Aprovechamiento de Internet (IV)

Los archivos en busca de su hueco en los medios sociales… ¿realidad o ficción? (IV)
Julián Marquina

Hemos replicado íntegramente esta nota de Julián Marquina por encontrarla sumamente útil para nuestro trabajo que pretendemos expandir en la nube.

Habilidades del archivero 2.0

Los archiveros 2.0, al igual que el resto de profesionales que dedican su tiempo a la gestión de medios sociales, deben tener una serie de habilidades que le permitan desempeñar sus funciones de manera adecuada dentro de la comunidad a la cual representa. 

Habilidades como:

• Conocimiento del sector y la profesión. Debe conocer el terreno donde se va a mover y los temas que se tratan. Debe estar a la última de todas las noticias y novedades que se produzcan en su área.
• Entender los objetivos del archivo. Esto es importante para luego poder realizar un buen plan de actuación. El archivero y el archivo deben formar una única voz en el mundo online, por lo que es muy importante que conozca los objetivos y así ayudar a conseguirlos.
• Clara orientación hacia las personas. Los medios sociales son para la conversación y el trato de tú a tú con las personas, por lo que debemos entender que toda nuestra estrategia tiene que estar entorno a ellas.
• Buena redacción, comunicación y conversación. El archivero debe ser capaz de crear contenidos y de interactuar con la comunidad de usuarios. Debe ser claro, preciso, agradable, informador, buen comunicador e incluso divertido con su comunidad…, con un imprescindible buen nivel gramatical y ortográfico.
• Originalidad y creatividad. La comunicación en los medios sociales son un nuevo escenario en el cual poder “experimentar” con nuevas formas y retos comunicativos. El archivero debe ser capaz de llevar a otro nivel esa comunicación 2.0 del archivo.
• Gusto por las nuevas tecnologías, Internet y la web 2.0. Esto es algo que hay que llevar en el ADN. Internet es el medio por el que se va a mover y le tiene que apasionar. Además debe tener interés por explorar nuevas herramientas y no tener miedo a probarlas y usarlas.
• Capacidad de aprendizaje. El mundo del social media está en constantes cambios y evoluciones, por lo que el archivero tiene que tener esa capacidad de aprendizaje y adaptación ante los cambios que se puedan ocasionar.
• Usuario activo en los medios sociales. No hay nada mejor que ser activo, de manera personal, en las redes sociales para tener ya ese plus que otorga la experiencia en el medio y las formas de comunicación en cada plataforma utilizada. La experiencia, como en todo, es un grado.
• Conocer los canales adecuados para la comunicación online y las distintas herramientas de análisis y monitorización. Un archivo (como cualquier otra organización) no tiene por qué estar en todos los medios sociales, y el archivero deberá decidir cuáles son los más adecuados. Debe conocer los usos de las plataformas y herramientas disponibles para sacar el máximo partido de ellas.
• Tener «cultura 2.0». Esto implica ejercer con honestidad, respeto, humildad y generosidad. En los medios online no se puede entrar «como un elefante en una cacharrería», pues tienen unos códigos de conducta (netiqueta) no escritos que hay que respetar. Respetarse a sí mismo, a las personas que forman parte de su comunidad y al público en general.
• Buen selector de información. El archivero debe conocer las fuentes que son fiables y las que no antes de compartir cualquier información. Además de compartir, bajo su criterio, la información más pertinente y que claramente tenga sentido para el archivo al cual representa.
• Ser resolutivo y perfecto trabajador en equipo. Hay que estar preparado siempre dar una respuesta de manera rápida y adecuada. Debe ser como un «agente de tráfico» que filtre la información que le llegue y la dirija al departamento correspondiente dentro del archivo. Debe ser un buen conocedor de los temas referentes al archivo para luego poder redactar las respuestas adecuadas en cada caso y con ayuda de cada departamento interno. También debe de estar preparado para sofocar cualquier atisbo de crisis que se pudiera originar. (Capacidad de reacción)
• Incentivar la participación. Importante para crear una comunidad viva y dinámica. El archivero debe saber las mejores técnicas y formas para que el contenido y las comunicaciones que se comparten en los medios sociales generen respuestas e interacción por parte de la comunidad.
• Capacidad de escucha. Es algo fundamental que debe tener el archivero 2.0. Escuchar qué dice su comunidad para así poder reaccionar e interactuar adecuadamente con ella.
• Empatía. Saber ponerse en el lugar de los demás. Al difundir un mensaje hay que saber la mejor manera de hacerlo (especialmente si se trata de temas delicados o que pueden ofender), así como valorar el posible impacto que puede tener en la comunidad.
• Asertividad y comprensión con las opiniones y comentarios. No todo lo que diga a través de los medios sociales va a ser del agrado de todos, al igual que puede leer cosas que tampoco sean de su gusto, pero tiene que respetar estas opiniones y no montar una «crisis social» innecesaria por una eventual salida de tono.

Funciones del archivero 2.0

Las funciones del archivero 2.0 dentro del archivo pueden variar según el tipo de archivo en el cual ejerza. Independientemente del archivo donde ejerza su profesión es importante tener claro cuales van a ser las funciones a desempeñar y que vendrán marcadas por los objetivos del archivo y el público al que se dirija.

A continuación vamos a ver una serie de funciones de un posible archivero 2.0 dentro del archivo:

• Desarrollar una estrategia online del archivo. Esto permite saber por donde tenemos que ir y qué pasos hay que seguir en cada momento. Sin una estrategia marcada y subiendo contenidos “sin ton ni son” a nuestros medios sociales nos veríamos como un barco a la deriva. Lo que hagamos debe atenerse a una estrategia fijada.
• Creación de la presencia en los medios online donde se haya decido estar: webs, blogs, redes sociales… Que haya múltiples plataformas de comunicación 2.0 no significa que tengamos que estar en todas ellas. Debemos elegir las más apropiadas.
• Elaborar un plan de creación y estrategias de contenido, a los cuales demos difusión a través de nuestros canales. Es importante generar contenidos de calidad en blogs, wikis, foros…, y luego crear conversaciones sobre ellos en las redes sociales.
• Monitorizar las conversaciones que se van produciendo por las redes sociales y por Internet en general, y sacar resúmenes y conclusiones que luego se hacen circular internamente a los responsables del archivo.
• Comunicar, interactuar y generar conversación con los usuarios de la comunidad o sector de forma activa. Ofrecer contenidos procurando que la gente participe y así nos retroalimente.
• Localizar a posibles líderes o entusiastas de nuestro archivo o historia dentro de nuestra comunidad, pues quizá ayuden a enriquecer los contenidos, las conversaciones y las innovaciones.
• Involucrar al personal del propio archivo en la labor de la presencia, comunicación y conversación online a través de los medios.

Las anteriores serían una serie de funciones generales a realizar por parte del archivero 2.0, pero hay una serie de funciones más específicas o tareas diarias que debe desarrollar para el buen funcionamiento del plan de comunicación a través de los medios sociales:

• Monitorizar / escuchar
• El canal de RSS (blogs, medios sociales…).
• Las conversaciones en los distintos medios sociales que puedan ser de utilidad para los objetivos estratégicos.
• Comentarios sobre el archivo, y en general sobre cualquier tema que pueda interesar.
• Hablar / Conversar
• Con los usuarios sobre contenidos propios o que hayan subido ellos.
• Detectar conversaciones interesantes y aportar puntos de vista.
• Crear
• Contenidos (textual, visual, multimedia…) de calidad para compartir con nuestra comunidad. Hay que demostrar que se es experto en lo que se expone, pero cuidado con ser pedantes.
• Lazos de unión con los usuarios.
• Revisar
• La lista de blogueros y tuiteros a la que se sigue para ampliarla o reducirla según objetivos.
• Las herramientas utilizadas y valorar si siguen siendo útiles.
• El plan editorial y de dinamización para ver si todo va por el cauce establecido.
• Animar / Dinamizar
• Procurar que la comunidad no sea pasiva, haciendo que los usuarios colaboren en las propuestas o contenidos.
• Ser creativo para incentivar la participación.
• Realizar eventos o asistir a los organizados en el sector con la finalidad de compartir experiencias o transmitir luego lo que se dijo en el evento a los usuarios.
• Analizar
• Hacer un seguimiento de las acciones y comprobar si todo va bien o si es mejorable. Para ello se utilizará la plantilla de KPIs.

Fuente: http://www.julianmarquina.es/los-archivos-en-busca-de-su-hueco-en-los-medios-sociales-realidad-o-ficcion/