Nos parece interesante tomar en cuenta el texto que –cuando se apruebe en su formato final y prescriptivo- definirá las características de los archivos escolares del futuro.
En su presentación, que puede verificarse en la página web
(http://abc.gov.ar/lainstitucion/consulta/default.cfm ), se dice:
“Este documento fue elaborado por el Consejo General de Cultura y Educación de la provincia de Buenos Aires y pasó por diferentes instancias de consulta (frente gremial, funcionarios de la Subsecretaría de Educación y de la Subsecretaría Administrativa , y docentes del sistema).
El reglamento que se pone en consulta tiene antecedente en el Decreto Nº 6013/58 y en los que fueron denominados Reglamentos Generales de Escuelas Públicas, de Jardines de Infantes, de Educación Secundaria; que son los que regularon y regulan la vida de las instituciones educativas de la Provincia.
Cabe destacar que en primer lugar se trata de una propuesta que integra y unifica la vida de las instituciones educativas del sistema educativo, además de regir los dos tipos de gestión, estatal y privada. Quedan exceptuadas, únicamente, las Instituciones de nivel superior porque responden a lineamientos de políticas educativas propias concertadas por la provincia de Buenos Aires en distintos Acuerdos Federales.
Un segundo aspecto destacable es el otorgamiento de coherencia al sistema educativo y sus políticas, rescatando una dimensión ética entre los marcos legales, impuestos por la Ley de Educación Nacional N° 26.206, por la Ley Provincial de Educación N° 13.688; y las normas que rigen efectivamente la vida de las instituciones.
Asimismo se integran el resto de las normas de orden público que se vinculan con los sujetos que forman parte de la comunidad educativa y el contexto que la determina, ello con una mirada democratizadora, modificándose así los paradigmas de los reglamentos anteriores, en particular, el Decreto del año 1958 con enfoques disciplinadores propios del gobierno de facto que lo dictó. (1)
Entre las distintas resignificaciones que presenta el nuevo marco de legalidad ameritan ser destacados los siguientes ejes vertebradores:
1. La obligación de cuidado integral de los alumnos.
2. El acto educativo.
3. La participación de la comunidad.
4. La noción de equipo institucional.
5. La planificación y proyecto institucional.
6. La consideración como espacio público seguro.
7. El abordaje de lo socio-comunitario y lo socio educativo.
A partir de la lectura y análisis de la propuesta, disponible para su descarga más abajo, y con el fin de recoger los aportes de la comunidad educativa solicitamos responda a la consulta que debajo del documento aparece.
La consulta podrá ser respondida completando los campos previstos en el dispositivo y estará abierta hasta el 20 de noviembre de 2010.”
(1) Con respecto al Decreto de 1958, creemos que para hacer un juicio de valor deben analizarse sus antecedentes normativos, además del contexto político en que se emitió.
Este Reglamento preliminar es un documento sumamente extenso (322 artículos), de los cuales hemos seleccionado para difundir hoy únicamente los que establecen los estados administrativos y demás registros documentales, la forma en que deberán ser llevados, los responsables de los mismos, su utilidad, su contenido y los plazos de guarda (artículos 223 a 255).
2.3.1 ESTADOS ADMINISTRATIVOS:
Artículo 223.- Los estados administrativos escolares son los instrumentos de registración de la actividad de la Institución educativa con relación a los siguientes ítems:
1. Los procesos de enseñanza y los procesos de aprendizaje.
2. La trayectoria de los alumnos.
3. Los aspectos relacionados con el desempeño de docentes y administrativos.
4. La relación con los padres y/o responsables y la comunidad.
5. La seguridad de las personas.
6. Los aspectos relacionados con la infraestructura y el patrimonio.
Artículo 224.- Los estados administrativos serán responsabilidad de las distintas autoridades y/o personal conforme la naturaleza de los mismos y las competencias que les sean atribuidas.
Artículo 225.- Dichos estados administrativos estarán directamente bajo la responsabilidad de custodia del Secretario conforme las pautas establecidas por la autoridad jurisdiccional al efecto. El Director será responsable cuando no existiere Secretario en la Planta Orgánica Funcional
Artículo 226.- Archivo: es todo documento que por su naturaleza traiga aparejado su conservación en tanto sea respaldo y garantía de hechos y derechos, debiendo ser archivado de modo de facilitar su identificación y acceso.
Artículo 227.- Objeto de las Actas: Es un documento asentado en el registro que corresponda, que da cuenta de hechos o circunstancias dados en un determinado tiempo y espacio, relacionados a las cosas y/o las personas alcanzadas por la actividad de la Institución Educativa.
Artículo 228.- Requisitos de las Actas: El Acta deberá contener: Lugar y local, fecha y hora, Autoridades y personas presentes, motivo, desarrollo y conclusiones, si hubiere, lugar y horario de finalización y firma de los presentes. Si el acta se confeccionara en relación a un expediente en trámite, deberá consignarse la identificación del mismo.
Artículo 229.- En caso de expedirse copia del Acta se hará constar la leyenda: “se labran (tantos) ejemplares de un mismo tenor, firmas y aclaración de las mismas”. El derecho a vista y copia de los interesados, se regirá por el Decreto Ley Nº 7647/70 o el texto legal que en futuro lo reemplace.
Artículo 230.- Los libros, registros, legajos y otros instrumentos enunciados en el presente capítulo serán de aplicación en cada Institución según el Nivel o Modalidad al que pertenezcan.
Cada institución podrá habilitar otros instrumentos para el registro de la actividad institucional.
LIBROS
Artículo 231.- El libro es un cuerpo único de registración que debe contar con apertura, rúbrica y cierre.
Artículo 232.- Apertura y Rúbrica de los Libros: cada libro deberá ser abierto mediante acta de habilitación en la primer(a) hoja, indicando el destino y fecha de apertura.
Artículo 233.- La rúbrica le corresponderá siempre al Director, salvo las excepciones previstas en el presente. La misma consistirá en el foliado, con sello de juntura e identificación de la primera página del destino del libro y del total de fojas.
Artículo 234.- Cierre de los Libros: Completados los folios, la última foja se destinará a cierre, consignándose fecha e identificación del nuevo libro que se habilite al efecto, a los fines de asegurar la correlación numérica de los libros.
Artículo 235.- Serán aplicables a todos los estados administrativos las siguientes condiciones:
1. Se numerarán en forma correlativa a partir del N° 1, no se aceptarán enmiendas ni raspaduras, y los posibles errores deberán testarse haciéndose la salvedad correspondiente.
2. Cuando el error no pudiera ser salvado, el folio será anulado por el director del establecimiento, indicando a qué folio se transfiere.
Artículo 236.- Sin perjuicio de lo establecido por este reglamento se aplicarán, con relación al archivo y destrucción de los estados administrativos, las prescripciones establecidas en el Reglamento General de Archivo, Decreto Nº 3066/9, o el que lo reemplace.
Artículo 237.- Los estados administrativos que la Institución considere de valor histórico y ya hayan cumplido su finalidad administrativa, se conservarán en el Museo Escolar, si lo hubiere.
En otros supuestos, la Dirección General de Cultura y Educación establecerá el protocolo a seguir.
Artículo 238.- Libro de Registro del Número De Actas Institucionales: En él se registrarán numérica y cronológicamente las actas que se celebren en el establecimiento, consignando brevemente el objeto de la misma, cuando las autoridades institucionales juzguen que existen méritos para tal registración atendiendo a los criterios establecidos en el artículo que define los ítems de los Estados Administrativos y siempre que no exista otro libro específico. Será de conservación permanente.
Artículo 239.- Libro de Informes de Inspección: En él se registrarán las visitas, informes y asesoramientos supervisivos o de otra naturaleza realizados por autoridades competentes.
Deberá estar rubricado por el Inspector y foliado será de conservación permanente.
Artículo 240.- Libro Matriz: Tiene por objeto registrar el historial académico del alumno con el fin de acreditar y certificar –si correspondiera- con arreglo al diseño curricular respectivo y según las prescripciones específicas que se establezcan para cada Nivel y/o Modalidad dicho historial. Los asientos consignarán, si correspondiera, los ingresos, pases, egresos y/o reingresos, las equivalencias y su dictamen aprobatorio. Será de conservación permanente.
Artículo 241.- Libro de Temas: Este libro da cuenta tanto del cumplimiento de la carga horaria/cargo como de su correspondencia con la planificación anual y certifica la real prestación de las obligaciones a cargo del docente según las prescripciones que se establezcan para cada Nivel y/o Modalidad. Será llenado y firmado por el docente al inicio de las clases y en él se consignará los temas y las actividades de cada una de las mismas, debiéndose conservar por un año, terminado que sea el respectivo ciclo lectivo.
Artículo 242.- Libro de Actas de Exámenes y/o Equivalencias: Según las prescripciones que se establezcan para cada Nivel o Modalidad corresponderá uno para exámenes previos y uno por cada año y división, numerados en forma correlativa. Se habilitará uno para exámenes libres, cuando corresponda, según el Plan de Estudios y otro de equivalencias acordadas en el marco del Régimen de Promoción, Asistencia y Evaluación. Se conservará en forma permanente.
Artículo 243.- Libro de Actos: Será opcional y en caso de llevarlo la Institución deberá respetar las normas del protocolo ajustadas al Calendario Escolar vigente. Cada Acta deberá contener:
Lugar, fecha, hora, motivo, autoridades presentes y otras personalidades asistentes al acto, programa y firmas.
Artículo 244.- Libros de Cooperadoras: Las Asociaciones Cooperadoras deberán llevar los libros que la normativa vigente establezca, los que deberán foliarse y rubricarse por ante el Consejo Escolar de Distrito.
REGISTROS
Artículo 245.- Se considera registro el archivo ordenado para preservar documentación de diferente origen, en los distintos soportes. Su contenido se clasificará numéricamente y por tema.
Artículo 246.- Registro de la Institución: Es el estado administrativo que registrará lo siguiente:
1. Copia del acto administrativo de creación de la escuela, de la imposición de nombre y de la resolución del traslado del edificio si lo hubiere, cierre y/o uso compartido y uso de instalaciones ajenas.
2. Toda documentación referida a ampliación, refacción o construcción del edificio, con especificación de trámites.
3. La documentación que da cuenta del Patrimonio material e inmaterial del Establecimiento, con las respectivas altas y bajas de bienes llevadas con arreglo a la normativa prescripta para los Bienes del Estado y registradas bajo orden numérico, con su respectivo código, descripción del bien, procedencia y valuación.
4. El estado administrativo que da cuenta del tipo de Planta Orgánica Funcional con que cuenta el establecimiento y las circunstancias de su efectiva cobertura (Planta Orgánica Funcional Analítica) con arreglo a la normativa vigente.
5. Las Estadísticas provinciales y nacionales que, requeridas por la Dirección General de Cultura y Educación, den cuenta de los datos reunidos por la Institución.
6. La documentación pertinente, si el establecimiento contara con transporte escolar con vehículo propio, los que contrate la Cooperadora o aquellos que sean provistos por la Dirección General de Cultura y Educación o terceros.
Este Registro será de conservación permanente.
Artículo 247.- Registro del Proyecto Institucional: Es el estado administrativo que registrará toda lo concerniente al Proyecto Institucional en las siguientes materias:
1. La referencia de los documentos que dan cuenta de todos los aspectos que conforman el mismo, de acuerdo con lo prescripto por el artículo 123 y concordantes de este Reglamento y su respectivo lugar de archivo.
2. La referencia de la documentación que dé cuenta de las actividades escolares desarrolladas en el marco del Proyecto Institucional y su respectivo lugar de archivo.
3. Los estatutos u otra documentación que den cuenta del modo de participación de la comunidad educativa y su respectivo lugar de archivo.
Este Registro será de conservación permanente.
Artículo 248.- Registros referidos a los Alumnos
1. De Matricula: es el estado administrativo que permite registrar el cumplimiento de los datos filiatorios y demás documentación requerida a esos efectos al alumnado del establecimiento. Este registro será de conservación permanente.
2. De Asistencia: se denomina así al estado administrativo que permite registrar la asistencia aplicable según el Nivel y/o la Modalidad. Este registro se conservará por un año.
3. De Certificados de Nivel y/o Estudio: es el estado administrativo que permite registrar las certificaciones parciales o finales de la cursada de los alumnos, según Nivel y/o Modalidad. Este registro será de conservación permanente 4. Anual de Calificaciones: es el estado administrativo que registra anualmente el resultado obtenido por cada alumno con relación a los Regímenes de Asistencia, Evaluación y Promoción aplicable según Nivel y/o Modalidad. Este registro será permanente.
5. De Egresados: es el estado administrativo que da cuenta de la terminalidad de los alumnos del establecimiento, según Nivel y/o Modalidad. Será de conservación permanente.
6. De Equivalencias Acordadas: es el estado administrativo que da cuenta de las equivalencias otorgadas a los alumnos por sus cursadas en otros planes de estudio, conforme las prescripciones aplicables según Nivel y/o Modalidad. Este registro será de conservación permanente.
Artículo 249.- Registros referidos a los Docentes:
1. De Altas y Bajas: es el estado administrativo que da cuenta de los ingresos, egresos y reingresos de los docentes del establecimiento.
2. De Calificaciones: es el estado administrativo que da cuenta de las calificaciones anuales de cada uno de los docentes de la Institución.
3. De Prestación de Servicios y Cumplimiento Horario: es el estado administrativo que da cuenta del cumplimiento de la asistencia al cargo y carga horaria diaria y/o anual que le corresponde cumplir a cada docente y de las ausencias, justificadas o no, en las que incurra.
Estos registros serán de conservación permanente.
Artículo 250.- Otros Registros
1. De Actuaciones Judiciales: es el estado administrativo que da cuenta de las comunicaciones judiciales recibidas por la escuela, sin perjuicio del destino que le asigne a la documentación recibida. Su conservación será permanente.
2. De Notificación y/o Comunicación: es el estado administrativo que acredita el cumplimiento de las notificaciones y/o comunicaciones ordenadas por la Dirección General de Cultura y Educación, sea cual sea el objeto de las mismas. Será de conservación permanente.
3. De Retiro Anticipado de Alumnos: destinado a registrar el retiro de los alumnos antes de la finalización del horario de clases, por razones debidamente fundadas. Se conservará por tres años.
4. De Accidentes y/o Enfermedades de Los Alumnos: es el estado administrativo que da cuenta de los accidentes y/o enfermedades acaecidos o manifestadas mientras el alumno se encuentra bajo cuidado de autoridad educativa, cualquiera sea el espacio físico dónde se desarrolle el acto educativo, como así también eventos de esa naturaleza de los que la Institución toma conocimiento al ingresar el alumno a clases.
Se conservará por tres años.
5. De Contralor: Es el estado administrativo que da cuenta de las constancias de Contralor remitidas por la Institución a los efectos de la liquidación de haberes y confeccionadas de acuerdo a las prescripciones de la Dirección General de Cultura y Educación. Su conservación será permanente.
LEGAJOS
Artículo 251.- Los legajos son los estados administrativos que dan cuenta de todos los antecedentes correspondientes al personal y alumnos de la Institución.
Artículo 252.- Legajo del Personal Docente
1. Sección del personal
1.1 Ficha del personal.
1.2 Ficha de situación de revista en contratapa de legajo
1.3 Títulos.
1.4 Certificados de Capacitación cursados y dictados.
1.5 Designación y/o asignación de funciones.
1.6 Puntaje según situación de revista.
1.7 Certificado de Aptitud Psicofísica.
1.8 Declaración Jurada.
2. Sección Administrativa
2.1 Planilla Resumen de Asistencia Anual.
2.2 Licencias.
2.3 Constancias de Asistencia a actos escolares u otro tipo de constancias.
3. Sección Conceptual
3.1 Concepto Anual.
3.2 Actas de Observación de Clases.
3.3 Toda otra nota referida al desempeño del docente.
Todas las hojas foliadas y con su índice correspondiente.
Su conservación será permanente.
Artículo 253.- Personal Administrativo
1.-Sección del personal
1.1 Ficha del personal.
1.2 Ficha de situación de revista en contratapa de legajo
1.3 Títulos.
1.4 Certificados de cursos realizados.
1.5 Designación.
1.6 Certificado Médico.
1.7 Declaración Jurada.
2.-Sección Administrativa
2.1 Planilla de Asistencia Anual.
2.2 Licencias.
2.3 Constancias de Asistencia a actos escolares u otro tipo de constancias.
3.-Sección Conceptual
3.1 Concepto anual y todo otro dato considerable a los efectos de los ascensos, conforme legislación vigente.
3.2 Actas de observación de su desempeño
Artículo 254.- Alumno:
1. Solicitud de ingreso al establecimiento o matrícula de los demás cursos que correspondan según nivel y/o modalidad.
2. Fotocopia autenticada del Documento Nacional de Identidad.
3. Fotocopia autenticada de la Partida de Nacimiento.
4. Fotocopia autenticada del Nivel inmediato anterior o curso.
5. Certificado analítico parcial: para los casos de pases del Nivel Secundario
6. Certificado de Salud.
7. Certificados de vacunas: copia autenticada de la libreta sanitaria
8. Certificado buco-dental.
9. Solicitud de reincorporación
10. Ficha del alumno (fotocopia autentica de los boletines de calificaciones y de inasistencias por año cursado, cuando correspondiere al Nivel y/o Modalidad).
11. Fotografía del alumno, 4 x 4.
12. Todo antecedente relacionado con su situación institucional.
13. Las autorizaciones de padres y/o responsables para el ingreso y egreso del alumno al establecimiento.
14. Las actas relacionadas con el alumno.
15. Las decisiones, debidamente documentadas, de las autoridades competentes referidas a la familia y sus distintas constituciones posibles.
Todas las fojas deberán estar foliadas. En la parte interior del legajo, del lado de la solapa, se colocará el índice correspondiente. Se conversará por tres años desde el egreso.
Artículo 255.- Los Instrumentos de Comunicación Escuela Padres:
1. Cuaderno de Comunicados: tiene por objeto comunicar novedades relacionados con la implementación del diseño curricular y sus posibles variaciones diarias y otro tipo de comunicaciones de la institución y recepcionar los requerimientos y las propuestas del padre y/o responsable.
2. Boletines de Calificaciones e Inasistencias: dan cuenta de la evolución académica del alumno y del cumplimiento del régimen de asistencias, según Nivel y/o Modalidad.
3. Otros: La Institución podrá utilizar otros medios complementarios de comunicación para la mejor relación con los padres y/o responsables.
(Nota: nos hemos permitido corregir pequeños errores de forma y resaltar párrafos).
Nuestro primer comentario: nos congratulamos de que la provincia vuelva a considerar, después de décadas, la importancia de los Museos escolares; sin embargo, deploramos que los documentos de valor histórico sean destinados al Museo y no se contemple, en este borrador, la necesidad de crear los Archivos Históricos Escolares, en los que muchas escuelas ya estamos trabajando con ardor, empeño, dedicación, altruismo y abnegación para preservar el patrimonio material y simbólico que involucran dichos documentos.
Nos gustaría recibir opiniones respecto de esta cuestión.
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