CONSIDERACIONES SOBRE LAS INSTALACIONES DEL REPOSITORIO (II)

Edificio, depósitos e instalaciones 

César Martín Gavilán

(Fragmento)

Las numerosas experiencias alcanzadas en la construcción y remodelación de edificios destinados a archivo permiten, a estas alturas, hablar de la existencia de una sólida doctrina internacional formulada a partir de la síntesis de las distintas intervenciones llevadas a cabo en países con requerimientos funcionales y climáticos muy distintos, y de un cuerpo teórico que ha reunido sus aspectos más sustanciales. 

Así pues, hay cierta unanimidad en considerar que los edificios de archivos deben ser preferiblemente: 

• construcciones exentas 

• pensadas para ser usadas exclusivamente como archivo 

• ubicadas en lugares de fácil comunicación para favorecer su utilización ... 

• apartadas de instalaciones peligrosas o de objetivos sensibles en caso de conflicto bélico y lejos de grandes concentraciones de agua (mar, lagos, ríos caudalosos) o de zonas con un elevado riesgo de inundaciones.

En el momento de decidir la construcción de un archivo, a menudo se plantea la dicotomía de hacerlo de nueva planta o bien remodelando uno antiguo. Ambas opciones son posibles, y cada una comporta una serie de ventajas e inconvenientes. 

La construcción de un archivo nuevo implica generalmente, un coste económico más racional al poder planificar sin condicionamientos su estructura, la disposición de los servicios y las comunicaciones interiores, y garantiza la existencia de unas instalaciones más cohesionadas, sin las condicionantes y las distorsiones inherentes a una construcción ya preexistente. 

Por su parte, la remodelación parcial o integral de un edificio preexistente, antiguo o no, supone de entrada la asunción de unos costes muy influidos por una intervención condicionada por las estructuras existentes y, a menudo, por la dificultad de separar de forma nítida los espacios públicos de los reservados y de asegurar unas comunicaciones interiores eficientes. Si se trata de un edificio histórico, con valor artístico, su rehabilitación como archivo puede actuar como catalizador de su recuperación para uso público y, al mismo tiempo, dar prestigio a la institución. [...]

A la hora de redactar el proyecto de un archivo, sea de nueva planta o de remodelación de un edificio ya construido, hay que tener presente su distribución en tres grandes áreas: la de conservación, prohibida a los visitantes; el área reservada al personal del archivo y de acceso restringido a los visitantes; y, finalmente, el área accesible al público. Algunos expertos atribuyen la condición de área reservada a los depósitos y a todas las zonas de trabajo del personal, de manera que configuran un sector diferenciado conceptualmente que ocupa cerca del 75% del edificio. Veamos brevemente sus atribuciones espaciales y de servicios:

1) Área de conservación. Es de uso exclusivo del personal del archivo, ya que engloba los depósitos documentales, preferiblemente en un cuerpo constructivo aislado de las otras dependencias por razones de seguridad y porque necesita unas condiciones climáticas específicas. [...]

2) Área reservada. Está formada por los espacios de tratamiento de los documentos (recepción, transferencias, salas de clasificación y selección, sala de eliminación) y los servicios específicos (taller de restauración y encuadernación, taller de reprografía, taller fotográfico y, eventualmente, los espacios de desinfección y desinsectación). También existe el taller de mantenimiento general, la zona de instalaciones (climatización, maquinaria), las oficinas administrativas (dirección, secretaría y administración) y otras dependencias (duchas, vestuarios, servicio de limpieza, almacén de material de oficina).

3) Área accesible al público. Comprende los espacios de recepción (acceso, información, venta de publicaciones), de vigilancia y control, la sala de consulta con los instrumentos de descripción, las obras de referencia, la biblioteca auxiliar, generalmente de carácter histórico, y el espacio de consulta informatizada. También son frecuentes los espacios de exposición y de actividades culturales y educativas (sala de exposiciones, sala de conferencias, servicio educativo), que en los archivos medianos se resuelve con la dotación de una sala polivalente. En los archivos de más relieve hay salas de reuniones y seminarios, sala de descanso y un servicio de cafetería o máquinas de autoservicio. En algunos archivos, como el municipal de Amsterdam, el espacio de recepción abarca también una tienda de venta de productos y reproducciones de materiales relevantes conservados en el archivo.

Por lo que respecta a los locales de consulta, en las instituciones grandes y medianas la tendencia es consolidar varios espacios según las tipologías o los soportes de los documentos. Así, además de la sala de consulta general, frecuentemente hay una sala de consulta para los documentos de gran formato (planos, mapas, carteles, grabados, etc.) y las piezas iconográficas. También son habituales las salas de lectores de microfilms y de documentos digitalizados. Algunos archivos han resuelto estas necesidades mediante la instalación de unas cabinas individuales, aisladas con vidrios transparentes, alrededor de la sala de consulta principal o bien organizando salas específicas.

Finalmente, también se cuenta con las salas de reserva pensadas para la consulta de materiales muy delicados o que requieren un manejo muy cuidadoso.

En lo concerniente al equipamiento, y aparte de los materiales más comunes de conservación de los documentos, debemos mencionar las estanterías metálicas y las estanterías móviles, conocidas como compactus. La opción por una modalidad u otra de archivo de los documentos contenidos en legajos o cajas depende de la necesidad de rentabilizar la capacidad de los depósitos. Si el archivo está situado en un espacio muy céntrico, donde el coste del metro cuadrado de una edificación es muy elevado, parece razonable utilizar armarios compactus, puesto que casi doblan el espacio útil de almacenamiento. Por ejemplo, una sala de 170 m2 con unas estanterías de 2,20 metros de altura contendría 1.000 ml en estantería tradicional y, en cambio, hasta 1.800 ml en compactus. Cuando se opta por la solución de los compactus, hay que tener presente que el suelo necesita una resistencia de carga de cerca de 1.800 kg/m2, mientras que una instalación tradicional puede tener un suelo que resista en torno a 1.200 kg/m2.

Las estanterías móviles o compactus pueden presentar problemas de aireación de los documentos si no se mueven de forma muy continuada o si el local no tiene la ventilación adecuada. También presentan el inconveniente de que, al basarse en el principio de la traslación de un único pasillo de acceso a lo largo de todo el cuerpo compactado, es casi imposible el acceso simultáneo a dos cuerpos diferentes. Finalmente, cabe destacar que la movilidad de estas estanterías, basada tradicionalmente en un sistema de volantes, se puede automatizar, lo que permiten una mayor movilidad sin ningún tipo de esfuerzo físico, aunque su mantenimiento es más costoso y más delicado que los sistemas manuales.
[...]

(El destacado nos pertenece)

Fuente: César Martín Gavilán. El archivo como centro de conservación: edificios, depósitos e instalaciones. Conservación y restauración de documentos.  09/03/09

http://eprints.rclis.org/14582/1/edifarc.pdf