La formación de archivos históricos

Juan Manuel Herrera

Introducción 

En 1922 apareció la primera edición del libro de sir Hilary Jenkinson, A manual of Archive administration.[1] En este texto, clásico en la materia, está planteado, entre otros, un tema importante y siempre vigente: el proceso de formación de archivos. Su singular importancia radica, indudablemente, en que tal proceso, cuyas características específicas distinguen a los archivos de otros conjuntos documentales, es el que define la esencia del quehacer archivístico.

La concepción global de Jenkinson sobre los archivos marcó, ciertamente, el inicio de una nueva etapa en el tratamiento de éstos; a partir de ese momento puede hablarse con propiedad de la modernidad en la administración de archivos.[2] En la base de esa concepción modelo indiscutible para gran número de archivistas,[3] encontramos una definición concisa de lo que es un documento de archivo: son aquellos “(…) redactados o usados en el curso de una transacción ejecutiva o administrativa (ya sea pública o privada) de la que (ellos) formaban parte; y por consiguiente bajo su propia custodia para su propia información por la persona o personas responsables de esa transacción y sus legítimos sucesores”. [4] 

Como corolario a esta definición, Jenkinson precisa que los archivos no se forman con el interés de dar información a la posteridad.

Sesenta años después de la publicación del trabajo de Jenkinson, es decir, 1982, Vicente cortés alonso edita en España su Manual de Archivos Municipales.[5] En él, define al archivo como “el conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio o información para las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores”. [6]

Ambas definiciones, como puede apreciarse, coinciden en lo fundamental. En efecto, las ligeras variaciones introducidas por la archivista española, no deben considerarse como diferencias, pues, si bien Jenkinson no las incluye en su definición, están presentes en su trabajo, desarrolladas ampliamente. En este sentido, llama profundamente la atención que, no obstante los cambios y transformaciones ocurridos en el ámbito de la administración de archivos durante el tiempo que separa la redacción de los textos presentados, una definición de este orden sea refrendada cabalmente. Lo que se desprende, en consecuencia, es la afirmación rotunda de algunos elementos considerados como esenciales en torno a la naturaleza de los archivos, por un a parte, y a las características de su formación, por la otra.

Creación y acumulación de la documentación 

Una dependencia cualquiera, en el desempeño de las actividades impuestas por sus funciones y estructura, genera y recibe la documentación de acuerdo a un esquema elemental bien conocido; nos referimos a lo que Jenkinson llamó la división primaria de los archivos.[7] Sin embargo, más allá de esta consideración primordial, debe reconocerse que la documentación que produce el ejercicio administrativo no se deriva de una voluntad caprichosa. Por el contrario, se ha señalado que surge de conformidad con “factores preexistentes”.[8] Estos son, por una parte, las estructuras y las actividades de las instituciones y, por otra, las actividades de las personas: “ni éstas ni aquellas” –señala Gunnar Mendoza- se proponen expresamente producir una documentación, sino que ésta resulta formándose natural y forzosamente dentro de una estructura dada y como medio o condición para el ejercicio de una actividad”.[9] De tal suerte, el orden y el ritmo impuestos por esos factores a la creación de documentos corresponden puntualmente con la dinámica de la acumulación documental.

Consiguientemente, los documentos, en tanto productos de la actividad, son impersonales, no voluntarios, lo que ha sido identificado, siguiendo a Jenkinson, con el carácter imparcial de la documentación que nutre a los archivos.[10] Sobra decir, por supuesto, que la noción de imparcialidad no alude al contenido, a la relación entre quien “crea el documento” y el asunto en cuestión, sino exclusivamente al acto formal de su elaboración.

Hay que destacar, también, dos rasgos adicionales que caracterizan la elaboración de un documento en el marco de una estructura funcional: por un lado, la unicidad de los documentos; por el otro, su carácter orgánico. Entre ambas características se establece, desde luego, la relación que sustenta la especificidad de los archivos. Un documento es único, ciertamente, en virtud de su exclusiva vinculación con el asunto que impulsó su creación en un momento determinado. Esta condición, unida a los mecanismos de acumulación y custodia, es la que define para Jenkinson la pertenencia o no de un documento al universo de los archivos, y esto es calificado como autenticidad.[11] Por otra parte, un documento es orgánico en la medida en que debe su existencia al funcionamiento de una entidad estructurada; por ello, sólo alcanza pleno sentido al relacionarse con otros en una compleja red de interdependencia: “un archivo –afirma Enrique Ampudia- no es sino un sistema de relaciones recíprocas entre documentos y grupos de documentos”. [12]

La importancia de la noción de interdependencia, del carácter orgánico de los documentos, se refleja, significativamente, en su utilidad metodológica, tanto en la formación como en la reconstrucción de un archivo. En una palabra, es el elemento central, el eje en los procesos de ordenación y descripción.

La naturaleza única y orgánica del documento, por otra parte, impone una particularidad más al ponerse en marcha, de manera continua, la producción documental: la seriación. La acumulación documental ordena, orgánicamente, conjuntos homogéneos de documentos, cuyas características los hace afines; así, una pieza documental, merced a su carácter orgánico, forma parte integral de una serie de documentos relacionados entre sí.

Estas características, al integrarse, forman la base que sustenta la noción de estructura informativa.

Falta aludir, sin embargo, a la naturalidad del proceso en su conjunto. Es indiscutible que tanto la creación como la acumulación de documentos se rigen por factores estructurales y funcionales. En consecuencia, es acertado señalar que los documentos se "acumulan naturalmente por los propósitos prácticos de la administración”, en contraste con un proceso artificial, como el que supone la colección de objetos para un museo.[13] Los archivos, en este sentido, “no son producto de la reunión erudita, la colecta programada, ni la acumulación caprichosa de documentos”. [14]

Hay que reconocer, sin embargo, que si bien las características apuntadas son valiosas para la definición sistemática de un archivo no dejan de tener una limitación fundamental, pues se basan en un planteamiento incompleto que presenta al ejercicio administrativo no sólo de manera esquemática, si no como algo estático o, por lo menos, mecánico. En ese sentido es necesario recordar el carácter social de la actividad administrativa, así como su carácter político. De ahí, en otras palabras, que la red de relaciones que la administración establece con la sociedad sea su origen y su esencia.

Hay que reconocer, sin embargo, que si bien las características apuntadas son valiosas para la definición sistemática de un archivo no dejan de tener una limitación fundamental, pues se basan en un planteamiento incompleto que presenta al ejercicio administrativo no sólo de manera esquemática, sino como algo estático o, por lo menos, mecánico. En este sentido es necesario recordar el carácter social de la actividad administrativa, así como su carácter político. De ahí, en otras palabras, que la red de relaciones que la administración establece con la sociedad sea su origen y su esencia.

Para entender la naturaleza de un archivo, en consecuencia, no basta con conocer las atribuciones y los cambios estructurales en la organización de la dependencia que lo genera, sino que es condición esencial definir con precisión el tipo de relaciones que establece con la sociedad y, por tanto, la práctica política propia del ejercicio administrativo.

Conservación y custodia 

Los elementos que acabamos de describir hacen válida la primera parte de las definiciones, es decir, la que se refiere a los mecanismos y características de la formación de un archivo; sin embargo, la segunda parte, atiende, fundamentalmente, a la utilidad de los archivos, al fin práctico de la acumulación, conservación y custodia de la documentación.

Shellenberg propuso, en Archivos Modernos,[15] una distinción entre los elementos “verdaderamente esenciales” de la naturaleza de los archivos: “En mi opinión –apunta Shellenberg- sólo hay dos clases de tales elementos. El primero (…) se refiere a las razones por las que se han producido o acumulado los materiales. Para ser archivos, deben haberse creado o acumulado para lograr algún propósito. El segundo de los elementos esenciales se relaciona con la importancia del material que se conserva. Desde luego, para que sean archivos, los documentos deben guardarse además por otras razones que por las que fueron producidos o acumulados”. [16]

En estas afirmaciones se condensa uno de los problemas centrales de la archivística contemporánea, a saber: la valoración de la documentación, con la finalidad de preservarla en tanto testimonio útil a la administración y a la sociedad en su conjunto, valoración que, por así decirlo, rebasa con mucho las consideraciones correspondientes a la creación documental.

La aparición de estos conceptos, por otra parte, hizo que Sir Hilary Jenkinson reaccionara bruscamente, intentando una polémica a fondo que, finalmente, no tuvo la agitación esperada. En todo caso, lo verdaderamente importante es el problema que esta distinción encierra. En efecto, lo que se planteaba, en realidad, era la diferencia entre el proceso natural de creación y acumulación documental, en el que la estructura misma que le da origen exige su realización cotidiana, reconociendo su utilidad práctica inmediata, por un lado, y, por el otro, la decisión consciente de preservar la documentación con fines ajenos a los originales, y cuyo propósito es, en última instancia cultural. Tal diferencia, en sentido estricto, siempre ha existido. Sin embargo, sólo cuando se comenzó a percibir la importancia del valor que se ha dado en llamar secundario de los documentos, es decir, cuando se valoró su calidad de testimonios históricos, se hizo patente que la conservación de los archivos no era solamente un asunto administrativo o práctico. Desde esta perspectiva se modificó por completo la problemática de la conservación y, por lo tanto, de los procesos implicados en ella.

Asimismo, de tal diferencia se derivaron otras, en particular la que indica Morris Rieger: “las necesidades de la administración no son las mismas que las de la investigación. En otros términos, lo que el gobierno o la administración o aún el ciudadano buscan en el archivo tiene carácter de utilidad práctica, mientras que lo que el historiador, el sociólogo o el economista buscan tiene carácter académico”. [17]

Estas diferencias, sin embargo, tienen otras características. En realidad, el archivo es para la administración fuente de información, memoria e identidad. Sus necesidades de información estarán ligadas siempre al desempeño de sus actividades; tales necesidades, por supuesto, tienen una estrecha relación con los aspectos mencionados para la propia formación de archivos, es decir, los vinculados fundamentalmente a la estructura y las funciones propias de la dependencia generadora de la documentación. En el ejercicio administrativo se valoran, principalmente, los testimonios estructurales y funcionales; en consecuencia, el valor testimonial corresponde, generalmente, con la intención original de la documentación. En cambio, las necesidades de la investigación, por sólo mencionar el uso al que se le otorga mayor relevancia,[18] tienen un sentido distinto. Atienden primordialmente a las relaciones que la administración establece con la sociedad.

Por otra parte, es interesante señalar que ya en el corolario de Jenkinson a su definición de archivo se encuentra implícita esta diferencia fundamental. En él se afirma que la documentación no se produce con el interés de ser objeto de atención y estudio en la posteridad. Cumplido su objetivo inicial, el documento es acumulado conforme a un orden determinado de antemano y, a partir de ese momento, su uso entra en un lento declive, en correspondencia directa a su vigencia.

Por ello, su conservación deliberada ha sido caracterizada, en oposición al proceso natural de creación y acumulación, como un proceso artificial.[19] Sin embargo, este punto de vista no toma en cuenta el carácter eminentemente social del proceso como un todo.

Hoy en día, en efecto, la creación, la acumulación, la conservación y la custodia de archivos quiere un sentido de totalidad en las etapas y procesos involucrados, afirmando, así, el curso natural de un archivo de la administrativo a lo histórico. En tanto un proceso global, el ciclo vital de la documentación debe ser planificado en todas sus etapas, en sentido inverso a la cadena de responsabilidades planteada por Jenkinson. [20]

Esta concepción histórica de los procesos documentales es lo que debemos subrayar. El problema planteado se expresa, por ejemplo, en la necesidad de evaluar la documentación de manera objetiva. La objetividad la otorga, justamente, la concepción global del proceso en su planificación integral y, por lo tanto, en la definición rigurosa de una relación: volumen documental y estructura informativa. En otras palabras, es posible recuperar la estructura informativa de un conjunto documental mediante la planificación basada en la naturaleza misma de los archivos, en su proceso de formación, en sus características estructurales: el resultado ideal es, evidentemente, la conservación de la información con valor equivalente al total de la documentación.

Los archivos: memoria para el presente 

He tratado de presentar lo que, desde mi punto de vista, es el núcleo en el proceso de formación de un archivo histórico: la formación del archivo administrativo. Por ello, las soluciones a los problemas planteados durante el tránsito entre uno y otro, que por lo demás son una y la misma cosa, deben aplicarse desde la gestión misma de los documentos, en la inteligencia de que la estructura informativa que sustenta la conservación documental se va formando paso a paso, conforme el calendario de la administración, que no es sino uno más de los múltiples calendarios humanos.

Hay que reconocer que la creación, la acumulación, la conservación, la custodia, la selección y la transmisión de archivos son las partes medulares de un proceso complejo y estratificado, pero comprensible y, más aún, planificable. Un archivo administrativo, en efecto, encierra una estructura informativa en la cual están integrados tanto las características administrativas funcionales y estructurales propias de la dependencia generatriz, como los contenidos político-sociales que se desprenden de aquellas.

Finalmente, me parece que no hay que tener falsos temores respecto al juicio implacable de la posteridad, pues la selección documental no tiene el sentido fatalista que se la ha adjudicado: la responsabilidad real que se tiene en cuanto a la formación, utilidad y aprovechamiento de los archivos históricos es con el presente.

Los archivos, en suma, son y serán siempre un producto de la actividad social; son, y serán siempre, memoria para el presente.

Notas

[1] Jenkinson, Hilary. A manual of archive administration, 2ª ed. rev., London, Percy Lund, Humpries & Co. Ltd., 1966, 261 pp.

[2] A este respecto es necesario aludir, naturalmente, a un contexto más amplio: en efecto, las aportaciones de Jenkinson se sitúan entre una larga serie de acontecimientos importantes en torno a los archivos, en la cual la cooperación internacional y la discusión sobre temas de interés archivístico no fueron los menos importantes. En este sentido, es interesante el escrito de E.G. Franz, El Ica, sus logros y su futuro, Londres, ICA, 1980, donde el autor presenta, brevemente, algunos aspectos relevantes sobre el creciente interés internacional por estudiar y trabajar los archivos, y establecer, en consecuencia, relaciones de cooperación.

[3] “Guía y árbitro” tanto para los archivistas ingleses como para los norteamericanos. Véase Lester J. Cappon, “What, then, is there to theorize about?, en The American Archivist, vol. 45, num.1, invierno 1982.

[4] Traducción de Manuel Carrera Stampa que aparece en Schellenberg, Archivos modernos, Cuba, 1952, p.42. Cf., Jenkinson, op. cit., p. 11.

[5] Cortés Alonso, Vicente. Manual de Archivos municipales, Madrid, ANABAD, 1982. Este trabajo, uno más en la ya larga lista de estudios de la autora, así como el también reciente de Antonia Heredia Herrera, Manual de instrumentos de descripción, nos dan idea de los excelentes logros alcanzados hoy en España.

[6] Vicente Cortés Alonso, op. cit., p.19.

[7] Hilary Jenkinson, op. cit., p.23.

[8] Mendoza, Gunar. Problemas de la ordenación y la descripción archivísticas en América Latina, Centro interamericano de Desarrollo de Archivos, Córdoba (Argentina), 1978, 31pp.

[9] Ibid., p.6.

[10] Hilary Jenkinson, op. cit., pp. 11-15. Puede verse, así mismo, un par de interesantes artículos que tocan, así sea de paso, este aspecto: Frank Burke. “The future of archival theory in the United States”, en The American Archivist, vol. 43, invierno 1981, pp. 40-46, y Lester J. Cappon, op. cit., pp. 19-25.

[11] Hilary Jenkinson, op. cit., pp.12-13. véanse también, Hodson, The administration of Archives, Oxford, Pergamon Press, 1974, pp. 3-12; Schellenberg, op. cit., pp. 40-41, y cortés Alonso, op. cit., p. 23.

[12] Enrique Ampudia M. Modelo Técnico para Archivos Estatales, México, Archivo General de la Nación, 1982 (mecanografiado). Además, véase Cortés Alonso, op. cit., p. 24, y Hodson, op. cit., p. 3.

[13] J. H. Hodson, op. cit., p. 3.

[14] Vicente Cortés Alonso, op. cit., p. 19.

[15] Schellenberg, op. cit.

[16] Ibid., pp. 39-40.

[17] Morris Rieger. “Técnicas modernas de retirada de documentación y normas de evaluación”, en Archivos Hoy, año 1, núm. 2, México, 1980, pp. 3-16.

[18] Véase Archivum, Internacional Council of Archives, vol. XXIX. Proceedings of the 9th International Congress on Archives (London, 1980), 1982, 204 p.

[19] Hodson, op. cit.

[20] Jenkinson, op. cit.

Juan Manuel Herrera: Biblioteca “Miguel Lerdo de Tejada”, Distrito Federal, México

manuel_herrera@hacienda.gob.mx

Fuente: http://www.adabi.org.mx/content/servicios/archivistica/articulos/civilmemoria/historicos.jsfx