LOS DOCUMENTOS EN TIEMPOS DE INUNDACIÓN

Vale la pena recordar estas palabras

Vilma Castro  

Entrevista realizada a la Arch. Sylvia Gagliardi publicada en la Revista digital Documentación Nº 16   y recordada con motivo de las inundaciones producidas en mayo de 2010 en la hermana República Oriental del Uruguay. 

Desde el Sistema Nacional de Emergencias confirmaron a Montevideo Portal que hay 7.355 evacuados en todo el país a causa de las inundaciones. Explicaron que son "cifras finales" y que se están elaborando los informes con los datos recabados desde el comienzo de las inundaciones.

Titulares como éste se repiten a diario en nuestra prensa desde al año pasado. Porque es un tema que nos preocupa y nos ocupa como profesionales de la documentación, consultamos a la Arch. Sylvia Gagliardi, Prof. Adjunta encargada del Curso “Clasificación y Ordenación” de la carrera de Archivología de la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines de la Universidad de la República de Uruguay.

También recordemos el excelente aporte del artículo publicado en nuestra Revista Nº 9 ∙ acerca de las Inundaciones en la Sala de Arte de la Biblioteca Pedagógica Central (de Montevideo): “Un hecho inesperado que nos pone alertas”. Cuyo instructivo viene bien para estos casos.

PARA REVISTA DOCUMENTACIÓN 11.02.2010

1. Dado que varias zonas de nuestro país han sufrido inundaciones, de forma recurrente y, cada vez con más frecuencia; desde la perspectiva archivística, ¿Qué documentación recomienda tener a mano, de manera preventiva? ¿Qué lineamientos básicos daría a la población en general para que actuara en estos casos?

En primer lugar, agradezco esta invitación a la colega Arch. Vilma Castro al tiempo que destaco lo oportuno de la temática en momentos que son miles los evacuados y desplazados en varias zonas de nuestro país.

En el momento que se sufre un desastre natural es necesaria una respuesta rápida y eficaz para mitigar y solucionar los problemas puntuales provocados, como en este caso, por las inundaciones que han afectado a los acervos documentales. Pero entiendo que debería complementarse con la elaboración de lineamientos básicos, sencillos, como guía de medidas preventivas a modo de “protocolo” para una respuesta ágil y eficiente, tanto para las instituciones situadas en la zona afectada como para la población en general.

Enfocado en los pobladores y sus documentos personales, probablemente quienes ya han pasado anteriormente por estas situaciones tengan alguna suerte de mecanismo de respuesta para actuar ante la emergencia, que contemple qué objetos pueden llevarse, incluyendo su documentación personal y bajo qué condiciones deben trasladarlos. Así, es posible que ya tengan preparados sus documentos de identificación personal; títulos de propiedad; títulos, diplomas o certificados de formación académica; exámenes clínicos; certificados de vacunación y de escolaridad; etc., en algún tipo de contenedor o envoltorio impermeable. Pero ¿qué sucederá en aquéllos casos que, por falta de tiempo o de experiencia, no se tomaron esas previsiones? ¿Qué futuro tienen aquellos documentos que, si bien tienen valor probatorio, por su volumen no fueron trasladados como, por ejemplo, recibos de sueldos; comprobantes de pagos; etc. y, por supuesto, la documentación en formato digital que esté almacenada en distintos soportes? También deberá considerarse aquella documentación personal que, aunque sin valor probatorio, hace a la identidad y a los recuerdos más queridos de las personas como, por ejemplo, las fotografías, los videos caseros, las cartas o tarjetas de salutación, etc. Quizás antes de partir de sus viviendas los dejaron en una ubicación alta o protegida en algún mueble pero, si igualmente sufrieron los daños provocados por el agua, al regresar querrán saber si hay alguna forma de restaurarlos o qué medidas de prevención deberán tomar en ocasión de futuras inundaciones.

La población afectada incluso rememora a través de una iniciativa las inundaciones ocurridas a comienzos de la segunda mitad del siglo XX, como da cuenta un artículo de prensa reciente. “1959. Imágenes, relatos y emociones al recordar la creciente. Salteños intercambiaron vivencia sobre la mayor inundación. Salto evocó las inundaciones de 1959 ­las peores de la historia­ con la colocación de una placa y una alegoría. La ciudad también está trabajando en la creación de un museo de la memoria.”

2. ¿Ud. cree que las instituciones responsables de reemplazar aquella documentación de los ciudadanos que se haya perdido en las inundaciones están preparadas para responder de manera inmediata situaciones como ésta? ¿Será fácil restituir rápidamente los documentos?

Creo que cualquier propuesta tiene que enmarcarse en la necesaria toma de conciencia por parte de las autoridades y la sociedad en general del valor intrínseco e irremplazable de los documentos, ya sean los fondos documentales y las colecciones custodiados en los archivos de las instituciones públicas y aquéllos que ya fueron transferidos a las instituciones archivísticas; los archivos de las organizaciones no gubernamentales; los archivos de las empresas y los archivos personales. En síntesis, los documentos de archivo de cualquier clase, tipo, fecha y formato que integran el patrimonio documental de nuestro país.

Hay zonas de nuestro territorio que han sufrido inundaciones en mayor o menor medida de forma recurrente y, en los últimos años, con más frecuencia. Sus pobladores en muchos casos van a continuar residiendo en esas zonas, ya sea por posibilidades económicas o por sentido de pertenencia, porque es común escuchar en sus declaraciones que están esperando que bajen las aguas para regresar a sus casas, no sólo porque es ésa su realidad de vivienda sino porque ahí están sus "hogares".

Pienso que es fundamental sensibilizar y asesorar a las instituciones responsables de reemplazar aquella documentación de los ciudadanos que se haya perdido en las inundaciones, para que su gestión garantice que puedan responder de forma ágil y eficiente ante esta emergencia. Probablemente, muchas de esas instancias ya están administrando archivos “híbridos” (soporte convencional y electrónico) y trabajan fuertemente en entorno electrónico y con las herramientas que permitan cruzar información y restituir rápidamente los documentos, como sería el caso de identificación civil; registro civil; algunos ministerios, etc.

Pero es necesario enfatizar que las personas damnificadas por las inundaciones ahora necesitan más que nunca continuar recibiendo sus ingresos, de la índole que ellos sean y por el medio que acostumbraban; quizás, en algunos casos, ya utilizan una tarjeta para operar en cajeros automáticos (ATM) para retirar su sueldo, jubilación, asignación, etc. pero, en muchas situaciones todavía presentan su cédula de identidad en una ventanilla para recibir su dinero, su cheque, su cupón de compra, o lo que corresponda.

3. ¿Existe algún tipo de Protocolo a nivel nacional para atender estas emergencias? De no ser así, ¿quién o quiénes deberían redactarlo?

Existe bibliografía y programas con requisitos, modelos y experiencias y buenas prácticas elaborados, fundamentalmente, por organismos y organizaciones que actúan en situaciones de desastres naturales como también de conflictos armados o quiebres institucionales. En la medida que pueda ser adaptado a nuestra realidad, podrían servir de fuente y modelo para elaborar una propuesta sencilla y puntual a corto y mediano plazo y que sea accesible para quienes se encuentran en esta situación. Lo más reciente y que considero puede utilizarse como guía, aunque responde a circunstancias aún más trágicas y extremas, son las coordinaciones internacionales de asistencia humanitaria, técnica y financiera que se están llevando a cabo en apoyo a la República de Haití por el terremoto que asoló al país el 12 de enero de 2010.

La propuesta que se formule, focalizada en situaciones de catástrofes naturales, deberá sin dudas integrarse en la planificación archivística.

Es fundamental la coordinación y articulación con las instancias correspondientes. Creo que, en primer lugar, debe recordarse que el 20 de mayo de 2009, a través del Decreto del Poder Ejecutivo 238/009, se creó en Uruguay el Sistema Nacional de Respuesta al Cambio Climático y variabilidad “a los efectos de coordinar y planificar las acciones públicas y privadas necesarias para la prevención de los riesgos, la mitigación y la adaptación al cambio climático” que estará a cargo del Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente (artículo 1º). Se constituyó un Grupo de Coordinación (Artículo 2º) integrado por representantes del propio MVOTMA y los Ministerios de: Relaciones Exteriores; Defensa Nacional; Industria, Energía y Minería; Ganadería, Agricultura y Pesca; Salud Pública; Turismo y Deporte; así como la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, el Sistema Nacional de Emergencias y el Congreso de Intendentes.

En ese marco, se presentó el 5 de junio de 2009 el Plan de Trabajo 2009 que explica que la finalidad del Sistema Nacional es diseñar una Estrategia Nacional de Respuesta al Cambio Climático: anticipando soluciones para los sectores identificados como más vulnerables; aprovechar las oportunidades que se abren; coordinar acciones y potenciar respuestas a nivel país y concienciar y sensibilizar a la población sobre los efectos de este fenómeno. Agrega que, si bien el tema del cambio climático no es nuevo, se le dará un nuevo impulso a través de una nueva institucionalidad, con criterios modernos y coordinación interinstitucional para dar una respuesta compleja a un problema complejo. Debe notarse que no se incluye al patrimonio documental entre los aspectos más vulnerables.

Además del Grupo de Coordinación, órgano político, se constituyó una Comisión Asesora Ad-hoc (artículo 3º) integrada por técnicos representantes de entidades académicas, técnicas o de investigación que sean convocadas por dicho Grupo de Coordinación, entre las cuales deberán encontrarse además de los técnicos de los Ministerios, la Universidad de la República, la Administración Nacional de Educación Pública, el Instituto Nacional de Investigación Agropecuaria, la Corporación Nacional para el Desarrollo, el Instituto Antártico Uruguayo y organizaciones no gubernamentales ambientalistas con actividades en la materia y representantes del sector productivo y técnicos de proyectos de cooperación internacional en funcionamiento en el país y expertos nacionales integrantes del Panel Intergubernamental sobre Cambio Climático de las Naciones Unidas (IPCC).

En el ámbito archivístico, debe considerarse que la Ley Nº 18.220 de “Creación del Sistema Nacional de Archivos” establece en el artículo 5º que “El Archivo General de la Nación, dependiente del Ministerio de Educación y Cultura, será el órgano rector de la política archivística nacional tendiente a: normalización, diseño y ejecución de las políticas y asesorar en la gestión documental y archivística.” Asimismo, la Ley Nº 18.381 de “Derecho de acceso a la información pública” (17 de octubre de 2008) que en su Artículo 1º establece: “promover la transparencia de la función administrativa de todo organismo público, sea o no estatal, y garantizar el derecho fundamental de las personas al acceso a la información pública”. También vinculados, la Ley Nº 18.331 “Protección de Datos Personales y Acción de “Habeas Data” (11 de agosto de 2008) y el Decreto 414/09 (31 de agosto de 2009) que la reglamenta. En lo que refiere al entorno electrónico, se destaca la Ley Nº 18.600 “Documento Electrónico y Firma Electrónica”, del 21 de septiembre de 2009 que en su Artículo 1º dispone que “Queda reconocida la admisibilidad, validez y eficacia jurídicas del documento electrónico y de la firma electrónica”, con todas las implicancias que ello supone para la preservación y conservación de los documentos en formato digital.

Se entiende que deberá también tenerse en cuenta a la Comisión del Patrimonio Cultural de la Nación, Unidad Ejecutora del Ministerio de Educación y Cultura, en cuya página web está abierto a la discusión el texto borrador del Proyecto de nueva Ley de Patrimonio del Uruguay.

En este escenario provocado por las inundaciones, existen instancias como son los Comités de Emergencia Nacional y Departamentales que han convocado a los distintos actores, entre ellos, a la Universidad de la República. De hecho, la EUBCA-Unidad de Extensión y Cooperación, recibió una invitación a comienzos de diciembre de 2009, a través de cual el Pro rector de Extensión, Sr. Humberto Tommasino, informó que se estaban programando actividades en respuesta para Paysandú y Salto desde los Centros Universitarios, pero que se fortalecerán desde Montevideo. Para lo anterior, se solicitó llamar a interesados docentes y estudiantes para integrar equipos interdisciplinarios de intervención, que estarían bajo la coordinación académica sustentada en el Grupo Gestión Integral de Riesgo. Este llamado provocó una respuesta inmediata de parte de docentes y estudiantes de Archivología y Bibliotecología de la EUBCA, interesados en participar en esta iniciativa que demuestra, una vez más, el profesionalismo y la conciencia social del colectivo.

Algunas referencias internacionales:

Archiveros sin Fronteras – España
http://www.arxivers.org/ca/index.php

Consejo Internacional de Archivos http://www.ica.org/

International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property (ICCROM)
http://www.iccrom.org/

Memory of the World (UNESCO's programme aiming at preservation and dissemination of valuable archive holdings and library collections worldwide)
http://www.unesco.org/webworld/en/mow

Red de Información Humanitaria para América Latina y el Caribe, que incluye los Informes Nº 1 (25 de enero de 2009) y Nº 2 (10 de diciembre de 2009) del Sistema de las Naciones Unidas sobre las inundaciones en Uruguay. http://redhum.org/

The Association of National Committees of the Blue Shield (ANCBS) http://www.blueshield-international.org/

www.documentalistas.org