Consejos para realizar una mudanza de archivo

Ante todo no perder la calma, y realizar las tareas con tiempo. A continuación se sugieren unos tips muy prácticos que habrá que tener en cuenta para la mudanza de un archivo:

1) Compra o adquisición de insumos

a) Carros tipo supermercado o bien un carrito para trasladar cajas (se pueden pedir prestado)

b) Cajas medianas, que soporten más o menos 20 kilos.

c) Papel de empapelar o el más económico para realizar paquetes de documentos.

d) Marcadores indelebles, unos de punta mediana para las estanterías, y otros más finos para escribir los paquetes.

e) Cinta de pintor, para los paquetes y cajas.

2) organización del personal:

a) Organizar un equipo de trabajo para realizar las siguientes actividades:

· identificar estanterías, armar las cajas, hacer el inventario (tareas intelectuales).

· cortar de papeles y armado de cajas (tareas mécanicas)

· trasladar las cajas y documentos (tareas mecánicas)

· monitorear las tareas. Nombrar responsable (tareas intelectuales)

3) Rotulación de estanterías y mobiliario 

a) Limpiar el polvo más espeso de las estanterías usando una aspiradora.

b) Hacer un diagrama de cómo está el mobiliario actualmente

c) Rotular las estanterías y muebles, colocar letras a cada módulo de estantería, a cada armario, a cada fichero, a cada vitrina.

d) Numerar los módulos de estanterías, ir de arriba hacia abajo, y volver a repetir lo mismo con el resto del mobiliario. Es conveniente ponerles letras (a, b, c…..) y luego numerar las estanterías de arriba hacia abajo, entonces tendremos, a-1, a-2…, b-1, b-2 etc. Usar marcadores indelebles para que no se borren.

e) Diseñar la ubicación o disposición de las estanterías en el nuevo lugar, elaborando un plano.

4) Organización de tareas:

a) Fumigar el lugar para no trasladar ningún tipo de insecto o microorganismo al nuevo lugar destinado a archivo

b) Rotular todo el mobiliario.

c) Cortar el papel del tamaño adecuado para realizar los paquetes

d) Bajar los documentos de las estanterías o muebles.

e) Empaquetar los documentos 

f) Escribir el contenido de los paquetes en el mismo paquete

g) Colocar los paquetes en las cajas y rotular la caja 

h) Desarmar y armar las estanterías.

i) Trasladar los paquetes o cajas al nuevo lugar

j) Colocar nuevamente los documentos en las estanterías.

5) Como bajar y organizar los documentos de la estantería

a) Bajar los documentos desde el primer estante de la estantería (el que está más arriba) hasta el último. Esto evitará que la estantería se tambalee y se caiga.

b) Armar paquetes con el papel de empapelar, que no superen los 10 cm. en su espesor (más o menos el mismo contenido de un bibliorato. Con este tamaño, se pueden manejar mucho mejor los paquete

c) Embalar también los biblioratos, pero sin sacar los documentos de allí.

d) Embalar los libros proceder de igual manera tener en cuenta que paquetes muy grandes que no sean posibles de manejar por su peso

e) Rotular los paquetes, colocando la siguiente leyenda: estantería:, estante:, paquete:, contenido, fechas topes.

f) Cargar o completar los datos en el inventario (planilla)

g) Colocar los paquetes rotulados en los carritos para el traslado. Desmantelar, desarmar la estantería para el traslado

6) Colocación de los documentos en el nuevo lugar

a) Llevar la estantería al nuevo depósito y armarla.

b) Llevar los carros con los paquetes al nuevo lugar del archivo.

c) Colocar los paquetes en el mismo lugar (de la estantería) que tenían antes del traslado sobre la mesa de trabajo

Estas recomendaciones se realizan en el marco del estudio e interpretación de bibliografía general sobre conservación y de la consulta específica de los siguientes documentos “Los depósitos de documentos. Características y mobiliario” Lic. Marco A. Calderón Delgado, Jefe Departamento de Conservación, Archivo Nacional de Costa Rica, y de “Protocolo para el tratamiento de la documentación con vistas al traslado”, Centro de Ciencias Humanas y Sociales, España.

Fuente: Programa Nacional de Archivos Escolares (BNM)