LOS ARCHIVOS EN PAÍSES DESARROLLADOS: UNA CONTRIBUCIÓN AL DESARROLLO NACIONAL

por Wilfred I. Smith

Es razonable suponer que los países de Norte América y Europa han superado la etapa donde es necesario justificar la existencia de los repositorios de archivos. Es cierto que los archivistas se quejan que el público y sus superiores quienes controlan su presupuesto, no creen conveniente asignar una mayor prioridad a los objetivos y programas de los archivos. Sin embargo hay aún una aceptación general, al menos en principio, de los puntos de vista que fueron expresados claramente durante la Revolución Francesa que, además de sus usos prácticos, los archivos son un recurso cultural, un espejo del pasado, un recuerdo colectivo nacional: y que una obligación fundamental de una comunidad o sociedad es la de preservar los documentos de su pasado y de hacerlos disponible al público como una herencia cultural.

El concepto de gestión de archivos es mucho más reciente. principalmente un producto de la experiencia Americana durante y después de la segunda Guerra Mundial, su contribución a la eficiencia corporativa y gubernamental y a la economía, se dan por sentados en Norteamérica y se están reconociendo poco a poco en Europa. Sin embargo hay una gran área de la población mundial, conocida como los "los países en desarrollo" donde tanto la gestación de archivos y de documentos no existe o ésta en una etapa muy primitiva de desarrollo. Además, en estos países, existen muchas dificultades para establecer y mantener un programa de archivos, y para obtener los recursos necesarios y el apoyo popular, porque no hay normas.

Hay muchas razones prácticas para asignar una baja prioridad a las instituciones de archivo en los países en desarrollo. La lista siguiente es indicativa para no exhaustiva:

1. La necesidad urgente de desarrollo económico tiene una clara prioridad sobre los intereses culturales en la asignación de recursos disponibles.

2. La necesidad de mejorar las normas y las condiciones de vida da prioridad no solamente al desarrollo económico y a las oportunidades de empleo, sino también a hospitales, vivienda, transporte y bienestar.

3. Se requiere un énfasis en la educación y entrenamiento, no solo para proporcionar el liderazgo y la experiencia profesional y técnica requerido, sino también para liberar las capacidades latentes de toda la población, donde el analfabetismo es alto.

4. El deseo de trasformar las sociedades emergentes de colonias materialmente primitivas y dependientes en países prósperos, bien informados, y confiados en sí mismo ocupa un lugar de alto valor sobre la información. Pero la urgencia de los problemas del presente y los planes para el futuro reducen el interés en el pasado y el incentivo para estudiarlo. Sin duda, la experiencia colonial puede considerarse en algunos lugares "un documento de desgracia."

5. Unificar los diversos elementos raciales, religiosos y sociales es esencial para lograr coherencia e identidad común y unidad de propósitos. Para alcanzar este objetivo la palabra impresa y los medios de comunicación de masas parecen ser más efectivos que los documentos no impresos. Sin duda, para este propósito, la propaganda parece ser más efectiva que la evidencia auténtica del pasado.

6. Los efectos del clima típico tropical en los países en desarrollo hacen que la tarea de preservar los documentos originales sea difícil, costosa y aparentemente desproporcionada al valor investigativo de los documentos.

7. Falta apoyo voluntario no gubernamental de personas y grupos tales como las sociedades históricas locales.

8. El apoyo de los historiadores, quienes en Norteamérica han sido los más efectivos defensores del establecimiento de los repositorios de archivo es incierto y está dividido. En el caso de los piases interesados en obtener copias microfilmadas delos documentos de los antiguos poderes coloniales que en promover el establecimiento de repositorios para los documentos originales localmente.

9. La falta de personal entrenado en la gestión de archivos y documentos priva a los países en desarrollo de un liderazgo local, y se suma a la dificultad de entregar los escasos fondos a un área de baja prioridad.

10. Donde no existe gestión no sistema de archivos no se siente su necesidad ni se entiende su valor, y es difícil explicarlos en formas convincente si no se pueden demostrar sus beneficios.

Estas y otras razones explican la baja prioridad que se le ha dado a los archivos y su administración en los países en desarrollo. Si los países interesados los van ayudar deben demostrar que tienen valor cultural y práctico y que hay una relación integral entres ellos y la eficiencia del gobierno, en el desarrollo económico y la unidad nacional. De varias maneras se puede demostrar que la gestión de archivos hace contribuciones importantes al desarrollo nacional.

Primero, la gestión de archivos pueden aumentar la eficacia de los departamentos y agencias del Gobierno en general, y particularmente de aquellos que tienen la responsabilidad del desarrollo económico. El manual de las Naciones Unidad de 1961 concluye que el progreso administrativo es el SINE QUA NON en la implantación de programas de desarrollo nacional. Pero la clave para el progreso efectivo de la información. Es innegable el efecto de los sistemas de clasificación mejorados con la rápida recuperación resultante (y otros aspectos de la práctica de la buena gestión de archivos) Sobre las decisiones y la eficiencia administrativa.

Por ejemplo, la introducción un nuevo sistema de clasificación en un caso redujo el tiempo promedio de producción de información de 2 horas 20 minutos. Por otros lados, hay muchos ejemplos de días y aún de semanas utilizadas buscando en archivo desorganizados o duplicados informes y estudios cuando no se disponía de los originales.

Es difícil medir cuantitativa o cualitativamente el impacto total de la gestión de archivos sobre la eficiencia gubernamental, pero en algunos aspectos, si se puede medir en forma precisa los ahorros financieros. Las economías son reales cuando se introducen horarios que permiten el retiro regular de documentos y el uso de centros de archivo para archivos inactivos. Los costos de espacio, personal y equipo para el almacenamiento en las oficinas comparadas con aquellos en un centro, muestran fácilmente el ahorro financiero alcanzado por la transferencia de cada pie cúbicos de documentos inactivos. A estos se puede agregar el ahorro total comprometido en la destrucción planeada de documentos que ya no se usan. Un último beneficio de la gestión de archivos es la identificación de documentos que tienen un valor constante para el desarrollo y otros objetivos, documentos cuyas preservación puede asegurarse por medio de su transferencia a un archivo. Se ha demostrado que, lejos de ser un gasto superfluo, un sistema de gestión de archivos, es un instrumento esencial para el manejo de eficaz de la información. Este programa promueve la eficiencia y la economía y puede tener tanto efecto directos como indirectos en el desarrollo nacional. Es una inversión completa que produce buenos dividendos.

Segundo, la información archivística puede ser de uso práctico para el desarrollo nacional. Es obvio que la aplicación de una experiencia relevante, como alternativa para iniciar una nueva, ahorra tiempo y dinero, evita la duplicación de esfuerzos, y puede prevenir fallas. Los últimos informes de varios años de experiencia archivística en Malasia y Madagascar contienen muchos ejemplos de la utilidad de la información de las fuentes de archivo para una gran gama de proyectos actuales de desarrollo especialmente en la planeación y la investigación operacional. En el campo de la agricultura, los resultados de los primeros estudios y experimento han sido de gran valor. Los informes y apuntes no publicados sobre el cultivo de arroz y la vida de los gusanos de seda, por ejemplo beneficiaron considerablemente el desarrollo agrícola en Madagascar: mientras que la pérdida de informes relacionados con el cultivo de cocos produjeron experimentos prolongados y pérdidas costosas. Los antiguos estudios e informes geológicos, mapas y cartas y los documentos de las compañías mineras son extremadamente útiles en el desarrollo de la minería. Ellos han mostrado, por ejemplo, que existen cantidades de minas pero que no se han trabajado porque no hubo elementos tales como transporte o mercados adecuados. Cuando sí existen estos elementos, no se presentan fallas. Los registros del tiempo que indican la lluvia y la incidencia de huracanes e inundaciones, tienen un valor obvio en la planeación del desarrollo económico, tal como los informes médicos de los misioneros en el control de las epidemias.

La industrialización requiere el estudio de muchos factores diferentes, cuya combinación debe ser favorable para hacer que una inversión sea práctica. Los archivos pueden ser muy útiles para indicar tendencias a lo largo de un periodo de tiempo. Por ejemplo, los viejos informes policiacos se han usado para señalar las relaciones entre los grupos étnicos en una región, factor importante con respecto a los estudios del potencial humano paras proyectos industria- les particulares: la infraestructura -caminos, carreteras, puertos y otras facilidades básicas como base de la economía- es esencial para el desarrollo nacional. La referencia a viejos mapas, planos e investigaciones ha permitido la relocalización, separación y construcción rápida de un dique en Madagascar fue posible porque los antiguos documentos departamentales se guardaron y fueron recuperados por el personal de archivos de una gran miscelánea de documentos. Por otro lado la pérdida de documentos relacionados con una carretera en Ghana costó cerca de medio millón de dólares porque se tuvo que repetir el trabajo que ya se había hecho. El material de archivo es de valor particular en la planeación a la largo plazo que requiere el uso de datos de recursos actuales a un perfecto a un perfecto potencial futuro. Tales proyecciones tienen mayor validez cuando son reforzadas por datos archivísticos relevantes durante largos períodos en los cuales se indican tendencias distintas, aún si no hay documentos del pasado, debe ser una responsabilidad obvia de los Gobiernos, conservar cierto tipo de documentos actuales para el uso futuro. Entonces puede justificarse un archivo solo por su uso futuro. Se puede asegurar que la preservación y disponibilidad de las fuentes de archivísticas pueden facilitar la planeación del desarrollo, evitar la duplicación innecesaria de esfuerzo y de errores anteriores por la experiencia anterior.

Tercero, los archivos pueden contribuir al crecimiento de la unidad nacional. Muchos estados nuevos son creaciones artificiales porque los límites étnicos y geográficos fueron ignorados al establecer las colonias que alcanzaron su independencia recientemente. El gran vació que dejó el retiro de los Gobiernos coloniales llevó a profundas rivalidades políticas y personales; hizo que se revivieran los antiguos conflictos de las tribus y estimuló otras fuerzas negativas que amenazaron seriamente la supervivencia de muchas naciones nuevas. Por lo tanto, hay una necesidad imperante de forzar los elementos a una unidad, de construir un sentido de identidad nacional.

En gran parte, esta identidad depende el reconocimiento de una historia nacional común, cuya escritura se basa necesariamente en la investigación de fuentes archivísticas que se hallan disponibles.

Es interesante el hecho que la experiencia de los Estados Unidos para lograr y consolidar su independencia haya sido citada como un ejemplo del buen uso del material de archivo para promover la conciencia nacional. La investigación histórica en los archivos sobre las batallas sobre la independencia dirige la extensión común vitalmente importante y explica las razones para construir una nación en lugar de 13 colonias dispersas y especialmente los principios fundamentales y las metas que surgieron primero y que han servido de guía para la evolución política de la Nación a lo largo de los siglos.

Finalmente el material de archivos es valioso para el desarrollo nacional en el proceso educativo. A medida que las nuevas naciones intenten avanzar en los últimos 25 años del siglo XX, habrá mayor confianza en la información importada. En estas circunstancias, la historia, que es un producto nativo, puede asumir más importancia que la usual.

Los países en desarrollo, que son pobres en historias publicadas formalmente, bien pueden encontrar la manera de popularizar las fuentes originales de archivo, particularmente aquellas de naturaleza audiovisual. La integración y unificación son particularmente difíciles de lograr en los países que son de carácter multirracial y multicultural.

El reconocimiento de las contribuciones complementarias de varios elementos constituidos pueden llevar a la promoción de la unidad e identidad nacionales. Estos esfuerzos no se deben confinar a los colegios. La información relevante puede transmitirse a toda la población por medios de exposiciones, conferencias, diapositivas, películas y programas de radio y televisión basadas en los materiales de archivos. Para llevar a las verdaderas raíces nativas, serían necesarias evidencias previas al periodo colonial. Éstas pueden existir en formas de tradición oral: folclore, música y baile. Puede debatirse hasta dónde los archivistas deban estar comprometidos con todo el rango de la historia oral: pero en ausencia de otros programas. las instituciones de archivos deben intentar preservar todos los componentes de la herencia cultural nacional, incluyendo las artes y visuales.

Una vez que se han reconocido los beneficios concretos de un sistema de gestión de archivos, se llega frente a frente a los costos. Aquí son aparentes las ventajas de un sistema único coordinado y comprehensivo que se ha denominado el "principio de los archivos totales". Existen ventajas obvias al tener una sola agencia en lugar de un sistema fragmentado, pues la agencia tiene la responsabilidad de establecer registros uniformes y procedimientos de gestión para la operación de los departamentos, dirigir los centros de archivos y controlar la selección y trasferencia de los documentos de valor permanente para su preservación en un archivo central. Las ventajas se multiplican si los archivos no solamente contienen documentos del Gobierno sino que también cubren el amplio rango de los materiales de archivo,- documentos privados, y de trabajo, mapas, fotografías, películas y otros. Para que un archivo se identifique con la documentación total del pasado y se le considere como el guardián de la herencia nacional, es conveniente que sirva a la población como un todo. Tal integración gestión y archivos/ sistema de archivos, que promueva la eficiencia del Gobierno y proporcione un amplio espectro de servicios al Gobierno y al público en el amplio rango de los materiales archivísticos tiene más opción de recibir la ayuda financiera que necesita que muchas instituciones que se hayan establecido sin planeación en algunas países.

Esta concentración de recursos y de servicios de archivo es también una solución parcial a los problemas financieros de las costosas medidas requeridas para proteger los materiales originales en un clima tropical donde hay humedad, plagas, fuego y negligencia. Es necesario evitar la duplicación donde los fondos son escasos. Un solo edificio para archivos con aire acondicionado, con pocos empleados y equipos para proporcionar un servicio central de microfilmación para todas las agencias gubernamentales, servicios de fotoduplicación para archivos y facilidades de restauración y reparación de documentos, puede ser una buena inversión en términos del desarrollo nacional.

En contra de esta experiencia, la conclusión lógica es que los programas para asistencia técnica a los países en desarrollo debe tener una alta prioridad en cuanto a la gestión de archivos y al desarrollo de éstos.

Esta prioridad debe mantenerse no solo por quienes donan los fondos sino también por los países receptores, de los cuales se espera una sincera cooperación y fondos de contrapartidas en un futuro. Sería ingenuo pretender que exista hoy tal apoyo. Aunque muchas personas, agencias, instituciones y organizaciones, de las cuales las más importantes son la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos, están convencidas de la importancia del desarrollo archivístico, existe una tendencia a considerarlos puramente culturales.

Agencias internacionales como el Programa de Desarrollo de las Naciones Unidad al igual de las agencias como la AID y fundaciones privadas, que inviertan bastante dinero en asistencia técnica, no los han considerado un área de inversión productiva. Esta actitud ha sido reforzada con la falla de los mismos países emergentes en reconocer el valor de la gestión de archivos y de los documentos en el desarrollo nacional. Lo que no se conoce, no se hecha de menos.

Hablando en forma general, se necesitan tres factores para el establecimiento y conservación de un exitoso sistema de archivos/gestión de archivos en los países en desarrollo: asistencia técnica del exterior que proporcione experiencia, liderazgo y dirección cuando ésta no se consigue localmente: compromiso de los recursos necesarios por parte de los mismos países en desarrollo: y personal profesional hábil y entrenado lo mismo que funcionarios técnicos en cada nación para asegurar la continuidad del sistema una vez que se haya establecido y para adaptarlo a la necesidades particulares de ese país, de manera que sea una institución esencialmente nacional y no una importación extranjera. El Consejo Internacional de Archivos intenta ayudar en estas dos áreas proporcionando consultores, asesores e instructores a corto plazo y estableciendo escuelas de archivos en las regiones en desarrollo para el entrenamiento local de personal.

Estas observaciones sobre las contribuciones potenciales de la gestión y la administración de archivos al desarrollo nacional seguirán siendo teóricas a menos que se tomen medidas prácticas para crear las instituciones que sean necesarias. Juzgando por la experiencia de los últimos años, esta reforma será lenta y difícil. Se espera que los efectos de los pasos que se deben tomar sean acumulativos y que se aceleren a medida que se demuestren beneficios positivos. Es más importante enfatizar -a las agencias que brindan ayuda y a las autoridades de las naciones en desarrollo- las ventajas prácticas del sistema de archivos y de la gestión de archivos para el desarrollo nacional, aún estimando los grandes ahorros financieros o dividendos que se sacan a una inversión relativamente pequeña en entrenamiento, personal y equipo.

También es importante que se consideren y controlen primero que todas las propias necesidades de cada país y que el sistema de archivos y la gestión de archivos se introduzca como un elemento armonioso dentro de la estructura nacional gubernamental e institucional. Así el sistema no aparecerá como un trasplante extranjero sino como un injerto benéfico de los organismos enraizados en la tierra nativa.

PGI-85/WS/32 - Original: inglés

La Administración Moderna de Archivos y la gestión de Documentos: El Prontuario RAMP

Recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la| Educación, la Ciencia y la Cultura

París. Diciembre de 1985

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