LÓGICA DE LOS ARCHIVOS

VÍCTOR HUGO ARÉVALO JORDÁN

A primera vista el panorama archivístico se nos presenta desarticulado y consuetudinario, la identificación de sus móviles y circunstancias nos dan la clave de interpretación y extracción de ciertas leyes generales.

Si conceptuamos al hombre como un ser lógico, formado por una naturaleza armónica y matemática, donde los efectos están en concordancia con las causas, sin interrupción suficiente, no nos extraña percibir en los archivos como un proceso lógico.

Este proceso, apresadas sus leyes, permiten al investigador obtener los resultados con cierto grado de certeza y aproximación de la realidad.

Esta lógica de los archivos presupone en el archivero, una eficacia en la prosecución de los fines. El panorama lógico no es simple, sino complejo.

Los archivos se forman por la reunión de aquellos documentos generados en el transcurso de una actividad; esta actividad se interpreta en sus dos formas esenciales, la acción y la decisión. “Desde que existen, es decir, desde hace 5000 años o incluso más, los Estados han tenido necesidad de una memoria colectiva que conserve la huella de sus acciones y de sus decisiones, en particular; ha sido necesario preservar las pruebas auténticas de sus actos más importantes (leyes fundamentales, tratados, etc.) para poder referirse ulteriormente a ellos. Este es el origen de los archivos, los más antiguos de los cuales -los de Lagash y Ur- se remontan al tercer milenio antes de nuestra era.” [1].

Las bibliotecas se forman por la reunión de documentos que transmiten conocimientos en forma ordenada.

Las necesidades, una vez expuestas, son las que determinan los Principios y las Prácticas, creando Disciplinas auxiliares que pasan por largas etapas de elaboración en los diferentes medios que se desarrollan permanentemente, recibiendo nuevos métodos sobre los consuetudinarios, que se almacenan como conocimientos y que requieren ser estudiados minuciosamente; en otras palabras, se trata de la sistematización de conocimientos de una disciplina, estudios logrados y por lograrse en base a experiencias locales y temporales, como todo estudio relacionado con el hombre y su entorno.

Estas experiencias desarrollan, generan nuevos experimentos, perfeccionan y acumulan esa información a través del tiempo y como consecuencia propia.

Los estudios históricos sobre la humanidad y sus diferentes actuaciones, se sostienen en la medida de la acumulación de información sobre su propia experiencia y la satisfacción de sus necesidades. “Para salir airosos en nuestra función de conservadores del pasado, debemos ante todo ser comunicadores, no solo en el sentido limitado de propugnar un punto de vista o de mejorar nuestra imagen pública (aunque esto puede resultar necesario a veces) sino porque ello se deriva mas bien de la impresionante tarea de transmitir la memoria colectiva de una generación a la siguiente, aumentando la capacidad de recordar y cargando esa memoria con los recursos dignos de ser conservados permanentemente, lo cual constituye quizá la labor más difícil de todas.” [2]

La actual sociedad tiene como una de sus características, la creciente producción documental, esta producción (explosiva) tienen grandes ventajas sociales como factor de desarrollo y transmisión del conocimiento en sus más variadas formas, pero al mismo tiempo se hace cada vez más necesario desarrollar un estudio de carácter científico sobre la producción documental, su utilización y sus consecuencias, para proporcionar soluciones eficaces que permitan inclusive, una distribución racional de la información como parte del conglomerado documental.

En las últimas décadas se ha observado, instituciones de carácter público como los de carácter privado, un enorme desarrollo y consiguiente proliferación documental, resultando una constante preocupación en aquellas instituciones encargadas de la recepción de documentos, alcanzando incluso un nivel internacional, llegando a cumplirse un intercambio de experiencias.

Esta preocupación ha generado estudios dedicados exclusivamente a la documentación, tomando en cuenta su origen, desde el punto de vista de la Fenomenología documental, su desarrollo en las fases del ciclo vital, su tratamiento; generando nuevos sistemas descriptivos que cubran las necesidades de información y eliminación o conservación permanente.

No obstante, el volumen documental existente en la actualidad, permite afirmar que nos encontramos en los albores de una teoría de la Organización del Conocimiento, basado sobre todo, en los aportes que nos otorgan las Ciencias de la Documentación y su contenido esencial: la información. “A esas innovaciones de carácter práctico, han correspondido progresos de carácter teórico. Los métodos, en su origen empíricos de los archivistas y bibliotecarios han sido substituidos por técnicas fundadas en bases más racionales: la Archivología y la Bibliotecología, la estadística ha llegado a ser una verdadera ciencia, basada en el cálculo de las probabilidades, y ha dado origen en 1940 a la investigación operativa.

Actualmente está surgiendo una “ciencia de la información”, que abarca una serie de disciplinas y servirá de teoría fundamental de los sistemas de información del futuro.” [3]

La Archivología, la Bibliotecología, la Documentología, se han convertido en parte integrante del mundo social y antropológico, es un elemento esencial en todas las actividades humanas. Una característica peculiar del mundo moderno consiste en la necesidad de utilizar un documento para desarrollar actos o actividades dentro del dominio social. Se utilizan documentos para la identificación de los objetos o de las personas, para comunicaciones, estudios, educación para lograr un intercambio de conocimientos, para suministrar servicios.

Los archivos, objeto de la Archivología, presentan particularidades especiales que requieren de un estudio suficientemente complejo, tanto más si consideramos que los documentos custodiados, verdaderos segmentos de la realidad, son productos de las distintas actividades humanas.

"A pesar de una prolongada tradición milenaria como conjunto de técnicas instrumentales, la existencia de una Ciencia Archivística independiente no aparece como evidente. Para que ello sea posible es necesario contar con una Problemática propia, un conjunto de cuestiones o planteamientos teóricos que jalonen y sirvan como punto de referencia. En unos años se puede hablar de eclosión. Se ha producido un desarrollo extensivo e intensivo, especialmente en el campo de la administración y la información, la Archivística se integra paulatinamente en curriculum y planes de estudio y formación." [4]

Cada archivo presenta problemas distintos de fondo y forma, puesto que no existen dos archivos similares, las actividades son distintas para cada área de gobierno cuando se tratan de archivos públicos; lo mismo que las necesidades sociales son diferentes por cada área geográfica, consiguientemente la formación documental difiere de un archivo a otro, y las soluciones para un determinado archivo, no son suficientemente eficaces para otro, si bien existen leyes o principios generales y comunes a todos los archivos.

"Las primeras obras que estudiaron temas relacionados con el material archivístico y las tareas de archivos fueron escritas por juristas del siglo XI [5]. Sin embargo, las primeras afirmaciones generales sobre la naturaleza de los documentos y sobre las obligaciones de los responsables de su creación y custodia pueden encontrarse en la legislación de la antigua Roma [6]. En algunas secciones del Código Justiniano, hay enunciados referidos a objetivos y modo de crear y preservar documentos, que han permanecido en el núcleo de la teoría Archivística durante siglos, desde entonces." [7].

Tomemos en cuenta que toda esta complejidad, está en continuo desarrollo, en continuo crecimiento, considerando que puede hablarse de un estancamiento económico en una determinada zona geopolítica, pero la producción documental continúa.

Si tomamos en cuenta solamente el aspecto poblacional de cada país, comprendemos la magnitud documental que se produce por habitante, teniendo en cuenta requisitos mínimos, v. g., actas de nacimientos, documentos de identificación, permisos para conducir. Todos estos documentos requieren cierta actividad, la misma que se trasluce en el que hacer de la población; matrimonios, defunciones, divorcios; que producen documentos con la cualidad de representar segmentos de la realidad social. La memoria del individuo es un constitutivo de su identidad, de la conciencia de su Yo. Si olvidara su pasado dejaría de ser el mismo. Idéntico fenómeno sucede con las naciones, las ciudades, las comunidades humanas de cualquier tipo.

Para preservar adecuadamente esta memoria, el archivero debe reunir ciertas condiciones especiales, de confianza y conocimiento y sobre todo debe ser responsable de los fondos que constituyen un núcleo de valor incalculable tanto para el gobierno como para los particulares.

No sólo el gobierno y sus funcionarios son los beneficiarios de los testimonios nacionales sino también toda institución o individuo que tenga necesidad de los documentos públicos, sean de carácter: jurídicos, económicos, culturales u otra índole.

Esta permanente custodia hace del archivero Guardián de la fe pública, designado para certificar los documentos que están bajo su custodia. Tal obligación lleva consigo, la necesidad de cumplir requisitos que hagan de él una persona idónea, capacitada para cubrir el cúmulo de operaciones documentales.

Entre esos enunciados se halla la definición de Archivo, como "el lugar donde se depositan los documentos públicos" [8], también "allí permanecen incólumes y pueden ser encontrados rápidamente por quienes buscan" [9], asimismo se puede preservar la memoria perpetua de "los actos que relatasen [10]. La razón por la cual los conceptos legales de Roma tuvieron una gran influencia en el pensamiento archivístico de Europa y desde allí a alcanzaron a otros continentes fue que eran enseñados, desde 1158, en todas la facultades de derecho a los juristas y notarios que las sobrepusieron a todos los sistemas legales de sus respectivos países a modo de "ley común", esto s de armazón básico del que cada legislación nacional recibió orientación y sentido [11]. Las ideas de que la antigüedad otorga a los documentos máxima autoridad [12]; de que depositar un documento en un lugar publico garantiza su confiabilidad como testimonio de acciones y de que la custodia ininterrumpida aseguraba la autenticidad del documento llegaron a constituir parte del conocimiento archivístico y así quedaron hasta nuestros días porque estaban encarnadas en el derecho Romano [13].

Notas:

[1] POSNER, E. Id. p. 15.

[2] WITMALARATNE, Id. p. 10.

[3] Grolier, Eric de. Organización de los Sistemas de información de los poderes públicos. UNESCO, París, Documentación de Bibliotecas y Archivos. Estudios e investigación. 8. 1980. P. 18.

[4] F. Borja de Aguinagalde. Presentación. Responsable de Patrimonio Documental. IRARGI. REVISTA DE ARCHIVISTICA, Año I, Núm. 1, Administración de la comunidad de EUSKADI, Servicio Central de Publicaciones del Gobierno Vasco, Vitoria, Gasteiz. 1988.

[5] SANDRI, L. La storia degli archivi. En Rassegna degli Archivi di Stato. A XVIII(1), 109 - 134. Ene - ab. 1958. Llamada en DURANTI, Luciana, CIENCIA ARCHIVÍSTICA. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995 p. 2.

[6] LODOLINI, Elio. Lineamenti di storia dell’archivistica italiana. Roma, La Nuova Italia Scientífica, 1991, p. 44. Llamada en DURANTI, Luciana, CIENCIA ARCHIVÍSTICA. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995 p. 2

[7] DURANTI, Luciana, CIENCIA ARCHIVÍSTICA. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995 p. 2.

[8] JUSTINIANO. Corpus Juris Civilis, Digesta 48, 19, De poenis, 9. Ha de recordarse que, con excepción de las Novellae, esto es, las leyes promulgadas por Justiniano, las otras tres partes son compilaciones de leyes romanas anteriores y de opiniones de jurisprudencia. También hay que destacar que la categoría “documentos públicos”, en la Antigua Roma, incluía los documentos producidos por personas privada que eran registrados en una oficina pública (tal como algunos tipos de contratos). Llamada 4 en DURANTI, Luciana, CIENCIA ARCHIVÍSTICA. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995 p. 2.

[9] Ibid., Novella 15, De defensoribus civitatum, 5. Llamada 5 en : DURANTI, Luciana, CIENCIA ARCHIVÍSTICA. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995 p. 2.

[10] Ibid., Codices I, 4, De episcopali audientia, 30. Llamada e en: DURANTI Luciana, CIENCIA ARCHIVÍSTICA. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995 p. 2.

[11] DURANTI, Luciana. Medieval Universities and Archives”, en Archivaria 38 (summer 1994). Llamada 7 en: DURANTI Luciana, CIENCIA ARCHIVÍSTICA. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995 p. 2.

[12] TERTULIANUS, QSF, Apologeticum, XIX,1. Llamada 8 en: DURANTI Luciana, CIENCIA ARCHIVÍSTICA. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995 p. 2.

[13] ACCURSIUS “Additiones summae azonis, glossa ‘archivum’”, en Azonis summa super codicem. Turín, Augustae Taurinorum ex Officina erasmiana, 1958. Llamada 9 en: DURANTI, Luciana, CIENCIA ARCHIVÍSTICA. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995 p. 2.

Fuente: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&accion=ver&id=350

publicado el Miércoles, 15 de Agosto de 2012.

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