Nuestras Cajas de Archivo
Prof. Raquel Gail
La preservación de la documentación es una de las tareas más importantes de los Archivos históricos, ya que la misión fundamental de los mismos es lograr que aquellos documentos que fueron producidos por personas u oficinas, públicas o privadas para resolver cuestiones inmediatas, pervivan a lo largo de décadas o siglos, y se conviertan en documentos de guarda permanente. Por eso, a la hora de preservar documentos, es necesario tener en cuenta algunas cuestiones.
Mejor prevenir que curar. Nuestra experiencia
Para preservar la documentación en el largo plazo es fundamental la conservación preventiva. Esto significa no actuar sobre el daño consumado, sino sobre las condiciones y los elementos que lo pueden provocar. Hay que tener presente que la información que se pierde por la destrucción de la documentación no se recupera con la restauración.
La importancia de los contenedores
Cómo guardar los documentos siempre es un punto a considerar. En el pasado la documentación se guardaba atada entre tapas de madera o cartón. Incluso en cajas de madera o metálicas. En ocasiones incluso se utilizan bolsas o folios. Pero estos contenedores en general dañaban más que protegían su contenido.
Es recomendable utilizar contenedores que fueron producidos para preservar documentos, y que por lo tanto, tienen características especiales, como los fabricados con cartón libre de ácido o las cajas de polipropileno.
Qué tipo de material u objeto vamos a guardar/archivar
Lógicamente debe ser la primera pregunta que nos haremos. Básicamente porque no es lo mismo guardar o almacenar distintos tipos de objetos que hacer lo propio con documentos. Para documentos se necesitan, o una caja de aletas normal y corriente, o cajas específicas de documentos. Por tanto hay disparidad de cajas de embalaje. Al comienzo de nuestra labor, hace 18 años, recibimos una donación de 400 cajas de cartón corrugado marrón que, a falta de contenedores más apropiados, utilizamos de inmediato y fuimos reemplazándolos en la medida que adelantaba el trabajo. También tenemos cerca de una decena de las tradicionales cajas plásticas azules.
Ilustraciones tipo
¿Tiempo : guardar o archivar para siempre?
Esta es otra cuestión. Las cajas de cartón libres de ácido tienen una relación calidad/precio muy alta. Sin embargo plantear que una caja de cartón dure para siempre es algo complicado. Sigue siendo cartón. Obviamente, somos conscientes de que hay cartón que por sus características puede sustituir a la madera. Pero una caja fabricada con este tipo de material es una caja carísima y, por tanto, está fuera de lugar. En nuestro Archivo utilizamos cajas muy resistentes, incluso al paso del tiempo, pero no son eternas.
Afortunadamente, los subsidios recibidos en las primeras etapas de nuestro proyecto nos dieron la posibilidad de adquirir las que son elaboradas especialmente para estos fines. Están construidas íntegramente en cartón Permaon microcorrugado, libre de ácido, para guarda y preservación de documentos en soporte papel y fotografías. Sin embargo, como tienen el tamaño estándar que ofrece el fabricante, no siempre se adecuan al patrimonio que deseamos proteger en su interior.
Nuestras cajas libres de ácido
Lugar de archivo o almacenaje
Este tercer punto es también muy importante. Plantearse un almacenaje en un lugar con humedad o sin ella, cambia totalmente el planteamiento general de lo que se debe hacer. Vamos a pensar el peor de los escenarios. Si el ambiente donde vamos a depositarla tiene un índice de humedad muy alto, la caja va a sufrir mucho. Se va a humedecer el cartón, antes o después en función de la calidad del mismo. Pero se acabará humedeciendo. Y esto afectará, antes o después, a lo que haya depositado en su interior.
Tipos de cajas de archivo o almacenaje
En el mercado argentino se cuenta actualmente con papeles, cartones y cajas libre de ácido, existiendo la posibilidad de confeccionar protectores a la medida de los documentos y libros, así como también de adquirirlos ya realizados. La decisión de cómo se guardan deberá tomarse después de una evaluación general sobre su estado, el uso futuro, el tamaño, las posibilidades económicas, la cantidad de personal y el tiempo que se le pueda asignar a cada documento, el tipo de mobiliario, etc. Si bien existen diversas formas de guarda, no siempre se eligen los modelos más conocidos; los distintos tipos y formatos de documentos de cada institución impulsarán el desarrollo de modelos propios.
Las cajas son estructuras fuertes que pueden almacenar libros o grupos de documentos de importancia para una institución. Protegen contra el polvo, la luz y los daños por la manipulación, favoreciendo con su consistencia el mantenimiento de su estructura original.
Cada caja puede contener un determinado número de documentos. Se recomienda no sobrecargarlas ni dejar espacios vacíos. La sobrecarga puede provocar roturas cada vez que se intente retirar algo. Si no existe la posibilidad de completar una caja, se buscará una forma de cubrir el espacio, a efectos de impedir que los papeles se muevan libremente.
El formato de la caja es muy importante, así como saber cuál será el uso de los documentos a partir de su ubicación dentro de esa protección. Si el uso es frecuente, será mejor emplear una caja con aberturas que permitan retirar los documentos sin demasiados movimientos. La dificultad para sacarlos favorecerá el deterioro.
Nuestras cajas especialmente fabricadas para las fotos
Protectores:
Se trata de otra forma de protección, que emplea para su construcción materiales menos rígidos que los cartones. Se presentan en distintos formatos, e incluso hay modelos que no requieren adhesivo para su armado. Existen protectores confeccionados mediante la combinación de materiales y también compuestos de un solo material, como es el caso del modelo al que algunos autores llaman “camisa” o al modelo de cartulina de una sola pieza con solapas. Son útiles, por ejemplo, en el caso de libros con tapas desprendidas, porque puede confeccionarse un modelo que contemple la opción de colocar las tapas sueltas dentro de los dobleces del protector. La indicación del contenido se realizará en el exterior de la protección, de acuerdo a la posición de su almacenamiento, y adhiriéndose al mismo con engrudo o metilcelulosa.
También dentro de los protectores pueden mencionarse aquellos cuyo material para construirlos es una lámina de poliéster transparente químicamente estable. Posibilitan la protección contra la suciedad y el desgaste por la manipulación, aunque presentan como desventaja su difícil manejo debido a su consistencia resbaladiza. Es muy recomendado para libros alcanzados por deterioros tales como abrasiones, roturas, desprendimientos, etc. En caso de desprendimiento de tapas, puede colocarse una banda de este material alrededor de todo el libro uniendo sus extremos con cinta doble faz para impedir que se pierdan las piezas.
Carpetas:
Los documentos sueltos pueden colocarse en carpetas de papel libre de ácido, de gramaje no muy fino, o cartulina. En el mercado se las puede encontrar en diferentes modelos, aunque pueden confeccionarse a la medida de los documentos. La tendencia es hacia la estandarización, adecuándolas a dos o tres medidas que se destaquen.
La confección es sencilla ya que el modelo puede tomarse de cualquiera de las carpetas comerciales que se tengan a mano (con una, dos o tres solapas). La diferencia radicará en el material específico para estos casos. No pueden recargarse porque su función se vería desmerecida y, además, se puede dañar la estructura física del documento. La mayoría de las veces se las usa para contener solamente un documento; puede agregarse alguno más siempre utilizando un interfolio de papel de escaso gramaje.
De acuerdo a la importancia que se le asigne al material protegido y a las posibilidades con las que cuente la Institución será la guarda que las continúe. Tal vez, una caja confeccionada a la medida de las carpetas permitirá agruparlas y colocarlas luego, uniformemente, dentro de un mueble.
Pueden usarse también para el traslado de un documento de una habitación a otra, o para servir dicho documento a los investigadores. Esta función puede trasladarse a los otros protectores y cajas.
En nuestro caso, utilizamos carpetas libres de ácido para los legajos y expedientes de manera que conserven su unicidad y se almacenan luego en cajas ad-hoc.
Sobres: No es muy recomendable su uso ya que un papel frágil colocado allí, si se retira y se guarda varias veces, puede resultar dañado. Para aquellos que tengan documentos en sobres se aconseja que, al momento de su consulta, se retire el sobre del documento y no el documento del sobre.
Para las fotografías se han armado protectores unitarios tipo "sobres", plegados y sin pegamento alguno, con papel libre de ácido, tarea que hay que agradecer a la voluntaria, Sra. Susana von Lurzer. Y se han fabricado cajas de las medidas necesarias para cada colección, tarea debida a la Sra. Julia Volpati.
Nuestras cajas especialmente fabricadas para las fotos
por la voluntaria, Sra. Julia Volpati
Documentos de gran formato. Se denominan así a los mapas, planos, carteles, afiches, ilustraciones, diarios, es decir aquellos materiales que, al exceder el tamaño de los documentos más comunes, presentan problemas en su guarda. Son difíciles de manejar y de guardar, ya que su tamaño hace que deban ser manipulados por más de una persona y no puedan colocarse dentro de los muebles comunes. Intentarlo provocaría roturas y deformaciones.
Algunas recomendaciones para estos materiales son: Si bien suelen almacenarse enrollados -por una cuestión de espacio y, también, por costumbre-, la forma plana dentro de los cajones de una planera es lo correcto. Estos cajones son lo suficientemente amplios y profundos como para albergar con comodidad los grandes formatos. Pero no deben permanecer sueltos sino dentro de una carpeta u otro soporte que los contenga. Se recomienda tomar precauciones respecto del tamaño de estos contenedores, a efectos de que la carpeta sea más grande que el objeto que contiene para no dañarlo pero no tan grande como para que se deslice libremente dentro de él.
Para algunos de nuestros documentos de gran tamaño se han elaborado carpetas de guarda a la medida. Lamentablemente, no disponemos de planeras ni espacio para ellas.
Los planos de la construcción del actual edificio están plegados desde su origen (así los encontramos) y guardados en varias cajas libres de ácido de tamaño normalizado.
Bibliografía básica:
Pené, M. G.; Bergaglio, C. (2009) Recomendaciones básicas para la conservación de documentos y libros [en línea]. EN: Pené, M. y Bergaglio, C., comp. (2009) Conservación preventiva en archivos y bibliotecas. La Plata: Instituto Cultural de la Provincia de Buenos Aires. pp. 125-163. Disponible en: http://www.fuentesmemoria.fahce.unlp.edu.ar/libros/pm.295/pm.295.pdf
Fuentes:
https://www.argentina.gob.ar/noticias/como-lograr-que-los-documentos-historicos-se-preserven-lo-largo-del-tiempo
https://conservarteonline.com.ar/
