26/6/13

DOCUMENTOS ESCOLARES
Normativa vigente en la Pcia. de Bs. As.

DEPARTAMENTO DE JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS
DECRETO 2.299

La Plata, 22 de noviembre de 2011.

EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, DECRETA:

ARTÍCULO 1°. Aprobar el “Reglamento General de las Instituciones Educativas de la Provincia de Buenos Aires”, que como Anexo Único pasa a integrar el presente.

ARTÍCULO 2°. Establecer que el Reglamento aprobado en el artículo precedente es de orden público y será de aplicación en todas las instituciones educativas del sistema educativo provincial y supletoriamente en el Nivel Superior. 
[...]

ANEXO ÚNICO

REGLAMENTO GENERAL DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

LIBROS

Artículo 221. El libro es un cuerpo único de registración que debe contar con apertura, rúbrica y cierre.

Artículo 222. Apertura y Rúbrica de los Libros: cada libro deberá ser abierto mediante acta de habilitación en la primer hoja, indicando el destino y fecha de apertura.

Artículo 223. La rúbrica le corresponderá siempre al Director, salvo las excepciones previstas en el presente. La misma consistirá en el foliado, con sello de juntura e identificación de la primera página del destino del libro y del total de fojas.

Artículo 224. Cierre de los Libros: Completados los folios, la última foja se destinará a cierre, consignándose fecha e identificación del nuevo libro que se habilite al efecto, a los fines de asegurar la correlación numérica de los libros.

Artículo 225. Libro de Registro del Número De Actas Institucionales: En él se registrarán numérica y cronológicamente las actas que se celebren en el establecimiento, consignando brevemente el objeto de la misma, cuando las autoridades institucionales juzguen que existen méritos para tal registración atendiendo a los criterios establecidos en el artículo que define los ítems de los Estados Administrativos y siempre que no exista otro libro específico. Será de conservación permanente.

Artículo 226. Libro de Informes de Inspección: En él se registrarán las visitas, informes y asesoramientos supervisivos o de otra naturaleza realizados por autoridades competentes.
Deberá estar rubricado por el Inspector y foliado; el mismo será de conservación permanente.

Artículo 227. Libro Matriz: Tiene por objeto registrar administrativamente la trayectoria escolar del alumno con el fin de acreditar y certificar –si correspondiera- con arreglo al diseño curricular respectivo y según las prescripciones específicas que se establezcan para cada Nivel y/o Modalidad dicho historial. Los asientos consignarán, si correspondiera, los ingresos, pases, egresos y/o reingresos, las equivalencias y su dictamen aprobatorio.
Será de conservación permanente.

Artículo 228. Libro de Temas: Este libro da cuenta tanto del cumplimiento de la carga horaria/cargo como de su correspondencia con la planificación anual y certifica la real prestación de las obligaciones a cargo del docente según las prescripciones que se establezcan para cada Nivel y/o Modalidad. Será llenado y firmado por el docente al inicio de las clases y en él se consignará los temas y las actividades de cada una de las mismas, debiéndose conservar por un año, terminado que sea el respectivo ciclo lectivo.

Artículo 229. Libro de Actas de Exámenes y/o Equivalencias: Según las prescripciones que se establezcan para cada Nivel o Modalidad corresponderá uno para exámenes previos y uno por cada año y división, numerados en forma correlativa. Se habilitará uno para exámenes libres, cuando corresponda, según el Plan de Estudios y otro de equivalencias acordadas en el marco del Régimen de Promoción, Asistencia y Evaluación. Se conservará en forma permanente.

Artículo 230. Libro de Actos: Será opcional y en caso de llevarlo la Institución deberá respetar las normas del protocolo ajustadas al Calendario Escolar vigente. Cada Acta deberá contener: Lugar, fecha, hora, motivo, autoridades presentes y otras personalidades asistentes al acto, programa y firmas.

Artículo 231. Libros de Cooperadoras: Las Asociaciones Cooperadoras deberán llevar los libros que la normativa vigente establezca, los que deberán foliarse y rubricarse por ante el Consejo Escolar de Distrito.

REGISTROS

Artículo 232. Se considera registro el archivo ordenado para preservar documentación de diferente origen, en los distintos soportes. Su contenido se clasificará numéricamente y por tema.

Artículo 233. Registro de la Institución: Es el estado administrativo que registrará lo siguiente:
1. Copia del acto administrativo de creación de la escuela, de la imposición de nombre y de la resolución del traslado del edificio si lo hubiere, cierre y/o uso compartido y uso de instalaciones ajenas.
2. Toda documentación referida a ampliación, refacción o construcción del edificio, con especificación de trámites.
3. La documentación que da cuenta del Patrimonio material e inmaterial del Establecimiento, con las respectivas altas y bajas de bienes llevadas con arreglo a la normativa prescripta para los Bienes del Estado y registradas bajo orden numérico, con su respectivo código, descripción del bien, procedencia y valuación.
4. El estado administrativo que da cuenta del tipo de Planta Orgánica Funcional con que cuenta el establecimiento y las circunstancias de su efectiva cobertura (Planta Orgánica Funcional Analítica) con arreglo a la normativa vigente.
5. Las Estadísticas provinciales y nacionales que, requeridas por la Dirección General de Cultura y Educación, den cuenta de los datos reunidos por la Institución.
6. La documentación pertinente, si el establecimiento contara con transporte escolar con vehículo propio, los que contrate la Cooperadora o aquéllos que sean provistos por la Dirección General de Cultura y Educación o terceros.
Este Registro será de conservación permanente.

Artículo 234. Registro del Proyecto Institucional: Es el estado administrativo que registrará toda lo concerniente al Proyecto Institucional en las siguientes materias:

1. La referencia de los documentos que dan cuenta de todos los aspectos que conforman el mismo, de acuerdo con lo prescripto por el artículo 95 y concordantes de este Reglamento y su respectivo lugar de archivo.
2. La referencia de la documentación que dé cuenta de las actividades escolares desarrolladas en el marco del Proyecto Institucional y su respectivo lugar de archivo.
3. Los estatutos u otra documentación que den cuenta del modo de participación de la comunidad educativa y su respectivo lugar de archivo.
Este Registro será de conservación permanente.

Artículo 235. Registros referidos a los Alumnos: 
1. De Matrícula: es el estado administrativo que permite registrar el cumplimiento de los datos filiatorios y demás documentación requerida a esos efectos al alumnado del establecimiento. Este registro será de conservación permanente.
2. De Asistencia: se denomina así al estado administrativo que permite registrar la asistencia aplicable según el Nivel y/o la Modalidad. Este registro se conservará por cinco años.
3. De Certificados de Nivel y/o Estudio: es el estado administrativo que permite registrar las certificaciones parciales o finales de la cursada de los alumnos, según Nivel y/o Modalidad. 
Este registro será de conservación permanente.
4. Anual de Calificaciones: es el estado administrativo que registra anualmente el resultado obtenido por cada alumno con relación a los Regímenes de Asistencia, Evaluación y Promoción aplicable según Nivel y/o Modalidad. Este registro será permanente.
5. De Egresados: es el estado administrativo que da cuenta de la terminalidad de los alumnos del establecimiento, según Nivel y/o Modalidad. Será de conservación permanente.
6. De Equivalencias Acordadas: es el estado administrativo que da cuenta de las equivalencias otorgadas a los alumnos por sus cursadas en otros planes de estudio, conforme las prescripciones aplicables según Nivel y/o Modalidad. Este registro será de conservación permanente.

Artículo 236. Registros referidos a los Docentes:
1. De Altas y Bajas: es el estado administrativo que da cuenta de los ingresos, egresos y reingresos de los docentes del establecimiento.
2. De Calificaciones: es el estado administrativo que da cuenta de las calificaciones anuales de cada uno de los docentes de la Institución.
3. De Prestación de Servicios y Cumplimiento Horario: es el estado administrativo que da cuenta del cumplimiento de la asistencia al cargo y carga horaria diaria y/o anual que le corresponde cumplir a cada docente y de las ausencias, justificadas o no, en las que incurra.
Estos registros serán de conservación permanente.

Artículo 237. Otros Registros:
1. De Actuaciones Judiciales: es el estado administrativo que da cuenta de las comunicaciones judiciales recibidas por la escuela, sin perjuicio del destino que le asigne a la documentación recibida. Su conservación
será permanente.
2. De Notificación y/o Comunicación: es el estado administrativo que acredita el cumplimiento de las notificaciones y/o comunicaciones ordenadas por la Dirección General de Cultura y Educación, sea cual sea el objeto de las mismas. Será de conservación permanente.
3. De Retiro Anticipado de Alumnos: destinado a registrar el retiro de los alumnos antes de la finalización del horario de clases, por razones debidamente fundadas. Se conservará por tres años.
4. De Accidentes y/o Enfermedades de Los Alumnos: es el estado administrativo que da cuenta de los accidentes y/o enfermedades acaecidos o manifestadas mientras el alumno se encuentra bajo cuidado de autoridad educativa, cualquiera sea el espacio físico dónde se desarrolle el acto educativo, como así también eventos de esa naturaleza de los que la Institución toma conocimiento al ingresar el alumno a clases. Se conservará por tres años.
5. De Contralor: Es el estado administrativo que da cuenta de las constancias de Contralor remitidas por la Institución a los efectos de la liquidación de haberes y confeccionadas de acuerdo a las prescripciones de la Dirección General de Cultura y Educación. Su conservación será permanente.
6. Museo Escolar/ Archivo Histórico: El mismo será llevado sin perjuicio del registro de inventario patrimonial.

LEGAJOS

Artículo 238. Los legajos son los estados administrativos que dan cuenta de todos los antecedentes correspondientes al personal y alumnos de la Institución.

Artículo 239. Personal Docente
1. Sección del personal
1.1 Ficha del personal.
1.2 Ficha de situación de revista en contratapa de legajo
1.3 Títulos.
1.4 Certificados de Capacitación cursados y dictados.
1.5 Designación y/o asignación de funciones.
1.6 Puntaje según situación de revista.
1.7 Certificado de Aptitud Psicofísica.
1.8 Declaración Jurada.

2. Sección Administrativa
2.1 Planilla Resumen de Asistencia Anual.
2.2 Licencias.
2.3 Constancias de Asistencia a actos escolares u otro tipo de constancias.

3. Sección Conceptual
3.1 Concepto Anual.
3.2 Actas de Observación de Clases.
3.3 Toda otra nota referida al desempeño del docente.
Todas las hojas foliadas y con su índice correspondiente.
Su conservación será permanente.

Artículo 240. Personal Administrativo y/o auxiliar de la educación
1.-Sección del personal
1.1 Ficha del personal.
1.2 Ficha de situación de revista en contratapa de legajo
1.3 Títulos.
1.4 Certificados de cursos realizados.
1.5 Designación.
1.6 Certificado Médico.
1.7 Declaración Jurada.

2.-Sección Administrativa
2.1 Planilla de Asistencia Anual.
2.2 Licencias.
2.3 Constancias de Asistencia a actos escolares u otro tipo de constancias.

3.-Sección Conceptual
3.1 Concepto anual y todo otro dato considerable a los efectos de los ascensos, conforme legislación vigente.
3.2 Actas de observación de su desempeño
Su conservación será permanente

Artículo 241. Alumno:
1. Solicitud de inscripción correspondiente, según nivel y/o modalidad.
2. Fotocopia autenticada del Documento Nacional de Identidad.
3. Fotocopia autenticada de la Partida de Nacimiento.
4. Fotocopia autenticada del Nivel inmediato anterior o curso.
5. Certificado analítico parcial: para los casos de pases del Nivel Secundario
6. Certificado de Salud.
7. Certificados de vacunas: copia autenticada de la libreta sanitaria
8. Certificado buco-dental.
9. Solicitud de reincorporación
10. Ficha del alumno (fotocopia auténtica de los boletines de calificaciones y de inasistencias por año cursado, cuando correspondiere al Nivel y/o Modalidad).
11. Fotografía del alumno, 4 x 4.
12. Todo antecedente relacionado con su situación institucional.
13. Las autorizaciones de padres y/o responsables para el ingreso y egreso del alumno al establecimiento.
14. Las actas relacionadas con el alumno.
15. Las decisiones, debidamente documentadas, de las autoridades competentes referidas a la familia y sus distintas constituciones posibles.
Todas las fojas deberán estar foliadas. En la parte interior del legajo, del lado de la solapa, se colocará el índice correspondiente. Se conservará por tres años desde el egreso.

Artículo 242. Los Instrumentos de Comunicación Escuela Padres:
1. Cuaderno de Comunicados: tiene por objeto comunicar novedades relacionados con la implementación del diseño curricular y sus posibles variaciones diarias y otro tipo de comunicaciones de la institución y recepcionar los requerimientos y las propuestas a los padres y/o responsables.
2. Boletines de Calificaciones e Inasistencias: dan cuenta de la evolución académica del alumno y del cumplimiento del régimen de asistencias, según Nivel y/o Modalidad.
3. Otros: La Institución podrá utilizar otros medios complementarios de comunicación para la mejor relación con los padres y/o responsables.

ARCHIVO INSTITUCIONAL

Artículo 243. Lo dispuesto respecto de los libros, registros, legajos y otros instrumentos enunciados en el presente capítulo serán de aplicación en cada Institución según el Nivel o Modalidad al que pertenezcan. Cada institución podrá habilitar otros instrumentos para el registro de la actividad institucional, conformándose con la totalidad de los estados administrativos el archivo institucional.

Artículo 244. Las Instituciones de gestión privada llevarán los estados administrativos establecidos por la normativa vigente a los efectos de permitir su supervisión por la autoridad correspondiente.

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