LOS ARCHIVOS COMUNALES Y MUNICIPALES 

 UNA FUENTE DOCUMENTAL INSUSTITUIBLE PARA LA HISTORIA LOCAL Y REGIONAL

Willams N. Alcaráz

Gálvez (Sta. Fe), 2002

INTRODUCCIÓN

La vida institucional de los pueblos y ciudades está reflejada en la documentación que produce el gobierno local para ordenar y atender las necesidades de los vecinos asentados dentro de los límites territoriales de su jurisdicción.

Cuidar ese patrimonio documental que se fue depositando a lo largo de los años es un imperativo de nuestro tiempo a pesar de los contratiempos de la economía, es obligación no sólo de las autoridades sino también de la ciudadanía.

Esa es la fuente documental que sirve al historiador para estudiar los hechos del pasado en el lugar; para interrogar sobre lo que se hizo y lo que no se logró hacer. Para facilitar esa tarea se deberán ir mejorando y organizando los archivos de Comunas y Municipios para la mejor conservación de los documentos a lo largo de los años venideros en sus diversos soportes; en papel y electrónicos, como también la fotografía, periódicos relacionados con la localidad y la región; pudiéndose agregar otros archivos provenientes de instituciones oficiales y privadas de la ciudad o pueblo.

Los Gobiernos Comunales y Municipales

Exceptuadas las ciudades de Santa Fe y Rosario, en la mayoría de los pueblos del interior de la provincia de Santa Fe el gobierno comunal hace ya bastante tiempo que ha superado la centuria de existencia. Desde las primeras designaciones en 1883 de las Comisiones de Progreso Local, y luego a partir de 1885 como Comisión de Fomento, designadas aquellas y éstas a propuesta del Jefe Político del departamento.

Recién en 1913, se realizan las primeras elecciones para elegir el gobierno local donde intervenía en la organización de dichos comicios una comisión compuesta por los 25 mayores contribuyentes del distrito y luego en forma más directa por el padrón electoral nacional.

Otras poblaciones más favorecidas por el crecimiento poblacional y su actividad productiva fueron accediendo a la categoría de ciudad. Allí hay una etapa con una serie de documentos que concluyen (como los libros de actas de la Comisión de Fomento) y comienza una nueva modalidad administrativa, por un lado está el Departamento Ejecutivo Municipal (DEM) y por el otro el Honorable Concejo Municipal (HCM) se encarga de aprobar las ordenanzas que se requieren para la buena marcha del gobierno local.

La cantidad de poblaciones existentes en la provincia es de 363 de las cuales 48 son municipalidades y 315 comunas; con una variada conformación poblacional por lo que se deberá establecer una escala mínima de requisitos para mejorar u organizar el funcionamiento del archivo comunal o municipal según la producción documental de cada lugar en base a una categorización por la cantidad de población del distrito.

EL ARCHIVO

Como parte de una política de conservación del patrimonio documental, aparte de la localización física en el edificio comunal o municipal también se deberá entrenar al personal para atender a la organización del archivo, la limpieza del fondo documental que se encuentra guardado con diversos grados de conservación; la preparación de los índices de los períodos de tiempo que abarca el material existente en el repositorio y el que ingresa periódicamente de manera que permitan al consultante, tanto interno como externo, obtener una respuesta rápida a su requerimiento.

De todo ese material que existe en el archivo y el que ingresa permanentemente, una parte de esa documentación, pasado el tiempo reglamentario, deberá ser expurgada y el resto pasará a un período intermedio y finalmente incorporada como testimonio histórico de consulta.

En los pueblos, a lo largo de su existencia del gobierno comunal, hay una sola unidad productora, la Comisión de Fomento y sus secciones administrativas según el desarrollo del lugar.

Para el caso de los que han accedido a la categoría de ciudad, ahí se produce una división; por un lado está el archivo municipal que corresponde al Departamento Ejecutivo Municipal y que también contiene la documentación del antiguo gobierno comunal.

Por la otra parte está el archivo del Honorable Concejo Municipal, que nace a partir de la declaración de ciudad y recibe la documentación que produce el cuerpo deliberativo.

En el material que guarda el archivo comunal o municipal no está la historia cronológicamente desarrollada, sólo están los documentos producidos por la institución y sus diversas áreas a lo largo de los años; que son la fuente primaria que el investigador interesado consultará para tomar las referencias de los mismos para desarrollar luego su trabajo como producto de la investigación efectuada.

Qué documentación compone un archivo

Aparte del material consistente en legajos que se archivan temporariamente, la parte documental que se considera histórica está comprendida entre otros por:

· Libros de actas de la Comisión de Fomento

· Libros de contabilidad

· Libros copiadores de notas

· Biblioratos con notas recibidas

· Libros de Ordenanzas

· Libros de Decretos

· Libros de Resoluciones

· Legajos varios

· Legajos de obras completadas

· Legajos de proyectos

· Informes de auditorías

· Documentación referida al personal que desarrolló tareas en la comuna o municipio

· Planos y mapas catastrales, de rutas, etc.

· Censos varios

· Guías

· Fotografías

· Períodicos locales

· Publicaciones referidas al quehacer municipal

Y la información más reciente que está contenida en soporte magnético y electrónico: cintas, videocasetes, diskets y C.D. (material que requiere un cuidado de conservación más especial).

Una propuesta

Para el caso de poblaciones pequeñas y medianas el archivo comunal o municipal podrá aparte de la conservación de su documentación propia; incorporar donaciones de particulares e instituciones del pueblo, fotografías de diversos acontecimientos sociales, de edificios, maquinaria y de familias. En una ampliación al aporte destinado a la conservación del patrimonio documental del lugar, en caso de no existir repositorios destinados a tal efecto como un museo.

Una situación a tener en cuenta

Dada la existencia de numerosos distritos con una fuerte disminución poblacional, en el futuro las comunas en tal situación podrán ser desafectadas y sus jurisdicciones territoriales anexadas a otras limítrofes en su totalidad o fragmentadas. En tales casos el archivo comunal será incorporado al de la nueva configuración territorial como un archivo cerrado (que no se agregan nuevos documentos).

CONCLUSIÓN

Para lograr estos objetivos destinados a la conservación del Patrimonio documental de los archivos comunales y municipales, es necesario que se establezca una clara política provincial al respecto, promovida por el Archivo General de la Provincia mediante el Sistema Provincial de Archivos (SIPAR), la adhesión de comunas y municipalidades, el apoyo del gremio de empleados municipales, la Universidad y otras entidades, junto con la población de cada lugar.

Todos consustanciados en el valor de la documentación preservada y a preservar como pilar de nuestra identidad local integrando lo regional, provincial y nacional.

Fuente: Mundo Archivístico, Boletín Semanal Nº 199.

Fotografías:  www.diputacionalicante.es - http://www.museodelaciudad.gob.ar/