CONSIDERACIONES SOBRE LAS INSTALACIONES DEL REPOSITORIO (I)

LA ESTANTERÍA Y EL EMPACADO

(Fragmento)

La finalidad del presente estudio es ayudar a los países en desarrollo en la importantísima tarea de preservar sus documentos históricos. Los archiveros de los países en desarrollo, sobre todo en zonas tropicales, han de hacer frente a serios problemas. En primer lugar, las condiciones climáticas son inadecuadas: la humedad elevada, los insectos dañinos, la intensidad de la luz, la contaminación del aire y las fuertes tormentas ponen en peligro la supervivencia de los documentos. En segundo lugar, son muchos los países que sufren una gran escasez de recursos, de personal capacitado y de servicios de formación, así como dificultades para obtener maquinaria complicada o piezas de repuesto. El planteamiento de este estudio se orienta expresamente a la

economía y a un bajo nivel tecnológico y resume las normas generalmente aceptadas que los archiveros pueden aplicar en sus situaciones concretas. El estudio se inicia con una descripción de la constitución física de los documentos y de los principales riesgos que los amenazan, facilitando directrices para los proyectos de edificios y la protección de los documentos frente a peligros concretos: niveles inadecuados de humedad, contaminación del aire, luz, robo, fuego, insectos, moho y plagas. Asimismo se examinan los problemas que entrañan el almacenamiento y la presentación de los documentos y la preservación de los documentos no tradicionales, como películas y cintas de computadora. También se facilita una lista de recomendaciones detalladas y una amplia bibliografía.

Estanterías

6.1 La adquisición de las estanterías depende mucho de los recursos financieros disponibles. Lo ideal sería instalar estanterías de metal bien hechas, pintadas adecuadamente y fácilmente adaptables. He aquí los requisitos mínimos de cualquier sistema de estanterías:

1. Los anaqueles y los soportes deben ser suficientemente fuertes como para sostener el peso que pueda ponérseles.

2. Deben ser de material incombustible: ya sea acero o madera a prueba de incendio.

3. No deben tener partes ni elementos que puedan dañar los documentos (puntas, salientes, impregnación de productos químicos impropios).

4. Deben dejar circular fácilmente el aire. Esto es especialmente importante para los estantes móviles. Cuando sea posible, las partes de atrás, los lados y la parte superior de las secciones deben ser abiertas. En caso de que se haya recurrido a vitrinas con puerta frontal de vidrio y a gabinetes, se les deben quitar las puertas y se les deben abrir orificios en la parte superior. Frecuentemente se encierra aire viciado y se forma moho en las vitrinas cerradas, sobre todo en las regiones tropicales.

5. Las estanterías deben colocarse de forma que permitan sacar fácilmente los libros y los documentos. Las hileras de estantes no debieran normalmente tener más de 10 m de longitud. Los pasillos y las separaciones entre los estantes deben ser suficientemente anchos como para facilitar el manejo de los libros y los documentos: la anchura no debe ser inferior a la profundidad del estante más profundo más 500 mm. Los corredores deben ser suficientemente anchos como para que se puedan usar carritos.

6. Debe haber un número suficiente de estantes profundos y de cajones para poner documentos grandes, planos y mapas.

6.2 Empacado

Hay que dar la mayor prioridad al empacado de los registros. Los documentos colocados en cajas quedan protegidos de torpezas de manipulación, de la contaminación, de la luz, del fuego, de las inundaciones y de los insectos; al mismo tiempo, están dotados de un medio ambiente bastante estable.

6.2.1 Materiales de empacado

Hasta cierto punto, la calidad del empacado depende de la disponibilidad de recursos. Lo ideal sería que ninguno de los envases a base de papel contuviera ácido, lo mismo que la cinta adhesiva de las cajas. En cuanto a los ganchos de grapadora y costura de alambre, debieran ser inoxidables. La tela usada para envolver debe estar exenta de ácido y de tintura. Si se usan hojas de plástico, se debe pedir que sean de polietileno o de tereftalato de polietileno (poliéster).

6.2.2 Envases

Todos los envases usados para almacenar documentos -cajas, carpetas, estuches, fajas- han de ser suficientemente fuertes como para sujetar y proteger, y no deben tener ninguna superficie áspera ni ningún broche saliente que puedan dañar los documentos.

6.2.3 Procedimiento

Antes de empacar los documentos, hay que examinarlos cuidadosamente para quitar los elementos oxidables -ganchos de grapadora, alfileres, sujetapapeles- y las bandas de caucho. Las hojas que estén arrugadas hay que plancharlas bien antes del empacado.

6.2.4 Volúmenes

Normalmente debieran guardarse en cajas; lo ideal sería usar cajas clasificadoras de lomo reforzado o por lo menos una caja que sujete el libro para que no se deslice y lo mantenga ligeramente apretado 52).

6.2.5 Expedientes y hojas sueltas

Las hojas sueltas deben protegerse con carpetas-sobres exentos de ácido, y luego guardarse en cajas. Debieran llenarse las cajas para que se sostenga el contenido y rellenar el espacio vacío. Por lo general no hay que doblar los documentos, pero si algunas páginas sobrepasan el tamaño se pueden plegar una vez. Las opiniones varían respecto a si las cajas se deben colocar de canto o acostadas. De canto ocupan menos espacio, pero, por otro lado, el papel delicado puede sufrir. El almacenamiento horizontal es más seguro pero requiere más espacio 53),

6.2.6 Documentos de gran tamaño

Estos documentos -entre los cuales se cuentan los mapas, los planos, los carteles, los dibujos, etc.- han de colocarse en clasificadores exentos de ácido (hasta 12 documentos por clasificador) y almacenarse acostados en cajones o colocarse en anaqueles del depósito que tengan respaldo, lados y parte superior no calados y una tapa frontal para protegerlos del polvo. Los documentos muy grandes se pueden enrollar alrededor de tubos de cartón cubiertos con papel exento de ácido y protegidos por envoltorio de tela y almacenarse acostados en los anaqueles. En determinadas situaciones han dado buen resultado los sistemas de almacenamiento vertical en que los documentos se cuelgan de rieles. Los documentos que se vayan a almacenar de esta forma deben tener protectores en un extremo o estar metidos entre hojas de poliéster. Estos sistemas no son convenientes para documentos que se usan mucho o para archivos que no cuentan con medios efectivos de controlar el ambiente, pues puede formárseles demasiada humedad por dentro.

El local destinado a Archivo Histórico tiene una superficie total de 200 m2 de los cuales el depósito ocupa dos terceras partes. El déposito cuenta con puertas cortafuegos y sistema de detección de incendios y alarma. La sala de consulta y trabajo está pensada como espacio cómodo y flexible para el trabajo interno y para las consultas de los investigadores o ciudadanos. 

(http://www.bibliotecaspublicas.es/chinchon/infolocal.htm)

NOTAS:

52. TANODI (Aurelio). La situación (status) de archiveros en relación con otros profesionales de información en la administración pública de América Latina: un estudio RAMP / por Aurelio Tanodi. - París: Unesco, 1985. - 74 págs. - (PGI-85/WS/13). 

53. WALNE (Peter). Guide to the archives of international organizations. Part II. Archives of international organizations and their former officials in the custody of national and other archival and manuscript repositories / compiled by Peter Walne. - Paris: Unesco, 1985. - 131 págs. - (PGI-85/ WS/18). 

Fuentes: Thomas, D. L. Estudio y directrices del RAMP sobre el control de seguridad y el almacenamiento de las colecciones de archivo / preparado por D. L. Thomas [para el] Programa General de Información y UNISIST. - París: Unesco, 1987. - 53 págs. + vii; 30 cm. - (PGI-86/WS/23)
Archivo Municipal de Chinchón.
http://www.bibliotecaspublicas.es/chinchon/infolocal.htm#49126