EL RESPETO POR LOS FONDOS EN ARCHIVÍSTICA:

PRINCIPIOS TEÓRICOS Y PROBLEMAS PRÁCTICOS

Michel Duchein

 

El respeto por los fondos ha sido tradicionalmente considerado, desde la segunda mitad del siglo XIX, como el principio fundamental de la archivística. Justamente, por la práctica el archivista se diferencia netamente del bibliotecario, de una parte y del documentalista, por la otra.

Al igual que sucede con muchos principios, es más fácil enunciarlo que definirlo y definirlo que aplicarlo. Si bien es verdad que no es difícil establecer sus bases conceptuales, no es menos cierto que, desde el momento mismo en que se busca profundizar en sus aspectos teóricos y derivar conclusiones, surgen enormes dificultades que generaciones enteras de archivistas han examinado sin lograr soluciones claras de aceptación universal.

El presente artículo no pretende reconstruir por entero los datos de una cuestión a la que muchos teóricos han aportado contribuciones de muy alto nivel. Su ambición es, a la vez, más modesta y más concreta: intentar definir los elementos básicos del problema (señalando principalmente las dificultades que, en este como en otros campos, resultan a causa de un vocabulario mal traducido de un idioma a otro, generando confusiones y aún contrasentidos) y, sobre todo, intentamos buscar soluciones precisas para casos concretos, sin dejarnos llevar a consideraciones que, por demasiado teóricas y abstractas, engendran menos luz que oscuridad.

Michel Duchein

            

I. DEFINICIÓN HISTÓRICA DEL RESPETO POR LOS FONDOS

El Respeto por los fondos, adaptando aquí su definición más simple, poniendo de lado todos los problemas de interpretación que luego abordaremos, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (documentos de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de un establecimiento, o de una persona natural o moral determinadas. Esto es lo que se denomina fondos de los archivos de esa administración, de ese establecimiento, o de esa persona.

Las justificaciones del principio se nos hacen bien evidentes por razón del hábito que tenemos de considerar los documentos como un producto natural de la actividad del organismo que los ha formado.

(Aquí tomamos el término organismo, a falta de otro más preciso en francés, como termino genérico para designar todo "productor" de documentos. Los italianos dicen ente, los españoles entidad. El ingles agency podría servir para el mismo uso, así como el alemán Provenietzelle).

Sin embargo, la evidencia del principio no siempre se ha impuesto, y solo tardíamente apareció en la historia de los archivos a comienzos del siglo XIX; ni los administradores ni los archivistas, en ningún país tuvieron el menor escrúpulo en dividir y dispersar documentos de un mismo origen, ni en mezclar y reagrupar documentos de diversas procedencias, por razones de comodidad (práctica o intelectual). Todas las clasificaciones de archivos que nos han llegado de entonces están concebidas por "materias", por "temas", por "lugares", etc. Lo que significa que para su realización se rompió el orden en que los documentos fueron producidos.

El mal de tal procedimiento es relativamente benigno cuando se trata de clasificar los archivos de un solo organismo, (es decir con un mismo origen) Se convirtió en un grave mal cuando, en los grandes "depósitos de archivo", que se iniciaron en el Siglo XVIII, se encontraron reunidos archivos con distintas procedencias. Fue lo que aconteció, especialmente en París, donde la revolución Francesa concentró en un solo depósito, bautizado con el nombre de Archives Nationales documentos tan diversos como el Trésor des Chartres Royal, Los archivos del Parlamento de París, los de las abadías y conventos de la región Parisiense, los de los ministros de gobierno real , los de los príncipes exiliados, y a los que bien pronto se sumaron los documentos provenientes de las nuevas Asambleas y administraciones creadas por la revolución. Los dos primeros directores de este gran depósito, Armand Camus y Pierre Daunou, concibieron el proyecto de tratar esta gran cantidad de archivos como un solo conjunto documental, dividido en cinco "secciones" cronológico- metódicas: Sección "Legislativa" para los documentos de las asambleas Revolucionarias; sección "Administrativa" para los documentos de los nuevos ministerios; sección del "dominio Público" Para los títulos de propiedades del Estado; Sección "Jurídica" para los documentos de los tribunales; y por último sección "histórica" esta última estaba formada por los documentos considerados (de manera arbitraria ) como de especial interés desde el punto de vista de la historia y de extractos de otras secciones.

Todos estos documentos fueron "clasificados" ( o supuestamente clasificados) por lugares, por fechas, por reinados, etc. de un modo tal, que en muchos casos, era imposible establecer su origen, por la razón de la mezcla y dispersión en que se hallaban.

Hay que reconocer que esta concepción " ideológica" de clasificación de archivos contaba entonces con aceptación universal. Era la época de los grandes sistemas de clasificación científica, como los de Cuiver para la zoología, de Lineo para la botánica, de Berzilius para la química. En la época de los historiadores de entonces, el documento de archivo rea considerado interesante de por sí, independientemente de su contexto, del mismo modo que las excavaciones arqueológicas -en Pompeya, por ejemplo, o en Egipto con la expedición de Bonaparte- los objetos de arte exhumados eran mirados como piezas de colección sin preocuparse de conservarlos en el marco de su descubrimiento.

Todo esto hace explicable que la teoría "estructuralista" antes que así se la denominara, formulada por el historiador francés Nataly de Wailly en 1841, haya marcado un hito esencial en la historia de la archivística. De Wailly por entonces jefe de la Sección administrativa de los archivos documentales en el Ministerio del interior, fue el inspirador de una circular firmada por el Ministro Duchatel el 24 de abril de 1841, que puede ser considerada como el acta de nacimiento de la noción de los fondos de archivo en los siguientes términos ".. Reunir los documentos por fondos, es decir reunir todos los títulos (todos los documentos) que proviene de un cuerpo o de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado.... los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia..."

Algunos días más tarde Natalis de Wailly, respondiendo a críticas generadas por esa nueva noción, desarrollaba así su concepción: "La clasificación general por los fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme... Si en vez de este método del cual pude decirse que se funda en la naturaleza de las cosas, se propone un orden teórico, los archivos caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave riesgo de no saber donde se encuentra un documento."

El evidente valor teórico del principio, no menos que su interés práctico para la clasificación de los archivos, bien pronto fueran reconocidos por los archivistas y los historiadores de la mayor parte de los países europeos, y un tanto más tarde, a principios del siglo XIX, por los Estados Unidos de América. Los archivos alemanes lo adoptaron bajo el nombre de Provenienzprinzip y ahondaron en su análisis. En Inglaterra, el equivalente del "Fonds d'archives" francés es el "archive group". Italia y España adoptaron la terminología de Natalis de Wailly traduciendo "fonds" por fondo.

Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos matices, el principio del respeto por los fondos, o principio de procedencia es admitido universalmente como la base de la archivística teórica y práctica. Ciertamente ha dado lugar a ciertas críticas, pero generalmente recaen sobre tal o cual aplicaciones, y no sobre el principio mismo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca más será objeto de discusión fundamental, porque constituye una adquisición definitiva de la archivística.

          

II. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA E INTERÉS PRÁCTICO DEL RESPETO POR LOS FONDOS

Las razones que justifican el principio de respeto por los fondos, en el plano teórico, son numerosas e irrefutables.

En efecto: Los archivos son, por definición misma, "el conjunto de documentos de cualquier naturaleza, que todo cuerpo administrativo, toda persona física o moral reúne de modo automático y orgánico, por razón misma natural o jurídica de sus funciones o de su actividad; ... y que se conserven a título de referencia".

El documento archivo, a diferencia del objeto de colección o del legajo de documentación constituido por piezas heterogéneas de diversas procedencias, no tiene pues, razón de ser, sino en la medida que pertenece a un conjunto.

El sitio en un documento de archivo, está dentro del seno de un proceso funcional del cual es un elemento, por mínimo que sea. Jamás se le concibe, en un comienzo, como elemento aislado. Siempre posee un carácter utilitario que solo se hace claro cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los demás documentos que lo acompañan.

Theodore Schellemberg, en ejemplo excelente, cita el caso de un mapa que reposa en los archivos de una expedición de exploración. El hecho que allí se encuentre constituye, de por sí, un dato histórico importante sobre dicha expedición. salido del conjunto de esos archivos, y colocado en una mapoteca cualquiera, ese mismo mapa perdería gran parte de su interés. De igual modo (ejemplo citado por Sir Hilary Jenkinson) un recorte de un periódico conservado en un legajo de los Archivos del Ministerio de Asuntos Extranjeros adquiriera una significación histórica particular, según la naturaleza del legajo en que se encuentre.

Por consiguiente, para la apreciación de un documento cualquiera, es esencial saber exactamente quién lo produjo, en qué circunstancias, dentro de que marco de procedimiento, con qué fin, con destino a quién, cuándo y cómo fue recibido por su destinatario, y por qué vías llegó hasta nosotros. Bien: Tal conocimiento no es posible sino en la medida que el conjunto de documentos que lo acompañan se haya conservado intacto, bien individualizado y sin confundirlo con documentos de distinta procedencia, así éstos tengan relación con el mismo objetivo. En cuanto hace el interés práctico del método se puede afirmar, sin lugar a dudas, que ofrece al archivista una fase segura para su fase de clasificación y de inventario. Cuando se pone de lado el respeto por los fondos, todo trabajo archivístico se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor, ya que, por ejemplo, si en su lugar se adopta el método de clasificación por temas, la mayoría de los documentos pueden ser clasificados de dos o tres maneras diferentes. Tomemos el caso de un proyecto de tallado de un arquitecto para la construcción de un monumento en una ciudad, Según el "tema relacionado" , podría ser clasificado por el nombre del arquitecto o bajo el. nombre del monumento. Esta disyunción desaparece si el documento ha sido conservado en el expediente administrativo de la construcción del monumento, y si este expediente, a su vez, ha sido conservado en el fondo de los archivos de la ciudad.

III. PROBLEMAS TEÓRICOS, DIFICULTADES PRÁCTICAS Y PROPOSICIÓN DE RESPUESTAS

Aunque de ningún modo lleguemos a decir lo del archivista americano Mario D. Fenyo, que "nadie sabe bien lo que el término "fondo" significa, ni siquiera los franceses que lo inventaron" lo cual es manifiestamente injusto y exagerado, tenemos que reconocer que la definición de "fondo", tal como la expresó Natally de Wailly, y tal como hasta aquí, la hemos considerado, deja en pie un buen número de incertidumbres y de dificultades teóricas y prácticas. Examinémoslas, no sin antes rendir homenaje a los numerosos archivólogos que las han escrutado y estudiado durante medio siglo, sin que esto implique que siempre estemos conformes con sus conclusiones.

Estos problemas y dificultades versan esencialmente sobre 5 puntos:  la definición del "fondo" con respecto a la jerarquía de los organismos productores de archivos, las repercusiones que, sobre la composición de los fondos, ocasiona los cambios de competencias de dichos organismos, la definición de la noción de "procedencia" de los fondos, la definición de las nociones de "fondo cerrado" y "fondo abierto", con su corolario: el problema que plantea la clasificación de los fondos abiertos, y por ultimo, la extensión del respeto "externo" por los fondos, (respeto a su integridad), a su respeto "interno" (respeto a las clasificaciones dadas por los organismos productores y de las divisiones internas de los fondos). Por las cuestiones y problemas que cada uno de esos puntos suscitan propondremos respuestas y soluciones.

1. Definición de "fondo" con respecto a la jerarquía de los fondos productores de archivos.

La dificultad de definir el fondo con respecto a la jerarquía de los organismos productores de archivos ha sido sentida desde el origen y considerada como fundamental.

Tomemos un ejemplo: es fácil definir el fondo de archivos de una abadía, de un hospital, de un tribunal. Siguiendo (los términos del Lexion of Archive Terminology de ediciones Elsevier) se dice que es "el conjunto de documentos cuyo crecimiento se ha efectuado en el ejercicio de las actividades" de esa abadía, de ese hospital, de ese tribunal. No hay ninguna dificultad de interpretación puesto que la abadía, el hospital y el tribunal son organismos bien definidas que poseen una personalidad jurídica precisa y estable.

Pero al lado de casos como el anterior existen variedades innumerables de casos en que la complejidad de la organización funcional y de los vínculos de subordinación entre los diversos "niveles" de los organismos hacen difícil la definición del fondo. Veámoslo:

- Todo ministerio, por ejemplo, todo gran cuerpo administrativo o judicial está dividido en grandes sectores de actividad que, a su vez se subdividen en sectores secundarios, cada uno con sus propias competencias, a los cuales corresponden conjuntos de documentos más o menos individualizados. Por ejemplo, un ministerio está dividido en direcciones, y ésta en secciones, etc. pues bien: puede hablares, en este caso de "fondos de archivo del ministerio" o de " fondos de las direcciones", o de " fondos de secciones "?

         

- Las administraciones centrales o federales, en la mayoría de los países poseen organismos locales fuera de la capital del país. ¿Debe esperarse que cada uno de esos organismos locales forme su propio fondo de archivos, o que se constituya un fondo único para el conjunto de documentos creados por cada uno de esos órganos locales de una misma administración? Tomemos otro ejemplo: ¿la administración de servicios fiscales que dependen del Ministerio de Finanzas, a nivel provincial, regional, distrital ,etc. forman un solo fondo con el Ministerio, o cada uno forma el suyo propio?

- ¿Los establecimientos u organismos que dependen de una administración superior forman fondos de archivos propios, o sus archivos forman parte del fondo de la administración superior? Por ejemplo: ¿los archivos de un instituto de investigación dependiente de una Universidad, son una parte simple del fondo de una universidad, o se les ha de considerar diferentes de aquéllos?

- Las mismas preguntan caben cuando se trata de archivos privados, como el caso de establecimientos industriales o bancarios que pertenecen a una misma firma, o el de propiedades de raíces múltiples pertenecientes a un mismo propietario.

Los ejemplos podrían multiplicarse; tanto más si se tiene en cuenta que en el complejo domino de las jerarquías ocurren, con el correr del tiempo, numerosos y frecuentes cambios.

Frente a esa dificultad se pueden asumir dos posiciones intelectuales diferentes, que denominaremos respectivamente “maximalista" y "minimalista".

La primera consiste en definir el fondo, al nivel más alto, considerando que la verdadera unidad de función, a la que tan estrechamente está ligada la unidad del fondo, debe colocarse por encima de todo. Se admitirá entonces que el conjunto de los archivos provenientes de todos los servicios y establecimientos que dependen de un mismo Ministerio forma un fondo único. Los países socialistas de Europa Oriental llevan hasta sus últimas consecuencias esta concepción "unicista" de los archivos, puesto que estiman que todos los documentos pertenecientes al estado forman un solo y gigantesco "fondo de los Archivos del Estado", base de toda su organización archivística.

La segunda actitud, contraria a la anterior, consiste en reducir al fondo al nivel de la más pequeña célula funcional posible, en consideración a la variedad "ese conjunto orgánico de archivos resultado de esa pequeña célula, es evidente que este problema contrariamente a lo que pretenden hacer creer algunos estudios que se le han consagrado demasiado , tiene incidencias prácticas muy directas e inmediatas, sobre el trabajo de los archivistas porque, una vez aceptado el principio de respeto por los fondos, por el mantenimiento de su integridad, se hace esencial saber exactamente cuáles son los límites de lo que debe mantenerse intacto.

Pues bien: hay que admitir que nunca se ha dado una solución definitiva a la cuestión. Sir Hilary Jenckinson (que la estudió largamente en su Manual of Archive Administration), ed. de 1937, P. 100 sg.) estima que el "fondo" puede definirse como el "conjunto de archivos resultante del trabajo de una administración, de cualquier tamaño, constituido como un todo orgánico, completo por sí mismo, con capacidad para tratar de modo independiente, sin la intervención de una autoridad superior o exterior, todos los aspectos de los asuntos que son de su competencia." Esta fórmula, elegante y seductora, de hecho es poco lo que resuelve, porque ninguna administración posee, stricto sensu, poder absoluto para arreglar sus asuntos "sin la intervención de una autoridad superior o exterior". En cuanto a la capacidad de "tratar de modo independiente todos los aspectos de los asuntos que son de su competencia", también hay que decir que ninguna administración la posee, ya que justamente lo propio y característico de todo procedimiento administrativo es que puede tratarse sucesivamente en diversos niveles interdependientes.

Cuando en los Estados Unidos se implantó la clasificación de los National Archives por "fondos" (record Group), la cuestión de la definición de los límites del "grupo de archivo" fue discutida ampliamente por el Finding Mediums Committe (1940-1941), cuyos trabajos no ha hecho conocer Mario D. Fenyo.

Como remate de esa discusión Solon J. Buck logró imponer la siguiente definición pragmática del record group: "unidad archivística establecida de manera algo arbritaria (somewhat arbitrarily) en función de la procedencia de los documentos y de la necesidad de obtener un conjunto de tamaño y naturaleza convenientes para facilitar del trabajo de clasifición y de inventario". Prácticamente esto significa que el record group quedaba situado en el nivel se célula administrativa de base, aunque admitiendo que varias administraciones idénticas podían ser reagrupadas, por razones de comodidad, en "collective record groups". Es comprensible que una formulación tan vaga haya suscitado criticas. En realidad, los archivistas americanos no cometieron más falta que la de ratificar abiertamente en la definición de los fondos de archivo una falta de rigor casi universal que púdicamente se velaba en otras partes.

El hecho innegable es que cuando se sitúa demasiado bajo el nivel de competencia funcional correspondiente al fondo de archivo (actitud que hemos calificado de "minimalista") se corre el riesgo de despojar a la noción de "fondo" de toda verdadera significación.

Ciertamente, una oficina ministerial o dependencia de un instituto cualquiera produce archivos que, en la etapa de producción por otros despachos del mismo ministerio o del mismo instituto son distintos, pero interdependientes de estos últimos, y por ello, no pueden ser considerados autónomos, como tampoco es autonomía la entidad ganadora en su funcionamiento. Las anteriores consideraciones nos llevan a proponer que, para definir el organismo productor de fondos de archivo, se tengan en cuenta los criterios siguientes:

a) Para producir un fondo de archivo, en el sentido de que la archivística da a este término (es decir, conjunto infrangible de archivo) un organismo público o privado debe poseer un nombre y una existencia jurídica propios establecidos por un acto de ley, decreto, ordenanza, etc., preciso y fechado.

b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un texto legal o reglamentario.

c) Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe estar definida con precisión por el acto que le dio origen; sobre todo, su subordinación a otro organismo de nivel más elevado debe estar claramente establecida.

d) Debe tener un jefe responsable con poder de decisión en su nivel jerárquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos de su competencia en una jerarquía automáticamente definida a una autoridad superior. (Es claro que esto no quiere que debe gozar de poder de decisión para todos los asuntos; muchos de ellos importantes, tendrán que someterlos a decisión en escalas superiores de la jerarquía administrativa. Pero para producir un fondo de archivo de su propiedad, el organismo deberá gozar de poder de decisión, al menos para ciertos asuntos).

e) En cuanto sea posible, la organización interna debe ser conocida y señalada en un organigrama.

La aplicación de estos principios da lugar a las siguientes consecuencias:

Las divisiones o secciones internas de un organismo no reúnen las condiciones requeridas para la producción de un fondo de archivo;

- en cambio, cualquier organismo que posea una existencia jurídica y un nivel de competencia propio pude producir un fondo de archivo, pese a que esté subordinado a otro de nivel más alto.

- los órganos locales dependientes de un organismo central producen fondos de archivo que les son propios;

- finalmente, se hace inevitable introducir en archivística una noción nueva: la de jerarquía de fondos, correspondiente a la jerarquía de los organismos productores, lo cual implica subordinación de ciertos fondos con relación a otros.

2. Las variaciones de competencia de los organismos productores de archivos y sus repercusiones sobre el plan archivístico.

Estrechamente ligados con los problemas anteriores se encuentran otros que plantean las variaciones de competencia de los organismos productores de archivos.

Veamos los principales aspectos:

a) Caso de supresiones de competencias. En el curso de su existencia un organismo productor de archivos pueden perder alguna de sus atribuciones por innecesaria; por ejemplo, una que estuviese con una legislación que se ha derogado.

b) Caso de creación de competencias. Inverso al caso anterior, nuevas atribuciones se pueden otorgar a un organismo, en respuesta a nuevas necesidades, o a nuevas legislaciones.

c) Caso mixto: A menudo se transfieren atribuciones de un organismo a otro; lo que equivale a supresión y creación de competencias respectivamente. La transferencia también puede ser interna; es decir, que la atribución se traslada de una división a otra dentro del mismo organismo. Este es un caso muy frecuente. Además, por razón de estas transferencias pueden ocurrir modificaciones en las competencias: aumentan o disminuyen.

d) Caso de competencias temporales: por causa de necesidades transitorias (tiempos de guerra, por ejemplo) ciertas atribuciones son sumadas a las que normalmente posee un organismo, y luego suprimidas cuando la necesidad que las creó desaparece. Estas diversas formas de variaciones de competencia, que además pueden combinarse entre ellas dando lugar a un sin número de variantes, generan variadas modificaciones de estructura en la organización de los servicios: creación o supresión de secciones o direcciones, creación de nuevas entidades anexas o subordinadas a las ya existentes; transferencias de secciones de un organismo a otro, etc.

Como consecuencia, y puesto que el fondo está constituido por el conjunto de documentos producidos, por el trabajo de una institución cualquiera, es obvio que cuando un fondo ha sufrido sucesivas adiciones, supresiones y transferencias de competencia, necesariamente su contenido habrá aumentado con los documentos que reflejan todas esas variaciones dificultando, así, el trabajo de los investigadores para la reconstrucción de la continuidad administrativa, o por lo menos, la simple sucesión cronológica de los asuntos.

Ante esta dificultad, algunos teóricos han propuesto como remedio sustituir la noción de fondo (o de record group) por la de record series que podríamos traducir el francés por "suite archivistique" más bien que por "series d'archives", por cuanto la palabra "serie" tiene otro sentido muy diferente en el lenguaje archivístico francés. Estos record series serían ordenaciones por "sucesión de documentos, independiente del contexto administrativo"; o, dicho de esta manera, reagrupaciones de documentos en sucesión cronólogica y lógica, cualquiera que sea su procedencia.

          

A decir verdad, detrás de este sistema, aparentemente seductor es fácil descubrir el rostro apenas semivelado, del viejo sistema anterior de Natalis de Wailly: el de clasificación "por temas" (Pertinezsprinzip, como dicen los alemanes). Sean cuales fueren la sinceridad y la buena fe de quienes proponen violar deliberadamente el respeto por los fondos, carecen de razón y de justicia, y nosotros no cejaremos en la lucha contra un error tan grave y de tan pesadas consecuencias. Como rigurosamente lo expresó Sir Hilary Jenkinson, "cualquier otro cosa podríamos hacer, excepto romper la unidad de los fondos".

Compartimos plenamente la opinión de Sir Hilary, porque consideramos que es la única compatible con el principio de respeto por los fondos, y porque creemos que es de una suma importancia mantener claro que, si los fondos se definen de acuerdo con las reglas que he enumerado, entonces poco importan las variaciones internas de su contenido, ya que un fondo se compone de todos los documentos producidos por un organismo en el curso de su actividad, cualquiera que sea su objeto. Mirando desde el punto de vista archivístico, el problema de la variaciones en el contenidos de los fondos, es un falso problema. Porque cuando a un organismo se priva de una atribución (sin que sea transferida a otro) simplemente se suspende el crecimiento del fondo al dejar de recibir los documentos correspondientes a la atribución derogada, sin que por ello se modifique la naturaleza del fondo. Lo mismo acontece cuando se crea una nueva competencia en un organismo.

Sin embargo, existe una dificultad real cuando la transferencia de competencias implica también transferencia de documento entre organismos. En principio, los documentos pertenecientes a la competencia transferida deberían pertenecer, hasta la fecha de la transferencia, a los fondos de los organismo que la ejercía, y a partir de la fecha de la transferencia, al fondo del organismo que la va a ejercer en virtud de la transferencia. Desafortunadamente, las cosas no son tan claras en la práctica, pues, para poder ejercer la nueva competencia que se otorga, el segundo organismo, está en la obligación de recoger al menos una parte de los documentos del primer organismo, relacionada con la competencia transferida. Estos documentos, que lógicamente pertenecen al fondo del primer organismo, de hecho quedan incorporados al fondo del segundo, y con ellos llegarán posteriormente las siguientes soluciones a este problema.

a) Por regla general, los documentos que se transfieren de un organismo vivo a otro organismo vivo que los integra a su fondo deben ser considerados como pertenecientes al fondo del organismo que los recoge. Así, por ejemplo, si en 1960 se transfiere a un organismo B la competencia de un organismo A, y lo que el organismo B recibe en esa ocasión corresponde a la competencia que ese organismo A ejercía en 1950, los documentos son considerados como parte de los fondos del organismo B que los ha recogido.

(No importa que la transferencia haya ocurrido 10 años después de la fecha del documento más antiguo).

b) Cuando un organismo en ejercicio recibe las competencias de otro que se suprime, los documentos de este último deben ser considerados como constituyentes de un fondo distinto al del fondo del primero. Así, supongamos que la competencia que un organismo C venía ejerciendo hasta 1965, es trasferida al organismo D, por razón de la supresión de C. Pues bien,los documentos concerniente hacen parte del fondo del organismo D.

c) Sin embargo, dado el caso que los documentos provenientes del organismo C hayan sido mezclados de manera total, inextricable, y sin remedio, con los del organismo D, por fuerza de los hechos debe renunciarse a considerar el fondo de C como un fondo distinto. En este caso deberá anotarse, a la cabeza del instrumento de investigación del organismo D, que con él esta inclinado el fondo del organismo C.

Estas reglas se aplican, de modo general, a todos los casos en que los archivos de un organismo que se suprime son recogidos por otro, así esto ocurra en el dominio de archivos públicos o privados. En suma: el fondo es del organismo que lo recoge; salvo que los dos fondos hayan sido mezclados de tal modo que se haga imposible la identificación del uno con respecto del otro.

3. ¿Que se entiende exactamente por el término "procedencia de un fondo"?

Lo que acabamos de decir a propósito de los archivos de organismos suprimidos, luego dependientes o integrados a los de otros organismos, nos conduce a abordar otro problema ligado al principio de "respeto por los fondos".  El de la noción de procedencia.

La mayoría de las definiciones de respeto por los fondos acuden a esta noción de "procedencia" hasta el punto de hacerlas equivalentes en los países de lengua germánica y en muchos otros donde el "fondo" se define como el conjunto de documentos que tienen la misma procedencia. Pero el término se hace ambiguo tan pronto como se busca precisar su sentido. Veamos algunos ejemplos para ilustrar la ambigüedad.

No existe ninguna dificultad de interpretación cuando el fondo de archivo producido por un organismo ha sido conservado por el fin, aumento o disminución, hasta el momento de su entrega a un depósito de archivo, y cuando dicha entrega ha sido efectuada directamente por el organismo productor.

Pero este proceso simple no ocurre siempre. En efecto: es bien sabido que el fondo de archivo de un organismo cualquiera pudo ser transferido, por razones de necesidad funcional, a otro organismo, y que allí haya permanecido agrupado: a) como un conjunto individualizado; b) o que, por el contrario, haya sido desmembrado, mezclado con los archivos del organismo receptor. En el primero de estos casos la identificación del fondo primitivo se hace relativamente fácil. Pero en el momento de su entrega a un depósito de archivo, ¿cuál será la procedencia de ese fondo? ¿Será el organismo productor o el que lo entrega?

La primera respuesta parece evidentemente más lógica (es la fórmula de entidad productora del Dr. Aurelio Tanodi); en la práctica puede chocar con dificultades casi invencibles, como sucedería si, por consecuencia de vicisitudes histórico-administrativas, el organismo productor en cuestión ha cambiado de nombre, de estructura y de competencia en el curso de los años.

En cuanto a la otra respuesta, que liga la "procedencia" con el organismo que hace la entrega es, ciertamente, más simple y suscita menos problemas prácticos. Pero corre el riesgo de desembocar en absurdos teóricos, por cuanto fondos de orígenes muy diversos pueden ser consignados por un mismo organismo; lo que puede dar lugar, si se aplica al pie de la letra el "principio de procedencia" a mezcla de fondos diferentes bajo el pretexto que por haber sido entregados juntos tienen la misma "procedencia".

Como se ve, los inconvenientes a que dan lugar estas dos fórmulas son bien diferentes, aunque es poco dudoso que los de la segunda sean incomparablemente más peligrosos que los de la primera.

Nosotros proponemos la solución siguiente, relacionada con la que hemos presentado para el problema de las variaciones de competencias de los organismos productores de archivos.

- Cuando un fondo ha conservado su identidad y su individualidad debe considerarse como proveniente del organismo que lo produjo, aunque se haya consignado en el depósito de archivo, y haya sido recogida por uno o varios organismos la transferencia a los fondos de los organismo que la ejercía, y a partir de la fecha de la transferencia, al fondo del organismo que la va a ejercer en virtud de la transferencia. 

Esto se asemeja un poco a la práctica de los arquitectos del tiempo de Viollet-le-Duc, quienes también "restablecían en la medida de lo posible" (y a veces más allá de lo posible) el estado primitivo de los monumentos que debían restaurar, y equivale a abrir, de par en par, las puertas al abuso de la arbitrariedad, pese a las buenas intenciones con que se hace. Ni el historiador ni el arqueólogo, ni el arquitecto tienen que "restablecer" lo que el tiempo ha destruido, salvo en los casos raros en que es posible, con pruebas de apoyo. Por lo tanto, rechazamos este método de "restauración" (Restauratiebeginsel) que constituye una extensión injustificada del respeto por los fondos. Pero, no por ello, deja de subsistir el valor teórico y práctico del respeto de la estructura de los fondos (para simplificar llamémoslo "principio de estructura").

Se concibe fácilmente que la aplicación de este principio está sembrada de dificultades. Unas derivan, directa o indirectamente, de lo que antes dijimos a propósito de las variaciones de competencia. Dificultades, aún más frecuentes, provinenen de que, muchas veces, las entidades productoras no tienen ningún respeto al "principio de estructura" cuando clasifican sus archivos corrientes.

No negamos que, en general, los archivos de las grandes divisiones internas de los organismos se conservan más o menos individualizados e independientes, así sea solamente por razones de comodidad funcional, aunque el argumento deja de tener valor cuando esas grandes divisiones internas cambian de estructura y/o de competencia. De todos modos, el hecho real es que, al interior de una misma división, los archivos corrientes se conservan de manera diferente según los casos. Unas veces, según un esquema denominado "tabla" o "plan de clasificación", puramente organizacional, es decir, calcado sobre la organización de la división; otras, de modo puramente metódico, es decir, por categorías de asuntos tratados (en casos como este el esquema de clasificación es frecuentemente de tipo decimal). Otras veces se combinan los anteriores procedimientos, dando lugar a tipos mixtos: semi-organizacional, semi-metódico. Pero lo que con más frecuencia ocurre, aunque no se crea, es que no exista ningún esquema de clasificación de archivos corrientes y que el organismo conserve sus documentos en desorden; que cada empleado o jefe de despacho tenga su propio método de arreglo, generalmente indescifrable para cualquier otra persona. De otra parte, todos estos sistemas pueden coexistir o sucederse unos a otros, al interior de un mismo organismo, con la secuencia de desórdenes que es fácil de suponer.

Agreguemos a todas estas la dificultad que implica el aporte de archivos de diversas procedencias, ocasionado por supresiones y adscripciones de competencias, ya clasificados de modo más o menos efectivo, además de mezclados o integrados, por su transferencia, a los archivos de la entidad receptora. Así tendremos una idea sumaria de los desórdenes de toda naturaleza que presentan los fondos en el momento de su entrega a los depósitos de archivo, encargados de clasificarlos y conservarlos. Finalmente, por si lo dicho fuese poco, y para colmo de los desórdenes, agréguese la manipulación brutal a que se les somete frecuentemente en la operación de entrega.

En estas condiciones, ¿qué nos queda del principio de "respeto de la estructura interna" de los fondos?

Frente a esta situación tan compleja nos asalta la tentación de declararla inextricable y de renunciar a considerar "el principio de estructura como una regla de la archivística, al igual que al principio de procedencia". Pero se haría mal, si así se procediera, porque en realidad estos dos principios se derivan ambos de la concepción "orgánica" de los archivos, que según vimos, es fundamental. Se hallan ligados uno a otro, y en buena lógica no se les puede disociar.

Antes de proseguir precisemos un punto muy importante. En los países de tradición administrativa germánica, y en menor medida en los países de tradición anglosajona, existe un órgano especial llamado Registratur (en inglés Registry), encargado de registrar y clasificar todos los documentos recibidos o producidos por ese organismo.

Dicho de otro modo, su función consiste en proporcionarles medios de referencia (letras, números, etc.), correspondientes a un cuadro o esquema preestablecido. Tiene, pues, una verdadera función de pre-clasificación de los archivos administrativos corrientes y así se explica por qué los archivistas germanos conceden y reclaman el respeto de la clasificación por la Registratur: es la forma a la vez más simple y la más evidente del "principio de estructura".

           

Desafortunadamente, en los países de tradición administrativa latina (española, francesa, italiana) no existe nada parecido a la Registratur. La clasificación de los archivos administrativos corrientes, cuando ella existe, la llevan a cabo los mismos servicios de tradición germana sobre el principio de estructura son inaplicables a los archivos de los países de tradición latina, o más exactamente, no corresponden aquí a realidad ninguna. Precisamente esta es una de las razones principales por las que la archivística de los países de Europa Central no puede trasladarse, tal cual, a los países de cultura latina, y viceversa.

En el desarrollo de nuestra exposición adoptaremos el punto de vista de los archivistas de los países latinos, es decir de los países sin Registratur.

Para determinar las posibilidades de aplicar el principio de respeto de estructura interna a la clasificación de los fondos es necesario distinguir casos diferentes que demandan soluciones diferentes.

a) Casos de los organismos de estructura simple. Entendemos por entidades de estructura simple aquellas de escasa importancia en cuanto hace al número de sus empleados y cuyas tareas no están repartidas funcionalmente entre varias divisiones y secciones, cada una con atribuciones precisas y estables.

En estos casos, si el organismo practica una clasificación cualquiera de sus archivos corrientes (alfabético, metódico, etc.) al archivista le conviene respetarla, mejorándola cuando lo estime necesario. Pero tal respeto no constituye una obligación si la clasificación usada por el organismo es defectuosa o incómoda para la investigación.

Con mayor razón, si el organismo no practica ninguna clasificación sistemática de sus archivos corrientes, el archivista quedará en libertad para clasificar el fondo del modo que mejor le parezca. En este caso no habrá lugar para el "respeto de la estructura" de los fondos.

b) Casos de los organismos de estructura compleja. Las entidades que poseen un personal numeroso y atribuciones generalmente se hallan divididas en sectores (divisiones, direcciones, subdirección, secciones, etc.), cada una con atribuciones definidas.

Es claro que los documentos producidos por estas divisiones (por comodidad llamémoslas a todas así) si bien es cierto que no constituyen fondos distintos de archivo, no por ello dejan de formar conjuntos orgánicos que, en obediencia al principio de respeto de la estructura, deben mantenerse agrupados. Conveniente tomar esas divisiones como base de la clasificación interna del fondo del organismo, de modo que cada una de las divisiones primarias del fondo corresponda a una de las divisiones estructurales del organismo.

Desafortunadamente estas divisiones estructurales no son estables. Frecuentemente se las modifica, y sus atribuciones cambian a un ritmo creciente en el mundo moderno. Frente a esta dificultad dos soluciones son posibles:

- Si se desea conservar las divisiones funcionales de la entidad como base de la clasificación de fondo, entonces se divide éste en trozos cronológicos, o en períodos delimitados por los cambios de estructura de las divisiones, y se clasifican los documentos correspondientes a cada uno de los períodos como formando un todo. Esta solución es aceptable, y aún recomendable, si los cambios en cuestión no son demasiado frecuentes y si, como consecuencia, los períodos delimitados por los cambios son suficientemente largos (al menos diez años), junto con una gran estabilidad de atribuciones al interior de los períodos.

- Por el contrario, si los cambios de estructura y de atribuciones de las divisiones internas del organismo son demasiado frecuentes, entonces habrá que renunciar a tomar esas divisiones como base de la clasificación del fondo y considerarlo, desde el punto de vista de su tratamiento archivístico, como un fondo de organismo simple sin división interna.

c) ¿Es necesario respetar la clasificación que las entidades productoras han dado a sus fondos? A pesar que los archivistas se sienten naturalmente tentados a conservar sin modificación las clasificaciones dadas a los documentos por el organismo productor del fondo, esta tendencia suscita numerosas dificultades que no pueden ser subestimadas.

Una de estas dificultades es fundamental, y consiste en que la clasificación que los organismos productores dan a los documentos nunca es concebida de modo que cubra un largo período de tiempo. Su utilidad es esencialmente funcional, pragmática, y no histórica. No corresponde pues a los métodos de clasificación archivística que, por lo general, contemplan trozos cronológicos bastante largos.

Sin embargo, si eludiendo la dificultad se adopta una clasificación por trozos cronológicos cortos, o si la clasificación dada por el organismo productor permanece estable por un largo período, aún así subsisten otras dificultades. Por una parte, puede suceder que la clasificación dada por el organismo productor no cubra sino algunos sectores o fracciones de los documentos. Por otra parte, la clasificación pudo haberse efectuado según principios extraños al método archivístico, más cercano a los usados en la clasificación de bibliotecas o centros de documentación (clasificación decimal, por temas, etc.), y en ocasiones, hasta por métodos contrarios al principio de respeto por los fondos (si hay mezcla de documentos de diversas procedencias). Agreguemos que estas clasificaciones son aplicadas por los organismos productores con más o menos rigor y continuidad, y que a menudo la adopción de un nuevo sistema se acompaña de un total desmantelamiento de la clasificación anterior, con efecto retroactivo hasta varios años.

En estas condiciones sería iluso y peligroso tomar sistemáticamente la clasificación dada por los organismos productoras como base de la clasificación archivística. Antes de adoptar esta solución el archivista debe estar seguro de: a) que la clasificación dada por el organismo productor ha sido efectivamente realizada, continuada y mantenida; que no ha sido mera intención o veleidad; b) que se ha cumplido durante un lapso suficientemente prolongado; c) que engloba todos los documentos del fondo, o de la división del fondo que se va a tratar.

Si no se cumplen todas estas estas condiciones, creemos que se debe renunciar a seguir la clasificación dada por el organismo productor, y que más vale proceder como si el fondo no hubiera recibido ninguna clasificación antes de llegar a manos del archivista.

En resumen, la cuestión del "respeto de la estructura interna" de los fondos llama las siguientes respuestas:

- cuando un fondo presenta divisiones que corresponden a divisiones funcionales del organismo productor, esas divisiones deben tomarse, en cuanto sea posible, como base de la clasificación archivística. Pero habré que renunciar a hacerlo si las divisiones funcionales del organismo han cambiado de estructura y de atribuciones con demasiada frecuencia.

- cuando un fondo, o una división de fondo, posee una clasificación que le fue dada por el mismo organismo que lo entrega, puede conservarse como base de la clasificación archivística, bajo la condición que sea estable, que cubra un período bastante prolongado, que sea compatible con el principio de respeto por los fondos, y que haya sido correctamente elaborada. En caso contrario, el archivista puede orientarse por ella en su trabajo, aunque sin seguirla ciegamente.

- en todos los otros casos el archivista pueden legítimamente, clasificar el fondo, o la división del fondo, según lo juzgue mejor basándose, en cuanto le sea posible, en la estructura interna del organismo productor, pero sin preocuparse mayormente que su clasificación refleje los detalles y variaciones de dicha estructura.

d) La clasificación de los fondos por fragmentos cronológicos. En el curso de este artículo, y en repetidas ocasiones, hemos aludido a la clasificación de fondos por fragmentos cronológicos, o períodos.

La primera cuestión que al respecto surge es la de si tal método es legítimo y compatible con el respeto de la unidad interna de los fondos. El asunto es discutible en el plano teórico; y en la práctica, ciertamente es preferible evitar su empleo cuando es posible; es decir, cuando se trata de un fondo cerrado proveniente de un organismo que no ha sufrido cambios profundos de estructura interna y de atribuciones en el curso de su historia.

Para los fondos abiertos (cuyo tratamiento archivístico es, por fuerza de las cosas, fraccionado), así como para los fondos cerrados cuya composición refleja los cambios de estructura y de atribuciones sufridas por el organismo productor, la clasificación por fragmentos cronológicos constituye una necesidad práctica tan evidente que se impone a todos los archivistas, a pesar de las reticencias de los teóricos.

No obstante, deben guardarse tres reglas, para evitar que el método termine en una verdadera desmembración de los fondos:

- Por una parte los fragmentos cronológicos seleccionados como base para la clasificación deben ser lo suficientemente largos, de modo que cada uno constituya un conjunto coherente (diez años como mínimo).

- Por otra parte, los fragmentos deben corresponder a períodos bien definidos de la vida del organismo productor del fondo, dicho de otro modo, sus límites no pueden escogerse arbitrariamente.

- Finalmente, para que un fragmento cronológico pueda ser tratado con rigor archivístico es necesario que incluya todos los documentos correspondientes a dicho período de modo que se haga posible el tratamiento simultáneo de la totalidad.

Reunidas estas tres condiciones puede procederse al tratamiento de cada fragmento cronológico como si se tratara de un fondo cerrado. Sin embargo, si en realidad sólo se trata de un fragmento del fondo, es necesario que, en la medida de lo posible, cada fragmento se trate con máximo paralelismo y similitud respecto a los fragmentos que le preceden, para facilitar el trabajo de investigación ulterior.

De todo lo anterior se desprende que el tratamiento por fragmentos cronológicos no contradice, en forma alguna, el respeto de la estructura interna de los fondos; porque este respeto se cumple al interior de cada uno de los fragmentos, y con mayor facilidad cuando han sido delimitados de modo que correspondan a los grandes cambios de estructura y de competencias del organismo productor.

Entiéndase bien, y sobre ello queremos insistir, que aquí nos estamos refiriendo al tratamiento "archivístico" de los fragmentos cronológicos. Esto implica que el tratamiento no puede emprenderse sino largo tiempo después que el fragmento cronológico haya sido cerrado, para tener certeza que ningún documento correspondiente al fragmento repose aún en el organismo de origen. (En Francia, por ejemplo, el tratamiento archivístico definitivo se aplica solamente a documentos anteriores al 10 de junio de 1940, fecha que marca el final de la Tercera República. Todos los documentos posteriores a esta fecha reciben un tratamiento meramente provisional). Como regla general se puede admitir que un fragmento cronológico permite ser tratado archivísticamente cuanto todos los documentos que lo componen son ya del dominio público y cuando ya no son susceptibles de aumento ni objeto de selección ni de eliminación.

e) Nota sobre la terminología de clasificación y la acotación de los fondos. Nos parece que es útil hacer aquí algunas precisiones de vocabulario sobre los términos usados en archivística para las diferentes nociones relacionadas con la clasificación y la acotación de los fondos, porque frecuentemente tienen un valor distinto en los diferentes países, dando lugar a contrasentidos, a veces graves, cuando son mal entendidos por los traductores.

En francés la palabra classement (en español clasificación) se aplica a toda operación de ordenamiento de elementos según un esquema, según un plan o un cuadro previamente establecidos. En el campo de los archivos la clasificación se aplica en varios niveles sucesivos:

- clasificación de los fondos al interior de un depósito de archivo;

- clasificación de las piezas (legajos, expedientes, volúmenes, etc.) al interior de un fondo.

- clasificación de los documentos individuales (folletos o grupos de folletos) al interior de una pieza.

Al interior de los fondos, sus divisiones se denominan por lo general series, en inglés, (a veces se las llama también subgrupos, lo cual es más claro). Este término inglés series se presta a confusión en las traducciones, pues en archivística francesa la palabra serie posee un sentido completamente diferente, ya que allí designa las grandes divisiones alfabéticas en que se colocan los fondos al interior de un depósito de archivo (por ejemplo, la serie U de los archivos departamentales franceses recibe todos los fondos procedentes de instituciones de enseñanza y educación, etc.) Las divisiones primarias de las series son llamadas sub-series, cada una corresponde generalmente a un fondo; aunque en ciertos casos, cuando la serie se compone de un solo fondo, las "sous-séries" corresponden entonces a divisiones de ese fondo, como sucede con las series o los subgrupos ingleses.

Por regla general, todo trabajo de clasificación conduce a una identificación de los documentos clasificados. Esta identificación (llamada a veces erróneamente numeración, en inglés numbering) en francés se designa con el término cotation; la acotación se compone generalmente de un conjunto de letras y de números según cierto orden.

Una vez que los documentos han recibido su acotación, el archivista procede a la redacción del auxiliar de búsqueda (en inglés, finding aid) correspondiente al fondo o a la división del fondo tratado. Según la forma más o menos detallada con que se les redacte, se les llama, en francés, guide, état sommaire, répertoire o répertoir numérique, inventaire sommaire, inventaire analytique. Estos términos son todos difícilmente traducibles a otras lenguas: así, un inventaire inglés nada tiene que ver con un inventaire francés, y el equivalente inglés de inventaire analytique sería aproximadamente calendar; en otras partes se emplea catálogo como equivalente del término francés répertoire, cuando en Francia la palabra catalogue se reserva, en principio, para los documentos que no forman fondos, sino colecciones heterogéneas. El conjunto de operaciones de redacción de los instrumentos de investigación se denomina en inglés description: término cómodo que no tiene equivalente exacto en francés.

Los anteriores ejemplos demuestran la necesidad de disponer de definiciones bien precisas de los términos archivísticos en las diferentes lenguas. Es una necesidad primordial si se quiere evitar malentendidos y errores de interpretación cargados de malas consecuencias. Justamente, una buena parte de las discusiones y divergencias internacionales sobre el respeto por los fondos tienen su fuente en malentendidos.

IV. EL INSTRUMENTO DE INVESTIGACIÓN ARCHIVÍSTICA COMO MEDIO PARA REMEDIAR LAS DIFICULTADES DEL RESPETO POR LOS FONDOS

Por todo lo que hasta aquí se ha visto se hace evidente que la mayor parte de las dificultades que plantea el principio de respeto de los fondos surge de la contradicción que existe entre la naturaleza del fondo, que es un producto orgánico de la actividad del organismo que lo ha creado, y las necesidades de investigación, que es metódica y sistemática.

Realmente existe una solución global a estas dificultades, aunque solo en raras ocasiones se pone en evidencia por los teóricos del respeto por los fondos. La solución consiste en reconstruir, mediante los instrumentos de investigación, la continuidad de la secuencia -"suites"- de los documentos que se ha roto en la clasificación de los fondos, por causa de las variaciones de estructura y de competencia de los organismos.

Esta reconstrucción de la quebrada continuidad puede hacerse de varias maneras, según los casos:

- Si solamente se desea que el investigador vea clara la sucesión de los organismos que en el curso de los años ha ejercido una atribución dada, entonces se conforma un cuadro que precise el nombre del organismo que ejerció tal atribución en cada período, con indicación de las acotaciones de los documentos correspondientes al fondo de dicho organismo. Se trata en cierto modo, de una guía que orienta al investigador hacia el fondo que le interesa.

- Si por el contrario, lo que se desea es poner a disposición inmediata del investigador, la totalidad de los documentos correspondientes a una atribución dada, se elabora entonces un catálogo o inventario "interfondos", lo cual equivale más o menos, a reconstruir solamente en el instrumento de investigación, las "records series" propuestas por Peter J. Scot (cf. atrás) guardando siempre perfecto respeto por la integridad de los fondos.

- También el instrumento de investigación de un fondo o de un fragmento cronológico de un fondo puede limitarse a señalar, mediante notas a pie de página, en qué fondos se encuentran los documentos que preceden o que siguen en el tiempo a los descritos en el instrumento de investigación.

- En fin, mediante índices alfabéticos o esquemas metódicos (por temas) pueden reagruparse, sin tocar su clasificación, los documentos dispersos en varios fondos o en varias divisiones de un fondo, relativos a un mismo personaje, a un mismo lugar, etc.

Así mismo el instrumento de investigación puede reagrupar varios fondos emparentados (por ejemplo, un "fondo principal" puede reagruparse con sus "fondos subordinados"; o también puede hacerse con los fondos de pequeñas entidades de competencia vecina o similar, etc.) Así se hace posible poner en claro el parallelismus membrorum existente entre varios organismos de competencia vecina, sin tocar la integridad de los fondos.

De todos modos, el análisis de las atribuciones de los organismos productores de fondos de archivo y de sus variaciones constituye una parte esencial y fundamental del trabajo archivístico. No puede concebirse ningún tratamiento válido de fondos sin este previo análisis.

Un instrumento de investigación de archivo no puede limitarse a describir secamente los documentos que componen un fondo. Todo catálogo o inventario de fondos debe estar precedido de una introducción sobre el organismo del cual provienen, sobre su historia, sobre sus atribuciones y variaciones, como también sobre la historia del fondo mismo, sobre su formación y clasificación. Si se realiza correctamente este estudio, entonces todas las dificultades conexas con la aplicación del respeto por los fondos quedan prácticamente resueltas. En este sentido deberán encaminarse las futuras investigaciones y trabajos de los archivistas. Tal es nuestra opinión.

MICHEL DUCHEIN

Conservador en Jefe en la Dirección de los Archivos de Francia.

PGI-85/WS/32 - Original: inglés

La Administración Moderna de Archivos y la gestión de Documentos: El Prontuario RAMP. Recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos - Programa General de Información y UNISIST - Organización de las Naciones Unidas para la| Educación, la Ciencia y la Cultura, París. Diciembre de 1985.

Fuente: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=374

(Traducción, estilo y ortografía corregidos)

Original en inglés (1982): http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/view/12648/13813

(El destacado y el subrayado nos pertenecen)

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¿Quién es Michel Duchein?

Michel Duchein es un archivero e historiador francés, nacido en Sedan el 4 de diciembre de 1926, honrado con la distinción de Inspector General Honorario de los Archivos de Francia. Formado en la Escuela de Chartres, ha sido Presidente del Consejo Internacional de Archivos y vicepresidente de la asociación Franco-escocesa. Historiador especialista en Gran Bretaña, es consultor internacional en materia de archivos.

En su trabajo "La historia de los archivos europeos y el desarrollo de la profesión de archivista en Europa" el autor examina el origen y la historia de la evolución de la teoría y práctica archivológica en los principales países europeos, mediante la creación de los grandes depósitos de archivos, del nacimiento de la archivología como ciencia y del desarrollo de los archivos modernos. El autor termina su escrito con una visión global de la presente evolución archivológica en Europa y sugiere las áreas en las que la armonización archivológica pueda tener más éxito. Sin embargo, recientemente hay una tendencia a conciliar la legislación y las prácticas archivológicas europeas, aunque no a unificarlas. (Ver artículo en inglés en:

http://www.jstor.org/discover/10.2307/40293621 )

También ha escrito numerosos artículos y biografías consagradas a diversos soberanos británicos, principalmente de la casas Tudor y Estuardo.

Algunas Publicaciones

1985 : Jacques Ier Stuart, Fayard, prix XVIIe siècle en 1986 (premio)

1985 : Les Bâtiments d'archives, construction et équipements, Paris, Direction des archives nationales, la Documentation française, 1985, 256 p.

1987 : Marie Stuart, Fayard

1992 : Élisabeth Ire d'Angleterre. Le pouvoir de la séduction, Fayard - Prix Jackie Bouquin (premio)

1995 : Archives de l'Occident: Les Temps modernes (1559-1700), Fayard

1998 : Histoire de l'Écosse, Fayard

2000 : Charles Ier, l'honneur et la fidélité, Payot

2001 : Le duc de Buckingham, Fayard

2002 : Marie Stuart et le bâtard d'Êcosse, Privat

2006 : Les derniers Stuarts, 1660-1807, Fayard 

2010 : 50 ans qui ébranlèrent l'Angleterre. Les deux révolutions du XVIIe siècle.

Fuentes: http://www.clio.fr/espace_culturel/michel_duchein.asp  (Traducción propia)