Informe del estado actual del Archivo

Julio 2011

A continuación exponemos el estado de desarrollo de nuestro Proyecto de Recuperación del Archivo Histórico de la Escuela Normal de Quilmes, a la fecha.

Unidad Académica Escuela Normal de Quilmes 

“Alte. Guillermo Brown” 

Director de la escuela: Prof. Eduardo Hourcade 

(VD. a/c de la Dirección) 

Responsable del archivo: Prof. Raquel D. Gail 

Evolución de la organización del archivo: 

Objetivos: 

Objetivos generales: 

1. Organización, catalogación y descripción del Archivo Histórico de la antigua Escuela Normal Nacional Mixta de Quilmes. 

2. Utilización del Archivo como insumo por investigadores y alumnos. 

Objetivos específicos: 

1. Realizar la adecuada limpieza y reubicación del material de archivo. 

2. Realizar el combate de plagas y la conservación preventiva del patrimonio. 

3. Realizar la organización y catalogación de la documentación. 

4. Determinar las series documentales. 

5. Realizar la descripción documental y los correspondientes índices. 

6. Digitalizar la documentación que constituye el acervo histórico. 

7. Interesar a diferentes instituciones educativas y/o dedicadas a la archivística en el proyecto. 

8. Obtener asistencia técnica y/o material para la concreción del proyecto. 

9. Obtener asistencia económica y/o material para la concreción del proyecto. 

10. Establecer convenios con instituciones y/u organismos estatales o privados, provinciales y/o nacionales. 

Plan de trabajo: 

Inicialmente se limpió toda la suciedad del anterior depósito (subsuelo), se levantó del piso todo el material que allí se había instalado por falta de mobiliario y se guardó en cajas de electrodomésticos o similares, sobre mesas o sillas. Se quitaron pelusas, telas de arañas, restos de insectos y hasta un roedor muerto. Se separaron materiales que no correspondían al archivo pero se hallaban en el mismo ambiente (latas de pintura en desuso, trabajos plásticos del alumnado, computadoras y muebles deteriorados, etc.). También se conservaban (y allí siguen) objetos pertenecientes a los antiguos laboratorios de la escuela, que deberían pasar al museo cuando éste se cree. 

En segundo lugar se procedió a mudar el mobiliario y los documentos a su instalación actual. 

Se organizó físicamente la instalación del mobiliario y los documentos de modo que quedaran más o menos separados los que corresponden al Archivo Histórico de los que corresponden al Archivo Intermedio y al de Gestión, aunque no en forma perfecta por escasez de espacio y estanterías. Se agregaron estanterías improvisadas con materiales disponibles en ese momento para que no se depositaran nuevamente las cajas en el piso. (Hasta aquí, de setiembre 2006 a mayo 2008). 

Se inició el inventario y la limpieza de los documentos (esto último para los encuadernados). 

Con el subsidio recibido en 2009 (BNM) se adquirieron estanterías metálicas, un mueble cerrado de oficina para guardar los utensilios, 100 cajas libres de ácido, estabilizador, una escalera de aluminio, una aspiradora con filtro HEPA, guantes, barbijos, elementos para trabajar en el archivo y de librería, y una impresora-fotocopiadora-escáner. La computadora había sido provista ya por la escuela. 

En la actualidad, y en función de la cantidad de colaboradores con que se cuenta, se continúa con las mismas labores de inventariado, limpieza, organización. 

Fecha de inicio del proyecto: setiembre 2006. 

Estado actual: 

Espacio físico del archivo: actualmente y a falta de otro ambiente disponible en el establecimiento –como se ha dicho-, el Archivo Histórico comparte el lugar físico con el Archivo Intermedio y parte del Archivo de Gestión, en el “escenario” de la escuela, que es un ámbito cerrado bajo llave; en un espacio más pequeño que se comunica directamente con éste se alojan los elementos de audio; por lo tanto, muchas personas tienen acceso a este lugar por diversos motivos: empleados administrativos, auxiliares (maestranza), profesores y, a veces, alumnos enviados por sus profesores en busca de algún instrumento. 

Está en la Planta Baja, pero debajo se halla el subsuelo con las calderas de calefacción permanentemente encendidas en esta época del año, lo que lo convierte en un ambiente cálido y seco en exceso. 

En general, permanece con las luminarias (tubos fluorescentes) encendidas desde un tablero central. 

Su superficie es de 61,60 m². (7 m. x 8,8 m.) 

Estanterías: hay diverso tipo de mobiliario, mucho del cual ya formaba parte de las instalaciones previas al proyecto, tanto de madera como de metal. Son insuficientes para el material acumulado. 

Con el primer subsidio recibido de la BNM se adquirieron varios cuerpos (7) de estanterías metálicas y recientemente se han recibido otros dos en calidad de donación. En este rubro contamos con 34,20 m. de estanterías para ir ubicando el material del Archivo Histórico, a los que deben añadirse 9 m. de estanterías metálicas donadas. Totalizan 9 cuerpos parcialmente ocupados. 

Las antiguas estanterías metálicas, algunas de ellas vencidas por el peso y una instalación inadecuada, suman 43,20 m. lineales que están totalmente ocupados. 

Además deben considerarse unos 20 m. lineales de estanterías de madera utilizadas para el Archivo Intermedio y parte del de gestión, totalmente ocupados. 

Por último hay una cantidad no precisada –pero importante- de estanterías en viejos muebles de madera y de metal con los documentos que deben revisarse y clasificarse para decidir su destino físico. Y todavía restan algunos documentos depositados en grandes cajas. 

Unidades de conservación: en el proceso de recuperación del archivo se han recibido 400 cajas (donadas por el Municipio) tipo archivo de cartón corrugado (no libre de ácido) que se han utilizado en parte, y se han adquirido con el mencionado subsidio cien cajas libres de ácido. Todavía no se han limpiado los documentos no encuadernados como para depositarlos en dichas cajas. 

Originalmente, los documentos no encuadernados estaban en carpetas o biblioratos. En otros casos se hallan en bloques de carpetas o “ladrillos” (los legajos) atados con cinta de algodón. Los más antiguos en cajas de cartón para archivo de los años veinte y treinta, muy deterioradas. A una parte ya se le han quitado todos los elementos metálicos (que, obviamente, estaban oxidados). Las carpetas planas de legajos más deterioradas se han reemplazado provisoriamente por sobres de papel. 

Documentos: 

El estado de los documentos es variado: desde muy buen nivel de conservación y legibilidad hasta muy malo por plagas biológicas, inundación y fuego. Estas situaciones son independientes de la antigüedad de los documentos. Hay antiguos libros copiadores con páginas ilegibles por herrumbre de las tintas alternadas con otras perfectamente legibles; libros copiadores más modernos con páginas ilegibles por tinta mecanografiada copiativa desvaída alternadas con otras en perfecto estado. Hay libros muy dañados por insectos (derméstidos) en las tapas y encuadernación pero que no afectan el contenido del documento. Hay envoltorios con restos de papel quemado irrecuperable y otros documentos que fueron rescatados de algún incendio y pegados en hojas blancas cuyo contenido está intacto pero tienen los bordes dañados por el fuego. 

En pocos casos hay pérdida de contenido por humedad y encuadernaciones que sufrieron mojadura con restos de hongos (no sabemos si activos o inactivos), que no han sido intervenidos. 

Hay documentos de tamaño grande plegados en dos o cuatro partes, muy sucios, que tampoco han sido tocados hasta ahora. En su mayor parte corresponden a registros contables. 

También hay planos del edificio de distintas épocas (parece que no los primeros) en buen estado de conservación. 

Hemos encontrado, así mismo, colecciones de artículos periodísticos referidos a la escuela, que datan de diversas épocas. Y algunas páginas de una pequeña publicación llamada "Vida", producida por una agrupación estudiantil hace varias décadas.

Hay fotografías, las más antiguas en muy buen estado; en cambio, otras más recientes absolutamente dañadas por la humedad, pues habían sido guardadas en folios plásticos; están pegoteadas y con la emulsión corrida. Aunque también hay fotografías recientes en buen estado de conservación. 

Limpieza: Se fumigó en mayo de 2008, proceso que estuvo a cargo de una empresa especializada del ramo, por presencia de plagas comunes del papel (financiado con el donativo de una Fundación). 

Más tarde aparecieron documentos encuadernados en otras instalaciones de la escuela y, antes de incorporarlos a este depósito, se los sometió a un ciclo de “freezer” para exterminar los insectos y sus crías. 

La limpieza habitual de mantenimiento del lugar la hace el equipo de trabajo del proyecto; no se permite la intervención del personal de maestranza. Se dispone de una aspiradora con filtro HEPA (adquirida con el mismo subsidio arriba citado), pinceletas para los documentos, y trapos húmedos y Lysol para los muebles. 

Equipo de trabajo: 

El equipo está integrado TOTALMENTE por voluntarios, desde la Coordinadora y autora del proyecto en adelante. Por consiguiente, la disponibilidad de mano de obra sufre rotaciones y distintas habilidades y capacitación, lo cual condiciona el ritmo y la calidad de la tarea. 

Hasta ahora han participado alumnos del Nivel Terciario, Exalumnos mayores, profesores (ocasionalmente) y 3 pasantes de la carrera de Archivística durante el segundo cuatrimestre del 2009. 

Cantidad de horas de trabajo: por lo regular, se trabaja una jornada de cuatro horas por semana, durante todo el ciclo lectivo. 

Organización: 

Se realizó una parte importante de la historia institucional, que continúa creciendo a medida que se trabaja en la recuperación del fondo. Hasta ahora hay unas 70 carillas A4 escritas (Arial cuerpo 10, interlineado sencillo). Casi toda la información disponible ya se ha publicado en este blog.

Aún no se decidió el nombre del archivo ni el mecanismo que se utilizará para ello.

Se está realizando todavía el inventario, dada la magnitud de documentos y el desorden existente. 

Se realizaron tareas de clasificación muy preliminares, como agrupar los libros copiadores, por ejemplo, o los libros de actas de exámenes, o los correspondientes a escuelas adscriptas. Otros documentos ya estaban agrupados (legajos). 

Los más antiguos registros (de clasificaciones, de asistencia de alumnos, de docentes y de matrícula) estaban agrupados por año calendario y así permanecen aún. Queda mucho material todavía no reconocido, especialmente de Tesorería, disperso. 

Raquel D. Gail 

Coordinadora del Proyecto 

Julio 2011