16/12/12

Las exposiciones 
en la difusión del archivo (I)

Los archivos custodian y conservan bienes culturales de carácter permanente que tienen que ser puestos al servicio de los ciudadanos; es decir, tanto para investigadores como para el público en general.


A los primeros, los investigadores, resulta “sencillo” llegar una vez que estos han identificado su necesidad informativa y encuentran que nuestro archivo puede darles respuesta a través de los instrumentos de control e información que nos son habituales (inventarios, catálogos, cuadros de clasificación…).

Sin embargo, para el gran público los archivos son aún cosa poco conocida y, aún para la mayoría de ellos, lugares oscuros de difícil acceso y sin ningún interés para la gente corriente. Es por esto por lo que se hace necesario un plan de difusión más activa con el que desmitificar este tópico que aún pesa sobre nuestras instituciones (mejor no entrar, por el momento, en si de forma justificada o injustificada).

Así pues, es momento de echarle imaginación para realizar actividades de difusión, eso sí, siempre acorde con nuestras posibilidades, los recursos de que disponemos, de los objetivos que nos hemos marcado, etc.

Algunas de las actividades de carácter cultural más recurrentes en materia de difusión de archivos son las exposiciones, conferencias, cursos, talleres y visitas organizadas, que van a atraer el interés del ciudadano y a servir para dar a conocer la labor del archivero y los fondos custodiados en el archivo.

Este post pretende centrarse en la planificación y organización de las exposiciones como una de las posibles actividades en la difusión del archivo y, más específicamente del archivo municipal: Tarea muchas veces complicada por el escasísimo presupuesto con el que suelen contar estas instituciones. Aún así, o quizá precisamente por ello, merece la pena concienciarnos de la necesidad de invertir cuanto sea posible en actividades de difusión como estas.

Pasos previos para la planificación y organización de una exposición de un archivo municipal

A la hora de organizar una exposición en un archivo, es necesario, en primer lugar, un conocimiento extenso sobre las posibilidades de sus fondos y colecciones. Hay que ser realista puesto que no puede realizarse una exposición de determinado asunto, si entre la documentación de nuestro archivo no contamos con elementos suficientes para plantear una exposición interesante y lo suficientemente justificada. Por lo tanto, los temas de las exposiciones es un asunto crucial que precisa de un conocimiento en profundidad de los fondos y colecciones de nuestros archivos.

Los temas más recurrentes son la historia de una localidad o región determinada, la con-memoración de un acon-tecimiento histórico, el homenaje a una persona destacada/ conocida, etc. Además, el enlazar con temas de actualidad puede estimular el reclamo para la visita a nuestra exposición y, por tanto, a nuestro archivo, y así favorecer la difusión de documentos que de otra forma no estarían al alcance del ciudadano medio.

Para empezar, debemos contar con un espacio en el que ubicar la exposición. Es habitual, sobre todo en los archivos municipales pequeños, el que estos no cuenten con un espacio permanente donde desarrollar estas actividades culturales y de difusión. El sitio indicado, siempre que sea posible, será el propio archivo, pues pretende dársele a conocer, y preferiblemente en su hall por motivos funcionales, de espacio y seguridad. Debe disponerse además, de mobiliario específico para la exposición como vidrieras expositivas, tablones móviles, etc. No es complicado hacerse con unos cuantos de ellos o, incluso, fabricarlos nosotros mismos con los materiales que podamos conseguir.

Preparando nuestra exposición

El siguiente paso en la planificación de una exposición es el de la búsqueda y recuperación de aquel material susceptible de exponer, de acuerdo al tema de la exposición. Para el supuesto del tema planteado sobre la historia del municipio intentaremos rescatar aquellos documentos históricos y/o curiosos que, no sólo den testimonio de la existencia del municipio en las distintas épocas, sino también que den testimonio de su actividad y sucesos de interés popular, hechos curiosos, etc. Y solicitar, si fuera necesario, los permisos pertinentes a los responsables para poder utilizarlos en ella.

Por supuesto, hemos de contar con las particularidades de cada localidad pues existen algunas salvedades que hay que tener en cuenta. Por ejemplo, una de las peculiaridades en la Comunidad Autónoma de Madrid es el caso de la localidad de Tres Cantos, municipio que fuera segregado del de Colmenar Viejo en 1991, aunque sus orígenes están en los planes de descongestión de la capital del ministro Vicente Mortes basándose en el modelo New Town inglés, por ejemplo, por lo que podría tener que recurrirse al archivo de aquel otro municipio en busca de elementos y documentos para nuestra exposición.

Otro caso peculiar es el de Rivas-Vaciamadrid, localidad conformada por la Dirección General de Regiones Devastadas uniendo los términos municipales de Ribas del Jarama y de Vaciamadrid al haber quedado ambas destruidas en la Guerra Civil Española al estar situadas justo en lo que fuera el Frente del Jarama, donde se librase una de las batallas más cruentas de esta guerra, por lo que entonces, los elementos disponibles para una exposición sobre la historia municipal pueden ser inexistentes y deba elegirse otro tema de interés: Por ejemplo, la Batalla del Jarama en el término municipal de Rivas-Vaciamadrid, el desarrollo urbanístico municipal (Rivas es uno de los municipios que más rápidamente han crecido en los últimos 25 años en España), etc.

También hemos de contar con aquellos casos especiales en los que el archivo, al menos sus fondos históricos, no están custodiados en el archivo municipal correspondiente sino en un archivo intermedio o en un archivo histórico como es el caso de municipios como Torrelaguna, Serranillos del Valle, Bustarviejo o Zarzalejo, los cuales se hallan en el Archivo Regional de Madrid por razones de conservación, falta de medios u otros. En estos casos habrá que pedir, si no fuera factible el préstamo de los documentos, al menos sus copias, que pueden ser digitales, microfilmadas o incluso una simple fotocopia.

Una vez recuperados estos documentos y seleccionado de entre ellos cuales serán expuestos es la hora de combinarlos con otros objetos de interés para la exposición: Prestaremos atención a documentos gráficos (fotografías, carteles, etc.) y también a objetos históricos del municipio, como esculturas, fuentes, bancos antiguos, etc. propios de la localidad y que podremos encontrar, seguramente, en los museos locales, o bien en los almacenes municipales donde a menudo se almacenan elementos de este tipo. En definitiva, cualquier cosa que nos ayude a recrear un pedazo de la historia municipal.

Una buena idea para preservar ese “coste cero” de la exposición es recurrir a la colaboración ciudadana con la que conseguir prestados o donados elementos para la exposición. Es muy común el que los habitantes tengan fotos, videograbaciones y otros objetos interesantes para la exposición y que quieran ceder.

Hay que tener en cuenta que los documentos textuales no deben sobrepasar el 30% de los documentos expuestos, reservando al menos un 70% para documentos gráficos tales como fotografías, posters, pinturas, mapas y planos, correspondencia con membretes ilustrados, etc.

Para ampliar la colección expositiva debemos buscar allí donde pueden existir objetos de interés para nuestra exposición y que no podemos cubrir nosotros mismos con nuestros propios recursos. Como el préstamo de documentación por parte de otros archivos, especialmente aquellos con fondos históricos, debe complementarse con la contratación de seguros relativamente caros que corren a cargo de la institución que solicita el préstamo, tal vez sea buena idea para reducir gastos, recurrir en lugar de al préstamo en sí de documentos, a su reproducción en distintos soportes.

De aquellos documentos que pretendan exponerse directamente podrá solicitarse su fotocopia a color y así poder jugar, además, con el tamaño del documento ampliándolo, por ejemplo. Aquellos documentos para su exposición directa que resulten de especial interés e importancia podría interesar solicitar su reproducción facsímil. Y aquellos documentos menores de los que sólo interesen ciertos detalles, etc. podrían reproducirse mediante filmación o en diapositivas para su exposición mediante cañones y proyectores.

Esta medida no sólo plantea una liberación en la responsabilidad sobre las obras solicitadas en préstamo, sino que puede resultar bastante más económica que contratar seguros, etc. y, además, conlleva un valor añadido al pensar que adquiriremos materiales expositivos en propiedad si pretendemos conformar la exposición con carácter permanente.

Una buena idea, para continuar planificando esta exposición es la de pasear por museos municipales de otras localidades para tomar ejemplo, ideas e, incluso, consultar con sus responsables preguntando por una orientación a la hora de disponer los elementos que hemos seleccionado y “reclutado” en nuestra exposición. Pueden darnos indicaciones y directrices interesantes sobre las técnicas museísticas que hagan de nuestra exposición una actividad cultural y lúdica con el mayor rendimiento posible.

Las exposiciones 
en la difusión del archivo (II)

Anteriormente habíamos visto la importancia de realizar tareas de difusión del archivo, del trabajo del archivero, de los servicios de los que pueden disfrutar los usuarios, etc. Y habíamos comenzado a esbozar un plan de cómo hacerlo. Pero igual de importante es hacer que ese plan de difusión funcione y, para ello, podemos pensar en un plan de promoción de estas actividades, concretamente de las exposiciones:

Publicidad de la actividad

Finalmente, con todo dispuesto ya, debe-mos encargarnos de planificar su difusión y publicidad. Para ello pensaremos en carteles que colocar en zonas visibles y transitadas de nues-tro municipio, ta-blones de anuncios, etc. Confeccionare-mos un tríptico con toda la información relevante como horarios, precio (sobre todo, remarcando si es gratuita), localización, título, un breve resumen o introducción al tema de la exposición, remarcando las curiosidades que puedan hacer más atractiva la asistencia del gran público y las imágenes más representativas con las joyas de la exposición. También si pensamos complementarla con actividades paralelas como conferencias, la presentación de algún libro sobre la historia municipal, si existe la posibilidad de contar con guías para la exposición, etc.

Debemos pensar en todos los recursos a nuestro alcance para difundir esta actividad con el fin de darla a conocer y promover la participación y visita a esta actividad del archivo. Son muchos los municipios que ya participan de la sociedad de la información mediante los medios digitales a nuestro alcance, como por ejemplo redes sociales, etc. Si el archivo o el ayuntamiento disponen de perfiles en las diferentes redes sociales como Facebook, Tuenti o Twitter, donde los principales “seguidores” o “amigos” serán vecinos de la localidad, es una fuente prioritaria a explotar.

También la prensa local puede estar más que interesada en inmortalizar el momento, no sólo anunciando la próxima inauguración de la exposición, sino asistiendo al acto de inauguración propiamente dicho para redactar la crónica de este acontecimiento. Seguramente el coste de este recurso, sea cero.

Puede ser buena idea también el pedir ayuda a otras instituciones para difundir la noticia. Los tablones de anuncios de otras dependencias municipales, las bibliotecas de la localidad e incluso en las puertas de comercios y establecimientos.

Pero para abrir más el círculo y que nuestros visitantes no se limiten a los propios vecinos de la localidad, puede ser buena idea participar con otros archivos municipales vecinos que quieran incluir la noticia de esta exposición entre sus medios de difusión (tablones de anuncios, boletines informativos, redes sociales, etc.)

Siempre resulta interesante realizar actividades paralelas relacionadas con el tema de la exposición y, en este caso, puede contarse con eminentes vecinos o cronistas locales para organizar, por ejemplo, conferencias sobre la historia del municipio. Seguramente, podamos encontrar a alguien que haya escrito un libro sobre el municipio y al cual podamos proponer presentarlo en el marco de nuestra exposición.

También pude ofrecerse a los colegios del municipio la visita de sus alumnos a esta exposición si, además, organizamos algún tipo de taller o actividad pedagógica acorde con sus edades para dar a conocer su localidad.

No hay que olvidar que una actividad del archivo como lo es esta exposición es una oportunidad ideal para explotar y difundir la actividad y recursos del propio archivo, de forma que en la exposición debe estar presente información sobre los recursos, herramientas y servicios del archivo. Es lógico incluir en las fichas que describen y acompañan a los objetos expuestos información sobre donde se encuentran en el fondo del archivo haciendo referencia a la signatura y cuadro de clasificación, pero si además el archivo cuenta con una web institucional y con parte del fondo digitalizado, un catálogo para hacer búsquedas, etc. este es el lugar donde darle una mayor publicidad.

Así pueden situarse referencias a estos recursos del archivo en el tríptico de la exposición, o la dirección del portal web en los carteles informativos… Incluso incluir imágenes de este en un cañon de proyección, etc.

Finalmente, y aunque hemos intentado movernos en unos costes bajos para la exposición, que básicamente se conforman por la reproducción de obras a exponer por motivos de seguridad, conservación o para evitar el préstamo desde otros centros e instituciones, podría resultar un impedimento para poder llevarla a cabo. Es en este caso donde entra en juego recursos como el de la esponsorización o patrocinio, es decir, solicitar a posibles interesados la inversión en esta iniciativa.

No debe resultar difícil encontrar empresas locales, o incluso servicios o unidades de la administración local que quieran responsabilizarse de ciertos gastos, como los anteriormente citados, a cambio, generalmente, de incluir su nombre o logo en algunos medios de la exposición, por ejemplo en la información de la exposición en la web del archivo o en los carteles y trípticos que puede salvarse fácilmente con la inclusión de la fórmula “con el patrocinio de…”, “con la colaboración de…”, etc.

Para ello podemos entrevistarnos con asociaciones de comerciantes de la zona, con entidades bancarias presentes en el municipio, pequeños comercios, asociaciones de vecinos o, incluso, instituciones eclesiásticas.

Se trata, además, de vender esta actividad, no sólo como medio para promocionar el archivo y su contenido y servicios, difusión cultural o actividad de ocio, que puede no ser una justificación atractiva para los posibles patrocinadores, sino como un espacio adicional en el que promover el interés por el municipio mediante el conocimiento de su historia, así como el de su realidad actual.

El interés por conseguir estos patrocinios y colaboraciones variará en función de la disponibilidad de los recursos económicos con que esté dotado el archivo municipal para llevar a cabo actividades de promoción y difusión como lo es esta exposición.

Si la recaudación de ayudas económicas son generosas puede incluso pensarse en invertir en la propia colección de la exposición, encargando, por ejemplo una maqueta del municipio y de su término municipal. Las posibilidades son muchas y todo ello dependerá de los recursos que seamos capaces de captar y de nuestra imaginación como profesionales de archivo.

Fuente: http://documania20.wordpress.com/2012/09/11/las-exposiciones-en-la-difusion-del-archivo-ii/
Posted on 10/09/2012 by 

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada