CONSIDERACIONES SOBRE LAS INSTALACIONES DEL REPOSITORIO (III)

LOS DEPÓSITOS 

“..., el arquitecto es únicamente responsable por la construcción (...).

El archivista, del otro lado, puede sugerir todas las medidas que 
considere  necesarias para el eficiente funcionamiento de su servicio.”

(Michel, Duchein, 1988, p. 28)

El diseño y construcción de depósitos documentales en países de clima tropical, precisa considerar una serie importante de condiciones previas, entre ellas que estén aislados entre sí y del resto de espacios. “En países donde es necesario mantener los depósitos tan distantes del piso como sea posible, con el objeto de combatir la humedad, termitas, etc., se usa el sistema de apilamiento; las pilas sostienen una baldosa delgada de concreto sobre la cual descansa el edificio completo...” (Michel Duchein, 1988, p. 46)

Aspecto fundamental de previo al diseño y construcción de instalaciones de depósito es su ubicación dentro de la estructura de todo el edificio para archivos. Sin duda, es imprescindible que tengan comunicación con las áreas de laboratorio, talleres y salas de referencia. Esto garantizará el cumplimiento de uno de los propósitos básicos de un área de depósito, su funcionalidad. Es decir, que exista disponibilidad pronta de las unidades que brindan atención inmediata a los documentos para su adecuada conservación y facilitación a los usuarios. Áreas de depósito aisladas de laboratorios, talleres y unidades de facilitación, servirán únicamente para retardar servicios vitales en el desarrollo de un archivo histórico. 

Salidas de emergencia cercanas al área de depósitos son fundamentales para atender casos eventuales de evacuación del acervo documental y, desde luego, proteger la vida humana ante la ocurrencia de un incendio. 

En el caso de nuestros países de clima tropical, es necesario prever sistemas de climatización y deshumidificación o, en su defecto, recurrir a sistemas naturales de aireación y ventilación. Ambas opciones son variables que no pueden dejarse de lado de previo a cualquier proyecto de diseño de un área de depósito.

Recuérdese: si se opta por un sistema de ventilación natural, determinándose la construcción de ventanas en los depósitos, es preciso que éstas no sean instaladas en su cara sur (para el hemisferio norte), o en su cara norte (para el hemisferio sur) (Michel Duchein, 1988, p.48). 

Igual de importante es asegurarse que las tuberías o ductos que transportan agua u otros fluidos que pueden causar daños severos a los documentos, no sean instaladas encima de la estantería.

Los instrumentos de extinción de fuego en depósitos documentales, deben disponerse fuera de ellos, nunca a su interior. Detalle medular es el siguiente. Para mayor seguridad: “Por razones de seguridad en el caso de fuego (...), los depósitos con superficies superiores a 200 metros cuadrados, deberían subdividirse con paredes y puertas resistentes al fuego...” (Michel Duchein, 1988, p. 47)

Además, las puertas de acceso precisan ser resistentes al fuego, con cierre automático de seguridad antipánico a la entrada cuando así lo indiquen las alarmas de incendio. (Julio E., Simonet B., 1998, p. 23).

Esto con el objeto de provocar un aislamiento espontáneo del área de depósito donde es reportado el conato de incendio. El material de fabricación de este tipo de puertas consiste en dos hojas de superficie metálica, separadas y aisladas cada una por un material que resiste al calor sin provocar distorsión durante al menos una hora. (Michel Duchein, 1988, p. 98).

Son también conocidas como puertas cortafuegos metálicas. Pero, ¿existe un método normalizado de extinción de incendios? La verdad es que no. Sin embargo, los amigos españoles, con algunas reservas al igual que nosotros, sugieren que: “En depósitos documentales podrá emplearse extinción automática por rociadores de agua nebulizada siempre que el sistema este convenientemente sectorizado...” (Julio E., Simonet B., 1998, p.28)

Esto tiene sus consideraciones. Por ejemplo, su uso ofrece el riesgo de fallas que a la postre podrían perjudicar la conservación del acervo documental, ya que los sistemas de alimentación deben tener un mantenimiento preventivo constante que asegure que los conductos de alimentación estén completamente secos para que los rociadores funcionen perfectamente cuando se detecte la emergencia. Sin embargo, como todos ustedes sabrán, el riesgo mayor se centra en el peligro que representa la exposición de los documentos al agua, sea en estado líquido o gaseoso. 

Para el caso costarricense, la instalación dentro de los depósitos de detectores de humo con alarma y la disposición de extintores de polvo químico próximos a sus puertas de acceso, sigue siendo la opción más segura. Desde luego, a lo interno de la organización tiene que darse una estrategia sistemática de atención preventiva de salvamento de los fondos catalogados como esenciales, involucrando a todo el personal activo que se relacione con la seguridad de los documentos, dentro y fuera de los horarios de servicio. Indudablemente, sobre este particular podemos ya establecer una pauta para determinar un mejor futuro a nuestras generaciones en cuanto a la conservación de la memoria documental, y es esta: ya es hora que rompamos con nuestra histórica actitud mediocre de funcionar de manera improvisada, para dar un salto cualitativo mayor, cual es establecer programas preventivos que, tal vez al inicio, podrían requerir de nuestra parte un esfuerzo intelectual y económico mayor, pero que a la postre, de seguro, redundará en ahorro sustancial de recursos si tuviéramos que invertir en la recuperación de nuestros acervos documentales por seguir improvisando. Dejemos de gastar y comencemos a invertir. 

Ahora bien, ¿cuál es el área ideal de un depósito de archivo histórico? Como bien lo señala Gilberto Villa Ayala (1995, p. 11), no podemos perder de vista que al ubicar un depósito de archivo, debemos tomar en consideración elementos vitales como las condiciones ambientales del medio y entorno, de cara a la conservación óptima del acervo documental, la funcionalidad del local para los usuarios internos y externos, su seguridad y la independencia que se requiere dentro de la organización. 

El área o dimensión óptima de depósitos para archivos históricos, debe establecerse a partir de la superficie total del edificio (Gilberto, Villa, 1995, p. 12). Se estima que debe ser el 60% del área útil de la construcción, o bien, como lo sugieren las normas internacionales de seguridad, una superficie límite de 200 metros cuadrados cada uno, con el objeto de prevenir riesgos mayores de incendio. 

La altura máxima recomendada para cada planta de depósito no debe ser mayor a los 2.70 metros, de los cuales 2.20 se reservarán para estantería y el resto para instalación de ductos de sistemas de aire acondicionado y de mecanismos electrónicos de detección y control de emergencias. Pero también, es necesario tener visión para prever y, con base en la masa documental que se debe conservar, proyectar el volumen que se estará recibiendo por lo menos durante los siguientes 20 o 25 años. Por consiguiente, no obviemos un aspecto medular: las distintas clases documentales que vendrán a ocupar las estanterías de los depósitos. 

Sobre este particular, un detalle al que se le debe poner especial atención es el tipo de pisos que tendrán cada uno de los depósitos. Como lo afirma Duchein, cualquiera que sea el tipo de estructura adoptada para estas áreas, los pisos deberán ser hechos de concreto sólido no porosos, que permitan su lavamiento y que prevengan la acumulación de polvo (Michel Duchein, 1988, p. 48). 

Estamos también refiriéndonos a pisos que provean suficiente resistencia mecánica, es decir sobrecargas de peso. Para estanterías fijas, un piso de concreto sólido debe soportar 750 kilogramos por metro cuadrado y cerca del doble para el caso de estantería móvil (Julio E., Simonet B., 1998, p.21).

Las ventanas en depósitos deben limitarse a un 20% máximo de toda el área de fachada, pero principalmente cuando la institución no cuenta con recursos para crear un ambiente o micro clima artificial. En este sentido, las ventanas deben disponerse de manera que favorezcan el ingreso, circulación y salida constante del aire, con el objeto de mantener un clima propicio dentro del depósito, tanto para los documentos como para los funcionarios que brindan su servicio. Desde luego, las ventanas tienen que asegurarse contra el ingreso de insectos, colocándoles filtros de protección. 

Los techos precisan también ser impermeabilizados para contrarrestar el efecto de la luz solar y la humedad. Para evitar acumulaciones de agua provocadas por las precipitaciones –tan frecuentes en países de clima tropical- es necesario que los techos se construyan con cierto desnivel o pendiente que faciliten su desagüe inmediato, aparte de que esto favorece la desviación de los rayos solares, o al menos su reflejo.

Las paredes de los depósitos deben ser una barrera para impedir el ingreso de humedad y el impacto del calor exterior. A mayor espesor de las paredes que son impactadas por el sol, menor será la incidencia del calor y, por ende, de la humedad, a lo interno de los depósitos. Esto es lo que los arquitectos denominan inercia térmica. Si se opta por pintar las paredes internas, se prefieren colores claros porque favorecen el aislamiento del calor y la humedad, además de que facilita la limpieza y la conservación del interior del depósito, de lo contrario, las paredes deben recubrirse o construirse con algún químico desinfectante de alto impacto (aldehído fórmico) para repeler o impedir la aparición de microorganismos por la influencia del calor y la humedad. Por su parte, las fachadas de los depósitos deben ser tratadas con sustancias impermeables para amortiguar el efecto del calor transmitido por los rayos solares y el impacto de la humedad en su interior. Se debe evitar la instalación de superficies externas de vidrio porque producen el efecto estufa.

PROPOSICIÓN PARA LA BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

Arévalo Jordán, Víctor Hugo, Teoría Fundamentos y Práctica de la Archivología, E-libronet, 2002, 400 pgs. Argentina.

Arze Aguirre, René. "Archivos e investigación Histórica". En: Nuestra Palabra. Textos archivísticos panamericanos. Instituto Panamericano de Geografía e Historia. Comisión de Historia. Comité de Archivos. Lima, 1996.

Arévalo Jordán, Víctor Hugo, El Acto Proyectual de los Archivos. Ensayo. E-libronet, 2002, Argentina.

TEDESCHI, Enrico. Teoría de la arquitectura, Nueva Visión. Buenos Aires. 1984

LIVINGSTON, Rodolfo Arq.: "Las modas pasan... las casas quedan". Revista Casa. Nueva Buenos Aires, 1989.

BELL, L. y FAYE, B.: La concepción de los edificios de archivos en países tropicales. UNESCO, París, 1979.

SMITH, Wallace: Desarrollo urbano. Editorial Troquel, Buenos Aires, 1979.

PUPPO, Giorgio Arq.: Un espacio para vivir. Facultad de Arquitectura, Planeamiento y Diseño de la Universidad Nacional de Rosario, Rosario, 1980.

CREUS, Eduardo: Apunte de cátedra “Taller de Física Y”, Tema: Fenómenos térmicos, Facultad de Arquitectura, Planeamiento y Diseño de la Universidad Nacional de Rosario, Rosario.

CINALLI, Domingo Arq. Cátedra Materialidad I, Facultad de Arquitectura, Planeamiento y Diseño de la UNR.

Fuentes: Los depósitos de documentos. Características y mobiliario. Lic. Marco A. Calderón Delgado, Jefe Departamento de Conservación. ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA.

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