El Libro matriz (1)

¿Qué es un Libro Matriz en contexto de archivo escolar?

Acudimos en primer término al Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, donde encontramos la primera acepción de LIBRO:

(Del lat. liber, libri).

1. m. Conjunto de muchas hojas de papel u otro material semejante que, encuadernadas, forman un volumen.

Entre las posibles construcciones que aparecen a continuación de LIBRO, nos interesa:

~ de escolaridad.

1. m. El que recoge las calificaciones obtenidas por el alumno en cada curso.

Pero, lamentablemente, no hay una entrada para  LIBRO MATRIZ.

Busquemos, entonces, la acepción de MATRIZ. Aquí rescatamos dos de entre las numerosas que enuncia el DRAE, y que pueden ilustrarnos sobre el significado de la expresión del título de esta nota:

7. f. Entidad principal, generadora de otras.

11. adj. Se dice de la escritura o instrumento que queda en el oficio o protocolo para que con ella, en caso de duda, se cotejen el original y las copias.

Ahora parece más claro: se trata de un volumen encuadernado, que recoge las calificaciones obtenidas por el alumno en cada curso y que queda en el oficio o protocolo para que con ella, en caso de duda, se cotejen el original y las copias. Se lo denomina igualmente Registro General de Calificaciones. En términos administrativos es, también, una entidad generadora de otras; por ejemplo, del Certificado Analítico de Estudios.

Debemos agregar que cada jusrisdicción educativa (país, provincia, departamento, municipio, etc.) regula mediante la normativa que considera oportuna y de acuerdo a otras directrices concordantes, emanadas de las autoridades educativas, las formas que deben seguirse en cuanto al registro que se hace de las calificaciones de los alumnos, para poder luego certificar sus titulaciones al final de la carrera escolar, o bien el estado de incompletud de la misma si fuera el caso.

El Certificado Analítico es el instrumento con el cual el egresado acredita los estudios cursados, con la certificación correspondiente realizada por las autoridades escolares, la supervisión y las autoridades del Ministerio de Educación de la Jurisdicción respectiva. Es decir, se trata de un documento generado a partir de la entidad principal, que es el Libro Matriz. Es obligación de la institución educativa conservarlo permanentemente para que, como se ha mencionado más arriba, pueda servir de fuente de cotejo ante una duda o generar un segundo Certificado si se le hiciera necesario al interesado.

Alumno que cursó estudios de magisterio entre los años 1929 y 1932



Las normas que rigen estos documentos y tramitaciones no son siempre las mismas aún en cada jurisdicción, pues deben ajustarse a las modificaciones organizativas, curriculares, pedagógicas e incluso legales vigentes para cada período considerado.

Por ello, a la hora de organizar el acervo documental del Archivo Escolar, es menester munirse de la información oficial, que estuviere en vigor en el lugar, época y nivel educativo del que se  trate. 

En períodos de transición curricular, como en la actualidad en Argentina, suele verificarse la vigencia de normas transitorias destinadas a resolver la situación de los alumnos que provienen de una antigua estructura académica y deben ingresar a otra más nueva. Ello también se aplica al caso de alumnos que hubieran interrumpido sus estudios y los retoman años más tarde, bajo regulaciones diferentes.

También la normativa se pronuncia sobre el pasaje de alumnos de un tipo de educación a otro (especialidad o modalidad), de un plan de estudios a otro por cambio de jusrisdicción del estudiante o las cuestiones a tener en cuenta -en el caso menos frecuente- de traslado de país, donde el interesado debe hacer reconocer sus estudios previos para insertarse en un régimen totalmente distinto.

Puede afirmarse que la mayoría de estos documentos tienen características primarias semejantes, aunque su formato y disposición gráfica puede variar. Vale decir, contienen a menudo el mismo tipo de información.

Asientos de 3º, 4º y 5º años
de la Escuela Normal de Quilmes,
años 1955, 56 y 57

  A modo de ejemplo, insertamos algunas imágenes que corresponden a Libros Matrices utilizados en Escuelas de Educación Media o Secundaria de la jurisdicción nacional. En ésta, el Libro Matriz es responsabilidad del Director del Establecimiento (y/o del Regente de Estudios si lo hubiera), y es llevado por el/la Secretario/a según indica la normativa, aunque no es raro que en algunos establecimientos la mano que escribe los asientos sea la de otro empleado administrativo o del que cumple funciones como tal. No obstante, cabe dentro de las competencias específicas del/la Secretario/a y le hace responsable de lo escrito.

  

Es preciso decir que la provisión de los Libros Matrices ha sufrido cierta evolución, pues hace décadas eran suministrados por la autoridad educativa de la Jurisdicción, de manera uniforme, pero en tiempos más recientes los adquieren las escuelas directamente a sus fabricantes o revendedores y esto ha dado lugar a pequeñas diferencias de formato, color y tamaño.

Página de un

Libro Matriz que muestra Carrera Incompleta

por pase a otro establecimiento.

Como puede advertirse en las imágenes, estos libros tienen una utilidad secundaria para el investigador, pues dan cuenta de las asignaturas que componían el plan de estudios de la carrera, más las pequeñas variaciones internas, propias de cada institución, como por ejemplo las Lenguas Extranjeras que eran objeto de enseñanza (Francés, Inglés, Italiano) y si también se dictaban Lenguas Clásicas, como el Latín, los Talleres u otro tipo de materias que no eran uniformes en todos los cursos.

Según las prácticas adoptadas por cada establecimiento, la inscripción de las asignaturas podía ser manuscrita o bien impresa mediante un sello de goma. Las calificaciones y demás observaciones que correspondiera insertar, en cambio, se realizaban en forma manuscrita. Las calificaciones, expresadas en números arábigos y en letras, reflejaban la situación final del alumno en cuanto a la aprobación de las materias de estudio y las obtenidas en instancias de exámenes finales si fuera menester, con la fecha indicativa del período de mesa de examen. Del mismo modo, debían registrarse las repeticiones de cursos, los egresos y reingresos de alumnos y, naturalmente, las promociones al año subsiguiente.

Al pie de cada año cursado se indicaba el promedio respectivo y, al final del documento, el promedio de toda la carrera. Así mismo, el número de Registro de Egresados correspondiente al certificado que se expedirá en función de estos asientos y, habitualmente, la firma del interesado al momento de  retirar su Certificado de Estudios debidamente formalizado por las autoridades. Por último, aparecen la o las firmas de los responsables del Libro y los sellos del establecimiento educativo.
Estos documentos no admiten enmiendas ni raspaduras. En caso de producirse, el folio debería ser anulado por el director del establecimiento con una nota indicativa de a qué folio se transfieren las calificaciones del alumno en cuestión.

El estudiante era identificado no sólo por su nombre y apellido, sino que solían aparecer otros datos -no siempre los mismos-; algunos filiatorios y otros de organización interna como el número de matrícula o de legajo, según los casos.

El Libro Matriz usualmente estaba munido, o bien acompañado, de un Libro Índice , donde debían aparecer registrados todos los alumnos inscriptos en él, con la respectiva indicación del folio que le había sido destinada, a efectos de facilitar su búsqueda.

Todas las ilustraciones de esta entrada corresponden a materiales de nuestro Archivo.