Artículo 1.- Serán objetivos de la presente ley:
· Facilitar la preservación del patrimonio documental mediante las técnicas más adecuadas. Se puede hacer prestando directamente asistencia práctica, difundiendo consejos e información y fomentando la formación, o bien asociando patrocinadores a proyectos oportunos y apropiados.
· Facilitar el acceso al patrimonio documental. Mediante la promoción de la producción de copias digitales y catálogos consultables en Internet y la publicación y distribución de libros, CD, DVD y otros productos de manera tan amplia y equitativa como sea posible. Cuando el acceso tenga repercusiones para quienes custodian el patrimonio, se tendrá en cuenta esta circunstancia. Se reconocerán las restricciones legales y de otro tipo en materia de accesibilidad a los archivos. Se respetarán las sensibilidades culturales, como el hecho de que las comunidades indígenas conserven su patrimonio y controlen su acceso. Los derechos de propiedad privada están garantizados por ley.
· Crear una mayor conciencia de la existencia y la importancia del patrimonio documental. Para ello se recurrirá, a utilizar en mayor medida los medios de comunicación y las publicaciones de promoción e información. La preservación y el acceso no sólo son complementarios, sino que contribuyen a la sensibilización, ya que la demanda de acceso estimula la labor de preservación. Se fomentará la producción de copias de acceso para evitar una excesiva manipulación de los documentos a preservar.
Todos los poseedores de bienes del Patrimonio Documental, incluido el propio Estado, están obligados a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados.
A los efectos de la presente ley se detallan los siguientes conceptos:
Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Incluye entidades autárquicas y entes especiales.
Archivo privado de interés público: Es aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público
Ciclo vital de los documentos: Entiéndese por las distintas fases por las que atraviesa la documentación, según su uso, formación o valores. 1ª fase: Archivo de oficina (primera edad); 2ª fase: Archivo intermedio (segunda edad – plazos precauciónales); 3ª fase: Archivo general (tercera edad – conservación permanente).
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, indistintamente el soporte de la misma.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer de archivos, atendiendo el ciclo vital desde la creación, selección, eliminación y conservación del patrimonio documental.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación de primera y segunda edad producida por las instituciones, con el objeto de hacer más eficientes los procesos administrativos, facilitar su utilización y economizar en la conservación de los mismos.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por sus valores administrativos, históricos y culturales.
Soporte documental: Medios materiales en los cuales se contiene la información. Existen documentos textuales, sonoros, heliográficos, fílmicos, fotográficos, informáticos, etcétera. Lo que genera archivos de estos materiales.
Tablas de selección documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, en las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital. Se acompañan con las tablas de expurgo (eliminación).
Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características diplomáticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad y que son la base del valor jurídico de un documento.
Fines de los archivos: El objetivo esencial de los archivos es el disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de información retrospectiva. Por esto, los archivos hacen suyos los fines del Estado en cuanto a servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución Nacional y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos previstos por ley.
Niveles de responsabilidad: Garantizar la información y el resguardo de derechos y garantías es responsabilidad de los servidores públicos en cuanto a la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Artículo 2- Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas o almacenadas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, excluyéndose los ejemplares no originales en ediciones. Forman parte del Patrimonio Documental lo documentos/registros de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, (ver si se agrega “por las personas jurídicas en cuyo capital accionario participe mayoritariamente el Estado Provincial; por las personas privadas, físicas o jurídicas, los documentos con una antigüedad superior a los “40” o “50” o “x” años, generados, conservados, reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical, religioso, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado todos los documentos producidos y a producirse por los tres Poderes del Estado Provincial, sus organismos descentralizados, entes autárquicos y/o empresas y sociedades del Estado, cualquiera sea su naturaleza jurídica, estén liquidados, disueltos o no, y como tales deben ser preservados. Los Archivos centrales de los tres Poderes del Estado.
CAPITULO II
DE LOS ARCHIVOS Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Artículo 3- Se entiende por Documento de Archivo a aquel documento creado (elaborado o recibido) y salvado o separado para una acción futura o como referencia por una persona física u organización en el curso de una actividad práctica, como instrumento y derivado de esa actividad; y posee precisión el grado que alcanzan los datos, la información, en cuanto a su forma correcta, su veracidad, el estar exentos de error o distorsión y el ser pertinentes a la materia de que tratan, y por su autenticidad, cualidad que tiene un documento de archivo para ser lo que pretender ser y estar libre de alteración o corrupción. Íntegro. Completo y sin alteraciones. Mantener su identidad. Reunir las características que lo identifican de forma inequívoca y lo distinguen de otros documentos de archivo.
Artículo 4- Se considera que un documento consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporteen el que se consigna. Ambos pueden presentar una gran variedad y ser igualmente importantes como parte de lamemoria. Por ejemplo:
• Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido textual puede haber sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra, etc.
• Asimismo, piezas no textuales como dibujos, grabados, mapas o partituras.
• Piezas audiovisuales, como películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma analógica o numérica, con medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar información.
• Documentos virtuales, como los sitios de Internet, almacenados en servidores: el soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrónicos forman el contenido.
Aunque la vida efectiva de algunos soportes puede ser breve, los dos componentes pueden estar estrechamente relacionados. Por ello, siempre que sea posible, es importante tener acceso a ambos.
La transferencia de contenido de un soporte a otro, a efectos de preservación o acceso, puede ser necesaria o conveniente, pero puede hacer que se pierde alguna información o significado contextual.
Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o unos archivos. Una colección es una serie de documentos seleccionados individualmente. Un fondo es una colección o serie de colecciones que obran en poder de una institución o una persona, o un fondo o conjunto de documentos, o una serie de documentos que obra en poder de un archivo. Estas instituciones pueden ser bibliotecas, archivos, organizaciones de tipo educativo, religioso e histórico, museos, organismos oficiales y centros culturales.
Artículo 5- Por Archivo se entiende tanto al Fondo de Archivo como el Centro de Archivo:
1- Fondo de Archivo es el conjunto orgánico de documentos generados por cualquier institución pública o privada, persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones, que son testimonio de las actividades que realizan y que han de brindar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de las instituciones y el fomento de la investigación que contribuya al desarrollo y progreso de la sociedad y promueva la cultura.
2- Centro de Archivo es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes Fondos de Archivos de una o diversas procedencias para los fines mencionados, dotados de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su atención.
Estos Centros de Archivos podrán recibir además colecciones de documentos de Archivo o colecciones de documentación con valor informativo que con el transcurrir del tiempo hubiese adquirido la condición de testimonio relevante.
CAPITULO III
ARCHIVO GENERAL DE LA PROVINCIA
Artículo 6- CREASE el Archivo General de la Provincia (A.G.P.) con los fines de organizar, tecnificar, administrar y conservar la documentación producida por los tres Poderes del Estado, y de procesar y difundir la información en ellos contenida, custodiando la salvaguarda de los documentos que conformarán el Patrimonio Documental de la Provincia, asegurando su accesibilidad para la acción administrativa, para la investigación de cualquier ciencia y la información general. El Archivo General será el repositorio final del Patrimonio Documental de la Provincia, recibiendo la documentación que esté en la fase de conservación permanente (tercera edad de los documentos), previa selección de los archivos centrales, los que oficiarán las veces de archivos intermedios de cada institución.
Serán funciones del Archivo General:
a) Resguardar en forma eficiente y racional el Patrimonio Documental. El Estado proveerá los recursos físicos, tecnológicos y de personal en materia archivística, incluyendo los recursos de preservación del material teniendo en cuenta que se trata de documentos originales y únicos, con alto valor para la investigación;
b) adecuar la organización y funcionamiento del archivo al concepto de Empresa de Información, tanto en su carácter receptivo como en el servicio a los usuarios presentes o remotos;
c) editar los auxiliares descriptos del Patrimonio Documental;
d) procurar el enriquecimiento del Patrimonio a través de adquisiciones o teniendo control de los archivos particulares, integrantes o no del Sistema, que posean documentación de carácter histórico. Propondrán a las autoridades la compra o aceptación de donaciones y legados de esos mismos documentos;
e) extender copias y certificaciones a quienes las normas permitan el acceso;
f) estipular las condiciones de accesibilidad de los distintos Fondos y Colecciones, según su estado de conservación;
g) organizar la consulta automatizada de documentos;
h) clasificar y ordenar los Fondos siguiendo los principios de Procedencia y Orden original; la documentación será descripta informáticamente.
Artículo 7- Son integrantes naturales del Archivo General de la Provincia los archivos del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial, los organismos públicos descentralizados, entes autárquicos de la Provincia de Santa Cruz, y por adhesión y convenio pueden serlo los archivos municipales, eclesiásticos, archivos de personas físicas y jurídicas, y cualquier otra institución que acuerde integrar el A.G.P.
Artículo 8- Los Archivos integrantes del A.G.P. funcionarán interrelacionados en virtud de la adopción de normas técnicas comunes y de disponibilidad recíproca de información, en particular vinculados por sistemas informáticos o compatibles entre sí.
Artículo 9- La D.G.A. dependerá de la Secretaría Legal y Técnica de la Provincia, la que será eje operativo y competente de la organización, normalización y funcionamiento.
Su Director estará asistido para tales funciones por un Secretario Técnico y un Inspector General. Los cargos deberán ser cubiertos por concurso de antecedentes y oposición de acuerdo al reglamento que se apruebe oportunamente.
Artículo 10- Las normas archivísticas que se adopten serán obligatorias para los archivos integrantes del A.G.P. y para aquellos que hayan firmado convenio de adhesión al mismo. Dichas normas serán ajustadas a principios archivológicos actualizados para la tramitación, recopilación, conservación, plazos de expurgo y servicios de información.
CAPITULO IV
DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Artículo 11- Serán obligaciones de la Dirección General de Archivos:
a) Establecimiento de los mecanismos de conexión interna entre los integrantes del Sistema;
b) promoción y establecimiento de Convenios de Adhesión a la D.G.A. de aquellos organismos que no son parte natural del mismo;
c) celebrar convenios de cooperación técnica con instituciones oficiales o privadas, nacionales o internacionales, vinculadas a la labor archivística;
d) promover la realización de cursos de capacitación archivística y la asignación de becas de estudio y perfeccionamiento en este ámbito para el personal que trabaje en Archivos;
e) aceptación de donaciones o legados de colecciones o fondos documentales ad referéndum del Poder Ejecutivo;
f) redacción, conjunta con el Secretario Técnico, del Reglamento interno;
g) peticionar ante el Ejecutivo Provincial o Nacional las medidas que estime convenientes para la salvaguarda de la documentación potencial o efectivamente integrada al Patrimonio Documental de la Provincia;
h) elaborar y supervisar la aplicación de las Tablas de Retención Documental en todos los organismos e instituciones que integren la D.G.A.;
i) dictar pautas y normas referentes a la organización del flujo documental;
j) reunir la información de los documentos de las dos primeras edades (tramitación, vigencia y plazo precautelar) y determinar su disponibilidad y grado de confidencialidad;
k) rescatar y reubicar los documentos de organismos que hayan sido disueltos o privatizados;
l) representar al Estado en subastas públicas de documentos;
m) programar y desarrollar actividades de índole cultural;
n) dictaminar sobre la adquisición de documentación con valor histórico-cultural;
ñ) ejercer el control y evaluación efectiva sobre el funcionamiento del Archivo en cuanto a la aplicación de las normas adoptadas y de la situación patrimonial mediante relevamientos anuales;
o) cooperar en la elección del Personal de Archivos en virtud de su capacitación, aptitudes personales e idoneidad;
p) velar por la máxima seguridad de la documentación en cuanto a preservación y locales de Archivos.
Artículo 12- Los archivos se organizan teniendo en cuenta la edad por la que atraviesan los documentos, divididos temporalmente en cuatro fases:
- Archivos de Oficina: resguardarán los documentos producidos por las diferentes áreas administrativas mientras dure su trámite o por la frecuencia de su uso. La permanencia de los documentos en estos archivos estará establecida por los plazos de guarda que a esos fines elaborará la Comisión de Valoración, Selección y Eliminación dependiente de la D.G.A. y no deberán superar los 5 (cinco) años desde el fin de su tramitación. Los documentos de apoyo informativo no deberán considerarse para la conservación excluyéndoselos de la valoración.
- Archivo Central: cumplidos los plazos de guarda, recibirá:
a) Todos aquellos expedientes en que se hayan dictado actos administrativos con resolución firme, vale decir, donde existan pronunciamientos definitivos por parte de la Administración, dando por concluidas las actuaciones que dieran origen.
b) Los documentos y expedientes en los cuales no sea necesario dictar resolución firme pero que por su importancia administrativa corresponda producir informes, estudios y otros.
- Los Archivos Centrales conservarán los documentos por un lapso de hasta 10 (diez) años a partir de la fecha de su ingreso, independientemente de los plazos de guarda que para tal fin establezca la comisión de valoración para su posterior transferencia al archivo histórico o proceder a su eliminación.
- Considerando los plazos establecidos en el inciso anterior, vencidos los mismos, los documentos que hayan alcanzado 30 (treinta) años desde su creación adquiriendo aquí un valor histórico, deberán ser transferidos al archivo permanente a los fines de su consulta.
Artículo 13- Se considerarán Centros de Archivos, además de los Archivos de Oficina, al Archivo Central y al Archivo Histórico. El Archivo Histórico podrá albergar además otros fondos documentales o colecciones de instituciones o personas públicas o privadas que ingresen en él mediante convenio de depósito, donación y otro régimen que se evalúe pertinente, a los fines de formar parte del acervo del Patrimonio Documental Provincial.
Artículo 14- Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en series documentales:
- Los archivos de oficina se clasifican de acuerdo con el principio de respeto a la estructura en la que se generan los documentos debiendo seguir a tal fin, el cuadro de clasificación creado por el profesional archivero.
- Los Archivos Centrales seguirán idénticos preceptos, respetando el principio de procedencia y de orden original.
- Los documentos se ordenarán, controlarán y describirán siendo obligación confeccionar los instrumentos de control que permitan su inmediata consulta tanto por parte de la Administración, como por los ciudadanos y los investigadores.
- Desde los Archivos Centrales se impartirán las instrucciones y asesoramiento necesarios al personal encargado de los archivos de oficina, e Histórico, coordinando su organización, siendo función prioritaria promover la capacitación necesaria al mencionado personal en lo referente al estudio e identificación de las series documentales.
Artículo 15- Las series documentales se estudiarán e identificarán a partir de la elaboración del cuadro de clasificación, señalando sus diferentes valores como así también los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación de los documentos. Identificadas las series documentales, señalados los valores y establecidos los plazos de vigencia serán aprobadas mediante resolución de la D.G.A., dando lugar dicha aprobación a la transferencia y eliminaciones, accesos y servicios que establezcan las normas vigentes.
Artículo 16- Las transferencias de los documentos consistirán en la entrega ordenada de los mismos desde un archivo a otro, bajo los siguientes criterios:
a) Se realizarán según los plazos y consideraciones establecidos en los artículos 12 y 15 de la presente ley;
b) Dichas transferencias se efectuarán correctamente documentadas debiendo acompañarse de las hojas previstas para tal fin;
c) El control de los plazos establecidos para la concreción de las transferencias, el vencimiento de los mismos serán controlados por los Archivos Centrales a los fines que los documentos de las oficinas sean remitidos al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico que corresponda por institución protectora, de acuerdo con lo dispuesto en esta ley.
Artículo 17- Producida la valoración de las series documentales, y de acuerdo con el informe emitido por la Comisión de Valoración, Selección y Eliminación, y su aprobación por parte de la D.G.A., se regulará la eliminación de los documentos de archivo que habiendo perdido ya sus otros valores carezcan de valor histórico.
Artículo 18- se elaborará un reglamento en el cual se estipularán las normas de organización y funcionamiento de los archivos conforme a los criterios establecidos en este Capítulo, debiendo confeccionarse un manual de archivos para la optimización de la organización de los fondos documentales, debiéndose considerar los aspectos e prevención, preservación y conservación ante eventuales catástrofes o deterioros producto del inadecuado medio ambiente u otros factores.
CAPITULO V
DEL SECRETARIO TECNICO DE LA DIRECCION GENERAL DE ARCHIVOS
Artículo 19- El Secretario Técnico será el Director del Archivo General de la Provincia, creado por esta ley, y tendrá las siguientes funciones:
a) Investigar sobre metodología, procedimientos, adelantos técnicos y otros temas en materia archivística y documental;
b) permanente asesoramiento a la D.G.A. sobre la adquisición de fondos y colecciones;
c) proponer y asesorar a la D.G.A. sobre normas de aplicación y reglamentaciones archivísticas;
d) colaborar en la planificación y redacción de Tablas de Retención para toda la documentación común a la Administración Pública;
e) dirigir el Archivo General de la Provincia estableciendo los plazos de trasferencias;
f) organizar cursos, talleres, jornadas, charlas, seminarios, clínicas y otras actividades que tiendan a la capacitación y perfeccionamiento del personal de Archivos;
g) gestionar ante las autoridades o entidades particulares el envío de dos (2) ejemplares de toda publicación oficial y de diarios o periódicos de circulación provincial;
h) asesorar a la Dirección sobre las necesidades y exigencias de seguridad con que deben contar los locales de Archivos;
i) orientar a los encargados de Archivos respecto a la organización más adecuada para sus repositorios;
j) coordinar las acciones de los Archivos del Sistema;
k) planificar la incorporación paulatina de los Archivos integrantes del Sistema;
l) velar por el cumplimiento de la presente norma
CAPITULO VI
DEL INSPECTOR GENERAL
Artículo 20- Serán funciones del Inspector General:
a) Difundir las normas aprobadas por la D.G.A.;
b) supervisar los archivos integrantes del sistema para asegurar una efectiva y eficiente aplicación de las normas operativas;
c) programar reuniones periódicas con los encargados de Archivos, por áreas, a fin de lograr uniformidad en el desarrollo de las tareas;
d) llevar registro de los inventarios documentales de los archivos, hacer el cálculo estimado del crecimiento de la masa documental en metros lineales, para prever necesidades espaciales futuras;
e) informar a la Dirección sobre el funcionamiento del Sistema y los Archivos;
f) detectar necesidades de capacitación e informar a la Dirección.
CAPITULO VII
DE LA PROTECCION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Artículo 21- El Poder Ejecutivo a través de la Dirección General de Archivos está obligado a la custodia, conservación, organización, control, recuperación y servicio, y al cumplimiento de todo lo establecido en la normativa vigente:
a) Exigir la entrega de los documentos de archivos generados, recibidos o reunidos por quienes desempeñan cargos o puestos públicos en el ejercicio de los mismos al que le sustituya o remitirlo al Archivo que corresponda, al cesar en sus funciones;
b) Los propietarios, poseedores y usuarios de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental deberán cumplir con las obligaciones emanadas de esta norma debiendo responsabilizarse ante el incumplimiento de la misma, sometiéndose a las sanciones que devengan de la misma;
c) Cuando la institución y/o particular, productor/a de los documentos, no contare con los medios para custodiar los documentos en su institución por deficiencias en sus instalaciones o la insuficiencia de medios pongan en riesgo la conservación, seguridad o servicio de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental, podrá requerir de la firma de convenios para dar solución a la problemática, constituyéndose la D.G.A. como centro de custodia del Patrimonio Documental en riesgo;
d) La D.G.A. deberá realizar un seguimiento periódico de todos aquellos documentos que, encontrándose en manos de particulares, bajo la condición jurídica de propietarios y que se considera Patrimonio Documental de la Provincia de Santa Cruz, no salgan del territorio sin mediar autorización. A tal fin se confeccionará el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y podrá recabar de los titulares de derechos sobre los bienes integrantes del mismo el examen de los mismos, así como las informaciones pertinentes para su inclusión;
Artículo 22– Todas las personas públicas o privadas, físicas o jurídicas que sean propietarios poseedores de archivos y/o documentos constitutivos del Patrimonio Documental están obligados a colaborar con la D.G.A. en la aplicación del Censo referido en el Artículo 14 inciso d) de la presente ley.
Artículo 23– Los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del Patrimonio Documental estarán sujetos a las inspecciones que sobre éste, realizará el Inspector General de la D.G.A. para comprobar la situación o estado de los mismos.
Artículo 24- Los documentos incluidos en el Artículo 2 de la presente ley son inalienables, imprescriptibles e inembargables, debiendo su poseedor reintegrarlos a la institución pública que los generó, recibió o reunió en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 25- De conformidad a lo precedentemente normado, el Poder Ejecutivo se encuentra facultado para realizar y agotar las instancias necesarias para el recupero de todos aquellos documentos integrantes del Patrimonio Documental, que se encontraren en poder de terceros considerándose como tal también, a los órganos o instituciones públicas que tengan en su poder documentos pertenecientes al patrimonio provincial.
Artículo 26- Los documentos que constituyan el Patrimonio Documental no podrán ser destruidos sin mediar los supuestos y los procedimientos establecidos para tal fin debiendo respetarse los valores y plazos de guarda.
CAPITULO VIII
DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y SU SERVICIO
Artículo 27- La función del archivo es servir sus documentos y por consiguiente estos deberán estar disponibles para la consulta por parte de las instituciones que lo producen y de todos los ciudadanos. A tal fin la D.G.A. deberá asegurar el acceso a los documentos de archivo procurando los medios necesarios a través de los instrumentos adecuados de descripción e información.
Artículo 28- El acceso a los documentos será libre y gratuito para todos los ciudadanos sin perjuicio de las restricciones de reserva que afecten a los documentos en ellos custodiados de acuerdo a lo normativa vigente, o de aquellos que por razón de conservación de los documentos o de la función de la propia institución puedan establecerse, debiendo garantizar la aplicación y cumplimiento de este artículo la D.G.A.. Los documentos constitutivos del Patrimonio Documental cuya propiedad o posesión fuese privada, habrán de permitir el acceso a estos con fines de investigación, presentando la correspondiente solicitud ante ellos. El poseedor deberá arbitrar los medios conducentes para la conservación de los documentos que estén en su poder considerando la misma, incluso, durante su consulta.
Artículo 29- El acceso público de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental quedará regulado conforme las pautas establecidas en el Capítulo IV, artículo 18, el cual además deberá considerar los siguientes criterios:
1- Todos aquellos documentos ingresados en los Centros de Archivos considerados en el Capítulo IV, artículo 12 de ésta ley, siendo los mismos accesibles a cualquier interesado cuando medien razones de investigación histórico-científica, de conformidad con la legislación vigente. Independientemente de lo dispuesto en este inciso, para acceder a los documentos excluidos de consulta pública será necesario contar con la autorización administrativa de la institución productora, mediante solicitud escrita del interesado.
El ejercicio de este derecho deberá estar encuadrado dentro de la normativa en materia de acceso a la información pública establezca.
2- Toda vez que la información contenida en los documentos afecte la seguridad, el honor, intimidad, imagen propia u otros datos de las personas, cuya reserva tutelan las leyes, no podrán ser consultados salve que medie consentimiento expreso de los afectados, orden judicial, o en los casos y condiciones señaladas por la legislación reguladora de esta materia.
Artículo 30- Conforme a las facultades otorgadas a la Dirección General de Archivos, ésta podrá suspender justificada y temporalmente, la consulta de los documentos por cuestiones graves de conservación procurando que esta suspensión sea lo más breve posible.
Artículo 31- La consulta de documentos originales se hará solo en caso necesario, debiendo prever el Centro de Archivo la consulta a través de copia y reprografías. La autenticidad de las copias podrán ser realizadas por el Jefe de Archivo, salvo en aquellos casos en que se rijan por normas especiales. Las copias tendrán valor de originales.
Artículo 32- El Poder Ejecutivo a través de la D.G.A. promoverá:
a) La calidad del servicio de consulta de los documentos a los ciudadanos facilitando el acceso a cualquier documento conservado en los Centros de Archivos.
b) La difusión de lo contenido en los archivos a través de actividades culturales, científicas, divulgativas y de publicación.
c) La cooperación con los Centros Educativos, de investigación y universidades.
d) El desarrollo de acciones de coordinación con bibliotecas y centros de documentación que faciliten y completen la información para la investigación histórica o científica como así para el esclarecimiento de hechos vinculados con la violación de los derechos humanos acaecidos durante la última dictadura militar.
CAPITULO IX
DEL CONTROL DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA PROVINCIA DE SANTA CRUZ, DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES
Artículo 33- Todos los poseedores de bienes del Patrimonio Documental, incluido el propio Estado, están obligados a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados.
Artículo 34- Si los obligados incumplen se verán sometidos a las disposiciones legales que establezcan tanto las leyes nacionales como provinciales en materia de protección del Patrimonio.
Artículo 35- Los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del Patrimonio Documental deberán permitir se inspeccione los mismos a los fines de comprobar la situación o estado de los bienes. Dicha inspección será realizada por los organismos competentes en la materia, como así deberán permitir el estudio por parte de los investigadores. Los particulares podrán excusar esta obligación si consideran que ello supone una intromisión en su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. Todo ello en los términos que establece la legislación reguladora en esta materia.
Artículo 36- Los particulares poseedores de bienes considerados Patrimonio Documental que sean de relevancia para la investigación, serán incluidos en una sección especial del Registro de Bienes del Patrimonio Documental, que se creará a tal fin.
Artículo 37- Aquellos que por su función tengan a su cargo documentos a los que refiere el Artículo 2 de la presente ley, están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos a quienes lo sucedan o remitirlos al Archivo que corresponda.
Artículo 38- La retención indebida de estos documentos por parte de aquellos dará lugar a que los productores naturales de estos documentos exijan su devolución y ordene el traslado de tales bienes al Archivo correspondiente, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas y/o judiciales que le pudieran caber por dicho acto.
Artículo 39- De igual manera, caen bajo esta sanción quienes resultaren responsables por la desaparición, extravío o daño que pudiera existir sobre los bienes del Patrimonio Documental perteneciente a las instituciones Públicas o Privadas.
Artículo 40- No podrán ser destruidos o eliminados los bienes del Patrimonio Documental de titularidad pública si no media autorización de la Administración competente, quien a su vez se regirá por los plazos de guarda establecidos sobre aquellos, a tales fines y/o mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
Artículo 41- DE FORMA
(El destacado nos pertenece)
Fuente: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=476
