En esta entrada queremos ofrecer algunos conceptos muy básicos para ayudarnos a ingresar a la organización de los documentos de archivo y su descripción, de manera de hacer más accesible la búsqueda al investigador en función de sus necesidades e intereses.
Nuestro trabajo está todavía muy distante de dicha etapa; no obstante nos permitimos un pequeño adelanto vinculado esencialmente al interés que nos despierta la lectura de algunos Documentos que van apareciendo a medida que progresamos en la organización de los fondos.
¿Qué es la Descripción archivística y para qué sirve?
Breves definiciones
"La descripción es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. ... La descripción persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivero".
Antonia Heredia, Archivística general, teoría y práctica. Sevilla, 1988
"El objeto de la labor descriptiva es el hacer accesibles eficazmente los fondos documentales." "La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar."
José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística. Madrid, 1999.
"La elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido"
ISAD (G), traducción del Ministerio de Cultura. Madrid 2000.
¿A qué se llama Instrumentos de descripción?
Proporcionan información general sobre un archivo (características generales de los fondos, historia de los organismos productores, relaciones entres las secciones y las series, bibliografía, horarios y servicios).
Inventario:
La descripción de las series generadas de forma orgánica o funcionalmente en el curso de la gestión de una institución y relacionadas con un fondo o sección. Funciones: control de la documentación por el archivero y orientación para el archivero. No consigue un acceso a la información documental. Puede ser "inventario somero" o "inventario analítico".
Catálogo:
Describe de forma ordenada y individualizada las piezas documentales de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional. El catálogo debe de contemplar la fecha completa (año, mes, día, lugar), la tipología documental, autor, destinatario, asunto, datos externos (folios, medidas, materia escriptoria, conservación) y signatura (archivo, fondo o sección, unidad de instalación y número de orden).
No existen reglas aceptadas con criterios generales para la catalogación de documentos de archivo.
El catálogo se realiza de forma excepcional ya que preferiblemente se tienen que inventariar los fondos del archivo.
Reglas para la Descripción de Documentos de Archivo de Canadá, RDDA:
En los años 1980 en Canadá se desarrolla el proceso de normalización.
El Bureau Canadien des Archivistes, formado por dos asociaciones de archiveros canadienses (Asociación de Archiveros de Quebec, AAQ, y la Assosciation of Canadian Archivists, ACA), es el organismo que desarrollará la mayor parte del trabajo de normalización. En 1983 se crea el grupo de trabajo sobre Normas de Descripción Archivística.
Las RDDA se publican en 1990. Las últimas revisiones son de 2003.
Son reglas con un formato marcadamente bibliográfico para una descripción archivística.
Estándar Internacional de Descripción Archivística, parte General, ISAD (G), (General International Standard Archival Description)
1988: reunión en Ottawa de 29 especialistas (CIA, IFLA y ISO más representantes de 15 paises) para analizar las experiencias relativas a la normalización de la descripción archivística.
1990: en Wroclaw (Polonia) nace una comisión con carácter permanente responsable de desarrollar la norma, la Ad Hoc Commission on Descriptive Standards.
Tras las reuniones celebradas en Hörhr-Grenzhausen (1990) y Madrid (1992), se celebra el Congreso Internacional de Archivos en Montreal (1992) donde se debate el borrador de la futura norma.
1993: reunión de Estocolmo y aprobación de la primera versión de la norma.
1996: disolución de la comisión Ad Hoc y creación del Comité del CIA para la normalización en archivos. 1999: 2ª versión de la ISAD (G).
Descripción Archivística Codificada, EAD (Encoded Archival Description)
En 1993 la Universidad de California, de Berkeley, inicia un proyecto para desarrollar una DTD (Definición Tipo de Documento) de carácter estandar, no propietario, codificado, y legible por máquina.
Daniel Pitt, investigador de este proyecto, planteó los siguientes critérios:
1. Presentación de la información descriptiva de forma extensa e interrelacionada.
2. Mantener las relaciones jerárquicas entre los distintos niveles de descripción.
3. Capacidad de representar la información descriptiva heredada en un nivel jerárquico en otro nivel inferior.
4. Capacidad de navegar dentro de una estructura informativa jerárquica.
5. Ayuda en la indización y recuperación tipo elemento-específico.
Se optó por: formato texto ASCII y, entre el HTML y el SGML, se prefirió este último porque era capaz de resolver los requisitos funcionales.
La primera publicación se produjo en 1998, aprovechando el XML.
La Mesa de Discusión de la Society of American Archivists tiene una web titulada Paginas de Ayuda de la EAD.
La norma ISAD (G) no es una norma para elaborar instrumentos de descripción.
"Cal dir que descripció i instruments de descripció no són la mateixa cosa. Els instruments de descripció es poden concebre com el resultat de processos de descipció: així, d’una mateixa descripció, se’n poden obtenir una sèrie d’instruments de descripció diferents que, tot i tenir el mateix contingut, tinguin un format diferent. Com a norma de descripció, l’ISAD (G) no defineix els formats de sortida o la manera com es poden presentar els elements de descripció, per exemple els inventaris, catàlecs, llistes, etc. Amb aquesta finalitat, l’ICA/CDS va constituir ara fa quatre anys un subcomitè específic la funció del qual era redactar una proposta de directrius per a la preparació d’instruments de descripció ..."
VITALI, Stefano: "El desenvolupament d’estandards de descripció internacionals i la segona edició de la norma ISAD (G)", Lligall núm. 17. Barcelona: Associació d’Arxivers de Catalunya, 2001, p. 13-22.
ISAD (G) y EAD:
Hay un cruce entre las áreas de descripción de la ISAD (G) y los elementos de la EAD. Aunque los campos de los datos no están organizados de la misma forma existe una relación entre ellos.
Hay un interés por los dos grupos de que las versiones respectivas sean compatibles. Para conseguir esto el Comité responsable de la norma ISAD (G) está asociado al grupo de trabajo de la EAD.
Descripción multinivel
La descripción multinivel tiene como objetivo la representación del contexto y la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo integran, y pretende que en el nivel de fondo se proporcione la información de las partes como un todo, y en los niveles inferiores y siguientes se proporcione sólo la información de las partes que se están describiendo y, como consecuencia, las descripciones resultantes se presenten en una relación jerárquica, desde las descripciones a nivel de lo más general, el fondo, hasta las descripciones del nivel más particular.
Grados inferiores de descripción multinivel:
- Descripción de las partes que integran el fondo: secciones, series, subseries, expedientes, etc.
- La ISAD (G) menciona 6 niveles de unidades de descripción:
- Fondo
- Subfondo
- Serie
- Subserie
- Unidad documental compuesta / Expediente
- Unidad documental simple / Documento
“Ces niveaux peuvent être eux-mêmes subdivisés en un nombre indéfini de niveaux intermédiaires suivant la complexité de la structure interne du fonds” . (Traducción: `Estos niveles pueden ser subdivididos en un número indefinido de acuerdo a la complejidad interna de los fondos´).
Nougaret, Christine. «Vers une normalisation internationale de la description desarchives: la norme ISAD(G) du Conseil international des archives», in La Gazette des archives, n° 169, 2etrim. 1995, pp. 274-292
La norma ISAD (G) no contempla las unidades de instalación (cajas, legajos, etc.).
•No tiene como objetivo realizar inventarios.
•Los archivos necesitan una herramienta para realizar inventarios.
•La práctica común: crear un nivel que identifique la unidad de instalación y añadirlo a la norma ISAD(G), ante la espera que el CIA saque la norma que regulará la realización de inventarios, guías, etc.
•En el ARV se lo ha denominado “Unidad de Localización”.
Fuente: http://www.vicentgimenez.net/curs/instru.htm (adaptado)
Ejemplo: London School of Hygiene and Tropical Medicine: Joint diary of Geoffrey Douglas Hale Carpenter, Entomologist and his wife, Amy Frances Carpenter, recording their experiences including trips to Uganda for his research on sleeping sickness between 1913 and 1930. (Ref: PL 19).
La bibliografía sobre los tópicos enunciados sintéticamente más arriba es numerosísima, aun limitándonos a la que aparece en idioma español. El tema de la Descripción Archivística no es novedoso y ha merecido las más profundas discusiones académicas, que están todavía lejos de llegar a un acuerdo. Sin embargo, se observa una marcada tendencia hacia la homogeneización de las normas.
Por nuestra parte, debemos definir qué criterios usaremos para describir los documentos del patrimonio histórico, tomando en consideración variables que provienen de diversas áreas de estudio: la archivística, la historiografía, la práctica y la teoría pedagógicas, la administración, la legislación, todos los cuales deben articularse en un instrumento único y utilitario.
También queda por resolver la cuestión de la apertura a la consulta. ¿Archivo sin personal a cargo? ¿Digitalización y publicación en la web? ¿Recursos económicos? ¿Recursos humanos idóneos? ¿Espacio físico? Son tantas las interrogantes que se nos plantean, que dejaremos este tema como objeto de reflexiones posteriores.
Por nuestra parte, debemos definir qué criterios usaremos para describir los documentos del patrimonio histórico, tomando en consideración variables que provienen de diversas áreas de estudio: la archivística, la historiografía, la práctica y la teoría pedagógicas, la administración, la legislación, todos los cuales deben articularse en un instrumento único y utilitario.
También queda por resolver la cuestión de la apertura a la consulta. ¿Archivo sin personal a cargo? ¿Digitalización y publicación en la web? ¿Recursos económicos? ¿Recursos humanos idóneos? ¿Espacio físico? Son tantas las interrogantes que se nos plantean, que dejaremos este tema como objeto de reflexiones posteriores.
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