La necesidad de una adecuada formación del profesional en archivos
Prof. /Lic. María Teresa Fuster
Resumen:
La formación profesional del archivista implica más que la adquisición de estudios básicos y la obtención de un título habilitante. Requiere, tras la finalización de la carrera, capacitación constante y una continua actualización en las buenas prácticas archivísticas. Este breve trabajo pretende abordar la problemática de la profesionalización, los obstáculos e inconvenientes a los cuales se enfrenta el archivista en su desempeño y de que manera puede crecer de una manera integral en la profesión.
Palabras claves: formación profesional – capacitación – formación continua- investigación
Introducción:
La formación profesional que pretendemos abordar en este breve trabajo es la que contempla el crecimiento permanente y continuo, tanto en conocimiento como en la adquisición de habilidades propias de la profesión. Nos referimos a la preparación que favorece al individuo que hace buen uso de ella, pues la consecuencia lógica de adquirirla y ponerla es práctica es la promoción del desarrollo personal y el sentido de logro que se obtiene al ver los resultados del buen trabajo realizado.
La adecuada formación profesional abarca como primera medida la correcta asimilación de conocimientos básicos que hacen a la profesión así como el desarrollo de capacidades, destrezas y comportamientos que servirán al desarrollo de la futura profesión. Entendiendo por profesión, según la definición del DiccionarioWebster, a una actividad que entraña conocimiento especializado y una prolongada preparación académica y por profesional, a la persona que se ubica en una de las disciplinas eruditas, que profesa y actúa según los estándares éticos de una profesión. Todo lo cual implica una práctica comprometida, responsable y eficaz de las capacidades profesionales
La adquisición de conocimientos y, en la mayoría de los casos, la obtención de un título que habilite a lograr un puesto laboral, no debe quedar de ninguna manera en esa etapa, porque solo constituye uno de los primeros pasos dentro de la formación profesional. Debería ser solo la base para la continuación de ésta, dentro ya, de ámbitos especializados.
La meta para todo buen profesional tendría que ser la adquisición y aumento de habilidades, aptitudes y conocimientos para el adecuado desempeño de la profesión.
La formación profesional se da en dos vertientes. Primero mediante la adquisición de estudios básicos en instituciones preparadas para tal fin, y la obtención de un título que habilite al ejercicio de la profesión, lo cual se denomina generalmente como formación “profesional específica o inicial” y a la complementación de ésta, mediante la asistencia, por ejemplo, a cursos de perfeccionamiento, lo que generalmente se conoce como “formación profesional continua”
La formación específica o inicial:
Antes de abordar este apartado cabe aclarar que, en este trabajo, nos estamos refiriendo específicamente a la enseñanza de tipo formal, lo que no quiere decir que una persona que no haya tenido preparación superior no este habilitada al ejercicio de las tareas archivísticas, si se ha capacitado de manera efectiva y tiene la experiencia y la práctica requerida para tal trabajo. De hecho muchos de nosotros conocemos a excelentes archiveros, con muchísima experiencia, que no han tenido la oportunidad de estudiar, pero que esta falencia se ha paliado con una práctica y experiencia enorme, de tal modo que de ninguna manera estamos descalificando a aquellos que no se han graduado formalmente.
Con relación a la formación profesional inicial, las casas de estudio dedicadas a la enseñanza de archivística, sean estos institutos a nivel terciario u universitario, deberían no solo brindar los conocimientos esenciales que hacen a la profesión sino enfocar la enseñanza vinculando la teoría con la práctica. De esta manera se propiciaría el desarrollo de actitudes, como autonomía, toma de decisiones y rapidez de acción. En otras palabras, las instituciones educativas tendrían que ofrecer un modelo de formación vinculado con la praxis que permita al estudiante la evolución de habilidades propias de la tarea del archivista.
Esta preparación debería también contemplar espacios de reflexión para que los futuros profesionales desarrollen una visión crítica. De esta manera se posibilitaría no solo el desarrollo de capacidades sino también una conciencia ética y responsable de los conocimientos adquiridos. Todo lo cual redundará, como consecuencia, en una formación más idónea y acabada.
En este aspecto concordamos con Theo Thomassen, de Escuela de la Haya, quien ve la necesidad de que las “escuelas de archivística adapten y amplíen sus planes de estudio” para ajustarse a las tendencias cambiantes de la sociedad, además razona sobre la necesidad de construir un nuevo entorno docente que refleje el status de la archivística como disciplina autónoma en el área de la información y que para tal fin se empleen estrategias pedagógicas apropiada s[1]
La discusión, en este sentido es si el nivel de capacitación de los profesionales en archivística es el adecuado. Problemáticas como, por ejemplo, de que forma puede el archivista ser más profesional, como mejorar la aceptación social de la disciplina y reforzar la influencia profesional, deberían ser materia de consideración para lograr una mejor práctica profesional.
Para alcanzar este objetivo, la currícula de estudio, tendría que ser cuidadosamente revisada, de forma tal que contemple conocimiento general de administración, metodología, derecho, historia, comunicación, diplomática, paleografía, análisis de las diferentes tipologías de usuarios, difusión, servicios de referencia y de información archivística, entre otros campos. Así mismo sería conveniente, incluir programas de enseñanza que abordaran los retos derivados de las nuevas tecnologías informáticas llevadas al campo de la archivística, tecnologías que están transformando el quehacer del profesional en la materia.
Si bien cabe aclarar que muchos programas de estudio contienen varias de estas materias en la cursada, sería oportuno que aquellas que no las tuvieran consideraran incluirla en sus programas para una mejor capacitación de su alumnado.
El brindar la posibilidad de cursar materias de orientación en el final de la carrera sería también una forma de incentivar la especialización profesional dentro de la carrera. Por ejemplo las distintas casas de estudio podrían ofrecer especialización en archivos administrativos o en históricos, con materias adecuadas y específicas para cada orientación.
Se puede afirmar que uno de los principales problemas que se presentan para lograr una adecuada preparación profesional es que los programas de estudios no brindan mucho espacio a la práctica. Las universidades, o casas superiores de estudio, tendrían que ser consientes en incluir junto con la enseñanza teórica, preparación práctica adecuada para la formación del futuro profesional en archivos, de modo tal que éste pueda adquirir la capacidad requerida para el desempeño de sus tareas.
La currícula de estudios debería estar organizada de tal modo que pudiera integrar armónicamente la teoría con la práctica de modo que el futuro archivista, cuente con las armas necesarias para desenvolverse adecuadamente en su futuro trabajo.
Todos sabemos que la teoría dista mucho de la práctica. En el momento de enfrentarse al trabajo concreto esto se ve claramente, de ahí la importancia que se puedan brindar al estudiante presupuestos teóricos y suficiente práctica para lograr una correcta inclusión en el mercado laboral
Esta falencia en los programas de estudio no es exclusiva del ámbito de la archivística sino que se presenta en casi todas las profesiones. En líneas generales, el reciente graduado se encuentra en el momento de enfrentarse al trabajo real con muchos blancos en su conocimiento.
Es muy importante que las instituciones educativas puedan ofertar al estudiantado, junto a la formación teórica, pasantías en diferentes tipos de archivos como preparación para el futuro desempeño laboral.
No se debe minimizar la importancia de las pasantías, ya que éstas no solo permiten que el estudiante pueda realizar una interacción entre la teoría aprendida y la práctica laboral, sino que tienen como resultado afianzar la confianza y la seguridad del futuro profesional, afirmando los conocimientos con la realidad de la tarea a emprender.
La necesidad de una formación profesional continua
Si bien todos reconocemos que hay falencias en los programas de formación de archivistas y que hay mucho para mejorar en ese aspecto, queda en el archivero como individuo el perfeccionarse en su profesión. De hecho cada uno es el artífice del profesional que desea ser.
La ampliación de los conocimientos adquiridos, la adecuación de la teoría aprendida a la práctica concreta y la adaptación a un trabajo específico son algunos de los desafíos a los que se enfrentará el profesional en archivos en el desempeño de sus tareas.
De ahí cobra importancia que, una vez concluidos los estudios, el archivista no descuide su preparación, aunque insistimos que, esta tarea de acomodar la teoría a la realidad cotidiana, sería más sencilla si las casas de estudios brindaran las herramientas necesarias para tal transición.
Gómez Zubieta sostiene que, la formación profesional, es clave para lograr el desarrollo de la política archivista y la administración de los archivos pues aunque una institución cuente con los elementos técnicos requeridos sin recursos humanos capacitados, sin profesionales bien formados, pocos serían los esfuerzos que se pudieran hacer en los diferentes Archivos para funcionar de una manera efectiva.[2]
La reflexión sobre el contenido y organización de la formación básica y continuada debería estar presente entre los profesionales de archivos para el mejoramiento de la práctica profesional.
El aprendizaje siempre debe ser incesante. El archivista debería hacer de la capacitación y del aumento de su conocimiento una constante durante todo el desarrollo de su vida profesional.
Es importante tener en presente que, en las diferentes disciplinas y ciencias, los conocimientos adquiridos no resultan válidos para siempre. Es necesario un continuo aprendizaje de saberes, técnicas y habilidades para adaptarse a los cambios que se operan en la profesión. En este aspecto la archivística no debería quedar al margen, pues si bien debe resguardar la integridad de su función a la vez es necesario adaptarse a las exigencias crecientes de una sociedad en constante cambio.
El trabajo archivístico se ha ido extendiendo en los últimos años a causa del desarrollo social, técnico y científico. A través del tiempo la demanda del público usuario con respecto a los archivos ha variado en calidad y cantidad.
No solo ha crecido la cantidad de documentación producida sino que han aparecido nuevos soportes de datos que si bien, en la mayoría de los casos, agilizan la labor del archivero, exigen de este una continua capacitación para la correcta manipulación de estas nuevas técnicas en especial en el campo de la informática.
El acelerado avance de éstas tecnologías informáticas permite, mediante su integración, sustituir el uso de catálogos tradicionales por bases de búsqueda más rápidos y efectivos. Todo lo cual tiende de manera gradual a transformar nuestras habituales tareas.
Las tareas de clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y facilitar su uso, cobran nueva dimensión frente a las nuevas demandas y nuevos soportes informáticos. Hoy nos encontramos ante una avalancha de transformaciones tecnológicas que invaden también el campo de la archivística de la cual no podemos quedar fuera y que hace crucial contar con profesionales capacitados y entrenados en la aplicación de éstas en los distintos archivos.
La actualización en las buenas prácticas archivísticas, en nuevos modos de implementación se puede obtener en buena medida con la asistencia a cursos de capacitación, seminarios, congresos, jornadas, preparados por Asociaciones o Universidades. Las actividades de comisiones, talleres e intercambio de conocimiento entre archivos provinciales, nacionales y extranjeros son, entre otros espacios de aprendizaje, una valiosa ayuda para mantenerse al día en el avance de la disciplina y las nuevas técnicas implementadas.
La formación del archivista debe ser constante para abordar de forma profesional los desafíos a los que lo enfrenta el avance de la sociedad.
Como Jaén García afirma [3] los archivistas son los únicos profesionales capacitados por su preparación específica para la organización y administración de archivos. En los países que no se dispone de una preparación terciaria u universitaria para ellos, la situación se torna más compleja, pues el trabajo que debería realizar un profesional en la materia lo realiza, por lo general, personal sin calificación ni preparación apropiada.
Las universidades y casas de estudio superior en Archivística, así como las asociaciones de profesionales cumplen en este campo un rol fundamental. Esta en su mano la organización de ofertas de cursos de formación adicional a la carrera, contribuyendo de esta forma la profesionalización de los egresados.
De igual forma los diferentes Archivos deberían ofertar a su personal cursos periódicos de capacitación. En el caso del Archivo General de la Nación (Argentina) este organiza de forma regular cursos de capacitación e información para los empleados de distintas áreas y departamentos.
El archivista no es un “custodio de papeles viejos” su trabajo es muy complejo de ahí la necesidad de que los Archivos cuenten con recursos humanos cualificados para el desempeño de las tareas que tienen encomendadas. El carácter y complejidad de la labor a la que se enfrentan requiere una formación profesional sólida, bien estructurada que responda a las necesidades del Archivo donde desempeña su labor.
Estudio de caso: Un Archivo histórico
Cuanto mayor es el caudal de la archivalía, de mayor antigüedad y de diversas formas físicas y cuanto más disponen los Archivos de elementos de utilización y servicios, tanto más es necesario personal capacitado para todas las áreas de trabajo.
En el caso concreto de los Archivos Históricos, por el tipo de documentación que se maneja, exige del archivero no solo aplicar los conocimientos de archivística, sino tener un conocimiento de historia a fin de poder responder a las demandas del usuario, en este caso, investigador, y que este pueda obtener una respuesta apropiada a sus inquietudes.
Como ejemplo práctico de esto quisiera referirme al Archivo General de la Nación Argentina y dentro de éste al Departamento de Documentos Escritos donde desempeño tareas en la actualidad.
Este Departamento tiene a su cargo la custodia de documentación histórica en soporte papel. Esta documentación es de un valor incalculable. Se remonta al siglo XVI. Abarca no solo asuntos concernientes a la ciudad de Buenos Aires, donde está ubicado, sino documentación de interés para aquellos que estudian la complejidad de las relaciones de esta ciudad, que fuera capital del Virreinato del Río de la Plata, con las provincias del interior y posteriormente las relaciones del gobierno patrio con la totalidad de las Provincias Unidas del Río de la Plata que más tarde conformarían la actual República Argentina.
La archivalía que custodia el Archivo General de la Nación es de tal importancia que la UNESCO en el año 1997 declaró el material documental correspondiente al Virreinato del Río de la Plata, como parte del programa “Memoria del Mundo”. Un programa que tiene como fin salvaguardar el patrimonio cultural que es de gran importancia para la humanidad y que debe por lo tanto preservarse para las generaciones presentes y futuras.
Este reconocimiento a la documentación que conserva el Archivo General de la Nación, muestra el enorme valor que tienen estos fondos, no solo para lo que hoy conforma la República Argentina, sino también para naciones limítrofes – como Paraguay, Bolivia y Uruguay - que formaban, durante el siglo XVIII y principios del XIX, el Virreinato del Río de la Plata.
El Departamento de Documentos Escritos recibe un promedio de 400 investigadores por mes procedentes de diferentes regiones del país - de los cuales, entre un 15 y un 20%, son extranjeros - Estos consultan un promedio de 750 legajos mensuales de los diferentes fondos documentales [4].
El perfil del usuario que visita el departamento es en su mayoría, el del investigador académico, por lo general historiador, que busca un tema específico y puntual. En líneas generales tiene definido el objeto de su investigación y exige del referencista una orientación clara y precisa para la búsqueda del documento que necesita para su trabajo.
El trabajo del referencista implica orientar al usuario y brindarle la ayuda que requiere en la búsqueda de la información. Esto lo hace a través de los catálogos impresos, muchos de ellos disponibles también en las computadoras ubicadas en la Sala de Referencia preparadas para tal fin.
Su servicio guía a los investigadores de tal manera que puedan localizar ellos mismos la información así como auxiliarlos en el uso y entendimiento de las obras de referencia o consulta. Esta tarea requiere una buena preparación por parte del archivista para responder a las exigencias del usuario.
El referencista, tiene que esforzarse por llegar a ser un buen comunicador, utilizando todos los métodos pedagógicos a su alcance para transmitir al investigador la información que éste requiere. Así mismo el cuidado en el trato con el usuario es fundamental, para que este siempre se vaya satisfecho de su paso por la Institución.
Los archivos, como hemos visto, requieren un personal dinámico, con iniciativa y con conocimiento para poder funcionar como verdaderos centros de guarda y de información al servicio de la comunidad.
En el caso específico que estamos señalando, se requiere del referencista una buena ubicación espacial y temporal para poder orientar al investigador en la temática histórica buscada.
La cantidad y variedad de catálogos que existen en el departamento hacen necesaria una buena preparación de los referencista, lo cual deviene en un uso apropiado, eficaz y dinámico de los mismos como auxiliares en la tarea.
Las funciones dentro del departamento no se limitan a dar ayuda a investigadores nacionales y extranjeros, sino también al de ordenamiento y descripción documental. Lo que requiere conocimiento, por ejemplo, de paleografía antigua para una correcta descripción de los mismos.
En estos últimos años se ha estado trabajando en una descripción de la totalidad de los fondos documentales que posee el Departamento de acuerdo a las normas archivísticas internacionales, resultado de un Programa de Descripción Normalizada que lleva a cabo el Archivo General de la Nación desde el año 2009, utilizando para tal fin, las normas internacionales ISAD-G. Todo lo cual tiene como objeto adecuar la gestión de la Institución a las buenas prácticas archivísticas.
Con relación a los auxiliares para la búsqueda documental si bien se cuenta con algunos catálogos bien precisos, hacen falta más auxiliares descriptivos.
Tomemos como ejemplo la Sala Colonial. Además del índice general con la descripción de los fondos que la componen, contamos con un onomástico compuesto de 25 libros y tres libros que conforman el catálogo temático.
Sin embargo no todos los fondos que componen la Sala están descriptos pieza por pieza, de algunos hay apenas un 30% o menos descripto. Sería necesaria una descripción pieza por pieza de la totalidad de los fondos que la componen. Mucho se ha avanzado en este campo pero también es cierto que mucho queda por hacer.
Algunos de estos fondos están en este momento en proceso de digitalización con el fin de preservar este valioso acervo documental. Todo lo cual hace aún más necesaria la tarea de descripción precisa de cada pieza documental.
La necesidad de una adecuada formación profesional se hace prioritaria para poner en marcha todas estas tareas y realizarlas de la mejor manera. Como razona Francisco Fuster Ruiz “la formación y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios profesionales muy estrictos debido a la misión esencialmente científica que desempeña” [5]
La revalorización de la tarea del referencista es fundamental. Este no es un simple orientador sino una pieza fundamental a la hora de ayudar al investigador en su búsqueda documental. Un guardián de documentación que brinda una colaboración valiosa al historiador para que este acceda a las fuentes necesarias en su tarea de reconstruir las huellas del pasado de una manera fidedigna.
La importancia de la investigación dentro del ámbito de la archivística:
Podemos definir a la investigación científica como la búsqueda de conocimientos y de soluciones a problemas que atañen a la profesión. Su importancia radica en que genera nuevos conocimientos o amplia los existentes de la materia tratada. Brinda respuesta a problemas teóricos o prácticos que hacen a la profesión y a su mejoramiento.
Podemos afirmar que ésta es un área de trabajo que no está muy explotada dentro del ámbito de la archivística y al que vale la pena dedicar nuestra atención.
Todos reconocemos que la mayor parte del tiempo de trabajo en cualquier profesión está ligada a procesos rutinarios, que si bien son necesarios y para nada superfluos, pueden tener como consecuencia la perdida de motivación y la apatía. Podemos afirmar que la investigación constituye un estímulo a la actividad intelectual creadora que logra romper con la monotonía de las tareas cotidianas, de forma tal que el investigador logra equilibrio entre rutina y creatividad, algo muy importante dentro de la profesión pues ninguno de nosotros quisiera convertirse en un profesional pasivo, carente de curiosidad o iniciativa personal.
Es por lo tanto sería deseable desarrollar la práctica de la investigación en nuestro ámbito de tareas. La archivística presenta aún muchos campos en blanco y huecos en su investigación que necesitan de profesionales que tomen la iniciativa en su estudio y difusión.
El archivista en su ámbito de trabajo está en una excelente situación para evaluar de forma práctica las necesidades de la profesión, proponer campos de investigación y mejoramiento. El dedicarse a producir nuevos conocimientos y paradigmas dentro de la disciplina, logra que se abran nuevas líneas de investigación que pueden ser seguidas por otros colegas. Todo esto tiene como consecuencia, no solo el enriquecimiento de la profesión, sino también el personal al sentir que uno ha aportado su granito de arena al adelanto del estudio de la archivística.
Las organizaciones y asociaciones de archivistas profesionales pueden contribuir de manera efectiva al aprovechamiento de los conocimientos científicos que se generen mediante la incentivación y fomento a la investigación, así como también en la difusión posterior de los nuevos conocimientos generados, mediante la publicación de los mismos para beneficio de toda la comunidad archivística.
Conclusiones:
Para hacer frente a los desafíos que la sociedad moderna impone con sus avances es necesario que la formación que reciban los profesionales de los archivos esté en concordancia con las demandas siempre crecientes de la sociedad.
Los archivistas no solo deben prepararse para los retos actuales de perfeccionamiento sino a los que vendrán en este tiempo de cambios rápidos. Deben estar capacitados para el manejo de nuevos soportes informáticos manteniéndose al día con los avances tecnológicos.
La modernización de los Archivos depende en gran medida de la capacitación de su personal archivístico. Las nuevas tecnologías aplicadas exigen personal calificado pues sin ellos, todo esfuerzo en este sentido sería imposible.
La investigación que abre nuevos campos, que genera inquietudes, y da respuestas a problemas teóricos y prácticos, el conocimiento aumentado de nuevas prácticas y principios y la aplicación de nuevas técnicas tienen como consecuencia generar un sentido crítico y activo en el profesional que le brinda mayor seguridad en su desempeño, así como un sentido de logro y de pertenencia a la comunidad archivística.
La formación profesional no solo es competencia de la universidad sino que, tras la finalización de los estudios básicos, depende en gran medida de cada uno de nosotros. Del empeño que se ponga en progresar, en desarrollar las cualidades que hacen al buen profesional de archivos. La correcta práctica de la profesión redundará además en el reconocimiento social de los archivistas por parte de la comunidad.
Debería ser una de las metas del profesional en archivos la de identificarse plenamente con su profesión y conservar a lo largo de toda su carrera la motivación para progresar y crecer en la misma.
Cada uno de nosotros tiene la responsabilidad de construirse como profesional, una construcción de saberes que lograrán no solo mejorar en la aplicación de las buenas prácticas archivísticas sino también brindarnos la satisfacción de un correcto desempeño en nuestra profesión.
Bibliografía:
Alberch Fugueras, Ramón. Impacto tecnológico y formación archivística en www.enj.org
Bixio, Cecilia. Contenidos de procedimientos. Los procedimientos, su enseñanza, aprendizaje y evaluación, Buenos Aires, Homo Sapiens Ediciones, 2001
Brachmann, Botho. “Segunda Respuesta: Administración y Recursos Humanos” En Boletín Interamericano de Archivos, Volumen XII, Córdoba, 1987
Fuster Ruiz, Francisco. “Archivística, Archivo, Documento de Archivo…Necesidad de clarificar los conceptos” En Biblios Revista Electrónica de Bibliotecología, Archivología y Museología, Volumen Nº 2, Número 007, Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas, Lima, 2001
Jaén García, Luis Fernando. El Sistema nacional de Información Archivística como modelo de unificación de Archivos San José de Costa Rica, Universidad de Costa Rica, 2006
Montoya Agudelo, César A. y Pardo Rodríguez, Luis E. “La formación de los bibliotecólogos y archivistas: Aproximación a los modelos pedagógicos predominantes” En Revista Interamericana de Bibliotecología, Volumen 32 Nº 2, Colombia, 2009.
Tanodi, Aurelio “Unas consideraciones sobre la enseñanza archivística latinoamericana” En Boletín Interamericano de Archivos, Volumen II, Córdoba, 1975.
Thomasen Theo “Getting your drivers license on the electronic higway” En Revista Archivium Volumen Nº 43, 1997.
NOTAS:
[1] Véase Thomasen, Theo “Getting your drivers license on the electronic higway” En Revista Archivium Nº 43, 1997 pp. 330-340.
[2] Gómez Zubieta, Luis. Reynaldo. Los archivos bolivianos y sus inciertos caminos a través de la Historia, 1994 p.27.
[3] Jaén García, Luis Fernando El Sistema nacional de Información Archivística como modelo de unificación de Archivos San José de Costa Rica, Universidad de Costa Rica, 2006 pp. 91, 92.
[4] El Archivo General de la Nación desde sus orígenes en 1821 primero como Archivo de la Provincia de Buenos Aires y en la década de 1880 como Nacional llevó un registro cuidadoso del público usuario que recibe.
El Departamento de Documentos Escritos lleva control diario de los investigadores que pasan por sus salas. Los presentes porcentajes fueron tomados de los seis últimos meses del año.
[5] Fuster Ruiz, Francisco “Archivística, Archivo, Documento de Archivo…Necesidad de clarificar losconceptos “ En Biblios. Revista Electrónica de Bibliotecología, Archivología y Museología, Volumen Nº 2, Número 007, Universidad peruana de Ciencias Aplicadas, Lima, 2001 pp. 16.
Publicado el Martes, 23 de Octubre de 2012 en
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