LIBROS Y REGISTROS QUE SE ARCHIVAN EN ESCUELAS DE BUENOS AIRES

Para organizar el Archivo escolar es necesario, en primer término, conocer qué tipo de documentación se produce y conserva en un establecimiento educativo. La normativa que regula dicha documentación no es idéntica para todas las jurisdicciones ni para todas las épocas ni, naturalmente, para todos los niveles del sistema. Aquí ofrecemos un ejemplo actual referido a las escuelas medias o de nivel secundario de la provincia de Buenos Aires (Argentina).

En la tabla que presentamos a continuación se estipula el tiempo de guarda que corresponde para cada tipo de documento, qué funcionario es el responsable del mismo y a cargo de quién está su confección y/o actualización.

Regulaciones sobre la Documentación que se archiva en las escuelas dependientes de la Pcia. de Buenos Aires

LIBROS Y REGISTROS DEL ESTABLECIMIENTO A CARGO DEL SECRETARIO

1 Libro de Actas: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Regente, Llevado por Secretario
2 Libro de Actos:Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Regente, Llevado por Secretario
3 Registro de Entradas y Salidas: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Regente Tiempo de guarda, Llevado por Secretario
4 Libro de Inventario de Bienes: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Regente, Llevado por Secretario
5 Libro de Actas de Exámenes: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Secretario, Llevado por Presid. de mesa
6 Libro Matriz: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Regente, Llevado por Secretario
7 Registro Anual de Calificaciones: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Secretario, Llevado por Preceptor
8 Registro de Egresados: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Regente, Llevado por Secretario
9 Registro de Matrícula: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Secretario, Llevado por Secretario
10 Registro de Asistencia de Personal: Tiempo de guarda Tres años, Responsable Director, Llevado por Secretario
11 Registro de Equivalencias acordadas: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director, Llevado por Secretario
12 Registro de Asistencia de Prof. a mesas examinadoras: Tiempo de guarda Renovable por turno, Responsable Director, Llevado por Secretario
13 Libro de Actas Centro de Estudiantes: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Comisión del centro, Llevado por Secretario Comis. Directiva
14 Libro de Actas Asociación de Exalumnos: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Comisión Directiva, Llevado por Secretario Comis. Directiva
15 Libro de Pagos de Cooperadora: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director, Llevado por Secretario
16 Libro de Inventario: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Comisión Directiva, Llevado por Secretario Comis. Directiva
17 Libro de Actas de Cooperadora: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Comisión Directiva, Llevado por Secretario Comis. Directiva

BIBLIORATOS Y CARPETAS

1 Antecedentes del Establecimiento (Legajo de la Escuela): Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director, Llevado por Secretario
2 Planillas de Altas y Bajas (Recuento físico): Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director, Llevado por Secretario
3 Resumen de Partes Diarios: Tiempo de guarda Un año, Responsable Secretario, Llevado por Preceptor de turno
4 Asistencia de Personal: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Secretario, Llevado por Secretario
5 Documentación para Mesas Examinadoras (Actas volantes de exámenes): Tiempo de guarda Un año, Responsable Secretario, Llevado por Presidente de mesa
6 Planillas de Contralor (Prestación de Servicios): Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director, Llevado por Secretario
7 Carpetas de certificados de Estudios: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Regente/Secretario, Llevado por Secretario
8 Archivo de correspondencia: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Secretario, Llevado por Secretario
9 Estadística de Nación y Provincia: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director, Llevado por Secretario
10 POF y POFA: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Regente/, Llevado por Secretario
11 Citaciones a mesas examinadoras: Tiempo de guarda Un año, Responsable Director/Regente/, Llevado por Secretario
12 Declaraciones Juradas Ingreso a la Docencia: Tiempo de guarda Dos años, Responsable Director, Llevado por Secretario
13 Listado de ingreso a la Docencia: Tiempo de guarda Cinco años, Responsable Director, Llevado por Secretario
14 Archivo de Textos Legales: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director, Llevado por Secretario
15 Archivo de Comunicaciones: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Director/Secretario, Llevado por Secretario
16 Legajos de Personal Docente y Administrativo: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Secretario, Llevado por Secretario
17 Legajos de Alumnos: Tiempo de guarda Permanente, Responsable Secretario, Llevado por Secretario/Prec.
18 Boletines de Inasistencias: Tiempo de guarda Un año - Devolución, Responsable Secretario/Jefe de Preceptores, Llevado por Preceptores