REFLEXIONES SOBRE EL TERMINO 

TIPO DOCUMENTAL

 Manuel Vázquez

Trabajo preparado para el Concurso Docente de la Cátedra de Archivología General en la Escuela de Archiveros de la Universidad Nacional de Córdoba

Observación…: El texto de este ejemplar contiene una variante con relación al presentado a concurso. El título 3: "Sintética exposición de los autores que utilizan el término Tipo Documental"…, por motivo del espacio permitido para la ponencia, sólo constaba de las citas bibliográficas, sin los textos que ahora se han copiado.

- CÓRDOBA, REPÚBLICA ARGENTINA - 1987-


REFLEXIONES SOBRE EL TERMINO TIPO DOCUMENTAL

Introducción.

En la escuela de Archiveros, el término Tipo Documental…tiene carta de ciudadanía. Se trata de él en las asignaturas técnicas: Ordenación y Clasificación, Producción, Descripción y Selección Documentales. No es un tópico específico en Archivología General, pero tanto en esta asignatura como en todas las demás es aceptado con naturalidad cuando se menciona. La bibliografía en lengua española, salvo Matilla Tascón lo utiliza comúnmente pero no se encuentra ni éste término ni otro equivalente en la bibliografía de otros países, salvo Schellemberg y algún que otro autor norteamericano actual.

Tampoco se encuentra en los libros de programa General de Información. Hay pues, una pregunta introductoria que se impone. Este término, ¿es útil?, ¿es necesario? ¿Cómo se arreglan sin él quienes no lo utilizan?

1- Límites y objetivos del presente trabajo.

Este trabajo ha sido preparado como ponencia para la entrevista personal que requiere del Concurso Docente de la Universidad Nacional de Córdoba, para la cátedra de Archivología General. Esto condiciona la extensión a un máximo de 10 páginas. Otra limitación. No he considerado necesario realizar un estudio exhaustivo de la historia del término entre nosotros.

Los breves párrafos que ofrezco al respecto muestran lo más visible de su trayectoria. Queda abierto el campo para mayor profundización. En este marco, los objetivos que me propongo son:

- Reflexionar directamente sobre el término Tipo Documental, con independencia de sus ulteriores relaciones.

- Vincularlo luego -definición mediante- con las reas archivísticas con las que tiene un nexo más evidente.

- Formular aplicaciones prácticas para nuestro país y para la archivística en general. No parece haber un estudio directo e independiente del tipo documental. Suele tratarse como tópico necesario para la ordenación-clasificación y para la descripción.

2. Un poco de historia del término Tipo Documental. 

En la Escuela de Archiveros de Córdoba, se habla con tanta naturalidad de tipo documental que se tiende a creer que es un término universal y antiguo en la archivología. No es asi, sin embargo. Todo parece indicar que lo hemos tomado de Theodore R. Schellemberg, en concreto del libro Técnicas Descriptivas (1), en el capítulo II, subtítulo "Caracteres externos de los documentos". Allí el autor menciona al tipo documental como el primer carácter a describir en un documento y le dedica las páginas 21 a 26. ¿De dónde tomó Schellemberg éste término? Remontándonos al clásico libro Archivos Modernos. Principios y Técnicas (2) del mismo autor, se descubre que comienza a hablar de "tipo físico" en el Cap. XVI que se llama "Ordenación de los documentos privados" (p. 273-291), a partir de la p. 284, cuando está hablando de "Arreglo de los componentes de las colecciones" (p. 281-289). Luego vuelve a aparecer el "tipo físico" en la p. 300, otra vez hablando de "Descripción de documentos privados" (p. 293-310). ¿Por qué en el Cap. VII, en que trata de los "Principios de clasificación" (p. 82-84) no menciona el tipo documental? Tampoco en el Cap. XV, cuando habla de "Prácticas de Descripción". Esto extraña ya que en los libros Principios archivísticos de ordenación… (3) y Técnicas Descriptivas de archivos… lo utiliza fluida y constantemente. Todo parece indicar que hubo una evolución y que fue adoptado por Schellemberg por la necesidad de clasificar los documentos privados… A esta convicción llevan tres indicios convergentes:

1) Que, efectivamente comienza hablar de "tipo físico" al hablar de Manuscritos o documentos privados, habiéndolo desconocido al hablar de archivalía;

2) Que, como veremos, la archivalía puede ordenarse y describirse sin mencionar específicamente el tipo documental;

3) Que, cita a un autor -Harlow- que utilizó antes que él el término y precisamente refiriéndolo a archivos privados.

Cabe pues pensar que Schellemberg tomó la palabra de este autor, por eso detengámonos en esta cita. En Principios Archivísticos de Ordenación (p. 89) cita a Noel Harlow que dice: "subdivisiones por tipos tales como correspondencia... diarios, discursos". El artículo de Harlow se llama "Managing manuscripts collections", publicado en Library Trends… 4:207 (Oct. 1955). Si Schellemberg no lo tomó de aquí, probablemente llegó por evolución natural de una palabra útil, a la tecnificación de un término. De ahí en más el término entra en la bibliografía, quizás por la Dra. Vicenta Cortés, que redactó el prólogo de la edición española del libro Técnicas Descriptivas de Archivos y que en otras obras sigue el esquema de Schellemberg relativo a caracteres externos e internos. Luego lo aplica el Dr. Aurelio Tanodi y la Dra. Antonia Heredia Herrera. Hay otros autores que acompañan a la Dra. Heredia en el libro Archivística. Estudios Básicos (4). Puede notarse como particularidad, que este término no ha sido considerado hasta ahora como tema en Archivología General, quizás porque el Manual de Archivología Hispanoamericana del Dr. Tanodi no lo menciona.

3. Sintética exposición de los autores que utilizan el término Tipo Documental.

1) SCHELLEMBERG. Trata el tema ampliamente en Técnicas Descriptivas de Archivos (p. 21-26), bajo el subtítulo "Tipos Documentales". Allí tiene este párrafo importantísimo: El estudio de los tipos documentales de nuestros días es la prosecución de los estudios diplomáticos hechos para los documentos antiguos y medievales (p.21). Brinda elementos para una definición, cuando dice: El término "tipo" se refiere a las especies de documentos. Hay muchos tipos dentro de las diversas clases de documentos (p. 21). Más explícito en p. 26: El término "tipo" se refiere a algo más que a las características físicas de un documento. Por lo general el "tipo" revela tanto el contenido como la estructura física del documento. En los tipos documentales se reflejan las diversas clases de acción. Estos datos informativos sobre la acción… revelan el contenido sustantivo de los documentos. Clasifica los tipos documentales en:

1) Tipos documentales comunes "que se usan para comunicar información" (p. 22).

2) Tipos documentales personales…: diarios, memorias, álbumes fotográficos. (p. 23).

3) Tipos documentales referentes a actividades financieras y judiciales…: Libros de cuentas, escrituras, leyes, sentencias, testamentos. (p. 23-25).

4) Tipos documentales que tratan de asuntos gubernamentales. "Los que provienen de autoridades públicas federales, estatales y municipales" (p. 25). En Principios Archivísticos de Ordenación… bajo el subtítulo "Factores que determinan la formación de la serie documental". En el Archivo Nacional las series documentales son establecidas a bases de los factores siguientes:

1) La ordenación de los documentos;

2) su tipo documental; y

3) su relación con un tema o actividad (p. 82). Otro elemento para la definición de tipo documental, (p. 82-83) Tipo Documental…: El segundo factor que debe tenerse en cuenta para formar las series es el tipo documental. La mayor parte de los grupos archivísticos norteamericanos se integran de tres clases físicas: documentos audiovisuales, cartográficos y textuales y éstos pueden subdividirse en diversos tipos documentales.

- La clase audiovisual - incluye la fotografías, películas móviles y discos sonoros;

- La clase cartográfica incluye los mapas y planos;

- La clase textual… consiste de la documentación escrita, los manuscritos e impresos. La clase textual es la que nos interesa aquí. Esta puede subdividirse en diversos tipos documentales, sobre los cuales comentaré más detalladamente después. En las oficinas gubernamentales los tipos documentales más comunes son cartas, informes y circulares. Los formularios también son utilizados para ejecutar actividades rutinarias o acciones específicas. Así es como nacen los "cuestionarios", "solicitudes", "requisiciones", "contratos", "nóminas de pago" y varios otros tipos documentales. Cuando los documentos dentro de un grupo documental, no pueden agruparse para formar la serie a base de su ordenación, pueden reunirse por tipo documental de modo que todos los del mismo tipo queden incluidos en la misma serie. Bajo el subtítulo "Factores que determinan la formación de series de manuscritos" (p. 87) tiene un párrafo paralelo y muy similar al visto en la p. 82.- Lo mismo sucede en p. 89-90 hablando de tipo documental de manuscritos, con relación a lo dicho en la p. 82-83.

2) Dra. Vicenta CORTES ALONSO. En el Manual de Archivos Municipales… trata muy brevemente el tema, aunque marcando su impronta personal. En la p. 47 (5): El tipo del documento es el número y disposición de los elementos de la información que corresponden a la actividad que lo ha producido... Los tipos documentales por esta razón, pueden ser infinitos, dependen de las funciones y actividades de los hombres y de las instituciones y, como ellos, nacen, cambian, se reproducen y desaparecen (p.47). No da clasificación.

3) Dr. Aurelio Tanodi. En la Introducción a la Ordenación y Clasificación… (6): Cada actividad, si produce documentos, los produce de los mismos tipos para cada serie de acciones. De tal manera, un fuerte vínculo bien visible existe entre los documentos que forman el mismo tipo, tomada esta palabra en el sentido de modelo ejemplar (p. 12).

Actualmente se utilizan muchísimos formularios para diversísimas acciones: cada formulario es diferente de otros y debe constituir un tipo. La ordenación por tipos documentales crea las series respectivas (p. 13).

4) Dra. Antonia HEREDIA HERRERA, en el Manual de Instrumentos de Descripción Documental… (7), bajo el subtítulo "Tipología Documental" (p.83-87), formula elementos para una definición, cuando dice: ... al tratar de localizar e identificar el documento... es imprescindible conocer su factura, la forma material en que queda materializado por escrito el contenido (p. 83). Pero lo más original de la Dra. Heredia Herrera es: La Tipología Documental tiene dos acepciones, la diplomática y la jurídica. Una Real Provisión (tipología diplomática) puede ser vehículo de expresión de un nombramiento, de una ejecutoria, de una naturaleza (tipología jurídica) (p. 83). La designación del tipo documental ha de basarse en la fijación determinada por los estudios realizados por los diplomatistas o por la legislación que ha establecido sus características (p. 84). En la p. 95, al hablar de colecciones, que ella llama "series facticias", el tipo documental parece como "dato específico" que no ha de faltar.

5) HILL, Edward E. The preparation of inventaries (8): Tipo denota la forma y el uso (p. 6) Enumera, en un listado, documentos, sin hacer distinción entre tipo y clase. Por ej.: autorizaciones, planos de arquitectura, historias, películas, con movimiento, resoluciones... En la p. siguiente advierte: Sea cuidadoso para distinguir entre tipos de documentos, procesos, actividades, etc. (p. 7).

6) GRACY II, David B. Archives & Manuscripts: Arrangement & Description…. Habla de "types of material". Véase el índice temático (9). En la p. 9 dice: La ordenación por tipos de material separa los documentos por sus características físicas. Los tipos básicos o generales son: 1. correspondencia, minutas y diarios; 2. material impreso; 3. documentos financieros; 4. material fotográfico; 5. producción y reportes literarios; 6. documentos legales; 7. álbumes de recortes y recortes; 8. Mapas 9. Planos, diagramas y gráficos, listas; 10. Registros sonoros. Por supuesto, la variedad de las clases (kinds) de documentos dentro de cada una de éstas 10 categorías generales puede ser legión, especialmente dentro de los documentos legales y contables. Cita aquí una obra de Schellemberg que no conozco: The management of archives…. New York. Columbia University Press,1965.

4. Cómo tratan el tema quienes no utilizan el término. 

Manual d'Archivistique (10) no utiliza el término. Véase como lo sustituye, p. 194: "Hemos visto que parece ventajoso fundar los cuadros (cadres) en las grandes funciones administrativas. Ellas darán, entonces, lo que los archivistas franceses llaman las "series"... Su determinación se hará evidentemente siguiendo las funciones reales de la administración..." En la p. 333 habla de "categorías de documentos", tales son: Actas del estado civil; documentos judiciarios; registros de hipotecas; documentos comunales; documentos privados; los sellos. La segunda parte del Manual se llama Archivística Especial y el Cap. II: "Problemas característicos de ciertas categorías de documentos". Trata de Sellos; Documentos cartográficos e iconográficos; Archivos de impresos; Colecciones de diarios y revistas; Microfilmes; Audiovisuales, Documentos magnéticos. En p. 415 dice: "Types de Documents": Los archivos de asociaciones se componen esencialmente de dos tipos. Uno que son comunes a todas las asociaciones. Otros determinados por el objetivo mismo". En p. 476 habla de Tipos de documentos cartográficos. Da distintos criterios para clasificar estos documentos.

LODOLINI, Elio. Archivística. Principi e Problemi.… Milan. Franco Angeli Editore. 1984. (p. 296). Dedica varios capítulos a la ordenación, reordenación y temas análogos. No utiliza el término, ni un concepto sustituto. Pone enorme énfasis en que la ordenación debe basarse en la estructura o, como alternativa, en las funciones de la institución productora. Véase p. y repetidamente. Quienes no han adoptado el término Tipo documental, cuando de ordenar se trata, lo sustituyen -como es previsible- por la dependencia que tienen los documentos de la estructura orgánica y de las actividades administrativas que le dan origen. El tipo documental es una consecuencia de la diversidad de actividades. Ellos se quedan en la causa, sin descender al efecto tangible, que es el tipo documental. Cuando el término se refiere a la apariencia externa de diagramación o de soporte, utilizan una palabra del lenguaje corriente -categoría, tipo, clase- sin tecnificarla. Cuando se refieren a la vertiente diplomática, hablan de estructura (del texto) del documento o directamente de su denominación concreta, sin buscar un término genérico, como tipo documental.

He buscado el término con resultado negativo en Matilla Tascón (11), elegido por ser anterior a la difusión en español de la obra de Schellemberg; en Manual de Archivística Hispanoamericana… de Aurelio Tanodi, por ver si se hallaba insertado en un rea que no fuera ordenación o descripción; en Floriano Cumbreño (12) explorando la vertiente diplomática; en Couture y Rousseau (13), como texto actual importante del Canadá francés; dotado de una amplísima compilación terminológica; en el Dictionary of Archival Terminology (14) como un trabajo muy moderno internacional.

5. Definición del Tipo Documental. 

Con los elementos que nos dan los autores que estudiaron el término puede armarse una definición: Tipo documental es el carácter o atributo de un documento que, originado en la actividad administrativa a la que sirve, se manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintivos y sirve como elemento para clasificarlo, describirlo y asignarle categoría diplomática.

Explicación de términos:

Carácter o atributo: El término "carácter" que utiliza Schellemberg en Técnicas Descriptivas… (p. 21-26) hoy tiene otro significado muy concreto en el campo del procesamiento automático de datos, donde dignifica "Letra, número o símbolo utilizado para representación de un dato" (15). Esto no invalida el contenido semántico que nosotros le damos, pero hace conveniente la apertura hacia un sinónimo. Tomo la palabra atributo de Vicenta Cortés. Manual de Archivos municipales (p. 46). Atributo de un documento: Así como no existen "hombres" en abstracto, sino varones y mujeres, no hay "documentos" en abstracto, sino tipos documentales. Este es un motivo por el cual opino que el tipo documental ha de ser estudiado en archivología general.

Originado en la actividad administrativa: La causa de la diversidad reside en el servicio que ha de prestar. Este es el punto de la definición que destacan todos los autores que utilizan el término.

Se manifiesta en una diagramación, formato y contenido: El tipo documental se conoce, en muchos casos, sin leer el documento, por la apariencia externa. Tal pasa con un cheque o una carta. A veces, basta la lectura de un dato, como pasa al distinguir un decreto, de una resolución.

Se toma formato como tamaño y medida del soporte y -en el caso del papel- puede incluir la textura y calidad, muchas veces reglamentadas. Aquí se mencionan las tres reglas de archivología a las que interesa el tópico.

6. Clasificación de tipo documental. 

Existen clasificaciones de los tipos documentales (16). No es tarea fácil, sin embargo, por ser innumerables o porque, en boca de Gracy II: "pueden ser legión" (17). No es ahora mi interés ofrecer una clasificación jerárquica completa, sino sólo una división general, a nivel máximo. Los tipos documentales pueden agruparse en dispositivos, testimoniales o informativos (18). Dispositivos… son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad, con intención de ser obedecida: leyes, decretos, resoluciones, sentencias, ordenanzas, reglamentos... Testimoniales… son aquellos en que la autoridad asienta una información -o acepta la información de otro- garantizando su veracidad con el fin de que sirva de prueba legal o jurídica: Actas del Registro Civil, Balances anuales, Diplomas, certificados, contratos realizados con los requisitos de ley. Informativos… son aquellos en que se asienta una información que de por si no sirve de prueba, aunque pueda ser utilizada como tal. En el mundo actual estos tipos documentales han crecido hasta lo increíble. Baste mencionar los documentos que se hallan en soporte magnético, mientras se realiza el procesamiento automático de datos. Esta clasificación es suficientemente excluyente, es decir, que permite, en la mayoría de los casos, que los tipos documentales incluidos en una categoría no sean confundidos con los pertenecientes a otra, aunque, como advierte Floriano Cumbreño, "podemos hallar... documentos que, en la forma conserven las características de las dos especies" (p. 226). (El habla de una división doble y no menciona los informativos). Es, por lo menos, mucho más excluyente que la clasificación que Schellemberg ofrece en la p. 22-26 de Técnicas Descriptivas… y más terminante que la decenal de Gracy II.

7. Aplicación práctica en beneficio del país. 

Sabemos que la archivología y mucho más este tema del tipo documental se halla condicionada por la dependencia que tiene el documento, de la administración que lo produce. Una misma acción de pagar sueldos, se realiza de distinta manera en muchas instituciones. Si esto sucede en países que ya han recorrido un largo camino archivístico, en la Argentina, que se halla en el punto de partida, se da en grado alarmante... El camino de revertir esta situación tiene dos etapas… que pasan precisamente por el rea sobre la que hoy reflexionamos.

Primera etapa: Estudio de los tipos documentales que se manejan en la administración. He conocido personas que se han puesto en la tarea y no pudieron concluirla. Estoy convencido de que, con la clasificación que propongo, la tarea puede sistematizarse de tal modo que un equipo sería capaz de relevar los tipos documentales de una institución y colocarlos en planillas de modo que fuera fácil una comparación terminológica dentro de cada nivel: nacional, provincial, y municipal y dentro de cada poder de los primeros niveles, a saber: ejecutivo, legislativo y judicial nacional y provincial.

Segunda etapa: La segunda etapa, de más largo aliento, toma los datos comparados y los procesa tendiendo a la homologación hasta donde sea posible. Cuando no puede homologarlos, los reglamenta o normaliza con sus peculiaridades, aguardando una ulterior homologación que quepa esperar. Esta tarea se ve hoy con más posibilidades de éxito que nunca en el pasado, por dos factores convergentes y entre sí relacionados. Oigamos al Dr. Tanodi (19): Aplicada al campo archivístico la técnica con las máquinas más o menos uniformadas en sus estructuras y procedimientos, impone progresivamente la producción de tipos de documentos de idénticas o parecidas formas, tal como ocurre con la microfilmación, medios auditivos, audiovisuales y cibernéticos (p. 7). El procesamiento automático de datos es un factor, el otro es la planetización de las estructuras administrativas. Aunque nunca se va a llegar a la igualdad, es evidente que las funciones del Estado tienden a ser análogas en los países y en los estados o provincias dentro de los países. Los municipios más complejos toman unos de otras ideas para el servicio de las grandes ciudades. La administración de justicia busca los caminos más eficaces para no quedar rezagada. Mediante esta feliz acción de tijera, se abre la posibilidad de ir simplificando, haciendo cada vez más eficiente la acción de las instituciones. La archivología, sin llegar al grado de la bibliotecología, habrá ganado en técnicas más universales.

Espero que este trabajo sirva al país y a los países hermanos de Iberoamérica en esta dirección.

NOTAS

1. SCHELLEMBERG, Theodore R.: 1313Técnicas Descriptivas de Archivos. Serie Collectanea archivística. Traducción de George S. Ulibarri. C¢rdiba, UNC, 1961. 174 p.

2. SCHELLEMBERG, Theodore R.: Archivos Modernos, Principios y Técnicas. Traducción de Manuel Carrera Stampa. La Habana, 1958. 359 p.

3. SCHELLEMBERG, Theodore R.: Principios archivísticos de Ordenación. Washington. 1951. 151 p.

4. Archivística. Estudios básicos. Sevilla. Diputación Provincial. 1981. 256 p. Utilizan el término Tipología documental María Josefa Sanz Fuentes, en sus dos trabajos y Pedro Rubio Merino.

5. CORTES ALONSO, Vicenta. Manual de Archivos Municipales…, Madrid. ANABAD. 1982. 135 p.

6. TANODI, Aurelio. Introducción a la Ordenación y Clasificación14. Serie Archivística. Chile UNESCO, PNUD, 1982. 41 p.

7. HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de Instrumentos de Descripción Documental. Sevilla. Diputación Provincial. 1982. 103 p.

8. HILL, Edward E.: The preparation of inventaries. Staff Information Paper 14. Washington. National Archives and Records Service. 1982. 22 p. La traducción de los textos es m¡a.

GRACY II, David B.: Archives & Manuscripts: Arrangement & Description… Chicago. Society of American Archivist. 1977. 50 p.

MADY, J.; PEROTIN, Y.; RIGAULT, J. Chapitre IV. Le classement et la cotation. p. 187-242, en Manuel d'Archivistique. París. Association des Archivistes Français. 1970. 805 p.

11. MATILLA TASCON, A.: "Cartilla de organizaci¢n de archivos" p. 139, en Bolet¡n de la Direcci¢n General de Archivos y Bibliotecas. Madrid, N§ 55. 1960.

12. FLORIANO CUMBRE¥O, Antonio: Curso General de Paleografía y Paleografía y Diplomática Españolas. Oviedo. 1946.

13. COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Ives: Les archives au XXe. Sicle. Une rèponse aux besoins de l'Administration et de la recherche. Universitè de Montral. Service des Archives. 1982. 491 p.

14. Dictionary of Archival Terminology ICA Handbook Series. Vol. 3. Par¡s. International Council on Archives. 1984. 226 p. (503 términos).

15. Véase el término Character en el Dictionary of Archival Terminology arriba citado.

16. En los textos citados en el número 3 del presente trabajo, véanse las clasificaciones de Schellemberg y Gracy II y las dos acepciones de Antonia Heredia Herrera, que equivalen a una división. Hay además dos trabajos de clasificación de tipo documental que son muy originales y del mismo autor:

OTAMENDI, Alberto F.J.: "Tipología documental" p. 28-31, en la Revista de la Asociación Argentina de Archiveros…, N§ 16, 1979; y "Contribución de la tipología documental judicial", en la misma revista, N§ 19, 1981.

17. V‚ase cita de Gracy II en el anexo. Op. cit. p. 9.

18. Esta división tripartita se form¢ as¡. Los diplomatistas dividen los documentos en dispositivos y testimoniales o probatorios. Así Floriano Cumbre¤o en la obra arriba citada, p. 224. Es doctrina común de los diplomatistas españoles. Por su parte BRICHFORD, Maynard, en Archives & Manuscripts: Appraisal & Accessioning Chicago. Society of American Archivist, 1977, 43 p., en la p. 4 tiene la división tripartita que yo propongo (aunque ‚l no est hablando de tipos documentales). En la tercera división dice que los documentos que "explican, informan y entretienen".

19. TANODI, Aurelio: "Hacia un Universalismo archivístico", Arquivo & Administraçao. Vol. 4, N§ 1. 1976. p. 16-19.

BIBLIOGRAFÍA

La bibliografía consultada y utilizada para el presente estudio se halla a lo largo del texto y en las notas.

CÓRDOBA, 11 de Marzo de 1987.

Manuel Vázquez

Fuente: Boletín  Mundo Archivistico N° 257.