14/7/14

Mudanza del Archivo Histórico (2)

PLANIFICACIÓN DE LA MUDANZA

En vista de la posibilidad de traslado del sector histórico, nuestro equipo se entusiasmó con la promisoria perspectiva y encaró con absoluta responsabilidad la planificación de la mudanza. 

Debía tenerse en cuenta que la superficie a ocupar es exactamente la mitad de la que disponíamos hasta el momento, que sólo trasladaríamos el material que encuadramos como "histórico", es decir de más de cincuenta años de producido, que debía ser cuidadosamente separado y rotulado para su adecuada identificación y ubicación, que sólo una parte del mobiliario pertenece al proyecto porque fue adquirido con los dos subsidios recibidos de la Biblioteca Nacional de Maestros en 2009 y en 2011, y que era necesaria la colaboración de otras personas a la hora de "mover" los elementos en vista de que el plantel de voluntarios es un conjunto de personas mayores.

La primera actividad que se realizó fue una maqueta a escala de la sala asignada y se ensayaron diferentes disposiciones del mobiliario considerando el espacio disponible, la ubicación de la puerta de entrada, de la ventana, de una columna interior y de las luminarias existentes. También se tuvo en cuenta que el armario en el que funciona el servidor de las Netbook de los alumnos debe permanecer donde está.

Maqueta de la nueva sala - una alternativa de disposición del mobiliario
Se distinguieron con color las estanterías ya existentes y se calculó cuántas se podrían adquirir con el nuevo subsidio enviado este año por la BNM. Habida cuenta de las necesidades y posibilidades, se resolvió la compra de 6 módulos metálicos ignífugos de 0,90 x 0,30 x 2,40 (semejantes a los ya en uso), 2 módulos de  0,90 x 0,45 x 2,40 (para la documentación más antigua que es de mayor tamaño) y 3 módulos de  0,90 x 0,30 x 1,00 m de altura para sacar provecho del espacio debajo de la ventana.

Queremos destacar que la ventana comunica con un pasillo interior ancho. Esta sala no tiene vecindad con el exterior ni con instalaciones sanitarias. El único inconveniente que presenta es la tubería de calefacción que es común a todo el edificio y produce temperaturas altas durante la temporada invernal, aunque son las mismas a las que estaba sometida la documentación hasta el momento.

Simultáneamente con este proceso, se comenzó a empaquetar y rotular toda la documentación que debía trasladarse. Esta tarea insumió muchas semanas de trabajo. Participaron también los alumnos del ISFDyT Nº 83 que realizan en nuestra sede sus claees de Práctica pre-profesional.

Voluntarios
Estudiantes


También resultaba necesario adjundicar nueva ubicación a la documentación que teníamos en mobiliario que no íbamos a trasladar.





La siguiente etapa fue la redacción de un Protocolo de Mudanza para poner en conocimiento de todos los participante lo que se preveía hacer. Una vez aprobado por la Dirección de la escuela, se dio a difusión entre los colaboradores.

MUDANZA DEL ARCHIVO HISTÓRICO
PROTOCOLO DE PROCEDIMIENTO
  
1.     Objetivo:

Mudanza del fondo documental del Archivo Histórico de la UA desde su actual emplazamiento en el escenario a la ex - Sala de Informática.

2.     Elementos a trasladar:

a – Fondo documental histórico (136 cajas tipo archivo, 10 cajas grandes, 142 paquetes)
b – Mobiliario
b.1 – 11 Módulos de estanterías metálicas (2,40m x 0,90 m x 0,30 m c/u)
b.2 – 1 Armario metálico cerrado
b.3 -  1 mesa (1,80 m x 0,90)
b.4 – 4 Sillas 
c – Rollos de papel (2, de embalar y Tyvek)
d – Cajas de archivo sin plegar
e – Maqueta del edificio histórico
f – Útiles de trabajo
g – Rieles, ménsulas y estantes
h – 1 Mesilla rodante

3.          Tareas previas a la mudanza:

a - Tareas previas a realizar.
a.1 – Confección de una maqueta en escala 1:10 de la Sala de Computación y del mobiliario a instalar para la ubicación del fondo del Archivo Histórico.
a.2 – Proceder a la compra de las estanterías nuevas (ya realizado, ver  comprobante entregado a Dirección).
a.3  - Cálculo del volumen de material a trasladar, que incluye no sólo el fondo documental sino también el mobiliario.
a.4 -  Embalaje y rotulado  - en el caso que sea necesario – de los elementos a trasladar  (ya realizado).
a.5 – Vaciado y acondicionamiento de la Sala de Informática (a realizar).
a.6 – Disposición y rotulado de las nuevas estanterías en la Sala de Informática (a realizar).
a.7 - Determinación de fecha y hora de la mudanza (a cargo de la Dirección de la UA).
a.8 – Comunicación al personal afectado a la mudanza de dicha fecha y hora.

b - Medios analizados para proceder al traslado
b.1 - Transporte en algún tipo de vehículo de los elementos de un lugar a otro. Se descarta por poco práctico, quedando su utilización como último recurso en el caso de no ser posible lo indicado en b.2.
b.2  - Transporte por medio de una “cadena humana” entre el punto de origen y el de destino. Se opta por éste ya que, de acuerdo a las estimaciones del tiempo de trabajo necesario, es el más rápido (ver esquema adjunto).
  
c - Personal necesario para su  realización
c.1 - En la ubicación actual: Un coordinador más cuatro personas destinadas a retirar de los estantes el material y alcanzarlos hasta el inicio de la “cadena humana”. Prof. R. Gail (Coordinadora) y cuatro de los colaboradores del AH.
c.2 - En el lugar de destino: un coordinador más cuatro personas destinadas a la colocación en las estanterías del material. Prof. Abel Ahumada (Coordinador) y cuatro o más Pasantes del ISFDyT Nº 83.
c.3 – En la “cadena humana”: Un coordinador y no menos de 46 y no más de 50 personas en la cadena, más dos personas para organizar la circulación en el área de personas no intervinientes en la mudanza. Coordinador A. Ghizzardi, personal restante a designar por la Dirección de la UA.
c.4 – Se prevé la necesidad de dos relevos en origen, dos en destino y de  6 para la "cadena humana", no incluidos en el cálculo anterior.
c.5 - Coordinación general: a cargo de la Dirección de la UA.
  
d- Estimación del tiempo de trabajo necesario
d.1 – Se ha considerado que el tiempo de transporte de cada elemento por medio de la "cadena humana" desde su locación actual a su destino es de aproximadamente 50 segundos. Se estima que el flujo de material sería de una unidad cada 15 segundos, cuatro por minuto y 240 por hora. Dado que se han inventariado 288 unidades, el tiempo de trabajo total con la "cadena humana" sería -incluyendo diez minutos de descanso por cada 20 de trabajo- de 2 horas y 10 minutos.

Cálculo:
288 bultos, a 4 por minuto: 288/4 = 72 minutos.
72 minutos/20 minutos por turno = 3 turnos. Incremento del tiempo por turnos de descanso: 30 minutos.
Tiempo total estimado: 72 min. + 30 min. = 102 min.

Debe estimarse un incremento de un 25% de los tiempos previstos, para cubrir contingencias no anticipadas, o sea de 26 minutos.
Por lo tanto, el tiempo total de la mudanza puede calcularse en 130 min. O sea 2 hs. y 10 minutos.
d.2 Se considera posible el traslado del mobiliario mencionado en los momentos en que la "cadena humana" se encuentre en intervalo de descanso, a realizar por el grupo de relevo. En consecuencia, esto no influiría en el tiempo total de realización de la mudanza.
  
4 – Realización de la mudanza

            a – Instrucción a los participantes.
a.1 - Voluntarios que trabajan en el Archivo, Prof. A. Ahumada y su grupo de pasantes (ya realizado).
a.2 - Personal restante (a realizar).
            b – Proceder según protocolo
  
5 – Tareas posteriores a la mudanza

a – Montaje de rieles, ménsulas y estantes en el lugar previsto para instalar equipo informático. Estas acciones pueden realizarse en fecha posterior.
b - Control: verificación de que se ha realizado el traslado de todos los elementos previstos en el punto 2.
c -  Apertura de los paquetes, desembalaje de los elementos trasladados en cajas y disposición de los mismos e sus respectivos lugares.
d - Evaluación del proceso realizado en reunión de los coordinadores con la Dirección de la UA; análisis de resultados, solución de dificultades que se hubieran presentado.
  
Prof. Raquel Gail 
Coordinadora (ad-honorem)
Archivo Histórico
Escuela Normal de Quilmes
(Continuará)


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