Hemos elegido este verso de una canción (www.videoyletra.com/2007/08/18/inventario-valeria/) para introducirnos en nuestro próxima tarea: inventariar el sector más antiguo de nuestro fondo archivístico.
La actividad dará comienzo la semana próxima y estará sujeta a una cantidad de condicionamientos que emanan no solamente de la disciplina Archivística sino también de los recursos humanos y materiales disponibles. En rigor de verdad deberíamos designarla más propiamente como "preinventariado" del fondo, pues en la medida que este archivo está en vías de organización sufrirá, sin dudas, ajustes posteriores.
La utilidad del inventario es doble: informar acerca del documento y localizar el mismo, el inventario es también un instrumento de control de la documentación, el archivista sabe qué tiene y en dónde está. (M. Parra Betancourt)
Para explicar mejor sus propósitos y metodología, transcribimos a continuación algunos párrafos de la eminente especialista en la materia Antonia Heredia Herrera, en los cuales nos hemos permitido destacar en negrita ciertos conceptos que deseamos resaltar a los fines de nuestro proyecto de trabajo.
"No hay duda de que la palabra inventario tiene un significado muy amplio, pero en términos archivísticos responde a un instrumento descriptivo primero y primordial realizado por el archivista. Y desde luego no podrá llamarse inventario a una relación sumaria indiscriminada de datos sobre documentos o sobre unidades de instalación. Habrá que describir de acuerdo a los criterios establecidos por la Archivística, teniendo en cuenta, previamente, la clasificación u organización adecuada adoptada por el técnico. Los elementos indispensables que un inventario ha de recoger son los siguientes: signatura de la unidad de instalación en el depósito (legajo, libro, expediente); entrada descriptiva (en el siguiente orden: tipología y tradición documentales, autor, destinatario y materias) y por último fechas límites."
"La finalidad del inventario es doble: de un lado facilita el control de existencias de la documentación al archivero (función localizadora y de control) y de otro puede considerarse como indispensable elemento de orientación para el investigador (función orientadora). "
"En el caso de archivos históricos, cuando las series están cerradas, el inventario se hace de nuevo, definitivamente, en caso de no existir inventario y de estar desorganizada la documentación o bien se rehacen, en caso de existir inventarios que no responden a criterios archivísticos actuales."
"El soporte material [...] en el caso de inventarios cerrados de archivos históricos [...] se hace en hojas manuscritas o mecanografiadas hasta su edición."
"A pesar de lo expuesto, la falta de precisión en las entradas descriptivas, la falta de rigor en la indicación de las fechas límites, la ausencia de organización, han hecho hasta hoy de los inventarios unas obras fruto de la prisa y de la imprecisión que no pueden ser de ningún modo, objeto de publicación por su falta de garantía, dándose por supuestos muchos errores, visibles a simple vista."
"Pero el archivista actual no puede de ninguna manera aceptar tales evidencias, tiene que hacer fruto de la minuciosidad, del rigor y de la precisión el instrumento primero y primordial de la tarea archivística que es el inventario. Y éste, partiendo de esos que podemos llamar pseudo-inventarios, que son, en muchos casos, etapas preparatorias del verdadero inventario, ha de gozar, gracias a la nada fácil tarea de inventariación o de reinventariación, de todas las notas de garantía y precisión que lo hagan acreedor de su difusión y publicación, cumpliendo su doble finalidad localizadora y orientadora, elevándolo a su verdadera categoría archivística. "
"Pero el archivista actual no puede de ninguna manera aceptar tales evidencias, tiene que hacer fruto de la minuciosidad, del rigor y de la precisión el instrumento primero y primordial de la tarea archivística que es el inventario. Y éste, partiendo de esos que podemos llamar pseudo-inventarios, que son, en muchos casos, etapas preparatorias del verdadero inventario, ha de gozar, gracias a la nada fácil tarea de inventariación o de reinventariación, de todas las notas de garantía y precisión que lo hagan acreedor de su difusión y publicación, cumpliendo su doble finalidad localizadora y orientadora, elevándolo a su verdadera categoría archivística. "
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