Reglamento Gral. de Archivo bonaerense

PLAZOS DE GUARDA EN BUENOS AIRES

En 1991, la Pcia. de Buenos Aires (Argentina) reguló el funcionamiento de los Archivos mediante el Decreto 3066/91, del cual publicamos a continuación las partes que nos parecen de interés para los archivos escolares.

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO PARA LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA BONAERENSE

DECRETO 3066/91

LA PLATA, 24 SET. 1991

Visto el expediente N° 2100-36.500/88. Alc. 20, iniciado por la Dirección General de Administración de la Secretaría General de la Gobernación, con relación al Decreto N° 6.040/69 y sus modificatorios N°s. 3.135/71; 3.370/72; 3.080/84 y 5.566/86, referidos a “Determinación de Plazos de Archivo de Actuaciones Administrativas”; y

CONSIDERANDO:

Que, es de conocimiento que el Gobierno Provincial se halla abocado a la tarea de mejoramiento de la gestión pública, estimando procedente efectuar la revisión de aquellas normas que, por su antigüedad o falta de aplicación, no coinciden con el criterio de administración moderna que se pretende establecer;

Que, entre ellas se encuentra el citado acto administrativo que, por su caducidad en determinados asuntos, se aprecia necesario proceder a su estudio por parte de las reparticiones afectadas;

Que, para dar cumplimiento a lo expuesto, se invitó a participar a las distintas Jurisdicciones Provinciales a fin de que remitieran las modificaciones o ampliaciones que consideraran convenientes;

Que, al respecto ha producido informe la Contaduría General de la Provincia y dictaminado la Asesoría General de Gobierno, correspondiendo por tal motivo proceder al dictado del acto administrativo pertinente;

Por ello,

EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

EN ACUERDO GENERAL DE MINISTROS

DECRETA:

ARTICULO 1: Fíjase por el presente el “Régimen General de Archivo” para las actuaciones que se tramitan en la Administración Pública Provincial, el que se ajustará a las normas que a continuación se detallan.

ARTICULO 2: Establécense los siguientes Plazos de Archivo: Inmediato: de 1, 2, 3, 4, 5 y 10 años; indeterminado y Especial.

a) Inmediato: Las actuaciones de la Administración Pública Provincial, expedientes, planillas, notas, etc. de carácter ordinario que por su contenido y objeto, no posean trascendencia legal, jurídica o administrativa posterior y las que pudiendo tener utilidad, -constancias de asistencia, inasistencia, licencias, solicitudes de todo tipo, sumarios sin sanciones, etc.- sean asentadas en fichas, cintas, diskettes u otros sistemas que por sus características permitan guardar constancia fiel y detallada de ellas, deben ser destruidas de inmediato una vez cumplida su finalidad.

b) De 1 a 10 años: Será dispuesto por acto administrativo de cada Titular de Jurisdicción, Repartición u Organismo.
Por esta única vez y al sólo efecto enunciativo se acompaña detalle como Anexo I.

c) Indeterminado: Poseerán un término indeterminado de archivo:

1. Memorias de labor.
2. Los documentos de valor científico y técnico de carácter permanente.
3. Los Convenios entre Organismos Públicos o con Entidades Privadas.
4. Los Contratos de Locaciones de Obra y Servicios.
5. Toda actuación donde exista un interés público o de particulares comprometidos por un lapso no determinable.
6. Las actuaciones que tuvieron valor histórico, jurisprudencial o estadístico.
7. Los expedientes relacionados con Obras Públicas (contratadas o por administración).
8. Expedientes a través de los cuales se originen Programas o Proyectos Específicos del área, Leyes, Reglamentaciones de Leyes, etc.
9. Los sumarios administrativos cuyo resultado haya sido la aplicación de sanción disciplinaria.
10. Accidentes de trabajo.
11. Certificado de prefactibilidad.
12. Cartas reversales, por cuanto están ligadas a un Convenio de partes y éste lleva tal plazo de archivo.

ARTICULO 3: Cada cinco (5) años, a partir de la vigencia de este Decreto, se efectuará una revisión de las actuaciones con plazo de archivo indeterminado a fin de establecer la conveniencia de su modificación, la que será resuelta por el Poder Ejecutivo.

ARTICULO 4: La Gobernación, Ministerios, Organismos de la Constitución, Entes Autárquicos y Descentralizados, determinarán los funcionarios con facultad de disponer el archivo de las actuaciones. Los mismos deberán consignar en la providencia respectiva el plazo de archivo de acuerdo con lo dispuesto en el presente Decreto. Las mesas receptoras de las actuaciones dejarán constancia en la carátula de los expedientes, con sello visible, el plazo de archivo correspondiente.

ARTICULO 5: Los jefes y / o encargados de archivo de los organismos mencionados, dentro del primer trimestre de cada año procederá a invalidar las actuaciones que hayan cumplido su plazo de archivo en el año calendario inmediato anterior, dejando debida constancia de la nómina respectiva.

ARTICULO 6: La papelería inutilizada, se destinará para su enajenación o donación, quedando facultados los titulares de la Gobernación, Ministerios, Organismos de la Constitución, Entes Autárquicos y Descentralizados, para determinar los asuntos que deban ser incinerados porque la naturaleza de su contenido no permite que tomen carácter público.

ARTICULO 7: Previo a la destrucción de las actuaciones administrativas, libros, publicaciones y toda otra documentación, dispuesta de conformidad con lo establecido en el presente Decreto, deberá darse intervención al Archivo Histórico de la Provincia a fin de que dictamine respecto de su valor histórico, bibliográfico o estadístico.

ARTICULO 8: Deróganse los Decretos No. 6.040/69; 3.135/71; 3.370/72; 3.080/84 y 5.566/86.

ARTICULO 9: Regístrese, comuníquese, publíquese, dése al Boletín Oficial y archívese.-

ANEXO I

PLAZOS DE ARCHIVO

Por un (1) año

ACTUACIONES GENERALES:

- Consulta de orden legal o asesoramiento.
- Atención, mantenimiento y reparación de vehículos, maquinarias y varios.
- Conformación de remitos de encomiendas por trabajos realizados.
- Pedidos de trabajo.
- Solicitud de informes judiciales.
- Oficios del Poder Judicial.
- Autorización para revisar fondos depositados en Bancos.
- Actas de infracción.
- Boletas de infracción.
- Pedidos de arreglos de edificios fiscales, una vez ejecutadas las obras.
- Actuaciones relacionadas con: Salario familiar, pago y reclamo de haberes, subsidios, sueldo anual complementario, retroactividades, diferencias de sueldos, viáticos.
- Expedientes en los que se presenta certificado de matrimonio para cobro de subsidio familiar.
- Sanciones aplicadas sin sumario.
- Compras sin licitación.
- Declaraciones juradas, excepto las correspondientes a impuestos provinciales.
- Devolución de locales a propietarios.
- Pedidos de asignaciones.
- Reintegro de gastos, movilidad, viáticos.
- Reservas de fondos.
- Reconocimientos de servicios.
- Otorgamiento de premios.
- Expedientes en los que se gestiona el cese de percepción de subsidio familiar.

DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ESCUELAS Y CULTURA:
- Aprobación de calendarios escolares y actividades.
- Autorización de prácticas y observaciones del magisterio.
- Autorización de suspensiones de clases.
- Cursos de alfabetización.
- Designaciones de porteros transitorios.
- Designación de locales escolares.
- Equiparaciones de cargos.
- Expedientes de asignaciones solicitadas para funcionamiento de servicios alimenticios denegados.
- Gastos menores, escuelas, inspecciones y jefatura de zona.
- Horarios de escuelas.
- Instancias conciliatorias (C.E.D.N.O.)
- Cambio de funciones y servicios provisionales.
- Plantas funcionales de Instituto.
- Reclamos de calificación.
- Reintegro de gastos a asociaciones cooperadoras.
- Servicios Provisorios.
- Cambio de denominación de Organismo.

Por tres (3) años.

ACTUACIONES GENERALES:
- Abandono de cargo.
- Boletas de depósitos.
- Copias de informes.
- Denuncias.
- Duplicado de talonarios de pasajes y carga.
- Autorización de toma de personal jornalizado y transitorio.
- Venta de materiales de producción.
- Pago de indemnización por traslado de empleados.
- Devolución depósito de garantías.
- Autorización para ocupación casa-habitación.
- Concursos.
- Auspicios.
- Colaboraciones.
- Investigaciones presumariales.
- Solicitudes de asesoramiento técnico.
- Colaboración en exposiciones.
- Pedidos de ayuda personal.
- Reincorporaciones.

DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ESCUELAS Y CULTURA:
- Cesión de locales y aulas temporarias.
- Clausura temporaria de escuelas.
- Reclamo de locales compartidos.
- T.C.7 y acrecentamiento.
- Traslado de establecimientos escolares.
- Actuaciones por consulta al Archivo Histórico.
- Adquisiciones de material didáctico y técnico.
- Certámenes de Arte.
- Comedores.
- Concursos Leyes 6167 y 5594 y resolución ministerial 3439/64.
- Reconocimiento de títulos.
- Cursos de Perfeccionamiento docente.
- Actuaciones culturales.
- Certificados de consorcios.
- Subsidio Decreto-Ley 4688.
- Trabajos realizados por becarios y no aprobados.
- Creación de escuelas.
- Creación de turnos.
- Designación de inspectores de distrito, secretarios y jefes de filiales.
- Valoración numérica de títulos.

Por cinco (5) años.

ACTUACIONES GENERALES:

- Adquisición de inmuebles.
- Duplicados órdenes de compra.
- Cobro de facturas.
- Comisiones.
- Incompatibilidades.
- Inspecciones administrativas o técnicas que no origine sumario.
- Provisión de elementos inventariables a dependencias oficiales o privadas.
- Licitación pública o privada, concursos de precios, contrataciones directas, excepto lo relacionado con obras públicas.
- Donaciones.
- Accidentes de Automotores.
- Documentación del Régimen Patrimonial.
- Copias de sumarios judiciales.
- Comprobantes de depósito de Actividades Lucrativas.

- Embargos.
- Inventario o recuento físico de bienes que no origine sumario.

DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ESCUELAS Y CULTURA:
- Becas de alumnos, docentes y administrativos.
- Rectificaciones de clasificación de escuelas.
- Movimiento de personal docente y administrativo.
- Actas de designación de destinos definitivos.
- Reclamos de puntaje y clasificación docente.
- Creación de Jardines de Infantes.

Colaboración de Malena Davit y Abel Ahumada. ¡Muchas gracias!