los archivos con la práctica de la gestión de archivos: ¿será para buscar una mejor organización del trabajo interno de la administración ayudándola en la gestión de sus archivos desde su iniciación, para asegurar a los documentos archivables un buen aprovechamiento inmediato, o a plazos después de su entrega? o ¿facilitarles la entrega a los depósitos de cuanto se juzgue digno de una conservación definitiva? Nosotros pensamos que el verdadero problema reside en saber en cuál etapa deben intervenir los servicios de archivo: si en la fase prenatal de los documentos, o después del nacimiento de los archivos activos.

Pues bien: de las respuestas recibidas se desprende claramente que la perspectiva histórica ha de estar siempre presente en el espíritu de los archivistas responsables ante la posteridad de la salvaguardia del material documental básico para el estudio de la historia de sus países o sus regiones.

Otra consecuencia es que un buen número de respuestas (principalmente las de Alemania, Austria, Canadá, Rancia, Italia, Rumania, Yugoslavia) insisten sobre los aspectos científicos y culturales de la actividad del archivista. Dejando de lado las formas en que se expresan y las diferencias de medios concretos de realización que sugieren, es evidente que, en todos los Estados, cualquiera que sea su régimen político y social, existe unanimidad profunda sobre la manera en que los archivos deben concebir una finalidad de su misión.

ASPECTOS PARTICULARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS ARCHIVOS EN EL CAMPO HISTÓRICO

Habiendo definido antes los archivos como establecimientos de carácter científico, es evidente que desempeñan ipso facto una eminente función en el campo de la investigación histórica. Es tan cierto esto, que la respuesta italiana, al referirse a las relaciones entre los archivos y las instituciones de investigación histórica, se limita a afirmar que los archivos son, por definición, centros de investigación histórica: que sus trabajos y publicaciones (empezando por sus inventarios) son de naturaleza científica, y que su labor contribuye al progreso de las ciencias a la par con otras instituciones de investigación.

Poniendo de lado este aspecto filosófico de la esencia fundamentalmente histórica de los archivos, cabe formularnos algunas preguntas: 1º en tanto que instituciones de investigación histórica, ¿pueden y deben los archivos conducir con autonomía, trabajos historiográficos, aparte de guías, inventarios o catálogos de documentos; 2º ¿pueden y deben recolectar, además de los producidos por la administración pública o para pública otros tipos de fuentes documentales que por su naturaleza sirvan a la historia del país o de la región?

1. LOS ARCHIVOS ¿CENTROS DE INVESTIGACIÓN?

En el plano de la estricta doctrina existe casi unanimidad en las respuestas: la vocación normal de los archivos no es funcionar como instituciones de investigación histórica, ya que en la mayoría de países existen academias, institutos universitarios, centros nacionales y regionales de investigación, con la tarea específica de llevar a cabo trabajos colectivos en el campo histórico, por iniciativa propia, o por encargo subvencionado de los archivos. En ningún caso éstos pueden sustituir a aquéllos. Pero sí tienen la obligación de prestarles todo el concurso que les sea posible para facilitarles sus trabajos. Colaboración que puede cumplirse de diversos modos:

a) Materialmente, los archivos pueden alojarlos en sus propios locales y aportarles cooperación poniendo a su servicio uno o más de sus empleados, por tiempo completo o parcial, según lo necesiten. En Suecia, por ejemplo, así se ha logrado la publicación del corpus deschartes de la Edad Media, y en Inglaterra, el Public Record Office. En París, los Archivos Nacionales, en colaboración con los laboratorios del Centro Nacional de Investigación Científica, examinaron a fondo los archivos de notas para investigación en el campo de la historia literaria y musical, como también de los archivos judiciales para la historia del procedimiento judicial en el medioevo.

b) Cuando los archivos se ocupen de establecer sus propios planes de trabajo, también pueden tener en cuenta las necesidades de los centros históricos. Esto se hace en todos los países de Europa Oriental (República Democrática Alemana, Hungría, Polonia, Checoslovaquia, Yugoslavia), donde al comienzo de cada periodo de planificación de establece un inventario de necesidades, en íntimo contacto con los organismos universitarios y de investigación científica, y en Inglaterra, el programa de publicaciones del Public Record Office con la consulta previa a la Comisión de publicaciones del Comité Consultivo del Lord Chancelier.

Nosotros opinamos que donde quiera que funcione un Comité Superior de Archivos con participación de personalidades universitarias es necesario reforzar la colaboración entre ellos, y que los programas de clasificación, de inventarios y de publicaciones den lugar a intercambios de visiones más profundas de lo que actualmente son, para no dejar la iniciativa total en manos de las direcciones centrales de los archivos mismos.

c) El caso frecuente ocurre, cuando por petición de entidades de investigación científica, o por demanda de investigadores particulares, los archivistas proceden a realizar encuestas sobre la existencia de ciertos tipos de documentos, o cuando ordenan verdaderos inventarios a través de la red archivística. Aunque estas actividades ocupan muchas veces la mayor parte del tiempo de los archivistas, se las toma como normales en muchos países: Italia y Países Bajos principalmente. En este último se estima un 30 % el tiempo que se dedica a estos trabajos. Las investigaciones para lectores constituyen igualmente un servicio tradicional de los Archivos Nacionales de París, que ocupan buena parte del tiempo de los archivistas de todas las secciones.

Asimismo puede suceder que los inventarios de fuentes sobre un tema cualquiera tengan un desarrollo tal que, en cierta manera, obligue a los archivistas a elaborar un catálogo temático sobre el asunto en cuestión. Así ha sucedido en el Canadá con encuestas sobre censos y registros parroquiales. En Francia se encuentran en preparación guías sobre historia de la Revolución en la región provenzal y sobre fuentes demográficas de la región de los Pirineos Medios. En Polonia se han publicado encuestas del mismo tipo.

d) También puede ocurrir que, por falta de iniciativas de otros organismos y para llenar lagunas de investigación histórica, los depósitos de archivo tomen por cuenta propia la responsabilidad de asignar a uno o a varios miembros de su personal, la preparación de un determinado tipo de trabajos históricos. Así, en los Archivos Nacionales de Francia se ha constituido un servicio de documentación en cuestiones de toponimia, y en Bade-Wurtemberg, un centro de estudios de filigranas de papel. En Grecia y en Sarre los archivos se ocupan de trabajos de onomástica; también en Grecia, los archivos han completado un diccionario de los combatientes de las guerras de independencia, y en Finlandia, un catálogo general de propiedades y de granjas.

e) Pero lo que con mayor frecuencia ocurre es que los archivistas colaboran, a título personal, en los trabajos de institutos de historia o en comisiones de investigación de publicaciones, lo que ciertamente ocupa parte importante de su labor específica. Con frecuencia se trata de dar servicios de secretariado a sociedades científicas o comisiones que, aunque a veces tienen su sede en los mismos archivos, no por eso dejan de consumir apreciablemente el horario de trabajo profesional de los archivistas y directores de archivo. Este convenir en que tales colaboraciones constituyen una extensión normal de la labor de los archivos, tanto más normal si se tiene presente que muchos de esos trabajos se emprenden por iniciativa de las mismas direcciones de archivo cuando se tiene en cuenta la utilidad que tienen para los legítimos intereses de los depósitos.

En este orden de ideas se puede citar la colaboración que prestan los archivistas belgas al Centro Nacional de Investigaciones Histórico-Religiosas para la publicación del Monasticon Belge; al Centro Interuniversitario para la Historia de los Precios y Salarios; al Centro Interuniversitario de Historia Contemporánea; al Centro Belga de Historia Rural, etc. en Francia, actualmente varios archivistas han sido encargados de la publicación de títulos relativos a los derechos temporales de los monasterios, así como de encuestas en la colección "Documentos Inéditos" del Comité de trabajo Histórico y Científico, en el que colaboro como secretario. También una treintena de archivistas, en unión con personal universitario, se ocupa actualmente, bajo mi dirección, en la publicación de cerca de cincuenta volúmenes de atlas históricos provisionales que formarán un verdadero corpus de la investigación sobre la historia de las provincias.

2. ¿RECOLECCIÓN DE FUENTES HISTÓRICAS NO ARCHIVÍSTICAS?

Dos escuelas de carácter bien diferente parecen enfrentarse sobre el punto de saber si los archivos deben limitar su actividad a materiales propiamente archivísticos, o si también están llamados a recolectar fuentes históricas de naturaleza diferente. Las posiciones de esta escuela hoy no parecen tan irreductibles como lo fueron hace algunos años.

a) Para algunos, la tarea prioritaria de los archivos es asegurar la conservación y el aprovechamiento de los fondos de archivo producidos por la administración pública. Hace algún tiempo, la noción de archivos cubría solamente los "archivos públicos", con exclusión de los documentos acumulados por particulares. Los Países Bajos figuran entre los primeros que renunciaron a esta posición doctrinal que con tanto vigor habían sostenido Muller, Feith y Fruin en su clásico Manual. Allí han llegado hasta el punto que los Archivos Generales del Reino cuentan hoy con un órgano especial para la prospección de archivos privados (Nederlands Register van familiearchieven). Por su parte, Gran Bretaña y los Estados Unidas han abandonado su rígida actitud anterior. Sin embargo el Public Record Office, ejerce acciones de dirección sobre las bibliotecas universitarias, sobre los museos y los archivos de las autoridades locales y sobre los propietarios de archivos privados, cuando así lo desean estas entidades.

Otros países igualmente, hacen esfuerzos para la prospección de archivos privados y consideran que a los archivos públicos incumbe una particular responsabilidad en este campo. Sin embargo, no se preocupan suficientemente por obtener créditos financieros regulares que les permitan intervenir con eficacia en los mercados, y aceptan buenamente que la adquisición de documentos se deje a las bibliotecas, tanto como a los archivos.

Con mayor razón, estos países se muestran reticentes para reclamar, en favor de los archivos, la recolección de otras fuentes históricas que, si bien es cierto que poseen un carácter innegable de documentos, no son, propiamente hablando, documentos de archivo. Los asimilan a colecciones que, según la doctrina archivística tadicional, pertenecen al dominio reservado de las bibliotecas y museos.

b) Contra este modo de pensar, algunos sostienen que los archivos tienen la responsabilidad de suministar la más completa documentación posible sobre nuestra época, recuerdan que la forma de presentación de los documentos ha evolucionado considerablemente, al mismo tiempo que se han transformado los medios de comunicación el público y que la civilización misma evoluciona. Los documentos escritos ya no son más que uno de los aspectos de los innumerables testimonios que nuestra época debe dejar de sí misma. En consecuencia, sería tarea de los archivos acumular el conjunto de todos esos testimonios, cualesquiera que sean su naturaleza material o sus autores.

Ninguno ha expresado esta concepción de mejor modo que los Archivos Federales Alemanes. Ellos se sienten moralmente obligados a asegurar la conservación global de la documentación de la época: folletos, volantes, impresos, afiches, recortes de prensa, boletines de partidos políticos y sindicatos, al igual que colecciones de fotografías, películas documentales, documentos sonoros, etc. Consideran además que la constitución de archivos orales (testimonio oral sobre acontecimientos) también son del resorte de la actividad de los archivos. De hecho, hoy más que nunca, los documentos escritos solo registran resultados y decisiones: los asuntos mismos (sobre todo en el campo de la política) se tratan en conversaciones, en discusiones, en charlas telefónicas; todo lo cual puede resultar de un gran interés, sobre todo en períodos turbulentos. Lo mismo puede decirse del testimonio directo de los actores de los acontecimientos políticos y militares. En cuanto a las películas documentales, los Archivos Federales cuentan con un caudal tan rico que les permite alimentar en gran parte, a la televisión de la República Federal.

Así reaparece la antigua tradición de la archivística que, en un pasado lejano, hacía del archivista un historiador. Esta concepción que seguramente no dejará de contrariar a aquellos colegas que piensan que los archivos deben ser, ante todo, centros de conservación de documentos de la administración pública, con directa injerencia en la gestión dentro de los organismo que los generan, deberá ser objeto de una atenta discusión en el seno de la Conferencia, sobre el plano estricto de la doctrina.

A decir verdad, sólo se trata del desarrollo lógico de algo que hasta entonces se hacía en muchos archivos locales: archivos municipales alemanes, y archivos departamentales principalmente, que siempre se esforzaron por reunir la mayor documentación posible sobre la historia de la ciudad y de la provincia. Recientemente se han creado en Francia una serie nueva (Fi) en el esquema de clasificación de los archivos departamentales, para colocar allí las colecciones iconográficas. Por otra parte, numerosos archivistas departamentales han organizado en sus dependencias colecciones de resúmenes de prensa sobre toda clase de temas de la vida del departamento, y aunque todavía no han tomado mayores incitativas en el campo de los archivos orales, en más de una ocasión han realizado encuestas, principalmente sobre la historia de la Segunda Guerra Mundial, sobre la ocupación, la resistencia y la liberación, (en nuestra labor personal, por ejemplo, al tiempo que reuníamos folletos, opúsculos y afiches desde 1944 presentamos encuestas a todos los alcaldes y secretarios de alcaldías del departamento cuyos archivos dirigíamos por entonces). Además, los archivos departamentales cuentan, casi siempre, con una biblioteca que generalmente constituye un centro de particular importancia para la investigación de la historia de la región, tanto más cuanto que en ella siempre se encuentra coleccionada la prensa nacional y local.

Hechos similares se pueden citar de numerosos Archivos de Estado de la República Federal Alemana; principalmente en Baviera donde la cuarta sección de los archivos Federales del Estado de Munich unificó bajo su competencia, junto con el Kriegsarchiv, la documentación histórica contemporánea. Tareas semejantes se cumplen en Renania del Nor-Westphalie, y en Bade-Wurtemberg. Además sus bibliotecas históricas generalmente se hallan bien provistas: algunas cuentan con decenas de millares de volúmenes.

Estas concepciones son compartidas, aunque en grados diversos, por los Estados de Europa Oriental (Hungría, Polonia, Rumania, Checoslovaquia, Yugoslavia), como también por Canadá e Israel. En todos ellos los archivos centrales, pero sobre todo los regionales y locales, se esfuerzan por recoger fuentes diversas de cualquier naturaleza que juzguen útiles para la historia de sus regiones. En sus respuestas es claro que, si bien es cierto que no todos esos materiales poseen ya un interés, de todas maneras es importante concentrar el mayor volumen posible de fuentes útiles para la historia.

Esta complementación de los archivos escritos, mediante la recolección de documentos, como también por la constitución de archivos de testimonios (encuestas o declaraciones registradas en cintas) actualmente es objeto de discusión en otros países, principalmente en Suecia. A nuestro modo de ver, no cabe la menor duda que en adelante será preciso sumar estas actividades a las tareas que incumben a los archivos y hacerlas parte de la definición de su misión. De todos modos, el hecho merece ser ampliamente discutido en esta conferencia, a manos que se juzgue preferible dedicarle una sesión especial en el curso de una Table Ronde ulterior.

¿INCUMBE A LOS ARCHIVOS LA MICROFILMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS?

La disconformidad que actualmente existe entre las diversas concepciones de los archivistas sobre su misión se hace aún más patente por sus actitudes frente al tema de la microfilmación de complemento. Cuando un servicio de archivos considera que su misión no se limita a la conservación de los documentos originados en los despachos administrativos de su competencia, sino que además piensa que debe suministar a los historiadores la documentación más vasta posible sobre la historia nacional, regional, y local, entonces se esfuerza por completar sus fondos, estableciendo un programa de microfilmación de documentos que se conservan en otros depósitos de archivos o de bibliotecas, tanto del interior como del extranjero.

Las posiciones frente a la cuestión están bien marcadas. La respuesta inglesa afirma categóricamente que dicha microfilmación no responde a la vocación del Public Record Office. Así lo declara, no obstante el hecho que ese establecimiento posee instalaciones de reproducción muy importantes y expeditas; solo que las aplica a la microfilmación de otra clase de documentos. Lo mismo opinan en los Países Bajos, en Finlandia, en Francia, en Suecia y en la República Democrática Alemana.

En cambio, Polonia considera que, por razón de las pérdidas de la guerra, se impone una política sistemática de microfilmación de complemento. Por igual razón comparten esta opinión los archivos de algunos Länder de la república Federal Alemana. La microfilmación de documentos ocupa hoy lugar de honor en los planes periódicos de los archivos de Hungría, Rumania y Yugoslavia.

Israel llega hasta el punto de estimarla como una de las tareas esenciales de sus archivos, dado que la mayor parte de los documentos concernientes a la historia de los judíos en general, y a la de los territorios que hoy forman parte del Nuevo Estado de Israel se hallan conservados en depósitos extranjeros. En Francia, son numerosos los archivos departamentales que han acogido la iniciativa de microfilmación de complemento; pero los Archivos Nacionales anteriormente establecieron un plan de microfilmación de documentos relacionados con la historia de la nación conservación en depósitos del extranjero, luego de cumplirlo en Venecia y en el Vaticano, no lo continuaron en forma sistemática.

ASPECTOS PARTICULARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS ARCHIVOS EN EL CAMPO EDUCATIVO Y CULTURAL

Si bien es cierto que la prioridad se otorga a la documentación de los servicios gubernamentales y administrativos, y a la información de los historiadores y demás investigadores en materia de ciencias humanas, muchas direcciones de archivo están de acuerdo con la consideración que los materiales conservados pueden también utilizarse para fines educativos y culturales. Sin embargo aunque esta actividad se tiene como importante, no se la estima como fundamental. Se trata, en efecto de un complemento de las tareas de base (Alemania Federal, Bélgica, Francia, Gran Bretaña, Hungría, Malasia, Países Bajos, Rumania, Suecia, Checoslovaquia, Yugoslavia). Ciertos países que conceden importancia significativa a esta actividad, se muestran impedidos para realizarla por insuficiencia actual de personal o de medios locativos (Bélgica, Finlandia, Noruega). Otros, apenas tienen proyectos al respecto (Australia, Camerún, Costa de marfil, Dahomey, Israel). Solo los Archivos Federales Alemanes afirman que se trata de una actividad específica de la profesión.

En general, no se espera que los archivos gerencien un verdadero museo de historia nacional. Por razones de distribución de tareas entre las diversas administraciones se hace evidente que tal museo debe estar adscrito a la Administración de museos. Sin embargo, en París, el Museo de Historia de Francia, que existe desde hace más de un siglo en los salones del antiguo Palacio de los Príncipes de Soubise, presenta un panorama nacional con ayuda de documentos y la objeción está a cargo de un conservador de archivos que, además, organiza exposiciones y coordina las actividades del servicio educativo. Igualmente existe en Londres un museo del Public Record Office, que en 1969 vio desfilar por sus salones aproximadamente 15.000 visitantes, 2.000 de ellos en grupos o en visitas escolares. En Israel los Archivos Centrales Sionistas han organizado, y administran el Museo Herszl.

Así también, algunos archivos en Europa (Alemania Federal, Bélgica, Francia, Italia) si bien no cuentan con el verdadero museo, disponen de una o varias salas de exposición permanentes.

Mucho más frecuente, sino general, es la realización de exposiciones temporales, que organizan los archivos para celebrar un acontecimiento memorable del país o de la región. Esta práctica es considerada como normal por los archivos de la República Federal Alemana, Australia, Bélgica, Canadá, Finlandia, Francia, Gran Bretaña, Grecia, Hungría, Israel, Italia, Malasia, Países Bajos, Polonia Rumania, Suecia, Checoslovaquia y Yugoslavia. Es verdad que el ritmo de estas exposiciones es ahora un poco menos sostenido que el de hace algunos años, con excepción de Suecia. El promedio actual es de una o dos exposiciones importantes por año y por archivo, sin contar otras de menor categoría y tamaño que se celebran por circunstancias parte de menor categoría y tamaño que se celebran por circunstancias particulares, como la recepción de visitantes ilustres, reuniones de congresos, visitas escolares, etc. En Checoslovaquia, en 1969, tuvieron lugar 251 exposiciones en los archivos. En Polonia, cada cinco años se realiza en todos los depósitos la "Semana de los Archivos".

No insistiremos más sobre este aspecto de las tareas de los archivos, pues la cuestión ya ha permitido valiosos cambios de opiniones en los congresos internacionales. Agreguemos solamente que los Archivos del Estado de Hamburgo son los únicos en sostener que la organización de exposiciones no es de la incumbencia de los archivos, sino actividad que corresponde a los museos.

Con mayor o menor frecuencia, pero en todas partes, los archivos reciben visitas de grupos universitarios o escolares, para los cuales se organizan presentaciones de documentos destinadas a ilustrar hechos de la historia nacional dentro del marco de los programas de enseñanza. Normalmente, su preparación y dirección están a cargo de un archivista, con el consiguiente desmedro de su tiempo de trabajo. A pesar de esto, hay numerosas respuestas sobre la necesidad de confiar esta tarea educativa a un miembro del cuerpo de archivistas, ya que son ellos quienes están familiarizados con los documentos, de lo cual carece generalmente el cuerpo docente. A veces como en Hungría, en Francia y en Checoslovaquia, el archivista se convierte así en un verdadero catedrático de historia.

Con raras excepciones, solo en Francia (y en ciertos archivos de condados en Inglaterra), existen verdaderos servicios educativos en los archivos. En los Archivos Nacionales, donde fue creado en 1950, el servicio lo prestan cuatro profesores de enseñanza secundaria, con dedicación de tiempo completo. El servicio se ocupa de la publicación de reproducciones y transcripciones de documentos sobre temas múltiples; organiza un concurso de "jóvenes historiadores, sesiones de cine escolar y anima un cine-club. En 1969, 17.000 estudiantes visitaron los Archivos Nacionales, acompañados por sus profesores, lo que equivale a un 50% de ellos. En estos servicios cooperan profesores de tiempo parcial, que en estrecho contacto con el directos o sus colaboradores organizan exposiciones sobre un determinado tema, generalmente relacionado con algún aspecto de la historia regional. en 1969 más de 40.000 estudiantes desfilaron por los archivos departamentales.

Finalmente se debe hacer mención de los servicios que las autoridades demandan a los archivos, bien a modo de consejo, o de información, sobre asuntos de naturaleza cultural relacionados con sus atribuciones. En la mayoría de los casos, se trata de consultas sobre acontecimientos que se intentaron conmemorar. En ciertos Länder de Alemania Federal, los archivos reciben consultas sobre todos los problemas de heráldica municipal, sobre la oportunidad o conveniencia de cambios de nombres de las localidades, etc. Lo mismo sucede en Francia, donde los directores de servicios de archivo, y en ocasiones sus adjuntos, desempeñan un papel muy importante -en parte reglamentario, en parte tradicional en todo lo que concierne de cerca o de lejos a la historia y a la vida cultural de la provincia. No podría suceder de otro modo, dado el hecho que los archivos departamentales constituyen el único servicio cultural cuyo ámbito se extiende a todo el departamento, mientras que las bibliotecas y los museos, normalmente sólo prestan servicios locales. Así, el archivista se encuentra desempeñando el papel de consejero cultural del prefecto y de las autoridades departamentales.

Si bien no es fácil justificar, en el plano de los principios, esta extensión de la misión de los archivistas, en Francia le conceden un interés particular, a pesar que tales actividades les tomen a menudo un tiempo considerable, conscientes que tales trabajos influyen considerablemente en la irradiación cultural de los archivos.

La suma de todos estos hechos indica claramente que los archivos desempeñan cada vez más, un papel de hogares de la investigación histórica, sobre todo a nivel regional y local. Esta nueva tendencia se halla corroborada por el hecho que en varios países como Alemania, Bélgica, Francia, Italia, etc., los archivistas son llamados por universidades y otros institutos de enseñanza superior para que dicten cursos o conferencias sobre cuestiones de historia regional o general o de ciencias auxiliares de la historia. Creemos que es muy importante y necesario destacar esta nueva tendencia, sobre todo en el momento que aparecía como evidente la tesis que la misión de los archivos debía orientarse más y más, hacia tareas de carácter administrativo, y cuando algunos veían su porvenir restringido a actividades de la gestión de archivos.

Parece que se hubiera producido un resquebrajamiento, una pérdida de equilibrio en el contenido del concepto de la misión de los archivos. El lamentado presidente Graswinckel ya lo había definido como "Hércules en la encrucijada", como un gran gigante forzado a avanzar con paso igual, sobre dos rutas divergentes. Queda por saber si en verdad se trata de una divergencia real. El hecho cierto es que en el futuro, los archivos no podrán enfrentar su misión científica, administrativa y cultural, sino a condición y en la medida que obtengan un aumento sensible en su personal, y como es obvio, una especialización creciente y definida del mismo.

EL ARCHIVISTA FRENTE A SUS TAREAS FORMACIÓN PROFESIONAL DE PERSONAL CIENTÍFICO

Cuando se considera la formación profesional de los archivistas, surge de inmediato el hecho impactante que, a pesar de la doble misión que se les asigna (científica y administrativa), y pese al doble aspecto de los documentos que manejan (antiguos unos, que a veces se remontan a la Edad Media, y otros contemporáneos originados en la actividad de la administración), casi todos los países permanecen fieles a la unicidad de formación del archivista, entendiendo la principal aunque no exclusivamente, como de naturaleza histórica. Esto nos conduce a acentuar aún más, la realidad profunda de la definición de archivo que dimos antes: Establecimientos de carácter científico, encargados de funciones administrativas.

Aún en los grandes depósitos con departamentos y secciones muy especializadas (archivos antiguos, modernos, contemporáneos, económicos, privados, técnicos, notariales, audiovisuales, etc.), es excepcional encontrar ente los miembros del personal científico categorías diferentes. Generalmente se admite que todos los archivistas reciban la misma formación de base y que sólo después de incorporados en una determinada sección se les llame a especializarse, teniendo en cuenta sus aptitudes y sus intereses. Casi todas las respuestas estuvieron de acuerdo sobre este punto. Juzgan que tal procedimiento es indispensable, ya que aún en el caso que el archivista haya sido puesto al frente de los fondos de una época o de cualquier tipo bien determinado simultánea y ocasionalmente, se le encarga de otras funciones (por insuficiencia de personal) que exigen otras competencias. Por otra parte, el curso normal de la carrera del archivista lo lleva, por circunstancias variadas, a cambiar de depósito, de sección, de funciones. Además, se admite que quien tenga la responsabilidad de un depósito debe ser igualmente competente para afrontar problemas específicos sobre documentos de naturaleza y épocas diferentes, así como para aconsejar a los investigadores en las más variadas perspectivas.

En suma: la polivalencia es regla en los archivos regionales y locales, y toda especialización excesiva sería considerada como un mal.

La primera formación del archivista se recibe normalmente en la universidad, un instituto archivístico particular dependiente de una universidad o en una escuela de archivos autónoma. En este último caso puede tratarse de una escuela técnica que recibe alumnos ya diplomados en la universidad (como es la Archivschule de Marburg) o también puede tratarse de un instituto de enseñanza superior donde los alumnos reciben formación histórica y técnica completa paralelamente con sus estudios universitarios (como es: L´Ecole National des Chartes de París). No volveremos sobre estas cuestiones ya que han sido objeto de encuestas en el plano internacional.

Después de esta formación general de base normalmente se considera necesario que el joven archivista pase un tiempo (de algunos meses a dos años) sucesivamente en varios depósitos, o en los diversos servicios de un mismo depósito.

Aunque en casi todas partes, principalmente en los grandes depósitos, se advierte una creciente tendencia a una especialización precoz, que a veces se convierte en definitiva, no son pocos los que lo lamentan y los que desean una mayor versatilidad del personal, al menos en la iniciación de la carrera. La verdad es que la especialización del personal científico no se mira como normal sino en países como Israel y Yugoslavia, donde por razones de su pasado, los documentos son de naturaleza extremadamente variada en idiomas diferentes.

En el proceso actual de la formación del archivista se pone énfasis especial sobre la enseñanza de la historia y de sus ciencias auxiliares. En tiempo pasado, y en varios países, los archivistas eran reclutados indistintamente entre juristas e historiadores. Hoy es menos frecuente esta costumbre.

La consecuencia de tal estado de cosas es que el joven archivista, historiador por formación, no recibe prácticamente preparación administrativa, la cual debe lograr "sobre la marcha", es decir por la práctica y la experiencia en las primeras instancias de su carrera. Adscrito por primera vez a un depósito, el joven archivista, que conoce las instituciones del pasado mucho más que el presente, aprende a conocer éstas mediante el contacto cotidiano con la administración y los documentos que en ella se elaboran. Muchos estiman esta experiencia como irreemplazable. También se atiende a la iniciación del debutante por medio de períodos de prácticas obligatorias que organizan las direcciones centrales de archivos o las escuelas de archivísticas, mediante visitas a los despachos de la administración y a los servicios de Registry ou Registratur, o también por pasantías por uno o varios departamentos de un gran depósito encargado de archivos contemporáneos o transitorios. Algunas veces estas pasantías y cursos son organizados por organismos apropiados (Comisión de la Función Pública en el Canadá, Ministerio de Finanzas en Finlandia, Escuela Nacional de Administración en Costa de Marfil.)

En nuestro parecer, existe una evidente laguna en este aspecto de la formación del archivista, de la cual se resienten más profundamente los jóvenes archivistas de hoy, que los de tiempos pasados. Pensemos que los directores de archivo deberían preocuparse más por este problema, porque incide notablemente en la manera como los archivistas han de hacer frente a las tareas que se les confían.

ESQUEMA PROFESIONAL INTERMEDIO

Al lado del esquema científico propiamente dicho, en varios países existe un cuadro profesional intermedio, con formación menos avanzada (estudios secundarios o grados inferiores de estudios universitarios) constituido por individuos que han desempeñado funciones en despachos administrativos, a los cuales se da formación técnica, archivística o histórica, luego de su ingreso al grupo de servicios de archivo. Esta formación, mediante cursos y períodos de práctica, varía según los países, pero en la mayoría de los casos, los mejores dentro del personal, pueden ingresar a los niveles superiores. La cuestión es de importancia actual para muchas direcciones de archivo, que por otra parte, la resuelven de modo contradictorio.

En Hungría, por ejemplo, los funcionarios del nivel medio podían promoverse al nivel científico. hoy no se puede, a menos que obtengan diploma universitario. En Polonia sucede lo mismo. En Rumania, el único país donde esto existe, la situación es bien diferente: Allí normalmente los archivistas ejercen sus funciones en alguna especialidad; y así como quienes poseen formación científica, se preparan mediante la práctica para la gestión administrativa, del mismo modo los que vienen de la administración adquieren por la experiencia una formación científica; desearíamos tener mayores precisiones sobre este sistema y su funcionamiento.

En los Archivos Públicos del Commonwealth, en Canadá, igualmente existen dos grupos de personal: uno, denominado de investigación histórica y adscrito a la sección histórica; otro, llamado de servicio administrativo, que se ocupa de los archivos corrientes (transitorios). Estos últimos han recibido hasta ahora, formación científica, pero no parece que esta práctica haya de durar, y presumiblemente en el futuro serán escasos los tránsitos de una categoría a otra.

La situación en Gran Bretaña es un tanto diferente. En el Public Record Office hay dos categorías de personal: una de nivel profesional (assistant keepers), otra de nivel semi-profesional (executiva officers), ambas con responsabilidades archivísticas y administrativas a la vez. A los primeros se les escoge del nivel universitario por un jurado de selección, y luego se les da formación técnica durante los dos primeros años de servicio, haciéndolos pasar por las diferentes secciones. Se ocupan principalmente de los fondos antiguos y modernos, de la sala pública y de la selección de documentos de valor permanente. Entre ellos se escogen los que luego serán Administradores del Public Record Office (the keeper of the Records Office) y sus dos adjuntos: el Deputy Keeper of de Records y el Records Administration officer. En cambio, los "executive officers" son reclutados mediante un examen abierto de carácter general o por promoción entre los funcionarios del depósito (clerical grades); su selección se está operando, cada vez más, en el nivel universitario; y no es raro el caso que algunos de ellos, por su valor excepcional, sean promovidos al nivel científico. A raíz de un informe de 1968, se ha emprendido el estudio de una reforma general con miras a unificar en una carrera los tres niveles: Administrativo, Ejecutivo y Funcionarios, tanto en el Public Record Office como en los museos y galerías nacionales.

La situación francesa es semejante a la inglesa. En efecto: al lado del nivel científico de los archivos existe un personal técnico repartido en varios niveles. Unos y otros acceden al servicio por medio de concursos de niveles diferentes. La categoría superior (documentalistas-archivistas) generalmente es de nivel universitario y se ocupa principalmente de documentos contemporáneos, sin que por ello se le haya provisto de una formación propiamente archivística. Este personal no puede acceder al grado científico, reservado a los antiguos alumnos del l´Ecole des Chartes. Innegablemente hay en esto un problema que deberá arreglarse en años venideros.

En Alemania también se distinguen los niveles científicos (Höherer Dienst) y los niveles técnicos (gehobener Dienst) ambos reciben formación apropiada en la Escuela de Archivos de Marburg (o en Munich para el personal científico de Baviera). Los cambios de categoría son excepcionales pero posibles en los Archivos Federales, previa formación teórica y práctica seguida de un examen.

En los Países Bajos existe el nivel superior de archivistas que ingresan a los archivos después de estudios universitarios y aprobación de un examen, y el nivel medio, al que se llega con estudios secundarios y previo examen que prepara la Escuela de Archivos del Estado. Estos últimos pueden pasar a la categoría superior, a condición que siga estudios universitarios y aprueben el examen requerido. A propósito, se podrían citar numerosos ejemplos de archivistas que, siguiendo este camino, han llegado a las más altas posiciones de la carrera. Bastemos mencionar al actual director general M. Ribberink y el de su predecesor M. Van der Gouw.

Nos hemos alargado voluntariamente sobre este punto del personal porque pensamos que la evolución de las tareas de los archivos repercutirá, necesaria y fuertemente, en la formación de quienes tienen a su cargo el tratamiento de los documentos.

El hecho que los servicios de archivos se preocupen cada vez más por los archivos contemporáneos incluidos los de carácter económico, y documentos técnicos), forzosamente hará necesaria, a breve plazo, la correspondiente especialización del personal. Es claro que seguirá siendo indispensable conservar la formación general de base como tronco común formado por conocimientos históricos y técnicos, luego de la cual vendrá la enseñanza de la especialidad. Podrían señalarse dos ramas de especialización: la historia medioeval y moderna, con las ciencias auxiliares tradicionales, de una parte; la historia de las instituciones contemporáneas, con una iniciación en estadística y en informática.

No se puede continuar exigiendo a todos los archivistas, al menos en la Europa Occidental y Central, un conocimiento profundo del latín y una competencia particular en paleografía, en diplomática y en filología, justamente cuando la mayor parte de la carrera, para la mayoría de los archivistas, transcurrirá tratando documentos de los últimos cincuenta años, y aún de la última década, y cuando las circunstancias actuales les exigen pericia en las técnicas de la historia contemporánea. Tal proceder supondría la existencia de dos cuerpos de formación científica diferente para los grandes depósitos, con el problema conexo del tránsito eventual del uno al otro, y sobre todo, el de las perspectivas de carrera, habida cuenta de los numerosos depósitos secundarios que necesitan la presencia de un archivista polivalente.

Sea como sea, nos parece que la cuestión no puede esquivarse por más tiempo y que sería bueno intercambiar puntos de vista y experiencia sobre la cuestión en el curso de la presente conferencia.

EL ARCHIVISTA Y LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA

Algunas repuestas han hecho especial énfasis en que toda la actividad del archivista es fundamentalmente de carácter científico, y en que toda la publicación de un servicio de archivos (guía, inventario, catálogo, edición de textos) es una contribución a la historia, como lo es también un trabajo de síntesis o una monografía. Estiman, pues, que en la actividad del archivista no cabe oponer lo que, por una parte, sería calificado como investigación histórica. Tal es el sentido de las respuestas de Italia y Suecia.

En cambio, otras respuestas observan que sería más justo distinguir dos elementos en la actividad del archivista: uno que comprende las operaciones propiamente archivísticas; y otro constituido por las investigaciones que se realizan para el público, para la administración o para las exposiciones, etc. Por nuestra parte confesamos no poder compartir este último punto de vista.

Considerar que el conjunto del trabajo archivístico es, por naturaleza, "investigación histórica" es en parte hacer un juego de palabras, porque todos sabemos que hay que distinguir entre las tareas que profesionalmente cumple el archivista (preparación de las entregas, selección de los documentos que han de ser conservados, clasificación, inventarios, etc.) y los trabajos propiamente históricos que se emprenden, con base en los fondos de archivo, sobre la historia política, institucional, económica, social, religiosa y aún sobre las ciencias auxiliares. Sin pretender establecer aquí una primacía jerárquica entre una actividad estimada como noble, y otra que se juzgo subalterna, creemos que es importante saber si el archivista tiene o no, el derecho o la posibilidad de consagrar una parte de su horario normal de trabajo a tales investigaciones, que algunos califican como "personales", o si está acomodado de manera que se le permita disponer de suficientes descansos (partes del día, días en la semana, etc.) para dedicarlos a investigaciones que exigen trabajo, principalmente en las bibliotecas.

Por nuestra parte creemos que el archivista tiene, no solamente el derecho, sino también el deber, de hacer tareas de historiador. Pensamos que no puede cumplir sus tareas profesionales de modo satisfactorio, si no utiliza los documentos como historiador, pues solamente así puede mantenerse al tanto de la problemática histórica, seguir la evolución y los progresos de la historia, comprender en fin, las necesidades y los problemas de los usuarios. En los archivos regionales y locales el archivista se familiariza así con los diversos aspectos de la historia de la región; aparte de que no estaría en capacidad de aconsejar a estudiantes e investigadores si él mismo no sumara a su experiencia como archivista, los conocimientos de historiador. Aún más: ¿erá acaso excesivo insinuar que gozará de mayor peso y prestigio ante los servicios públicos y frente a los universitarios, si después de sus años de formación prosigue con el cultivo de la Historia? Es evidente que merecerá mayor estimación si a la par que el archivista es autor de publicaciones que dan autoridad, cuenta con el movimiento histórico nacional o regional, si se hace descubridor de documentos y animador de sociedades científicas o de centros de investigación. Contrariando posiblemente el parecer de algunos, creemos que nunca será demasiado insistir sobre este aspecto que nos parece tan fundamental como las demás funciones oficiales que debe asumir el archivista.

Las direcciones centrales de archivo de muchos países reconocen la importancia de la cuestión y estimulan a los archivistas a que emprendan estos trabajos (Alemania, Austria, Bélgica, Gran bretaña, etc.) Al tiempo que lamentan que el recargo de otras tareas, sumado a la insuficiencia personal, hagan parca y lenta la actividad investigativa de los archivistas, la situación se hace particularmente difícil para los directores de pequeños archivos departamentales y provinciales, que con frecuencia son los únicos archivistas profesionales en sus depósitos, y por ende son absorbidos por infinidades de tareas diferentes. Aunque algo semejante sucede también con los directores de grandes depósitos regionales, y con mayor razón en los regionales, que a menudo se ven constreñidos a dedicar a la gestión administrativa gran parte de su tiempo, cuando no la totalidad de él. De hecho, los únicos que pueden consagrar una parte apreciable de tiempo a la investigación son los archivistas de los depósitos centrales o nacionales, o aún provinciales, cuando no tienen responsabilidad de dirección.

Esta situación repercute sicológicamente de manera negativa y ruda en el personal científico de los archivos. Debe tenerse presente que, con frecuencia, este personal no ha acogido la carrera (generalmente mal remunerada en comparación con otras) con el mero y mediocre propósito de poner orden en los legajos de las modernas administraciones, ni para agenciar materialmente un depósito, sino con el anhelo de satisfacer su elevada vocación de historiador. El simple manejo archivístico de documentos no es suficiente para satisfacer por entero la pasión de investigación que arde en muchos jóvenes archivistas. Como consecuencia, no son pocos los que caen en una resignación progresiva que apaga su sed de investigación, o los que a todo precio, buscan su traslado al ejercicio de funciones universitarias donde puedan, con mayores facilidades, dedicar parte de su tiempo a investigaciones históricas, y con ellos, lograr su autorrealización. Más adelante examinaremos este problema.

Socialmente, la situación actual puede aparecer como anormal. En efecto: los archivistas han sido formados como historiadores completos; es decir, han recibido la misma formación que los historiadores de las universidades y demás centros de investigación, a los cuales se añaden varios años de preparación específica de la profesión sumados a concursos nada fáciles. Pues bien: el peso de sus diversas áreas les impide explotar apropiadamente el capital de conocimientos que así han acumulado. Es evidente que esto representa una pérdida grande para el progreso de las ciencias históricas, problema que es indispensable analizar.

Por estas consideraciones las direcciones de archivo se esfuerzan y hacen todo lo posible para que su personal científico pueda empeñarse en investigaciones compatibles con el desempeño de sus tareas. Ciertamente el tiempo concedido cambia de un país a otro, de un depósito a otro, y aún dentro de un mismo depósito, según las funciones que se ejercen. Esto impide establecer el tiempo promedio que los archivistas dedican a sus investigaciones.

Con intención meramente indicativa ofrecemos la tabla siguiente de lo que con respecto a la distribución del tiempo se hace en algunos países distinguiendo:

1.- Tareas propiamente archivísticas: selección, clasificación, inventarios, etc.

2.- Tareas para-archivísticas: relaciones con el público, comisiones, dirección de revistas, asistencia al director del servicio en la gestión del depósito, etc.

3.- Trabajos de investigación científica.

	1	2	3
Alemania (República Federal)	60-65%	15%	20-35%
Austria	75%	15%	10%
Bélgica	65%	65%	35%
Camerún	50%	25%	25%
Canadá (Archivos Públicos)	75%	20%	5%
Costa de Marfil	40%	40%	20%
Hungría	33%	33%	33%
Países Bajos	50%	15%	35%
Polonia	40%	45%	15%
Suiza (Archivos de los Cantones)	60-80%	20%	0-20%
Checoslovaquia: Bohemia	60-80%	60-80%	20-40%
Eslovaquia	65%	10%	25%

En Francia, el horario de los archivistas en los Archivos Nacionales y en algunos otros depósitos es de 30 horas semanales, lo cual les permite dedicar a trabajos personales el 28% de la semana oficial de 42 horas. Bien diferentes es la situación en provincias, donde los directores de servicio difícilmente pueden destinar algo de su tiempo a trabajos de investigación (0-20%), en tanto que sus adjuntos pueden hacerlo con menor dificultad.

En Italia, el horario de los archivistas les permite realizar trabajos de investigación, si así lo desean. En Finlandia se les concede una diaria para sus trabajos personales, lo que equivale aproximadamente al 13 %. En Bade-Wurtemberg, una tarde por semana 10%. En Eslovaquia se les permite emplear 15% de su tiempo para investigar y 10% para estudio de literatura técnica e histórica.

En algunos países, los trabajos de investigación científica de los archivistas se incorporan dentro del plan de trabajo de los depósitos, lo cual los habilita para dedicar parte de su tiempo, y algunas veces la totalidad, a trabajos de reconocido interés. Así ocurre principalmente en Yugoslavia y en Polonia. En este último país, si el tema de estudio guarda estrecha relación con la archivística y representa un evidente interés para los archivos, puede entonces integrarse dentro del plan de trabajo del establecimiento; y cuando se juzga que el tema es de máximo interés, entonces se conceden permisos, hasta de dos meses en el año, para su estudio. Además, para determinados trabajos, particularmente para preparación de tesis de doctorado, el archivista puede obtener una licencia remunerada de 28 días al año, en virtud de un decreto del 25 de julio de 1967.

Cualesquiera que sea la posición oficial de las direcciones de archivo con respecto al tratamiento científico de su personal, en todas partes se admite que los archivistas puedan participar en congresos o coloquios científicos, con previa autorización de la autoridad superior. Para estos casos no es raro que las direcciones les otorguen su representación oficial y les concedan gastos de viaje y de permanencia, dentro y fuera del país.

Empero, sigue siendo excepcional que se concedan licencias remuneradas, o comisiones para realizar trabajos personales. Esto ocurre solamente cuando las investigaciones se consideran de interés esencial para los depósitos. En cambio, en todas partes se conceden licencias sin remuneración, de uno a varios meses, cuando los archivistas obtienen apoyo financiero de fundaciones o centros de investigación científica.

De todo esto queda en claro lo importante y esencial que los trabajos de investigación científica de los archivistas sean considerados como una actividad normal que surgen simultáneamente de sus funciones como archivistas, y de su formación como historiadores. Por la misma razón se considera justo que tales trabajos les sean tenido en cuenta para su avance en la carrera; cosa que se cumple hoy, de hecho o por derecho, en casi todos los países.

LOS ARCHIVISTAS Y LA ENSEÑANZA SUPERIOR

En todos los países donde se tiene en cuenta el que los archivistas, fieles a su vocación y a su misión, emprendan trabajos científicos de elevada calidad y se hagan a un nombre en el campo de su especialidad, se considera normal que dicten cursos o conferencias en universidades y demás centros de enseñanza superior. Pues es evidente que de este modo los archivistas calificados están en capacidad de incorporarse en mejor forma al movimiento histórico general, a la vez que llevan a los estudiantes el beneficio de su competencia y de su conocimiento directo de las fuentes archivísticas.

De los países que respondieron el cuestionario, son muy pocos los que señalan el total de archivistas con cargos de enseñanza, y también muy pocos los que consideran la cuestión que nos ocupa como irreconciliable con los reglamentos vigentes. Tal es el caso de Australia, Camerún, Dahomey, Malasia y en la República Democrática Alemana.

Lo contrario sucede en la República Federal de Alemania, donde el 10% del cuerpo de archivista ejerce la docencia, 10 lo hacen en Austria; 5 sobre 66 en Bélgica; una treintena en Francia; 31 en Italia (liberi docenti, professori incaricati, professori honorari); 2 archivistas de Estado y 3 municipales en los Países Bajos; 4 n Rumania; 3 en Suecia; de 10 a 15 en Bohemia; un número no determinado en Yugoslavia. Todos ellos enseñan las más diversas materias en universidades o en institutos de enseñanza superior: Historia general de la Edad Media, de la época moderna o contemporánea, Historia Regional, Historia de la Instituciones, Historia económica, Metodología histórica, Latín medieval, paleografía, diplomática, etc. Los casos son menos frecuentes en otras partes: 2 en Finlandia, 1 en el Public Record office de Londres, de 1 a 3 según los años en Hungría, 1 en Noruega, etc.

Conviene añadir a lo anterior - aunque el hecho puede tomarse como normal - que no son pocos los archivistas encargados de cursos o conferencias de archivística en universidades que funcionan en el marco de una universidad; o en institutos de archivística, o en escuelas de archivos como ocurre en Alemania Federal en Escuelas de archivos de Marburg y de Munich; en Gran Bretaña, 3 miembros del Public Record Office son conferencistas en la School of Librarianship and Archives de L´University College de Londres); en Israel, 7 archivistas enseñan en la Hebrew University; en Italia, otros lo hacen en las escuelas regionales de archivística, de paleografía y de diplomática; en Polonia 5.

Es cierto que la mayoría de las legislaciones y reglamentos universitarios no permiten que el profesor titular acumule otras funciones al ejercicio de su cátedra. Por esto, los archivistas sólo pueden ejercer la docencia en institutos de enseñanza superior a título de encargados de cursos o de conferenciantes, de Privatdozent, etc. No obstante, vale anotar aquí que, en los Países Bajos, el archvista de Estado, Dr. Meilink, es a la vez, profesor titular de la cátedra de Historia de Indonesia en la Universidad de Leyde.

Se explica sí la fuerte tentación que experimentan aquellos archivistas que ya tienen a su cargo un curso en la universidad, de buscar una transferencia definitiva a ella, renunciado a la carrera de archivos. Consideraciones explicables y justificables, tales como las de un salario superior, de un mayor prestigio, de posibilidad de formar discípulos, y sobre todo, de más amplias facilidades para adelantar y publicar trabajos de investigación, están provocando algo así como una hemorragia, más o menos grave, en el cuerpo de archivistas cuyos mejores elementos tienden, por las consideraciones dichas, a situar su campo de acción en la enseñanza superior. El hecho ha sido señalado en Alemania, Israel, Bélgica e Italia.

Cabe anotar que en los dos últimos países algunos de los más notables historiadores universitarios se iniciaron en la carrera de los archivos. En Francia, en un lapso de veinte años, 20 archivistas han abandonado la administración de los archivos para dedicarse a la enseñanza superior: 8 en facultades de letras, 2 en facultades de derecho, 5 en la Escuela de Altos Estudios, y 5 en l´Ecole des Chartes. 5 de veinte hoy son decanos o presidentes de sus instituciones.

Ciertamente, esta fuga da lugar a numerosas críticas. Pero, en rigor no hay por qué asombrarse de ella, ni por qué inquietarse. El hecho es apenas relevante de los estrechos lazos que ligan a los archivos con la enseñanza superior y con la investigación histórica. Para algunos, la deserción de archivistas no significa otra cosa que el cumplimiento lógico de la misión que habían comenzado a cumplir en la carrera archivística, irrevocablemente llamada, por definición misma, al servicio de la historia.

LAS TAREAS DE UN DIRECTOR DE SERVICIOS DE ARCHIVO

Hasta aquí, hemos considerado los archivos como una institución. Pero hay que tener presente que no se puede confundir el depósito con los servicios de archivo. En cuanto toca a la administración del depósito, los poderes del director han de considerarse como irrestrictos, al igual que los de un curador de museo, de un director de biblioteca o de un decano de facultad universitaria. Por razón misma de las funciones de su cargo, pertenece y se integra a la estructura de la administración.

En la mayoría de los estados, con excepción de los de tipo federal, existe un director general de archivos, de quien depende toda la red de archivos centrales y regionales, y a quien además le corresponde el control y la inspección de los archivos de la administración, ya veces la de los archivos de la comunas. Aún en los casos en que el director no tiene autoridad sobre la red de archivos locales, como en Inglaterra por ejemplo, no por ello se despoja de la responsabilidad de la conservación de los archivos que se originara en el conjunto de los servicios gubernamentales. Para este fin en Londres, uno de los colaboradores del Keeper tiene a su cargo asegurar la colaboración apropiada con las autoridades locales responsables de guardar debidamente los archivos públicos.

Así mismo, los directores de servicios de archivos regionales o departamentales ejercen control sobre los archivos de las diversas administraciones públicas dentro del campo de su competencia, y en general, tienen derecho a inspeccionar los archivos comunales. Tal es el caso en Austria, Bélgica, Camerún, Costa de Marfil, Dahonmey, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Noruega, países Bajos, Polonia, Suecia, Cantones suizos y Checoslovaquia. Son contados países en que este derecho de inspección no se halla confiado a los directores de servicios de archivo (Alemania, Canadá, Gran Bretaña, Yugoslavia.).

En Italia existe separación entre dos servicios de archivo paralelos; de una parte, los 94 directores de los Archivos del Estado, que tienen la dirección de sus depósitos, y además el control de los servicios de otros de carácter estatal; y por otra parte, los 18 superintendentes regionales que tienen a su cargo la vigilancia sobre los archivos de las demás administraciones y sobre los particulares. En Bélgica y en los Países Bajos existe igualmente una inspección, central o provincial, de los archivos comunales.

Todos los directores tienen grandes responsabilidades en la gestión de sus servicios: preparan su presupuesto, ordenan pagos, aseguran la conveniente gestión financiera, mediante el control de los departamentos que depende de ellos y de los centros de servicios financieros. No obstante, hay que anotar que en algunos países, los directos del archivo del Estado sólo disponen de una presupuesto limitado, y que lo esencial en el aspecto financiero está reservado a la dirección central de archivos. Este es el caso en Italia y Bélgica.

También los directores tienen competencia para nombramientos y ascensos del personal a su servicio, o al menos para proponerlos a la administración superior (excepto en la Gran Bretaña, donde los nombramientos corresponden a la Comisión de la Función Pública, y en Dahomey).

Como es obvio, en la mayoría de los países, los directores no limitan su actividad a la gestión administrativa de sus depósitos, a las inspecciones y a los servicios anexos que frecuentemente les son asignados (biblioteca administrativa, centros de documentación etc.). Participan también a título personal o en razón de sus funciones, en trabajos de comisiones muy diversas que expanden muy lejos la irradiación cultural de los archivos y la de sus representantes. Esto acontece sobre todo, con los directores generales de archivo, pero también en no raras ocasiones con directores regionales.

Lo anterior ocurre de modo muy notable, en Francia, donde el fenómeno sobrepasa en gran medida la actividad que en otros países se considera normal. Allí los directores departamentales participan en comisiones de urbanismo, de protección de lugares y monumentos, de turismo, sin que sea raro el caso en que tengan a su cargo la presidencia de dichas comisiones.

A veces coordinan los trabajos del Inventario General de Monumentos y tesoros de arte y aquellos servicios dependientes del Ministerio de Asuntos Culturales; tienen asiento en comisiones de gestión de bibliotecas y museos; extiende su interés a excavaciones arqueológicas, a la conservación de antigüedades y objetos de arte de su departamento, aparte de otras muchas actividades.

La consecuencia es que tan variados quehaceres culturales absorben a los directores la mayor parte de su tiempo. Aunque sus horarios son menos pesados que los de su personal, a la postre resulta que no disponen del tiempo necesario para atender debidamente las actividades propiamente archivísticas, hasta el punto que, en ocasiones tienen que renunciar a ellas. Según los países, la gestión del depósito y las obligaciones de carácter administrativa ocupan del 40 al 90% del tiempo de trabajo, y las diversas tareas culturales hasta 20%.

En los depósitos de archivo de importancia secundaria, en los que el director no cuenta con la colaboración de archivistas, las tareas profesionales sufren desmedro notable, pues, apenas alcanzan a dedicarles parte de su tiempo (Francia, por ejemplo). En depósitos de mayor importancia, una parte de este tiempo se dedica principalmente a dirigir el trabajo de los colaboradores y a aconsejarlos en sus propias actividades. Otra consecuencia es que los trabajos científicos de los directores sufren el consiguiente retardo. Y si bien es cierto que en algunos países (Alemania, Austria, Bélgica) todavía pueden dedicarles alrededor de un 20 % de su tiempo, en otros se encuentran forzados a renunciar a ellos.

Este es uno de los problemas más graves que confrontan los archivos de los diversos países: la insuficiencia manifiesta de personal, que se halla bien lejos de haber seguido el paso con que avanza el número de tareas que pasa sobre ellos, es probablemente el mayor problema del momento, porque de él depende la manera como los archivos podrán afrontar en los próximos años las obligaciones que se encuentran forzados a renunciar a ellos.

Este es uno de los problemas más graves que confrontan los archivos de los diversos países: la insuficiencia manifiesta de personal, que se halla bien lejos de haber seguido el paso con que avanza el número de tareas que pesa sobre ellos, es probablemente el mayor problema del momento, porque de él depende la manera como los archivos podrán afrontar en los próximos años las obligaciones que emanan de su misión multiforme.

Así hemos pasado somera revista a las tareas que se derivan de la misión de archivos. Muchas otras se hubieran podido anotar, pero voluntariamente las hemos dejado de lado, tales como la colaboración con academias y la publicación de revistas históricas. Lo dicho basta para hacer patente el desarrollo de la misión de los archivos que se ha operado en la mayoría de los países y a la vez para mostrar el peso creciente de las tareas del archivista, debido en buena parte a sus nuevas obligaciones frente a la gestión de los documentos contemporáneos. A lo largo de nuestro examen, y cuando lo juzgamos oportuno, nos hemos permitido subrayar algunas consecuencias que nos parecieron graves; hemos asumido posiciones y establecido conclusiones. Todo ello a título meramente personal, por lo que presentamos excusas. Obramos así porque consideramos que hacía parte de nuestro deber de ponentes.

Para finalizar diremos que vale insistir en el acusado paralelismo con que se manifiesta el desarrollo de los archivos en todos los países del mundo. También vale señalar que la profesión del archivista está lejos de semejarse hoy a lo que fue antaño. Sir Hilary Jankinson tuvo sobrada razón cuando, hace veinte años, en su conferencia inaugural de la enseñanza de la archivística en Londres, la llamó "una nueva profesión", suscitando entonces escépticas sonrisas. Hoy exactamente es eso: una nueva profesión, basada en elementos tradicionales, pero llamada a evolucionar, más y más, en los años venideros. Lo indispensable es que el archivista, cualesquiera que sea el campo y la forma en que ejerza su profesión, jamás olvide que es un historiador al servicio de la historia.


BAUTIER, Robert-Henri. La misión des archives et les táches des archivistes, en las Actas 

des onziéme et douziéme Conferences Internacionales  de la Table Ronde des Archives. París, sin 

fecha (1973)

IN MEMORIAM...

Robert Henri Bautier  (1922-2010)

Con la desaparición de Robert Henri Bautier, ICA (Consejo Internacional de Archivos) pierde una de sus grandes figuras fundadoras.

Hombre de acción y hombre de ciencia, Robert Henri Bautier encarnaba la creencia que el progreso de la teoría y la práctica archivística pasaban por la cooperación internacional. Charles Braibant, que fue elegido presidente en 1950, le encomendó la tarea de planificar el programa y animar la acción intelectual del Consejo Internacional de Archivos. Convirtió este programa en fuegos artificiales permanentes durante unos diez años. Su primera tarea fue la instalación  en  el  ICA de la continuidad de los esfuerzos de cooperación de entre  guerras mediante la preparación de la Bibliografía selectiva de guías  de  archivos, publicada en 1934. Para existir a nivel internacional, la profesión necesitaba conocer su producción intelectual. Bautier le ofreció la bibliografía internacional anotada de Archivum y, para lograrlo, se puso a revisar el servicio de casi todas las revistas profesionales y herramientas de investigación publicadas en muchos países. También realizó el primer Anuario Internacional de Archivos, publicado como un volumen de Archivum.

Como académico y preservador de archivos tenía la intención de conservar la cultura tradicional profesional basada en las ciencias auxiliares de la historia. Coordinó los trabajos del Vocabulario de Terminología Archivística Elsevier que es la suma de esta cultura. Su fidelidad a la tradición se complementaba con un inequívoco sentido de las prioridades y la capacidad de anticiparse a las futuras prioridades. Los temas que eligió para investigar en la década de 1950, los registros notariales, los registros civiles, los edificios de archivos, llenaron los vacíos en la cultura profesional.

Charles Braibant creó la Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de Archivos (CITRA) en 1954 y le confió su dirección. Una vez más, debió seleccionar temas de interés general, previendo su importancia para el futuro de los archivos. Así, en 1961, seis años antes de que la Comisión de Derecho Internacional de las Naciones Unidas y 13 años antes de la Conferencia General de la UNESCO, CITRA apoyó en Varsovia la urgencia de restaurar el Derecho Internacional de Archivos destruido por la Segunda Guerra Mundial. Anticipando la inminente descolonización, propuso en el año 1958 a la UNESCO, la puesta en marcha de la Guía de Fuentes de Historia de las Naciones para abrir a los nuevos países independientes los fondos archivísticos de la Unión Europea que les concernían y contribuir a a la búsqueda de sus raíces históricas.

A lo largo de décadas, el  ICA deberá permanecer fiel al legado de Robert Henri Bautier: rigor intelectual para alcanzar la excelencia, deseo de estar preparados para enfrentar los desafíos del futuro y un compromiso pleno con la idea de que, en nuestro campo, el progreso no puede imponerse sin confiar en el trabajo conjunto de los archiveros del mundo.

Enmarcado en una gran carrera en los archivos franceses - el Archivo Nacional, el Archivo de Francia y, más recientemente, en las  Escuelas de Chartres - también jugó un papel clave en la redacción de las primeras páginas la historia del  ICA. Como secretario de la publicación Archivum de la década de 1950, compiló bibliografías de las publicaciones de archivos y directorios de instituciones archivísticas.

Tenía un gran interés en la formación y había publicado una comunicación sobre este tema en el II Congreso Internacional celebrado en La Haya en 1953. También trabajó en la preparación de un Vocabulario de Terminología Archivística. Esas actividades han tenido mucha influencia en las publicaciones del  ICA durante muchas décadas.

Robet Bautier-Henri fue miembro honorario vitalicio del ICA.

Fuentes: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=355

http://www.ica.org/?lid=11846&bid=1074

(El destacado nos pertenece. Hemos introducido correcciones en la traducción y en la tipografía)

FALTAN  SÓLO 50  DÍAS  PARA  EL  CENTENARIO