Principios de Acceso a los Archivos
Versión Preliminar - 26/05/11
Publicado por Federico Taboada Cardoso ,
octubre 18, 2011 a las 12:59pm
Acceso es la disponibilidad de los documentos para ser consultados como resultado tanto de una autorización legal como de la existencia de instrumentos de descripción. Desde 1994 el Consejo Internacional de Archivos (CIA) ha publicado 4 normas sobre la descripción archivística: ISAD (G) en 1994, ISAAR (CPF) en 1996, ISDF en el 2008, e ISDIAH en el mismo año. Estas normas abarcan los instrumentos de descripción, uno de los dos elementos clave en el acceso a los archivos; han transformado la práctica de la descripción. Esta declaración de Principios enfoca otro de los elementos del acceso: la autoridad legal para consultar los archivos.
Desde hace mucho tiempo el Consejo Internacional de Archivos (CIA) se ha venido preocupando por el tema del acceso a los archivos. A raíz de los cambios políticos surgidos en Europa a comienzos de la década de 1990, los archivólogos europeos desarrollaron “Esbozo de una Norma Europea sobre la Política de Acceso a los Archivos”, que fue adoptada como posición de CIA en la Reunión General Anual de Edimburgo, en 1997. El esbozo, sin embargo, se centra casi exclusivamente en el acceso a archivos oficiales del gobierno, con una sola declaración sobre el acceso a documentos no gubernamentales: “Se recomienda que los esfuerzos deben ser realizados para lograr acuerdos de acceso a archivos privados en consonancia con los que se realicen para archivos oficiales, siempre que sea posible”.
Dos documentos adicionales de CIA subrayan la importancia del acceso como un elemento de la práctica archivística: el Código de Ética de 1996 y la Declaración Universal de Archivos de 2010. El Código de Ética declara en los principios 6 y 7:
Principio 6: Los archivólogos deberán promover el acceso más amplio posible a los materiales archivísticos y proporcionar un servicio imparcial a todos los usuarios.
Principio 7: Los archivólogos deberán respetar tanto el acceso como la privacidad, y actuar dentro de los límites de la legislación pertinente.
La Declaración Universal de Archivos destaca:
La necesidad vital que tienen los archivos de apoyar la eficiencia administrativa, responsabilidad y transparencia, para proteger los derechos de los ciudadanos, para establecer la memoria individual y colectiva, para comprender el pasado, y para documentar el presente afín de guiar futuras acciones.
e identifica uno de los roles vitales de los archivólogos que es:
hacer posible que los documentos estén disponibles para su uso, y compromete a que los archivólogos trabajen juntos a efectos de que:
los archivos sean accesibles para todos, respetando las leyes pertinentes y los derechos de las personas, productores, dueños y usuarios.
En la primavera de 2010, el Comité de Buenas Prácticas y Normas de CIA, solicitó a un pequeño grupo de archivólogos que discutieran si era posible desarrollar una norma de buena práctica para el acceso público a todos los archivos, gubernamentales y no gubernamentales. Los integrantes del Grupo de Trabajo representaban a una diversidad de tradiciones archivísticas: Trudy Huskamp Peterson, Estados Unidos, Sección de Asociaciones Profesionales, quien se desempeñó como presidenta, teniendo como miembros a Sarah Choy, Consejo Legislativo de Archivos, Rama Regional del Este Asiático; Victoras Domarkas, Director de los Archivos Nacionales de Lituania, Rama Regional Europea (EURBICA); Chido Houbraken, Países Bajos, consultor en gestión de archivos, EURBICA; Silvia Ninita de Moura Estevao, Archivos Nacionales de Brasil, Asociación Latinoamericana de Archivos; Helene Servant, Servicio Interministerial de Archivos de Francia, EURBICA; Maggie Shapley, Archivo de la Universidad Nacional de Australia, Sección Archivos Universitarios e Instituciones de Investigación (SUV).
Luego de la reunión inicial de París, en mayo del 2010, los miembros del grupo elaboraron dos borradores de los documentos principales: una declaración de Principios de Acceso a los Archivos y un informe técnico que proporciona asesoramiento sobre la implementación de los Principios. El Grupo de Trabajo invitó, luego, a los presidentes de los órganos de CIA cuyos miembros no estaban representados en el Grupo de Trabajo, y cuyo trabajo a menudo encontraba dificultades para designar a un miembro que lea el borrador, lo comente , y asista a una reunión consultiva sobre los Principios de París, en febrero del 2011. El Grupo Consultivo incluyó a Didier Bondue, representante de la Sección de Archivos de Empresas y Trabajo, Fatoumatta Cisse de la Rama Regional de África Occidental, Kim Eberhard de la Sección de Archivos de Iglesias y Confesiones Religiosas; Soufi Fouad de la Rama Regional Árabe, Deborah Jenkins de la Sección de Archivos Locales, Municipales y Territoriales, Jan Lohman de la Sección de Organizaciones Internacionales, Ivan Murambiwa de la Rama Regional de África Oriental y Meridional, Gunther Schefbeck de la Sección de Archivos Parlamentarios y Partidos Políticos, y David Sutton de la Sección de Archivos Literarios y Artísticos. El Grupo Consultivo acordó que CIA debería adoptar un conjunto de principios de acceso y hacer varias sugerencias acerca del texto de los dos documentos principales.
El Grupo de Trabajo reformuló los dos documentos, los hizo circular dentro del Grupo Consultivo, y nuevamente los editó. El Comité Ejecutivo de CIA, en su reunión de marzo del 2010, consideró este documento Principios de Acceso a los Archivos, junto con un plan y un cronograma para el debate general sobre el mismo. El Comité adoptó el plan y el cronograma para consulta, ya que el acceso es la principal preocupación de los grupos de usuarios, compartiendo la versión preliminar del plan con los grupos de usuarios y organizaciones aliadas, y solicitando sus comentarios. El Comité Ejecutivo se refirió, también, a los
Principios, que fueron revisados teniendo en cuenta las opiniones expresadas.
Los Principios de Acceso a los Archivos están compuestos por 10 principios, con un comentario que explica cada uno de ellos; los Principios y los comentarios tomados en conjunto constituyen la declaración de la práctica profesional, que sigue a la presentación de CIA del Código de Ética). Los Principios están acompañados por Orientaciones Técnicas y un breve glosario.
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