SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

EN LOS ESTADOS MODERNOS

Liliana Montenegro

En los últimos años con la expansión socioeconómica, se ha producido al mismo tiempo una mayor complejidad técnico - administrativa, tanto estatal como privada, que genera un mayor número de documentos destinados en su faz final, a los archivos.

La repercusión que esto ha provocado en la dinámica interna de las administraciones estatales, se ha traducido en un aumento del valor atribuido a la información.

De ahí que los archivos se hayan ido configurando, como un centro de producción de información. Estos deben continuar recogiendo los hechos que han tenido lugar, como las actuaciones referentes a la evolución y desenvolvimiento de la administración pública, registros contables que reflejan la situación económico - financiera del Estado, etc. Pero además de registrarlos debe interpretarlos, para elaborar convenientemente aquella información que deberá servir de antecedente para las más importantes decisiones que el estado ha de tomar.

En mayor o menor medida los países desarrollados, han asumido este salto, cualitativo y han modificado la estructura de los archivos, adaptándolos a las nuevas exigencias.

Siguiendo a G. Continolo en "El archivo en la organización Moderna" - esa estructura debe permitir entre otras cosas:

a) disponer de personal capacitado o en suficiente número,

b) instalar archivos en lugares idóneos,

c) capacitar de mobiliarios que responda a las exigencias de su función,

d) emplear un sistema racional de clasificación de documentos y

e) establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo y atenerse a ellas en todo momento.

Con respecto a la instalación del archivo en lugares idóneos - según publicaciones de la Asociación Archivística Argentina- esto está condicionado al destino propio del Archivo. Se debe constituir en el centro administrativo del que dependen, pero con personalidad propia.

La arquitectura debe ser moderna, funcional y limpia, alejándose de las inspiraciones tradicionales.

Esto que aparentemente puede aparecer utópico, es una inmediata de todo Estado que se precie de moderno y tendría que figurar entre los proyectos de mediano plazo. Porque existe una relación directa entre el edificio y la acción de los más grandes enemigos de los documentos: el fuego, la humedad, la luz, la temperatura, los insectos, los roedores y una instalación defectuosa.

Acorde entonces con las tendencias más actuales el archivo tiene que dejar de estar relegado a ser un mero depósito de documentación que perdió vigencia, para pasar a ser los ordenados y depurados archivos que permiten la recuperación de la información, la consulta en los más altos niveles de decisión y la investigación científica y técnica.

Así estaremos preparados para el funcionamiento del "Banco de datos" o "Centros de Información" por medio de la computación.

De estas inquietudes se hizo eco la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), en la reunión de Expertos para el desarrollo de los Archivos Nacionales de América Latina, realizada en Bogotá (Colombia) en el año 1976. En su documento principal de trabajo, se inclina por una legislación de carácter general y uniforme para esta parte del continente, poniendo fin al mosaico de leyes sobre la base de las cuales se desenvuelven los distintos organismos.

Por su parte la Asociación Archivística Argentina se ha preocupado por conseguir plasmar una ley Nacional de Archivo, integral, concreta sobre todo aplicable, ya que la ley número 15.930 no habría sido reglamentada y cuya aplicación parcial no permitirá apreciar sus beneficios.

Las provincias cuentan con sus propias reglamentaciones al respecto. En el caso de Santa Fe, la ley que la rige en este sentido es la ley Nº 5516 del año 1961. La referida ley jerarquiza al archivo santafesino, transformándolo de histórico general.

Pero para que se produzca su plena vigencia, es necesario dotarlo de la infraestructura adecuada que permitir la recepción de la documentación de las últimas décadas; aquellas que por sus características no se conservan en los archivos de la administración pública, ni en los intermedios (en proyecto aún).

Nuestro archivo provincial por su importancia ocupa el primer lugar dentro de los archivos provinciales y el segundo luego del Archivo General de la Nación.

Es de destacar también los investigadores extranjeros que a menudo visitan no sólo el Archivo General de la Nación, sino también los archivos provinciales.

Con respecto a estos últimos en el siglo pasado, en muchas provincias no hubo una preocupación sistemática por conservar la archivaría de las instituciones coloniales.

Recién por el siglo XX merced a las inquietudes de los investigadores se produjo un progresivo interés por dotarlos de una reglamentación adecuada. Es necesario entonces tomar conciencia del valor atribuido a la información que en los últimos años ha llegado a ser sinónimo de poder.

Fuente: http://www.mundoarchivistico.com.ar/?menu=articulos&accion=ver&id=130