ORIGEN Y OBJETIVO DEL DOCUMENTO NORMATIVO

Víctor Hugo Arévalo Jordán

Dentro de sus actividades de normalización, la comunidad archivística reconoce la importancia de una adecuada presentación de los elementos informativos descriptivos, entre los cuales, uno de los más importantes son los relativos al contexto de producción de los documentos (entidad productora).

La norma internacional de Descripción archivística, la ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística, prevé la integración de esta información sobre el contexto en la propia Descripción de la unidad archivística (fondo, grupo, serie o expediente, el tipo documental, unidades documentales). La norma ISAD (G) admite, sin embargo, la posibilidad de tratar autónomamente esta información contextual combinándola con otros elementos informativos utilizados en la Descripción.

Considera el grupo que existe una serie de motivos que justifican la utilidad de este tratamiento de la información contextual fuera de la Descripción. Esto significa que la información contextual se puede relacionar con la Descripción documental de un mismo productor que se conserva en más de un archivo, (principio de pertenencia) o bien con las de archivos y obras bibliográficas de un mismo productor que se conserve por separado,(principio de procedencia) o con documentos que todavía conserve dicho productor. Estas relaciones son muy limitadas porque hasta el momento solo facilitan la investigación histórica. Esto siempre de acuerdo con los enunciados del documento original.

Supuestamente estas normas deberían permitir que los diferentes archivos que conservan documentos de un mismo productor pueden intercambiar con más facilidad su información contextual sobre dicho productor si ésta se ha tratado de una manera normalizada Para ello contaríamos los archiveros con la Descripción colectiva.

La normalización adquiere un interés internacional cuando el intercambio de información contextual traspasa las fronteras nacionales. Consideremos que sin necesidad de las normas, los documentos conllevan un interés internacional implícito en su contenido sustantivo, lo que favorece este interés es la globalización y las facilidades que otorgan las tecnologías de la información, el carácter multinacional de los archivos actuales y del pasado, producidos en el desarrollo de actividades como la colonización, la inmigración o el comercio, está reclamando una normalización internacional que permita el intercambio de la información contextual. Esta situación justifica mi opinión de que estas normas son más para facilitar únicamente la investigación histórica.

Una norma internacional que pretenda servir de base para el intercambio de las descripciones relativas a los productores de archivos debe fomentar la preparación de unas descripciones coherentes, pertinentes y explícitas aplicables a las entidades, personas y familias que sean entes productores, no requerimos enormes esfuerzos para ello cuando, por caminos mas archivísticos, podemos lograr con una Descripción colectiva, respetando derechos colaterales.

Esto es perfectamente coherente con una normalización más general de la información contenida en los puntos de acceso de las descripciones archivísticas, en efecto, el nombre del productor de la unidad de Descripción puede considerarse el principal punto de acceso en la Descripción archivística.

En los sistemas de información bibliotecarios el contenido del punto de acceso es objeto de una Descripción normalizada denominada encabezamiento autorizado. El encabezamiento autorizado comprende una entrada autorizada (es decir la formulación normalizada del nombre o término utilizado como punto de acceso) combinada con otros elementos informativos que describen el contenido de la entrada autorizada o remiten a otras entradas autorizadas. En un encabezamiento autorizado clásico estos otros elementos informativos no son más que los calificadores fundamentales que sirven para clarificar perfectamente el contenido de la entrada autorizada, de manera que en los ficheros de autoridades voluminosos se distinga claramente los diferentes encabezamientos autorizados. Con la formación de bases de datos actuales, estos encabezamientos autorizados quedan un poco obsoletos, si bien tienen vigencia para las objetivos de la bibliotecología, en archivística se pueden realizar puntos de acceso en cada campo de la planilla de una base de datos. A partir de este punto de vista, es obsoleto el análisis de estas normas.

La Descripción normalizada de un productor de archivos pueden considerarse una clase de encabezamiento autorizado que comprende una entrada autorizada (el nombre) combinada con otros elementos informativos que sirven para describirlo o que remiten a otras entradas autorizadas.

Las descripciones contextuales normalizadas para archivos, ya que sirven para describir perfectamente al ente productor y tener un mayor conocimiento de las descripciones relativas a sus archivos, deben utilizar en mayor medida que los encabezamientos autorizados clásicos (otros elementos informativos) distintos para resaltar esta diferencia, es preferible denominar a estas descripciones normalizadas del contexto de producción encabezamientos autorizados archivístico.

El principal objetivo de este documento consiste en proporcionar unas reglas generales para el establecimiento de los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a las entidades, personas y familias que figuran como productoras de archivos en las descripciones archivísticas. Con este tipo de normas, sería conveniente preguntarnos si no estamos forzando la condición natural del cuerpo descriptivo para sujetarse y responder a normas internacionales. Los encabezamientos elaborados a partir de estas reglas servirá para normalizar la forma de los nombres de los productores de archivos, a la vez que para describir todos aquellos atributos del productor que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental.

Un encabezamiento autorizado archivístico, elaborado según esta norma, puede servir también para controlar la forma del nombre y la identidad de cualquier entidad, persona o familia mencionada en cualquiera de los puntos de acceso de una unidad de Descripción. Me pregunto si este objetivo planteado por el documento, es una labor netamente archivística, o mas bien una labor administrativo-histórica. No se comprende que los archivos tengan el control desde ese punto de vista, si consideramos desde el punto de vista informativo, posiblemente realicemos adelantos en cuanto a información, pero no en cuanto a actividades de control.

En esta norma se trata sólo de algunas de las condiciones requeridas para el intercambio de la información contenida en los encabezamientos autorizados archivísticos. A nivel nacional o en cada lengua deberán elaborarse normas y convenios para la normalización de los puntos de acceso. Además, para que se lleve a efecto el intercambio de esta información de los encabezamientos autorizados archivísticos, es preciso que los archivos afectados elaboren y utilicen formatos de intercambios que se adapten a ello. Sería muy conveniente impulsar la elaboración o identificación de un formato que se adapte al intercambio internacional de la información contemplada en esta norma. Para comprender mejor las ventajas y desventajas de esta norma, incluimos el capitulo de la Descripción Colectiva..[1]

LAS NORMAS ISAD (G)

El Consejo Internacional de Archivos (CIA) presentó un proyecto denominado ISAD (G), que básicamente consiste en una Norma Internacional General De Descripción Archivística, que fuera adoptada por la comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción. En Madrid entre el 21 y el 24 de Enero de 1992 y por la Secretaría de la Comisión del CIA sobre Normas de Descripción Archivística, este trabajo fue distribuido en inglés. La copia se realizó solamente para objetivos de referencia; no como un documento oficial. Pero, en muchos archivos se adopto directamente y se aplicó sin tomar en cuenta ninguna consideración previa.

Los miembros del CIA que han formado parte de la Comisión desde su formación en 1990 son: Christopher j. Kitching, (Presidente), Reino Unido; Hugo L. P. Stibbe, (Director del Proyecto), Canadá; Chislain Brunel (1990 – 1991) Francia; Michael Cook, Reino Unido; Jan Dahlin, Suecia; Wendy Duff, Canadá; Ana Franqueira, Portugal; Pedro González, España; Christine Petillat, (1991) – Francia; Sharon G. Thibodeau, Estados Unidos; Habibah Zon Yahaya, Malasia; Charles Kecskeméti, Director Ejecutivo del CIA; Wolf Buchmann, Secretario de Asuntos Técnicos; Representante de la Secretaría del CIA; Axel Plathe, Representante del PGI de la UNESCO; Secretaría C/o National Archives of Canadá.

El borrador de Reglas Generales para la Descripción fue preparado por un grupo de la comisión Ad Hoc sobre normas de Descripción. Fue establecido en la primera sesión plenaria de la comisión en Höhr Grenzausen, Alemania, en Octubre de 1990.

El grupo estuvo formado por: Wendy Duff – Coordinadora; Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stibbe - Director del Proyecto y Secretario

El grupo se reunió en Liverpool, Reino Unido, en julio de 1991, para completar el borrador que paso por las etapas de todo proyecto; luego fue discutido, modificado y ampliado en la reunión plenaria de la Comisión, en Madrid, en enero de 1992. Esta participación de España, tardía, si tomamos en cuenta que el área hispana fue convocado casi por política, permitió que se difundiera en el habla hispana y el entusiasmo español adoptó formalmente el borrador en esta reunión. Se le conoce como Borrador de Madrid de la “Isad (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística”.

El borrador de Madrid de la ISAD (G) fue puesto en circulación en febrero de 1992, para ser comentado por la comunidad archivística internacional, traducido a las lenguas oficiales del Consejo Internacional de Archivos y distribuido como ponencia en el XII Congreso Internacional de Archivos celebrado en Montreal, en septiembre de 1992, siendo discutido en una sesión abierta. La Comisión volvió a reunirse en Estocolmo, en enero de 1993, para examinar y revisar el documento respondiendo a los comentarios recibidos de todas partes del mundo y a los efectuados en la sesión abierta de Montreal. Son las normas adoptadas en algunos archivos de Europa. No obstante se propuso un período de cinco años para revisar este documento, lo cual será recomendado el CIA cuando sea presentado para su publicación.[2]

Las normas ISAAD (G) señalan objetivos que nos son comunes desde el punto de vista de la Descripción archivística, estas normas en teoría están diseñados para asegurar la creación de descripciones (en nuestro caso, auxiliares descriptivos), coherentes, apropiadas e inteligibles por si mismas.

Facilita la recuperación y el intercambio de información sobre la documentación de archivo. Considerando que documentación no es lo mismo que documento.

La ISAD (G) [General lnternational Standard Archival Description] es mas que todo unaguía general cuya utilidad se comprende para orientar descripciones archivísticas. No es una norma aprobada, como se enseña en muchos ámbitos, es solo una presentación, pero que cuenta con un buen número de archiveros que la utilizan, es flexible porque puede usarse junto con normas nacionales existentes y permite constantes actualizaciones. No afecta a las tradiciones documentales si se administra adecuadamente, esta adecuación en general corresponde a los Archivos generales. Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo para hacerlos accesibles. Se vale de la descripción multinivel para presentar la información de las diversas agrupaciones documentales de una entidad en un solo instrumento.

Hace posible la integración de descripciones de diferentes depósitos en un sistema unificado[3] de información.[4] No se observa un objetivo esencial a la Descripción que se trata de la seguridad de los documentos. La Descripción registra los documentos existentes, por lo tanto, certifica su existencia y materialidad.

Mediante el uso de elementos esenciales y pertinentes sé puede elaborar guías, inventarios y catálogos en forma independiente, pero al final deben ser presentados de manera jerárquica y relacionada. Los formatos son. libres. y adaptados por cada archivo usuario. Esta norma puede ser utilizada en los diversos niveles de archivo sin interesar la fecha, el tipo o la clase de los documentos aunque su aplicación sea más efectiva en archivos definitivos. (De conservación permanente, mal llamados Históricos).[5] En una buena cantidad de Archivos de Europa, estas normas las utilizan solo para aplicaciones informáticas.

En cada núcleo documental, que no es lo mismo que decir unidad de información (las unidades de información controlan documentación, no procesan documentos como en los núcleos documentales), sea un Archivo, Biblioteca. Centro de Documentación, Museo, etc., la elección del nivel de descripción de los documentos que integran su patrimonio, es un papel propio del profesional, y, depende de varios factores:

*Naturaleza del núcleo documental,

*Alcance de la misma: descripción general, descripción especializada,
*Naturaleza del sistema de recuperación de la información: puede ser manual, mecanizada, automatizada,

*Nivel de preparación del profesional de la información.

La ISAD (G) se auxilia en algunos casos de la norma ISAAR (CPF) [lnternational Standard Archjval Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Familias] cuya traducción es Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias; es complementaria y permite recuperar los puntos de acceso relacionados con los nombres de los productores y con la historia institucional o con la referencia biográfica según sea el caso.

REGLAS DE LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL

1. Descripción se efectúa de lo general a lo particular, se empieza describiendo el fondo como un todo y se va descendiendo hasta terminar con la unidad documental.

“De todas esas realidades documentales la Norma “elige” para aplicación de la Descripción a una de ellas el fondo, aunque no descarta la necesidad de seguir normalizando para las otras.

Resulta un poco chocante, sin embargo, eso de la elección porque lo que existe es un principio natural de lo general a lo particular, de lo más amplio a lo más concreto, que conduce en Archivística a una planificación descriptiva que exige describir antes el fondo, luego la serie y, por último, la unidad documental, reconociéndose así unos niveles documentales que determinarán, también naturalmente, los niveles de descripción que exigirán distintas y adecuadas representaciones”[6].

2. Información pertinente para el nivel de descripción, si se describe una sección no es necesario presentar detalles de las piezas documentales.

3. Vinculación de las descripciones, es decir el nivel descrito debe indicar su relación jerárquica y sus vínculos con las otras agrupaciones documentales.

4. Evitar en lo posible, repetir la información, hacemos salvedad de la norma en aquellos casos en los cuales uno esta obligado a repetirla como es el caso de los tipos documentales que se duplican en los catálogos que derivan de la ficha principal, la referencia debe duplicarse, sí o sí.

ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN

La ISAD(G) consta de veintiséis elementos distribuidos en las siguientes áreas:

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN. Incluye información esencial y singular de la unidad que se describe, por lo que el uso de sus cinco elementos es obligatorio para todos los casos:

1.1 Código de referencia, si lo pensamos bien estos términos no son latinos, no hacen a la tradición documental hispana ni americana, si bien se traduce como identificar la procedencia: país/institución/ archivo/serie/unidad documental, los códigos no se emplean. Mucho menos la norma ISO 3166. El grupo de Felisa Casado, considera que se coloca el nombre del archivo, y el de la Provincia entre paréntesis[7].

1.2 Título. Otro aspecto que choca con los conceptos archivísticos, posiblemente se entienda bien en bibliotecología, aparte que es muy ambiguo porque de no ser una aclaración de que es lo que se pretende, no se consigue una definición adecuada, haciendo algún esfuerzo que se transmite de una institución a otra, se toma como nombre de la unidad que se describe: institución, oficina, familia, persona, serie, documento.

1.3 Fecha (s) Los archiveros de esta región observamos la datación, como lugar y tiempo, de esa comprensión derivan las fechas, que pueden ser años extremos o fecha extremas, fechas límites, fechas topes o fecha completa según lo que se describa y en concordancia con la norma ISO 8601: 1988.

1.4 Nivel de descripción, indicar si lo que se describe es fondo; (subfondo, que no se emplea porque no se encuentra fundamento para esta división, si en su lugar se emplea Grupo, lo que hace a la Sección de los españoles, incorporamos subgrupo, subsección, en lo que parece que estamos de acuerdo es en la serie, pero tampoco utilizamos la subserie, y la Unidad Compuesta documental como el expediente, la unidad Documental Simple, y no observamos el tipo documental, considerado como unidad documental.

1 .5 Volumen y soporte de la unidad de descripción, extensión fisica en documentos tradicionales, lógica en documentos electrónicos y el soporte de la unidad de descripción, precisando entonces cantidad, metros lineales, dimensiones, extensión.

2. ÁREA DE CONTEXTO

Refleja toda información relacionada con el origen y la custodia de la unidad que se describe:

2.1 Nombre del o de los productores: En nuestra área de estudio hablamos de la Entidad productora, es un elemento obligatorio y por ser el principal punto de acceso, se recomienda el vínculo con la ISAAR {CPF} para encontrar mayor información sobre el nombre de la institución, persona o familia.

2.2 Historia institucional. Reseña biográfica, origen, evolución, desarrollo, vida y trabajo de la institución, familia o persona. Igualmente mayor información se puede encontrar en la ISAAR (CPF). Este dato se aplica mejor a las Guías de Archivos.

2.3 Historia archivística. Historia de la agrupación documental. Habrá que pensar que este requisito se debe incorporar cuando los auxiliares descriptivos del archivo, han ser publicados o han de ser expuestos en redes virtuales, de lo contrario habrá que pensar el tiempo que insume, y que los archiveros no son historiadores, así que más que una historia deberíamos ver una cronología de hechos sobresalientes.

2.4 Forma de ingreso, es evidente que estas normas están mejor pensadas para archivos históricos, en los archivos administrativos, la procedencia marca rumbo y origen, así que indicar si los documentos ingresaron por adquisición o transferencia, es redundancia de datos y se opone a la regla cuatro.

3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

Recoge toda la información pertinente sobre la realidad y la organización de la unidad que se describe:

3.1 Alcance y contenidos. Tiene el mismo significado que escribir la historia documental, la visión de conjunto, resumen, valor potencia. Es mucho más comprensible manifestar el Contenido Sustantivo, al que están acostumbrados los archiveros de América del Sur.

3.2 Valoración, selección y eliminación Actividades y planes que afecten la interpretación de los documentos. La selección documental, requiere de todo un análisis, al que no parece dársele mucha importancia en esta norma.

3.3 Nuevos ingresos. Este aspecto también nos ubica en el contexto de los archivos de conservación permanente, etapa final de los documentos, o bien podríamos considera en este aspecto, la periodicidad con que ingresan los documentos en los archivos administrativos, así podemos precisar ingresos complementarios y lógicamente, no se puede indicar la cantidad.

3.4 Organización. Referido a la estructura, cuadro de clasificación, sistema de ordenamiento de la serie.

4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

Comprende toda la información relacionada con la disponibilidad de la unidad de descripción:

4.-1 Condiciones de acceso. Condición de los documentos que restringen su condición de acceso.

4.2 Condiciones de reproducción. Indicar restricciones en caso de que existan.

4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación, precisar idiomas, sistemas de símbolos usados, tipos de escritura.

4.4 Características físicas y requisitos técnicos, requisitos de conservación, software y hardware.

4.5 Instrumentos de descripción. Señalar guías, inventarios, catálogos, índices u otros en caso de que existan.

5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

Registra la información acerca de otros documentos que tengan una relación -importante con la unidad de descripción:

5.1 Existencia y localización-de los originales. Indicar lugar donde se encuentren, en caso de que los documentos conservados sean copias.

“En bastantes momentos existe falta de claridad y dificultad de comprensión. Se me ocurre ahora el sentido equívoco de “originales’ en el elemento de descripción denominado “ubicación de originales”, cuando si se trata de un fondo institucional éste necesariamente está integrado por originales y copias como resultado del flujo y reflujo que supone su acumulación documental natural”[8].

5.2 Existencia y localización de copias. Tendría la misma observación que el anterior ya que comprendemos que se deben precisar lugar donde se encuentren, en caso de que los documentos conservados sean originales.

5.3 Unidades de descripción relacionadas Mencionar posibles lugares donde se puedan encontrar series o documentos que se relacionan.

5.4 Nota de publicaciones. Referencias de las publicaciones existentes basadas en las unidades de descripción.

6. ÁREA DE NOTAS

En ella se puede agregar la información necesaria que no ha sido incluida en otras áreas:

6.1 Notas

7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

Recogerá la-información relacionada con la fecha, y con las personas que participaron en-la realización de la-descripción:

7.1 Nota del archivero explicar quién y cómo ha preparado la descripción especificando fuentes consultadas.

7.2 Reglas o normas Consignar las normas y reglas internacionales, nacionales y locales utilizadas en la descripción.

7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es). Indicar cuándo se ha preparado o actualizado la descripción.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES

Para elaborar la guía de un archivo definitivo se puede usar casi todos los elementos de la norma empezando por los seis obligatorios. Para la guía de un archivo central bastará tomar los seis elementos obligatorios y, tentativamente, los siguientes: historia institucional o archivística, forma de ingreso, alcance y contenido, organización, condiciones de acceso, .instrumentos de descripción, notas de publicaciones y notas.

Si se desea preparar un inventario somero o esquemático será suficiente los seis elementos obligatorios y especificar el sistema de ordenamiento de las series. Este mismo inventario podría ser a la vez una tabla de retención de documentos agregando la información sobre valoración, selección, eliminación y nuevos ingresos.

Para la descripción de unidades de instalación de una serie (cajas, legajos, archivadores de palanca] y para unidades documentales compuestas (expedientes] pueden ser suficientes, aparte de los seis obligatorios, alcance y contenido, sistema de ordenamiento, condiciones de acceso, instrumentos de descripción y unidades de descripción relacionadas. 

Los elementos para un catálogo podrían ser los seis obligatorios, alcance y contenido lengua/idioma/escritura de los documentos, características físicas y requisitos técnicos, existencia y localización de los originales- ó de -las copias (según sea el caso], unidades de descripción relacionadas y notas de publicaciones.

Al final de toda descripción se recomienda indicar los tres elementos del ,área de control de la descripción para saber quién, cuándo y en base a que normas se realizó.

Las normas se podrán aplicar correctamente y se verán enriquecidas con la elaboración de los respectivos manuales de descripción que prepare cada institución o cada sector.

Sobre la utilidad de los manuales, la archivera española Antonia Heredia Herrera recuerda:... es indispensable/a elaboración de manuales prácticos para cada país con ejemplos para todos -los niveles, suficientemente diversos y acertados que eviten la diversidad de aplicaciones que nos conducirán al margen de la normalización.

Ejemplo para aplicación a las Series:

1.    ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1.	Código de referencia		Municipio de
1.2.	Título (Tipo Documental)
1.3	Fecha(s)
1.4	Nivel de descripción
1.5	Volumen y soporte de la unidad de descripción

2. ÁREA DE CONTEXTO

2.1	Nombre del productor
2.2	Historia institucional Reseña biográfica
2.4	Forma de ingreso

3. ÁREA DE CONTENIDO V ESTRUCTURA

3.1	Alcance y contenido
3.2	Valoración, selección y eliminación
3.4	Organización

4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO V UTILIZACIÓN

4.1	Condiciones de acceso
4.2	Condiciones de reproducción
4.5	Instrumentos de descripción

5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

5.2	Existencia y localización de copias
5.3	Unidades de descripción Relacionadas

7. ÁREA DE CONTROL DE lA DESCRIPCIÓN|

7.1	Nota de Archivero
7.3	Fecha de la descripción

NORMAS EAD

La Descripción Archivística Codificada (EAD) Encoded Archival Description, es un conjunto de reglas cuya finalidad es deter­minar las distintas partes intelectuales y físicas de los instrumentos de descripción archivística; con ella se pretende que la información contenida en ellos se pueda consultar, extraer, pre­sentar e intercambiar con independencia de la plataforma que se utilice.

Para aplicar adecuadamente las reglas de la EAD, se redactan de acuerdo a una Definición de Tipo de Documento (DTD) de SGML que utiliza representaciones codificadas de los elementos para su proceso automático con programas de creación y visualización de SGML. Esta denominación de Tipo Documental, puede producir situaciones confusas con los tipos documentales empleados en Archivología, aun cuando en esencia sería casi lo mismo, no está demás analizar mas adecuadamente estos términos.

Las Definiciones de Tipo Documental (DTD) están diseñadas para ser leídas por ordenadores, por lo tanto y muy a menudo se acompañan de documentos específicos para su comprensión, como ser:

El Repertorio de Etiquetas, o listado maestro de elementos que sirve como herramienta de referencia para archiveros. Permite elegir los elementos adecuados para determinar el contenido de los auxiliares descriptivos. Es necesario, para comprender estas normas, tener conocimientos básicos de informática y del SGML.

Las Directrices de Aplicación EAD y otras fuentes de información elaboradas para una mejor comprensión, así como se hace necesario participar de los talleres EAD y cursos de formación.

Algunas definiciones terminológicas de las normas, al igual que el señalado Tipo Documental, hacen que sea incómodo trabajar con este tipo de normas, además, de emplearse esta opción, es mejor confiar en un profesional de informática, que pueda realizar las tareas sin ningún inconveniente.

Esta norma se desarrolla sobre tres tareas principales de la DTD.

Primero, algo que efectuamos en la práctica archivística y sobre todo en la Descripción Documental, la Determinación del Tipo Documental de la EAD, frag­menta el contenido de los instrumentos de descripción en campos de datos o categorías infor­mativas denominados “elementos”. Término símil al descriptor, con la condición de que todos estos elementos se nombran, definen y describen en el Repertorio de Etiquetas EAD.

Segundo, el Repertorio de Etiquetas identifica y define cualquier atributo que la DTD haya asociado a esos elementos. Los atributos, término que en archivística se emplea para los caracteres internos y externos de los documentos, observamos que en las normas EAD son características o propiedades que posteriormente definen el elemento con más detalle.

Tercero, el Repertorio de Etiquetas que denomina Documento Técnico N° 2, expresa la estructura de la DTD y forma parte de una serie que incluye la DTD como Documento Técnico n° 1, y las Directrices de Aplicación como el Documento Técnico no 3.

Dos de las fina­lidades básicas de la EAD son facilitar la búsqueda y presentación de los instrumentos de des­cripción codificados en un entorno electrónico, no hay nada en el Repertorio de Etiquetas que se refiere específicamente a la puesta en marcha de los elementos. Por lo tanto, la búsqueda y presentación dependen de las aplicaciones informáticas que se utilicen y de las hojas de estilo que, por norma general, se asocien a ellas.

El Repertorio de Etiquetas se divide en seis apartados:

1.- Principios de diseño EAD.

2.- Visión general de la estructura de la EAD

3.- Términos y convenciones utilizados en el Repertorio de Etiquetas.

4.- Listado de atributos EAD que proporciona las definiciones y los valores que existen para cada uno de ellos.

5.- Definiciones y descripciones de los elementos

6.- índice de nombres de elementos cierra el documento.

La EAD es compatible es compatible también con las nuevas aplicaciones del Lenguaje de Mar­cación Extendido (XML) que están siendo elaboradas para la World Wide Web como con el software de SGML actual.

Los elementos de enlace EAD siguen sistemas sugeridos por un Extended Linking Language (XLink) propuesto. A medida que las normas de XLink evolucio­nen, los atributos de los elementos de enlace EAD se podrán revisar para las futuras versiones de la EAD.

LAS NORMAS ISAAR (CPF)

Esta Norma Internacional de Descripción para los documentos Corporativos, de Personas y Familias fue aprobada en su última versión por el Consejo Internacional de Archivos; Preparado por la Comisión ad hoc en Normas Descriptivas en París, Francia, entre 15 y el 20 de Noviembre de 1995. Desarrollado con la contribución de la UNESCO.

El grupo formado por Wendy Duff, Jan Dhalin, Christine Nougaret, Hugo Stibbe (Director del proyecto y secretario), y Michael Cook, miembros de la Comisión ad hoc de Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (CIA), se reunió en Estocolmo (Suecia), en enero de 1993, en la tercera sesión plenaria de la Comisión, con el fin de elaborar un documento de trabajo; propuesto como una norma que estableciera control en los sistemas de información archivísticos.

El mismo que en noviembre de 1993 celebró una reunión en Liverpool (Reino Unido) para tratar de los puntos de acceso en la Descripción archivística. La norma ideada por el grupo, peca por sus semejanzas a las normas bibliotecarias para el control de autoridad de los encabezamientos, basado en las investigaciones que, sobre este tema, se estaban realizando en Canadá y en Estados Unidos. La inspiración de estas normas estarían sustentadas en la labor que la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA) que ha venido desarrollando a nivel internacional durante los años 70 y 80, en materia de encabezamientos autorizados, como las Guidelines for authority and reference entries (IFLA, 1984).

El grupo elaboró un anteproyecto que fue examinado, modificado y ampliado durante la sesión plenaria de la Comisión ad hoc celebrada en La Haya en octubre de 1994. Este anteproyecto se difundió entre algunos miembros de la comunidad archivística internacional para que ésta presentara sus comentarios. Durante la sesión plenaria de la Comisión celebrada en París en noviembre de 1995, se examinaron los comentarios recibidos.

Es interesante saber que la Comisión ad hoc de Normas de Descripción del CIA manifiesto su agradecimiento a los Archivos nacionales de Canadá, por la ayuda proporcionada al secretariado, y a aquellas otras instituciones, como la Universidad de Liverpool (Reino Unido), la Escuela holandesa de archivística (Países Bajos) y los Archivos nacionales de Francia, que han recibido a la Comisión durante la elaboración de este documento.

NOTAS:         

[1] INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES; ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, Final ICA approved version, Prepared by the Ad Hoc Commission on Descriptive Standards Paris, France, 15-20 November 1995, The Secretariat of the ICA Ad Hoc Commission on Descriptive Standards, Ottawa, 1996.

[2] Concilio internacional en los Archivos. Comisión ad hoc en las Normas Descriptivas; ISAAR(CPF): DESCRIPCIÓN General de archivos para los cuerpos corporativos, personas y familias: último ICA aprobó la versión.

[3] Sobre este tema hablamos muy extensamente en la descripción colectiva y en los sistemas integrados de archivos. Nota del autor.

[4] CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS; PROYECTO ISAD (G); NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA. Adoptada por la comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción. Madrid 21 - 24 de Enero de 1992. Secretaría de la Comisión del C.I.A. sobre Normas de Descripción Archivística. Ottawa, Enero de 1992. Original en Inglés. Esta traducción se realiza solamente para objetivos de referencia; no es un documento oficial. Comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción Archivística

[5] ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. Pontificia Universidad Católica del Perú. Archivo de la Universidad. Lima, Perú.

[6] Heredia Herrera, Antonia. La descripción :estado de la cuestión, Actas I Coloquio Internacional de Archivística , IRARGI IV, 1991, págs. 183-205. Heredia Herrera Antonia, Archivística General. Teoría y Práctica, Sevilla, 1992 (6º edición), págs 302. Ibidem, págs. 321-355.

[7] Casado Guillén, Feliza; Pedrero Hartillo, Ma. Luisa; Real Heredia, Santiago. Aplicación de la Norma ISAD (G) al Plan de Archivos Municipales de la Provincia de Sevilla. XV Jornadas de Archivos Municipales. “La descripción multinivel en los archivos municipales: la norma ISAD (G). Consejería de Cultura y Deportes de la Comunidad de Madrid (Dirección General de Archivos, Museos y Bibliotecas) e Ilmo. Ayuntamiento de Móstoles. Mayo 2004. Págs. 260

[8] Heredia Herrera, Antonia. La descripción :estado de la cuestión, Actas I Coloquio Internacional de Archivística , IRARGI IV, 1991, págs. 183-205. Heredia Herrera Antonia, Archivística General. Teoría y Práctica, Sevilla, 1992 (6º edición), págs 302. Ibidem, págs. 321-355

Fuente: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=342