CONSIDERACIONES SOBRE LAS INSTALACIONES DEL REPOSITORIO (IV)

EL MOBILIARIO 

En este mismo sentido, el tipo de estantería que requiere un depósito de archivo histórico lo determinará la prioridad que le dé la organización a su acervo documental, su capacidad económica y el perfil de archivo que desea. Con base en la experiencia, se ha determinado que la metálica es la más conveniente. Sin embargo: “En vista de que el metal tiende a oxidarse al contacto con la atmósfera, se debe tener el cuidado particular de aplicarle una capa anticorrosiva a la estantería. Las bandejas metálicas deben ser cuidadosamente limpiadas y desprovistas de grasa; la pintura debería ser esmaltada al horno y resistente a rayaduras, cubrir el metal uniformemente y libre de burbujas, ampollas e irregularidades.” (Michel Duchein, 1988, p. 50)

Este aspecto es medular en la conservación de nuestros acervos documentales. Como es lógico pensar, el clima que impera en nuestros países trae consigo más desventajas que ventajas. Una de ellas es la relación temperatura / humedad relativa, la cual se vuelve más drástica en aquellas regiones que tienen archivos próximos a las zonas costeras. En nuestro país, por ejemplo, estamos comenzando a bregar con casos de locales de archivos en los que originalmente se instalaron estanterías metálicas, pero que al cabo de unos pocos años, comenzaron a sufrir de abrasión y oxidación a causa del efecto de las sales del agua del mar que son transportadas por el viento. Ante esta circunstancia, hemos sabido de casos en donde se ha preferido la sustitución de estantería metálica por una de madera con ciertas características especiales. Pese al riesgo que representa el ser un material altamente combustible, algunos sugieren su uso, pero exclusivo a ciertos tipos de madera, por ejemplo la de cedro amargo, la cual, sellada previamente con pintura acrílica o barniz (COMMA, capítulo 5, Almacenamiento, 2001, p.102) brindará una mayor protección contra el surgimiento de hongos y termitas, pero no deja de ser una preocupación, considerando que en las zonas costeras las altas temperaturas favorecen la ocurrencia de incendios. Por lo anterior, la adquisición y uso de estantería de acero rolado en frío, revestida con esmalte horneado a altas temperaturas, previo tratamiento anticorrosivo, es la más recomendable. 

En este mismo sentido, la selección de la estantería para el depósito depende de diversos factores, entre los cuales el más importante, en nuestro criterio, es el formato de la documentación que se pretende archivar, junto con las unidades de conservación donde se guardarán los documentos. De ahí que de previo a la selección de la estantería, debe hacerse una rigurosa medición del volumen de la documentación que se conserva, así como de sus distintos formatos, considerando premeditadamente el área o superficie de instalación. Por ejemplo, en nuestro caso determinamos anticipadamente que en el depósito #1 archivaríamos todo el acervo colonial, cuyos documentos se conservan en cajas que tienen un formato suficiente para instalarse en bandejas con una superficie de 0.90 metros de largo y 040 metros de profundidad (Michel Duchein, 1988, p. 49). Con la altura tampoco tendríamos problema, ya que la estantería, por ser tipo mecano, nos permitiría adaptarla para tener una capacidad de seis bandejas por cada cuerpo de estante. 

La altura de la estantería para archivos históricos está más o menos normada en cada país. Sin embargo, se recomienda una altura libre de techo no inferior a 2.25 metros, evitándose no excederse de 2.50 metros (Julio E., Simonet B., 1998, p.16). Alturas superiores encontraremos en los depósitos de archivo intermedio, ya que, por su naturaleza, precisan conservar volúmenes muy grandes de documentación con vigencia administrativa y legal, y en donde los ingresos son mucho más frecuentes. 

Por otra parte, no hay que perder de vista que las estanterías están formadas por uno o varios módulos (cuerpos para el caso de Costa Rica), sean simples o dobles, y que su disposición dentro del área de depósito debe hacerse en apego a un principio de aprovechamiento racional del espacio. Por ejemplo, en nuestro caso resultó mucho más ganancioso disponer estantes simples contra las paredes de entrada a los depósitos, y no dobles, porque al hacer lo contrario perdíamos un estante completo de 21 bandejas por sector, es decir 42 bandejas completas por depósito. Además, esto no nos representaría mayor problema porque teníamos prevista la instalación y funcionamiento de sistemas de aire acondicionado para controlar la temperatura y la humedad relativa. Por el contrario, en archivos históricos donde se carece de esta facilidad, obligando la instalación de sistemas de ventilación natural, la disposición de estantes contra la pared no es conveniente, ya que obstruye la circulación del aire entre estanterías y unidades de conservación, afectando el microclima deseado en los documentos y la renovación del mismo a lo interno del depósito. 

Ahora bien, al momento de disponer la estantería, debe tenerse el cuidado de dejar los espacios suficientes y necesarios entre los estantes o módulos. Lo usual es dejar 1 metro en pasillos principales (los que dividen el depósito por bloques de estantería) y 0.75 metros en los secundarios o entre estantes (Julio E., Simonet B., p.19), con el objeto de facilitar la aireación y hacer transitables los espacios para los funcionarios y el mobiliario que utilizan para transportar los documentos. 

Ahora bien, en los depósitos: “El promedio de nivel de luz debería ser de 150 lux.” (Michel Duchein, 1988, p.113). Lo anterior se puede controlar disponiendo las lámparas en dirección de los pasillos, de manera que la luz no impacte directamente en las cajas que contienen los documentos. Las lámparas de alumbrado fluorescente son las que menos inciden en la documentación (Julio E., Simonet B., 1998, p. 35), sin embargo generan un alto consumo de electricidad. Las de alumbrado incandescente consumen menos electricidad, pero irradian mucho más calor que las otras. En lo posible, las lámparas de luz fluorescente deben utilizarse con filtros neutralizantes del calor. 

Vista parcial de nuestras instalaciones

El mobiliario según clases documentales: condiciones ambientales propicias 

Los documentos de gran formato en soporte de papel (planos, mapas, dibujos) requieren de una estantería especial que facilite su estiramiento sin riesgo de fricción con ninguna superficie. Este mobiliario se denomina usualmente planoteca, mapoteca o planero y los documentos se disponen en posición horizontal. Sus dimensiones básicas son 100 centímetros de ancho y 70 centímetros de profundidad, lo cual permite guardar documentos de dimensiones promedio de 90x60 centímetros. Algunos de estos documentos de forma de copia en soporte heliográfico, papel bond o similares, podrían guardarse en cilindros plásticos recubiertos por dentro con papel alcalino y disponerse verticalmente. Esta clase de documentos así como la textual, requieren para su preservación temperaturas que van de 15º C a 25º C y humedad relativa entre 45% y 65%. 

Para fotografías, microfilmes, cintas magnéticas y material audiovisual, el diseño de estanterías es muy variable por la heterogeneidad de sus formatos, de ahí que cada organización debe elegir los diseños que mejor se ajusten a las características de los depósitos que tienen, así como a sus posibilidades económicas. En lo que si es necesario tomar precauciones es en lo que concierne a la composición de los soportes y los cuidados que requieren para su preservación. Por ejemplo, los documentos que están en soporte de acetato de celulosa como los microfilmes, corren el riesgo de degradarse si no se custodian en un sitio con un microclima controlado y en recipientes libres de ácido (básicamente de cartón perforado). Los rangos de temperatura ideales para este tipo documental son 19º C y 21º C, en tanto que la humedad relativa debe promediar el 45% y 55%. 

Entre tanto, las cintas magnéticas precisan temperaturas entre 18º C y 22º C y una humedad relativa similar a la requerida por el microfilm. Por su composición, a este material le hacen mucho daño las variaciones bruscas de temperatura y los campos electromagnéticos. 

Con la fotografía tenemos un caso especial. La discusión gira en torno a la conveniencia o no de conservarlas en fundas de plástico poliéster inerte, o en sobres de papel libre de ácido y de elementos contaminantes como la lignina. En nuestro medio es muy difícil encontrar este tipo de papel, y aún más en diseño de sobre, de ahí que se ha optado –como en el caso nuestro- por conservar las fotografías en láminas de poliéster inerte que se guardan en álbumes. Claro, esta disposición es adecuada únicamente para archivos que tienen depósitos con micro clima controlado, ya que de lo contrario es muy probable el surgimiento de humedad a lo interno de las fundas y ocasionando la disolución de los químicos que sellan las imágenes fotográficas. Un ambiente propicio para estos documentos es de 15º C 25º C de temperatura y de 30% a 50% de humedad relativa. 

Por otra parte, tenemos la película de cine, muchas de las cuales –usualmente las producidas antes de los años setenta- se componen de acetato de celulosa, el cual al contacto con altas temperaturas, tiende a degradarse con la liberación de ácido acético. Por consiguiente, este tipo de documento requiere temperatura baja y estable y humedad relativa promedio del 40%. Las unidades de conservación deben ser de cartón neutro y libre de contaminantes y disponerlas lejos de la influencia de la luz natural y artificial. 

En síntesis, para estos tipos y clases documentales conviene mantener un microclima controlado, es decir, libre de fluctuaciones bruscas que dañan más que la alteración ocasional de los rangos de temperatura y humedad relativa. Además, el mobiliario que se requiere debe diseñarse en función del formato de cado documento, el tipo de depósito que se tiene y las posibilidades económicas de la institución. 

De importancia medular en nuestros países es prever la instalación de estanterías garantizadas por amarres adecuados. Recordemos que vivimos y nos movemos en un medio sujeto a temblores y terremotos frecuentes, por lo que los estantes de nuestros archivos deben asegurarse para garantizar su firmeza. Lo más común es sujetar las cuatro esquinas de cada estante, a un ángulo asegurado con tuercas y pernos. No obstante, esta mecánica no es del todo conveniente, porque las tuercas y pernos sobresalen dentro de las bandejas y rozan las cajas y la encuadernación y cubiertas de libros, arriesgando su conservación (Michel Duchein, 1988, p. 51). La más conveniente es la que ofrece la estantería tipo mecano, en la que las bandejas descansan sobre un soporte que se sujeta por sí mismo a los angulares de cada cuerpo de estante, facilitando con ello elevar la altura de las mismas. Las tuercas y pernos se usan en este caso para amarrar los estantes contra el piso y entre ellos, para garantizar su firmeza, con lo cual no se expone a peligro a las cajas y los volúmenes que se concentran en las bandejas. 

Pero, qué de los estantes móviles y compactos. 

Si de maximizar el espacio en depósitos se trata, la opción de instalar estantería móvil o compacta es la más apropiada, aunque no menos barata. El principio en el cual se fundamenta el sistema de estantería móvil o compacta, es la conversión de parte de sus cuerpos o anaqueles en unidades que se pueden desplazar en un área limitada, y que a raiz de la proximidad entre ellas, el área de ocupación se reduce sustancialmente (Michel Duchein, 1988, p. 52). 

Esta opción tiene ventajas y desventajas. Por ejemplo, su instalación requiere prevenir un reforzamiento del piso por el sobrepeso que tiene este tipo de mobiliario. Es decir, la ventaja que representa por facilitar la creación de más espacio, tiene un precio previo que pagar para evitar dificultades estructurales posteriores en el área de depósito. La estantería móvil o compacta ofrece algunas otras ventajas, como lo es el incluir mecanismos de seguridad para la apertura de sus vagones, para convertirlos en verdaderos depósitos. Esto garantiza también la protección de sus documentos contra la luz y el polvo. 

No obstante, como lo señala Duchein (1988, p. 53), este sistema de estantería tiene algunas desventajas, aparte de la necesidad de reforzar la capacidad estructural de los pisos de los depósitos donde se instalarán, o al menos verificarla. Por ejemplo, la reducción importante del flujo de aire en los documentos y, por consiguiente, el riesgo de aparición de hongos. Además, la configuración de este sistema complica la búsqueda de documentos en una misma sección de manera simultánea. Es preciso esperar hasta que finalice una búsqueda, para mover el sistema e iniciar la otra. Recordemos también que los de más reciente fabricación incluyen la operación del sistema mediante electricidad, por lo que si falla su suministro y no existen otras alternativas de consulta, el servicio se detiene. Por lo tanto, de previo a su compra debe asegurarse que los estantes también sean operados manual o mecánicamente. Por otra parte, este tipo de estantería ofrece el riesgo de atascamiento de rieles o de rodines, lo cual dificultaría la movilización de sus vagones. Finalmente, una de las desventajas principales de este sistema, principalmente para archivos que no tienen normalizada la producción documental, es la dificultad de almacenar en los vagones móviles documentos cuyo formato es más largo que la profundidad de las bandejas.

Fuente: Los depósitos de documentos. Características y mobiliario. Lic. Marco A. Calderón Delgado, Jefe Departamento de Conservación. ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA.