CONSIDERACIONES SOBRE LAS INSTALACIONES DEL REPOSITORIO (VI)

La conservación y la restauración de documentos
César Martín Gavilán (fragmento)

Aparte de las condiciones más infraestructurales, cualquier proyecto de construcción de un equipamiento de archivos debe tener presente una serie de medidas preventivas como parte de un programa general de conservación y preservación de los fondos documentales. Este programa comprende la conservación directa (restauración, desacidificación), la preservación indirecta (mantenimiento del clima adecuado y de seguridad contra el fuego y otras amenazas) y la preservación por sustitución del uso de los documentos originales (programas de microfilmación y digitalización).

El experto alemán Wolf Buchmann (1997) especifica las siguientes medidas preventivas:

1) La conservación directa supone la existencia de unos laboratorios de conservación y tratamiento para el papel, el pergamino, los sellos, la piel y otros materiales de archivo, el taller de encuadernación, la cámara de

fumigación, la cámara de desacidificación, y las salas y los aparatos necesarios para la utilización de los documentos legibles por máquina.

2) La preservación indirecta debe garantizar la seguridad en las áreas de uso de documentos y otras partes del edificio, un clima estable en los depósitos según los distintos materiales de archivo y un manejo adecuado

de los documentos (transporte apropiado, luz en los depósitos, en la sala de consulta y en las oficinas).

3) La preservación por sustitución significa crear laboratorios para microfilmar, fotocopiar, duplicar, imprimir y escanear los documentos, garantizar la planificación y el equipamiento de las salas de consulta para facilitar el uso de los citados soportes de sustitución y, finalmente, facilitar el acceso a los materiales de archivo digitalizados.

Estos objetivos son muy difíciles de alcanzar a causa de la pervivencia de obstáculos como la falta de conciencia de la importancia de la preservación, la falta de recursos en muchos países para llevar a cabo una preservación básica, la falta de formación e investigación en la gestión de la preservación y en las técnicas adecuadas, y la falta de soluciones prácticas a los retos del deterioro en masa, tanto por efecto de los papeles de mala calidad como por las condiciones climáticas adversas.

Todo edificio de archivo debe tener en cuenta tres factores que tendrá que controlar tanto por lo que se refiere a la prevención en la construcción, como en la formulación de políticas de preservación para minimizar el riesgo de pérdida o daño irreversible de los documentos. Se trata de alcanzar 

• unas condiciones climáticas que permitan una correcta conservación de los materiales de archivo,

• la garantía de un elevado índice de seguridad ante las posibles agresiones internas y externas y, finalmente,

• la protección contra el fuego.

Condiciones climáticas

La consecución de unas condiciones climáticas adecuadas significa mantener las instalaciones en el marco de los estándares internacionales señalados en cuanto a la temperatura, la humedad y la polución del aire. En este sentido, si bien las normas aconsejan de manera genérica mantener una temperatura entre 18ºC y 20ºC y una humedad, entre el 40% y el 60%, es evidente que este abanico es más exigente según la tipología de los soportes y la función de los espacios en concreto.

Veamos una relación aproximativa entre la temperatura y la humedad en los siguientes cuadros:

Cuadro 1: Relación temperatura / humedad según los espacios

Espacio	Temperatura (ºC)	Humedad relativa (%)
Depósito de documentos	15-21	45-65
Sala de ordenadores	10-20	45-65
Servicios generales	15-21	45-65
Administración y público	18-25	40-75
Zonas comunes	18-30	40-75
Dependencias de servicio	18-30	30-85
Instalaciones	10-40	30-85

Cuadro 2: Relación temperatura / humedad según los soportes

Soporte	Temperatura (ºC)	Humedad relativa (%)
Papel	15-21	45-65
Fotografía en blanco y negro	15-20	30-35
Fotografía en color	10-18	25-35
Películas en blanco y negro	12-20	30-40
Películas en color	10-20	25-35
Grabaciones	10-18	40-50
Soportes magnéticos	14-18	40-50
Soportes ópticos	16-20	35-45
Microformas	18-20	30-40

Fuente: Martín Gavilán, César (2009). "El archivo como centro de conservación: edificios, depósitos e instalaciones Conservación y restauración de documentos."